Wahl der Rechtsgrundlage

Welche Grundlage hält, wenn jemand widerspricht?

Die Grundlage steht mit dem Beginn der Verarbeitung fest und lässt sich später nicht tauschen, deshalb entscheidet die Wahl darüber, was bei einem Widerruf passiert.

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Worum es geht

Die Einwilligung wird eingeholt, weil sie sich sicher anfühlt, und bricht genau dann weg, wenn sie gebraucht wird

Der Reflex ist verbreitet: Im Zweifel holt man eine Einwilligung ein, denn wenn die Person zugestimmt hat, kann nichts mehr schiefgehen. Der Gedanke stimmt nur, solange niemand widerruft. Artikel 7 Absatz 3 gibt jeder betroffenen Person das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, und zwar so einfach, wie sie sie erteilt hat. Wer das Kundenkonto auf eine Einwilligung stützt, muss es nach dem Widerruf schließen, obwohl der Liefervertrag weiterläuft.

Der zweite Bruch entsteht beim Nachweis. Artikel 7 Absatz 1 verlangt, dass der Verantwortliche nachweisen kann, dass die betroffene Person eingewilligt hat. Nachweisen heißt: wer, wann, auf welcher Informationsgrundlage und in welchen Text. In der Praxis existiert häufig nur ein Haken in einer Datenbank ohne Zeitstempel und ohne die Fassung des Textes, die damals angezeigt wurde. Damit ist die Einwilligung im Streitfall nicht belegbar, und die Verarbeitung steht ohne Grundlage da.

Beim berechtigten Interesse ist der typische Fehler das Gegenteil. Die Grundlage wird in das Verarbeitungsverzeichnis geschrieben, die dazugehörige Abwägung aber nie durchgeführt. Wenn die Aufsicht fragt, warum das Interesse überwiegt, entsteht die Begründung nachträglich, und das ist erkennbar. Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe d verlangt außerdem, die berechtigten Interessen in der Datenschutzinformation konkret zu benennen. Ein Satz wie Verbesserung unserer Prozesse ist kein Interesse, sondern eine Leerstelle.

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Der direkte Vergleich

Der direkte Vergleich

Einwilligung

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a, die Person entscheidet selbst und kann jederzeit zurücktreten

Berechtigtes Interesse

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f, ihr entscheidet nach dokumentierter Abwägung und tragt das Widerspruchsrisiko

Vertrag

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b, die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Vertrags schlicht erforderlich

Was muss vor dem Start der Verarbeitung vorliegen?

Einwilligung

Ein verständlicher Text, eine eindeutige bestätigende Handlung und ein Nachweis mit Zeitpunkt und Wortlaut. Voreingestellte Kästchen scheiden aus, das hat der Gerichtshof in der Sache Planet49 entschieden.

Berechtigtes Interesse

Eine schriftliche Abwägung in drei Stufen. Sie ist der einzige Beleg dafür, dass die Grundlage geprüft wurde, und sie muss vor der ersten Verarbeitung fertig sein.

Vertrag

Der Vertrag selbst und die Feststellung, welche Daten für seine Erfüllung erforderlich sind. Mehr braucht es nicht, weil die Erforderlichkeit die Prüfung schon enthält.

Was passiert, wenn die betroffene Person nicht mehr will?

Einwilligung

Der Widerruf wirkt sofort und braucht keine Begründung. Die Verarbeitung endet, bereits Verarbeitetes bleibt aber rechtmäßig. Ein Ermessen habt ihr nicht.

Berechtigtes Interesse

Beim Widerspruch nach Artikel 21 Absatz 1 müsst ihr zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die überwiegen. Das ist möglich, verlangt aber eine Begründung im Einzelfall. Bei Direktwerbung endet die Verarbeitung ohne Prüfung.

Vertrag

Ein Widerspruch nach Artikel 21 ist gegen Buchstabe b nicht vorgesehen. Wer die Verarbeitung beenden will, kündigt den Vertrag, und damit endet die Erforderlichkeit.

Wie stabil ist die Grundlage im Beschäftigtenverhältnis?

Einwilligung

Paragraf 26 Absatz 2 BDSG verlangt, die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit bei der Beurteilung der Freiwilligkeit zu berücksichtigen. Sie trägt, wenn ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil entsteht, etwa beim Foto auf der Website. Bei Zeiterfassung oder Zugangskontrolle trägt sie nicht.

