PAC 2026.1: Barrierefreie PDFs aus Word mit KI prüfen

PAC 2026.1 erkennt technische PDF/UA-Verstöße, Qualitätsprobleme und verdächtige Bildstrukturen. Den Zweck einer Abbildung oder die beabsichtigte Reihenfolge komplexer Seiten erfasst das Programm jedoch nicht vollständig. Eine PDF-Freigabe ohne semantische Prüfung ist fachlich unvollständig, weil ein fehlerfreier Prüfbericht falsche Überschriften, belanglose Alternativtexte oder eine unbrauchbare Lesereihenfolge nicht ausschließt. Der Prüfprozess muss deshalb in der Word-Quelldatei beginnen und mit einer dokumentierten Entscheidung enden.

Der Ablauf beginnt mit Formatvorlagen und Sprachzuweisungen in Word. Danach folgen der Export mit Struktur-Tags, die Korrektur in Acrobat Pro und die abschließende PDF/UA-Validierung in PAC. Die Schulung Barrierefreie Dokumente mit Word und Adobe Acrobat Pro behandelt diesen Werkzeugwechsel anhand eigener Dokumente und Prüfberichte.

Warum der Acrobat Accessibility Check nicht ausreicht

Acrobat prüft unter anderem, ob Tags vorhanden sind, eine Dokumentsprache eingetragen wurde und Alternativtexte für Abbildungen existieren. Einige Prüfpunkte kennzeichnet das Programm ausdrücklich als manuell zu kontrollieren. Dazu gehört die logische Lesereihenfolge, weil sich aus der sichtbaren Position eines Textblocks nicht zuverlässig dessen semantische Stellung ableiten lässt.

Auch PAC automatisiert nur den technisch entscheidbaren Teil. Das Matterhorn Protocol enthält sowohl maschinell prüfbare als auch manuell zu beurteilende Fehlerbedingungen. Ein vorhandener Alternativtext kann technisch gültig und trotzdem inhaltlich wertlos sein. PAC 2026.1 macht diese Grenze durch getrennte formale Befunde, Qualitätsprüfungen und KI-Warnungen sichtbar.

Was PAC 2026.1 gegenüber PAC 2024 geändert hat

PAC 2026.1 trägt die Versionsnummer 26.1.0.0 und wurde am 25. März 2026 veröffentlicht. Gegenüber PAC 2024 analysiert ein überarbeitetes KI-Modell vor allem Bilder und ihre Zuordnung zur Dokumentstruktur. Erkennt das Modell eine verdächtige Abweichung zwischen sichtbarem Inhalt und PDF-Struktur, erscheint der Befund als Warnung und nicht als formaler Fehler.

Die integrierte KI verarbeitet das Dokument lokal. Die PDF-Datei wird für die Analyse nicht an einen Cloud-Dienst übertragen. Das Modell unterscheidet mehrere semantische Regionen:

• Fließtext, Überschriften und Listen
• Tabellen, Abbildungen und Bildunterschriften
• Inhaltsverzeichnisse und Fußnoten

Eine erkannte Region beweist noch nicht, dass der zugehörige Tag semantisch richtig gewählt wurde. Die Qualität der späteren Prüfung hängt deshalb zuerst von der Struktur der Word-Quelldatei ab.

Schritt 1: Überschriften, Listen und Tabellen in Word vorbereiten

Word übernimmt Formatvorlagen wie Überschrift 1 und Überschrift 2 beim PDF-Export in die Tag-Struktur. Ein Absatz, der nur fett und größer formatiert wurde, bleibt dagegen ein normaler Absatz. Die Überschriftenhierarchie sollte keine Ebene überspringen, sofern die Dokumentstruktur dafür keinen fachlichen Grund enthält.

Aufzählungszeichen entstehen über die Listenfunktion. Für Tabellen ist das Tabellenwerkzeug vorgesehen. Leerzeichen, Tabulatoren und manuell eingegebene Zeichen erzeugen lediglich eine visuelle Nachbildung, die keine verwertbare Struktur an das PDF übergibt. Der Alternativtext einer Abbildung beschreibt ihre Funktion im jeweiligen Kontext, während rein dekorative Bilder als dekorativ markiert werden. In Word wird die Dokumentsprache über die Spracheinstellungen des Textes festgelegt; fremdsprachige Passagen erhalten eine eigene Sprachzuweisung.

