Schritte im Vergabeprozess

Verhandlungsverfahren richtig umsetzen – die optimale Verhandlungsstrategie

Modul: Ausbildung zum Praxisorientierten (IT-) Beschaffer

Ausbildungsziel

Am Anfang jeder Vergabe steht die Frage Welches ist die passende Vergabeart für meine Beschaffung? Die Antwort darauf ist ausschlaggebend für das Gelingen Ihrer Beschaffung. Erfahren Sie, wie Sie eine sichere Wahl der Vergabeart treffen. Lernen Sie neben den rechtlichen Grundlagen und Voraussetzungen auch das praktische Vorgehen am Beispiel des anspruchsvollen Verhandlungsverfahren besser kennen.

Seminarorte:
Dieses Seminar findet derzeit in München und Köln statt.

Seminarleitung:
Thomas Vogl war von 1996 bis 2001 in der Bayerischen Versorgungskammer (BVK) verantwortlich für IT-Beschaffungsmaßnahmen. Von 2001 bis 2006 hatte er die Leitung der VOL und VOF Vergabestelle der BVK inne. Seit 2006 ist Herr Vogl Leiter des Beschaffungs- und Vergabereferats der BVK, zu dem auch die Vergabestelle für Bau- und baubezogene Leistungen gehört.

Zielgruppe

- Beschaffer der öffentlichen Hand und Körperschaften
- Mitarbeiter in Vergabestellen und Rechnungsprüfungsämtern mit oder ohne ersten Erfahrungen in Verhandlungsverfahren
- IT-Projektleiter

Voraussetzungen

Grundkenntnisse des Vergaberechts und deren Vorschriften sind von Vorteil.

Trainingsinhalte

• 1. Rahmenbedingungen des Vergaberechts im Verhandlungsverfahren
• - Rechtsvorschriften
• - Auftraggebereigenschaft (§ 98 GWB)
• 2. Vorbereitung der Vergabe
• - Bedarfsermittlung, -bündelung, -erfassung
• - Marktübersichten, Wettbewerbsanalysen, Anbieter- und Produktanalysen
• - Berechnung des Auftragswertes
• - Ermittlung und Festlegung der Budget- / Haushaltsmittel
• - Prüfung der Beschreibbarkeit der Leistung
• - Ermittlung möglicher Eignungs-, Zuschlags- und Wertungskriterien
• - Prüfung der Verwendbarkeit von Vertragsmustern
• - Zeitplan (Vergabekalender mit Fristenmanagement)
• 3. Prüfung und Wahl (Festlegung) der Verdingungsordnung und der Vergabeart
• - VOL/A oder VOF
• - Schwellenwert und Wertgrenzen
• - Hierarchie der Verfahrens-, Vergabearten (Top – Down)
• - Exakte Prüfung der Ausnahmevorschriften
• 4. Anlage des Vergabeverfahrens
• - Anlegen der Vergabeakte
• - Teilnahmeunterlagen (ggf. bei TNW)
• - Vergabe- /(Verdingungs-)unterlagen
• 5. Ablauf des Vergabeverfahrens mit Verhandlungen
• - Einleitung (Bekanntmachung, Aufforderung)
• - Fragen und Antworten der Interessenten zum Verfahren und zur Leistung
• - Eingang, Öffnung und Prüfung der Teilnahmeanträge
• - Wertung der Teilnahmeanträge
• - Abschließende Feststellung der Eignung
• - ggf. Aufforderung der geeigneten Bewerber
• - Fragen und Antworten der Bewerber zum Verfahren und zur Leistung
• - Eingang und Öffnung der Angebote
• - Prüfung der Angebote (Stufe x im vierstufigen Wertungsschema)
• - Wertung der Angebote (Stufen x bis y im vierstufigen Wertungsschema)
• - Aufforderung und Durchführung von Verhandlungen
• - Wertung der verhandelten Angebote
• - Informationsfrist gem. § 13 VgV
• - Zuschlag
• - Bekanntmachung über vergebene Aufträge
• 6. Dokumentation
• - Vergabeakte
• 7. Nachprüfungsverfahren im Kartellvergaberecht
• - Zuständige Stellen
• - Fristen
• - Suspensiveffekt
• - Anwaltschaftliche Vertretung
• - Übergabe und Kennzeichnung der Vergabeakte (mit Kennzeichnung „Geheim“, Paginieren)
• - Kosten (insbesondere bei Antragsrücknahme durch Ast)