Berechtigtes Interesse

Nutzbar, aber mit engem Rahmen, weil die Beschäftigten der Verarbeitung schlecht ausweichen können. Die Abwägung fällt strenger aus, und eine Interessenvertretung ist regelmäßig zu beteiligen.

Vertrag

Alles, was zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist, läuft über die Erforderlichkeit und nicht über eine Zustimmung. Das ist der Regelfall und die stabilste Grundlage im Personalbereich.

Was gehört in die Datenschutzinformation nach Artikel 13?

Einwilligung

Der Zweck, die Grundlage und der ausdrückliche Hinweis auf das Widerrufsrecht, den die Person nach Artikel 7 Absatz 3 vor der Erteilung erhalten muss.

Berechtigtes Interesse

Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe d verlangt zusätzlich die Nennung der berechtigten Interessen. Sie müssen konkret sein, und genau daran scheitern die meisten Datenschutzerklärungen.

Vertrag

Zweck und Grundlage genügen, dazu der Hinweis, ob die Bereitstellung der Daten für den Vertragsschluss erforderlich ist und welche Folgen die Nichtbereitstellung hat.

Wie aufwendig ist der laufende Betrieb?

Einwilligung

Jede Einwilligung braucht einen Nachweis, jeder Widerruf eine Umsetzung in allen Systemen, und bei jeder Änderung des Zwecks beginnt der Einholvorgang von vorn.

Berechtigtes Interesse

Die Abwägung entsteht einmal und wird bei Änderungen fortgeschrieben. Dazu kommt ein Verfahren für Widersprüche, das die Prüfung im Einzelfall tatsächlich leisten kann.

Vertrag

Kein laufender Aufwand über die ohnehin nötige Dokumentation hinaus. Zu beobachten ist nur, ob sich der Umfang der Verarbeitung von der Erforderlichkeit entfernt.

Was kostet es, die Grundlage nachträglich zu wechseln?

Einwilligung

Der Wechsel weg von der Einwilligung nach einem Widerruf entwertet sie rückwirkend, weil dann von Anfang an keine echte Wahl bestand. Praktisch bleibt nur, die Verarbeitung zu beenden.

Berechtigtes Interesse

Ein Wechsel zur Einwilligung ist möglich, verlangt aber eine neue Information und eine neue Erklärung jeder Person. Wer das nicht schafft, verliert den Datenbestand.

Vertrag

Der Wechsel stellt sich selten, weil die Erforderlichkeit mit dem Vertrag entsteht und mit ihm endet. Fällt sie weg, ist nicht die Grundlage zu tauschen, sondern zu löschen.

Was passt wann

Wenn ihr die Verarbeitung auch dann fortsetzen müsst, wenn die Person sie nicht wünscht
kommt die Einwilligung nicht in Frage, und ihr braucht entweder den Vertrag oder eine tragfähige Abwägung.
Wenn die Person eine echte Wahl hat und eine Ablehnung für sie folgenlos bleibt
ist die Einwilligung die saubere Grundlage, vorausgesetzt ihr könnt sie mit Zeitpunkt und Wortlaut nachweisen.
Wenn ihr auf berechtigtes Interesse stützt und Direktwerbung dabei ist
plant den Widerspruch als Normalfall ein und richtet einen Weg ein, der ihn in allen Systemen zuverlässig umsetzt.

Vier Fragen in dieser Reihenfolge

  1. 01 Ist die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich? Dann trägt Buchstabe b.
  2. 02 Verlangt ein Gesetz die Verarbeitung? Dann trägt Buchstabe c, unabhängig vom Willen der Person.
  3. 03 Gibt es ein eigenes Interesse und kein milderes Mittel? Dann kommt Buchstabe f in Frage.
  4. 04 Bleibt eine echte Wahl ohne Nachteil bei Ablehnung? Nur dann trägt die Einwilligung.
  5. 05 Erst wenn keine der Grundlagen passt, gehört die Verarbeitung überdacht statt begründet.
Was du mitnimmst

Was du nach dieser Seite in fünf Minuten entscheidest

Die Wahl der Grundlage ist keine Geschmacksfrage. Sie ergibt sich aus der Frage, wozu die Verarbeitung dient und ob sie ohne die Daten möglich wäre. Wenn du diese Reihenfolge einhältst, bleibt am Ende meistens genau eine Grundlage übrig, und du kannst begründen, warum die anderen ausscheiden.