Words Barrierefreiheitsprüfung findet vor dem Export unter anderem fehlende Alternativtexte, ausgelassene Überschriftenebenen und schwer zugängliche Tabellen. Die Schulungen zu barrierefreien Word-Dokumenten behandeln Formatvorlagen, Sprachzuweisungen und Alternativtexte. Nach der Korrektur der Quelldatei folgt der PDF-Export.

Schritt 2: PDF mit Struktur-Tags exportieren

Beim Speichern oder Exportieren als PDF muss in den Optionen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert sein. Ein PDF-Druckertreiber erzeugt zwar eine visuell ähnliche Datei, verwirft aber häufig Überschriften, Listenbeziehungen, Alternativtexte und weitere semantische Informationen.

Nach dem Export werden fünf Bereiche stichprobenartig mit der Word-Datei verglichen:

• Lesezeichen
• Interne und externe Links
• Überschriften
• Tabellen
• Alternativtexte

Ein Inhaltsverzeichnis muss als Navigation funktionieren und darf nicht nur aus sichtbaren Seitenzahlen bestehen. Fehlerhafte oder fehlende Strukturen werden anschließend in Acrobat Pro korrigiert.

Schritt 3: Tag-Baum und Lesereihenfolge in Acrobat korrigieren

Der Tag-Baum zeigt, ob Überschriften als H1 bis H6, Listen als L und Tabellen mit Table, TR, TH und TD verschachtelt sind. Fehlende Tags, leere Container und ungeeignete P-Tags lassen sich dort korrigieren. Änderungen am Tag-Baum ändern allerdings nicht den sichtbaren Inhalt.

Die Dokumenteigenschaften enthalten die Hauptsprache, den Titel und weitere Metadaten. Danach wird die Reihenfolge im Tag-Baum mit der logischen Abfolge des Inhalts verglichen, nicht mit der bloßen Position auf der Seite. Acrobats Hinweis zur logischen Lesereihenfolge bleibt deshalb eine Aufforderung zur menschlichen Kontrolle.

Die Schulungen zur Barrierefreiheit mit Adobe Acrobat behandeln die Arbeit am Tag-Baum und die Kontrolle der Lesereihenfolge. Nach diesen Korrekturen liefert PAC die unabhängige technische Validierung.

Schritt 4: PDF/UA, WCAG, Qualität und KI in PAC prüfen

PAC 2026 bietet Prüfprofile für PDF/UA und WCAG 2.2 auf Konformitätsstufe AA. Die maschinellen WCAG-Prüfungen decken nur Kriterien ab, die sich technisch am PDF feststellen lassen. Interaktive, inhaltliche und kontextabhängige Anforderungen bleiben ganz oder teilweise manuell zu prüfen.

Englische Begriffe im Prüfablauf

Englische Programmoberflächen und internationale Projektvorgaben verwenden unterschiedliche Bezeichnungen für die einzelnen Arbeitsschritte:

• create accessible PDF from Word bezeichnet den getaggten Export aus einer strukturierten Word-Datei
• Acrobat Accessibility Check bezeichnet die integrierte Prüfung in Acrobat Pro
• check accessible PDF kann die technische Prüfung oder die gesamte fachliche Abnahme meinen
• PDF/UA validation bezeichnet die Validierung gegen maschinell prüfbare PDF/UA-Anforderungen

Die Begriffe sind nicht austauschbar: Der Acrobat Accessibility Check und die PDF/UA-Validierung decken jeweils nur einen Teil der vollständigen Abnahme ab.

Fehler gezielt sichtbar machen

Ein aussagekräftiges Testdokument deckt mehrere Tag-Typen ab:

• Ein verlinktes Inhaltsverzeichnis
• Eine Tabelle mit Kopfzellen
• Eine Abbildung mit Bildunterschrift
• Eine Fußnote
• Ein externer Link

Nach dem Start der Prüfprofile werden formale Fehler nach Prüfkriterium und betroffener Seite untersucht. Die Strukturansicht zeigt die Zuordnung sichtbarer Elemente zu Tags, während die Screenreader-Vorschau den Inhalt in der ausgelesenen Reihenfolge darstellt.

