Verkettung von Belegen

Was ist der Belegfluss in SAP?

Document Flow

Der Belegfluss ist die im SAP-System gespeicherte Verkettung aller Belege eines Geschäftsvorfalls, also etwa Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Warenausgang, Faktura und Buchhaltungsbeleg, jeweils mit ihrem Bearbeitungsstatus.

Wenn die Buchhaltung fragt, warum eine Rechnung fehlt, findest du über den Belegfluss in wenigen Klicks heraus, an welcher Stelle der Kette der Vorgang stehen geblieben ist.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Typische Kette: Angebot, Auftrag, Lieferung, Faktura
Zeigt: Vorgänger, Nachfolger und Status je Beleg
Gespeichert in: Tabelle VBFA im Vertrieb
Bricht bei: Belegen ohne Bezug zum Vorgänger

Wie die Kette entsteht

Ein Beleg wird mit Bezug auf seinen Vorgänger angelegt. Aus dem Angebot wird der Auftrag erzeugt, aus dem Auftrag die Lieferung, aus der Lieferung die Faktura. Bei jedem Schritt übernimmt das System über die Kopiersteuerung, welche Felder mitwandern, und schreibt gleichzeitig fort, welche Menge damit erledigt ist.

Genau daraus entsteht der Status. Eine Auftragsposition ist offen, teilweise erledigt oder vollständig erledigt, je nachdem wie viel davon schon geliefert und fakturiert wurde. Der Belegfluss zeigt dir diese Kette in beide Richtungen: Vom Auftrag nach vorn zur Rechnung und von der Rechnung zurück bis zum ursprünglichen Angebot.

Wofür du ihn im Alltag brauchst

Ruft ein Kunde an, weil eine Rechnung nicht zu seiner Lieferung passt, beantwortet der Belegfluss die Frage auf einem einzigen Bild: Welche Lieferung gehört zu welchem Auftrag, wann wurde der Warenausgang gebucht, welche Rechnung deckt welche Position ab. Ohne die Kette müsstest du das über Nummern und Datumsangaben zusammensuchen.

Auch beim Stornieren gibt der Belegfluss die Reihenfolge vor. Aufgeräumt wird rückwärts: erst die Faktura, dann der Warenausgang, dann die Lieferung. Wer vorne anfängt, bekommt eine Fehlermeldung, weil ein Beleg mit Nachfolger nicht einfach verschwinden kann.

Wo die Kette reißt

Der häufigste Fehler ist ein Beleg, der ohne Bezug frei angelegt wird, etwa eine manuelle Rechnung zu einer bereits gelieferten Ware. Technisch funktioniert das, aber der Vorgang zerfällt in zwei Teile: Der Auftrag bleibt offen und meldet weiterhin offene Menge, während die Rechnung isoliert danebensteht. In der offenen Postenliste und im Vertriebsbericht taucht der Vorgang dann doppelt oder gar nicht auf.

Deshalb lohnt es sich, die offenen Aufträge regelmäßig auszuwerten. Positionen, die seit Monaten als offen gelten, obwohl längst geliefert wurde, sind fast immer ein Hinweis auf einen fehlenden Bezug oder eine abgebrochene Verarbeitung.

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Nicht verwechseln

Belegfluss und was oft damit gleichgesetzt wird

Belegfluss gegen Belegprinzip

Das Belegprinzip aus dem Rechnungswesen verlangt, dass keine Buchung ohne Beleg entsteht. Der Belegfluss ist die technische Verkettung von Belegen im System und sagt nichts darüber aus, ob ein Papierbeleg existiert.

Belegfluss gegen Buchhaltungsbeleg

Der Buchhaltungsbeleg entsteht am Ende der Kette, wenn die Faktura ins Rechnungswesen überleitet. Er trägt die Kontierung, während die Vertriebsbelege Mengen, Preise und Termine führen.

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In der Praxis

Die Kette hält nur, solange jeder Beleg aus dem vorigen entsteht

Der Belegfluss entsteht automatisch, wenn du den Nachfolger mit Bezug anlegst, also die Lieferung aus dem Auftrag und die Faktura aus der Lieferung. Legst du eine Rechnung stattdessen frei ohne Bezug an, ist der Vorgang zwar gebucht, taucht in der Kette aber nicht auf, und den Zusammenhang findet später niemand mehr.

Im Alltag ist der Belegfluss dein schnellster Weg zu einer Antwort. Der Kunde fragt nach dem Verbleib seiner Bestellung, und du siehst am Status, ob der Warenausgang gebucht ist und ob die Faktura schon in der Buchhaltung steht, ohne dich durch drei Transaktionen zu hangeln.

Achte auf Teilmengen. Eine Lieferung über einen Teil der Auftragsmenge lässt den Auftrag offen, der Status bleibt auf teilweise bearbeitet stehen. Aufträge, die seit Monaten in diesem Zustand hängen, sind der übliche Grund dafür, dass Auswertungen über offene Vorgänge zu hoch ausfallen.

Belegfluss lernen

Wie ein Vorgang vom Angebot bis zur Faktura durch das System läuft, spielen die Kurse zu den Vertriebsprozessen in SAP an einem durchgängigen Beispiel durch.

Kurse, die Belegfluss behandeln

Häufige Fragen

Wo finde ich den Belegfluss zu einem Auftrag?

In der Anzeige des Vertriebsbelegs gibt es die Funktion Belegfluss, meist über das Umfeldmenü oder eine Schaltfläche in der Kopfzeile. Von dort springst du per Doppelklick direkt in jeden beteiligten Beleg.

Warum fehlt die Rechnung im Belegfluss?

Entweder wurde die Faktura noch nicht erstellt, weil der Warenausgang aussteht oder ein Fakturasperrgrund gesetzt ist, oder sie wurde ohne Bezug zur Lieferung angelegt. Im zweiten Fall ist die Verkettung technisch nicht vorhanden und lässt sich nachträglich nur schwer herstellen.

Kann ich einen Auftrag löschen, zu dem es schon eine Lieferung gibt?

Nein. Solange Nachfolgebelege existieren, verweigert das System das Löschen. Du musst die Kette von hinten auflösen oder den Auftrag über einen Absagegrund schließen, damit er nicht weiter als offen gilt.

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