Zuerst nach dem Vertrag fragen

Buchstabe b trägt alles, was zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist: Bestellung, Lieferung, Rechnung, Kundenkonto, Bewerbungsverfahren. Wer dafür eine Einwilligung einholt, macht eine stabile Verarbeitung freiwillig widerrufbar.

Die gesetzliche Pflicht getrennt führen

Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten laufen über Buchstabe c und bestehen unabhängig von Widerruf und Widerspruch. Deshalb endet mit einer Löschanfrage nicht die Aufbewahrung der Rechnung, sondern nur die Nutzung der Daten für andere Zwecke.

Die Einwilligung nachweisbar aufbauen

Speicher zu jeder Einwilligung den Zeitpunkt, die Person, den genauen Wortlaut in der damals gültigen Fassung und den Weg der Erteilung. Ohne diese vier Angaben ist der Nachweis aus Artikel 7 Absatz 1 nicht zu führen.

Die Abwägung dreistufig schreiben

Erstens der konkrete Zweck und das Interesse dahinter. Zweitens die Erforderlichkeit, also die Frage nach dem milderen Mittel. Drittens die Abwägung gegen die Interessen der betroffenen Person, mit Blick auf ihre vernünftigen Erwartungen. Eine Seite genügt, sie muss nur vorher entstehen.

Das Widerspruchsrecht als Preis einkalkulieren

Wer auf Buchstabe f stützt, muss nach einem Widerspruch nach Artikel 21 Absatz 1 zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die die Interessen der Person überwiegen. Bei Direktwerbung gibt es diese Möglichkeit nicht: Artikel 21 Absatz 2 gibt dort ein Widerspruchsrecht ohne Abwägung, und nach Absatz 3 dürfen die Daten für diesen Zweck danach nicht mehr verarbeitet werden.

Die Grundlage nicht nachträglich tauschen

Nach einem Widerruf auf berechtigtes Interesse umzuschwenken, entwertet die Einwilligung rückwirkend, denn dann bestand nie eine echte Wahl. Die Grundlage steht mit dem Beginn der Verarbeitung fest und gehört von Anfang an in die Information nach Artikel 13.

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Der Vertrag ist die übersehene Antwort

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b trägt jede Verarbeitung, die für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder für vorvertragliche Maßnahmen auf ihre Anfrage hin erforderlich ist. Damit sind Bestellabwicklung, Versand, Rechnungsstellung, Gewährleistung, Kundenkonto und das gesamte Bewerbungsverfahren abgedeckt. In diesen Fällen ist die Frage nach Einwilligung oder berechtigtem Interesse schlicht falsch gestellt.

Der entscheidende Begriff ist erforderlich. Erforderlich sind die Daten, ohne die der Vertrag nicht durchgeführt werden kann, nicht die, die dabei nützlich wären. Die Lieferadresse ist erforderlich, das Geburtsdatum für die Zuordnung im Kundenkonto meistens nicht. Wo der Zusatznutzen beginnt, endet Buchstabe b, und ab dort braucht es eine eigene Grundlage für diesen zusätzlichen Zweck.

Praktisch heißt das: Eine einzelne Verarbeitung kann mehrere Zwecke haben und für jeden Zweck eine eigene Grundlage brauchen. Die Bestellabwicklung läuft über Buchstabe b, die Aufbewahrung der Rechnung über Buchstabe c, die Auswertung des Kaufverhaltens für Empfehlungen über Buchstabe f oder über eine Einwilligung. Wer diese Zwecke nicht trennt, kann später keine davon sauber begründen.

Was eine Einwilligung tatsächlich verlangt

Artikel 4 Nummer 11 definiert die Einwilligung als freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung. Jedes dieser Merkmale trägt Gewicht. Freiwillig scheidet aus, wenn die Ablehnung einen Nachteil bringt. Für den bestimmten Fall bedeutet: ein Zweck, eine Einwilligung, nicht ein Sammelhaken für vier Verwendungen.

Die eindeutige bestätigende Handlung schließt Schweigen, Untätigkeit und voreingestellte Kästchen aus. Der Gerichtshof hat das in der Rechtssache C-673/17 am 1. Oktober 2019 für ein vorangekreuztes Kästchen entschieden: Eine Einwilligung erfordert aktives Verhalten, ein bloßes Nichtabwählen genügt nicht. Dieselbe Logik gilt für Formulierungen, die eine Zustimmung unterstellen, weil jemand weiterklickt.