Eine Fußnote, die in der Vorschau erst am Dokumentende erscheint, weist beispielsweise auf eine ungeeignete Tag-Position hin. In der Strukturansicht fällt außerdem auf, wenn einem sichtbaren Tabellenraster die TH-Tags für Kopfzellen fehlen. Für die Freigabe werden diese Befunde nach Art und Auswirkung getrennt.

KI-Warnung oder formaler Fehler: Ergebnisse priorisieren

Formale Verstöße werden zuerst bearbeitet, weil sie eine definierte Anforderung verletzen. KI-Warnungen sind Prüfhinweise und keine Beweise. Nicht korrigierte Warnungen gehören mit PAC-Version, Fundstelle und Begründung in das Freigabeprotokoll. Danach folgen die Inhalte, die nur Menschen beurteilen können.

Was weiterhin manuell geprüft werden muss

• Eine Fachkraft bewertet, ob der Alternativtext den Zweck der Abbildung im konkreten Absatz vermittelt
• Die Lesereihenfolge wird über Seitenleisten, Bildunterschriften, Fußnoten und mehrspaltige Layouts verfolgt
• Tabellenköpfe werden den richtigen Zeilen und Spalten zugeordnet, besonders bei verbundenen Zellen
• Listeneinträge müssen zur richtigen Liste gehören, und der Linktext muss das Ziel oder den Zweck erkennen lassen
• Sprachwechsel, Formularfelder, Tastaturreihenfolge und interaktive Elemente werden mit Tastatur und Screenreader getestet

PAC kann die vorhandenen Tags prüfen, aber weder die inhaltliche Zugehörigkeit eines Listeneintrags noch die fachlich richtige Zuordnung von Tabellenköpfen vollständig beurteilen. Bei PDF-2.0-Dateien kommt eine technische Einschränkung hinzu, die für PDF/UA-2 relevant ist.

PDF/UA-2 im Jahr 2026: verfügbarer Standard, begrenzte Prüfung

ISO 14289-2:2024 definiert PDF/UA-2 auf Basis von PDF 2.0. PAC verarbeitet PDF-2.0-Dateien derzeit nach dem Best-Effort-Prinzip und bietet daher noch keine vollständige PDF/UA-2-Validierung.

Bis eine vollständige Prüfung verfügbar ist, muss das Freigabeprotokoll die begrenzte Prüftiefe ausdrücklich benennen. Die abschließende Checkliste behandelt diese Einschränkung deshalb als eigenen Protokollpunkt.

Kompakte Abnahme-Checkliste für barrierefreie PDFs

1. Kontrolliere, ob die Word-Datei eine konsistente Überschriften-, Listen- und Tabellenstruktur enthält
2. Bestätige, dass der PDF-Export Struktur-Tags, Links und Alternativtexte übernommen hat
3. Prüfe die Dokumentsprache, den Titel, die Metadaten und erforderliche Lesezeichen
4. Dokumentiere die PAC-Version sowie die verwendeten PDF/UA-, WCAG-, Qualitäts- und KI-Profile
5. Erfasse formale Fehler, KI-Warnungen, manuelle Kontrollen und ausgeführte Korrekturen getrennt
6. Halte Einschränkungen der PDF/UA-2-Prüfung fest
7. Halte die abschließende Freigabeentscheidung mit Datum und verantwortlicher Fachkraft fest

Seit dem 28. Juni 2025 gelten die meisten Pflichten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes für die erfassten Produkte und Dienstleistungen. Das Gesetz setzt die Vorgaben des European Accessibility Act in Deutschland um. Daraus entsteht keine identische Verpflichtung für jedes Unternehmen und jede PDF-Datei; der konkrete Anwendungsbereich hängt von der Dienstleistung, dem Veröffentlichungszusammenhang und den geltenden Vorschriften ab.

Ein Prüfprotokoll mit PAC-Version, gewählten Profilen, Fundstellen und begründeten manuellen Entscheidungen zeigt auch nach einer Änderung, welche Fassung freigegeben wurde. Lege für die nächste PDF-Freigabe eine Vorlage an, die PAC-Befunde und manuelle Entscheidungen getrennt erfasst.