Artikel 7 Absatz 2 verlangt, dass eine in einen anderen Text eingebettete Einwilligung klar unterscheidbar, verständlich und in leicht zugänglicher Form vorliegt. Artikel 7 Absatz 4 verbietet die Koppelung an eine Vertragserfüllung, für die die Einwilligung nicht nötig ist. Und Artikel 7 Absatz 3 verlangt den Hinweis auf das Widerrufsrecht vor der Erteilung sowie einen Widerruf, der so einfach ist wie die Erteilung. Wer per Klick einwilligen kann und für den Widerruf einen Brief schreiben soll, erfüllt diese Vorgabe nicht.

Die dreistufige Abwägung, die auch später trägt

Stufe eins ist das Interesse. Es muss konkret, gegenwärtig und rechtmäßig sein und sich benennen lassen, ohne dass ein Ziel dabei herauskommt, das jeder hat. Betrugsprävention im Bestellprozess ist ein Interesse, Verbesserung des Kundenerlebnisses ist keines. Erwägungsgrund 47 nennt Direktwerbung ausdrücklich als möglicherweise berechtigtes Interesse, was die Abwägung nicht ersetzt, aber den ersten Schritt erleichtert.

Stufe zwei ist die Erforderlichkeit. Hier steht die Frage nach dem milderen Mittel: Gibt es einen Weg, denselben Zweck mit weniger Daten, kürzerer Speicherung oder ohne Personenbezug zu erreichen? Wenn eine pseudonymisierte Auswertung genügt, ist die personenbezogene nicht erforderlich, und die Prüfung endet hier mit einem Nein.

Stufe drei ist die eigentliche Abwägung. Maßstab sind die vernünftigen Erwartungen der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung, die Eingriffstiefe, die Art der Daten, die Zahl der Empfänger und die Frage, ob es sich um Kinder handelt. Was die Abwägung stützt, ist die Möglichkeit zu widersprechen und ein transparenter Hinweis darauf. Halte das Ergebnis mit Datum fest, und schreib es fort, wenn sich Umfang oder Zweck ändern. Diese eine Seite ist die Grundlage für die Angabe im Verarbeitungsverzeichnis, für die Formulierung nach Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe d und für die Antwort auf einen Widerspruch.

Warum die Einwilligung im Beschäftigtenverhältnis selten trägt

Paragraf 26 Absatz 2 BDSG stellt für die Beurteilung der Freiwilligkeit ausdrücklich auf die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit ab. Freiwilligkeit kann demnach insbesondere dann vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder wenn beide Seiten gleichgelagerte Interessen verfolgen. Die Einwilligung hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, soweit nicht besondere Umstände eine andere Form angemessen erscheinen lassen, und der Arbeitgeber muss über den Zweck und das Widerrufsrecht aufklären.

Daraus ergibt sich eine brauchbare Trennlinie. Wo die beschäftigte Person einen Vorteil hat und die Ablehnung folgenlos bleibt, trägt die Einwilligung: das Foto auf der Website, der Eintrag im internen Verzeichnis mit privater Mobilnummer, die Teilnahme an einem freiwilligen Gesundheitsangebot. Wo die Verarbeitung dem Betrieb dient und die Ablehnung den Arbeitsablauf stört, trägt sie nicht: Zeiterfassung, Zugangskontrolle, Auswertung von Leistungsdaten, Standortdaten im Dienstfahrzeug.

Für die zweite Gruppe ist der richtige Weg nicht ein unterschriebenes Formular, sondern die Erforderlichkeit für das Beschäftigungsverhältnis nach Paragraf 26 Absatz 1 BDSG oder eine Regelung mit der Interessenvertretung. Dabei lohnt ein Hinweis auf den Stand der Rechtsprechung: Der Europäische Gerichtshof hat am 30. März 2023 in der Rechtssache C-34/21 entschieden, dass eine nationale Vorschrift nur dann eine spezifischere Regelung im Sinne von Artikel 88 DSGVO ist, wenn sie die Anforderungen aus dessen Absatz 2 erfüllt, und nicht bloß die Voraussetzungen des Artikels 6 wiederholt. Seither wird für Paragraf 26 Absatz 1 BDSG diskutiert, ob er diesen Maßstab erfüllt. Wer sich absichern will, prüft die Verarbeitung zusätzlich an Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und f und hält beide Begründungen fest. Eine unwirksame Einwilligung ist in jedem Fall schlechter als gar keine, weil sie den Eindruck erweckt, die Frage sei geklärt, und die eigentlich nötige Prüfung ersetzt.

Der Wechsel der Grundlage funktioniert nicht

Die Rechtsgrundlage ist keine Etikettierung, die man nachträglich korrigiert. Sie ist Teil der Information nach Artikel 13, die die betroffene Person zum Zeitpunkt der Erhebung erhält, und sie bestimmt, welche Rechte ihr zustehen. Wer eine Einwilligung eingeholt hat und nach dem Widerruf auf berechtigtes Interesse umstellt, sagt der Person damit, dass ihre Entscheidung nie eine war. Genau darin liegt der Widerspruch: Eine Einwilligung setzt eine echte Wahl voraus, und diese Wahl gab es nicht, wenn die Verarbeitung ohnehin weitergelaufen wäre.

Umgekehrt ist der Weg gangbar, aber teuer. Von berechtigtem Interesse auf Einwilligung umzustellen verlangt eine neue Information und eine neue Erklärung von jeder einzelnen Person. Erfahrungsgemäß erklärt sich nur ein Teil, und der Rest muss aus der Verarbeitung heraus. Deshalb lohnt sich die Zeit, die die Wahl der Grundlage am Anfang kostet, um ein Vielfaches gegenüber der Reparatur.

Was dagegen zulässig und sinnvoll ist: mehrere Zwecke mit jeweils eigener Grundlage nebeneinander zu führen und das im Verzeichnis nach Artikel 30 sauber zu trennen. Dann endet mit dem Widerruf einer Einwilligung genau der eine Zweck, und die Vertragsabwicklung läuft unberührt weiter.

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Häufige Fragen

Brauchen wir für den Newsletter eine Einwilligung?
Für den Versand selbst gilt Paragraf 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG: Werbung per elektronischer Post ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung eine unzumutbare Belästigung. Paragraf 7 Absatz 3 UWG lässt davon eine eng gefasste Ausnahme für Bestandskunden zu, wenn die Adresse beim Verkauf erhoben wurde, für eigene ähnliche Waren geworben wird, die Person nicht widersprochen hat und bei jeder Nutzung auf das Widerspruchsrecht hingewiesen wird. Datenschutzrechtlich gilt: Brauchst du die Einwilligung ohnehin für die Zusendung, ist sie auch die passende Grundlage für die Verarbeitung der Adresse. Führe beides in einem Vorgang, sonst pflegst du zwei Nachweise, die auseinanderlaufen.
Wie lange gilt eine einmal erteilte Einwilligung?
Die Verordnung nennt keine Höchstdauer. Maßgeblich ist, ob die Einwilligung den aktuellen Zweck noch abdeckt und ob die Person bei der Erteilung mit dieser Nutzung rechnen konnte. Bei einer Einwilligung, die vier Jahre alt ist und deren Zweck sich seitdem verschoben hat, trägt sie nicht mehr. Eine erneute Ansprache mit der Bitte um Bestätigung ist der übliche Weg, und sie braucht selbst eine Grundlage.
Was heißt zwingende schutzwürdige Gründe bei einem Widerspruch?
Artikel 21 Absatz 1 dreht die Beweislast um: Nach einem Widerspruch dürft ihr nur weiterverarbeiten, wenn ihr zwingende schutzwürdige Gründe nachweist, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der Person überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Die ursprüngliche Abwägung genügt dafür nicht, es braucht eine Betrachtung der besonderen Situation dieser Person.
Können wir eine Einwilligung und ein berechtigtes Interesse gleichzeitig angeben?
Nein, nicht für denselben Zweck. Zwei Grundlagen nebeneinander machen für die betroffene Person unklar, welche Rechte sie hat, und entwerten den Widerruf. Für unterschiedliche Zwecke innerhalb derselben Verarbeitung sind unterschiedliche Grundlagen dagegen richtig, sofern die Zwecke sauber getrennt beschrieben sind.

Passt thematisch dazu

Wie wenig die Einwilligung im Beschäftigtenverhältnis trägt, lässt sich an einem konkreten Fall nachvollziehen, nämlich an der Zustimmung zum Mitschnitt einer Besprechung , wo eine Betriebsvereinbarung die Sache am Ende besser trägt als ein eingesammeltes Häkchen.

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