Was ist der Belegfluss in SAP?
Document Flow
Der Belegfluss ist in SAP die gespeicherte Verkettung aller Belege eines Geschäftsvorfalls, im Vertrieb etwa Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Warenausgang, Faktura und Buchhaltungsbeleg. Zu jedem Beleg zeigt er Vorgänger, Nachfolger und den Bearbeitungsstatus, sodass du einen Vorgang in beide Richtungen verfolgen kannst.
Wenn die Buchhaltung fragt, warum eine Rechnung fehlt, findest du über den Belegfluss in wenigen Klicks heraus, an welcher Stelle der Kette der Vorgang stehen geblieben ist.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
- Typische Kette
- Angebot, Auftrag, Lieferung, Faktura
- Zeigt
- Vorgänger, Nachfolger und Status je Beleg
- Gespeichert in
- Tabelle VBFA im Vertrieb
- Bricht bei
- Belegen ohne Bezug zum Vorgänger
Wie die Kette entsteht
Ein Beleg wird mit Bezug auf seinen Vorgänger angelegt. Aus dem Angebot wird der Auftrag erzeugt, aus dem Auftrag die Lieferung, aus der Lieferung die Faktura. Bei jedem Schritt legt die Kopiersteuerung fest, welche Felder mitwandern, und das System schreibt fort, welche Menge damit erledigt ist.
Genau daraus entsteht der Status. Eine Auftragsposition ist offen, teilweise erledigt oder vollständig erledigt, je nachdem wie viel davon schon geliefert und fakturiert wurde. Im Vertrieb liegen diese Verknüpfungen in der Tabelle VBFA.
| Beleg | Anlegen | Anzeigen |
|---|---|---|
| Angebot | VA21 | VA23 |
| Kundenauftrag | VA01 | VA03 |
| Auslieferung mit Warenausgang | VL01N | VL03N |
| Faktura | VF01 | VF03 |
In jeder dieser Anzeigetransaktionen gibt es die Funktion „Belegfluss anzeigen“. Von dort springst du per Doppelklick in jeden beteiligten Beleg, auch in den Buchhaltungsbeleg am Ende der Kette. In SAP S/4HANA bieten zusätzlich Fiori-Apps eine grafische Darstellung des Prozessflusses.
Faktura, Kontrakt und andere Glieder der Kette
Faktura ist im SAP-Vertrieb der Oberbegriff für Rechnung, Gutschrift und Lastschrift. Sie entsteht in der Regel mit Bezug auf die Lieferung, bei Dienstleistungen ohne Lieferung auch direkt auf den Auftrag. Mit dem Buchen der Faktura erzeugt SAP den Buchhaltungsbeleg, der die Forderung auf dem Debitorenkonto und den Erlös im Hauptbuch bucht.
Vor dem Auftrag können weitere Glieder stehen. Ein Kontrakt, also ein Rahmenvertrag über eine Menge oder einen Wert, wird mit VA41 angelegt. Die einzelnen Abrufaufträge legst du dann mit Bezug auf den Kontrakt an, und der Belegfluss zeigt, wie viel des Rahmens bereits abgerufen ist.
Stornieren und Belege ohne Bezug
Aufgeräumt wird rückwärts: erst die Faktura stornieren, dann den Warenausgang zurücknehmen, dann die Lieferung löschen. Wer vorne anfängt, bekommt eine Fehlermeldung, weil ein Beleg mit Nachfolger nicht einfach verschwinden kann.
Ein frei ohne Bezug angelegter Beleg, etwa eine manuelle Rechnung zu bereits gelieferter Ware, ist technisch möglich, zerreißt aber den Vorgang. Der Auftrag meldet weiterhin offene Menge, während die Rechnung isoliert danebensteht, und in Auswertungen taucht der Vorgang doppelt oder gar nicht auf.
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Belegfluss und was oft damit gleichgesetzt wird
Auf der Einkaufsseite heißt das Gegenstück Bestellentwicklung. Sie zeigt zu einer Bestellung Wareneingänge und Rechnungseingänge, gespeichert in einer eigenen Tabelle. Der Gedanke ist derselbe, die Belege und Transaktionen sind andere.
Das Belegprinzip aus dem Rechnungswesen verlangt, dass keine Buchung ohne Beleg entsteht. Der Belegfluss ist die technische Verkettung von Belegen im System und sagt nichts darüber aus, ob ein Papierbeleg existiert.
Der Buchhaltungsbeleg entsteht am Ende der Kette, wenn die Faktura ins Rechnungswesen überleitet. Er trägt die Kontierung, während die Vertriebsbelege Mengen, Preise und Termine führen.
Die Kette hält nur, solange jeder Beleg aus dem vorigen entsteht
Im Alltag ist der Belegfluss dein schnellster Weg zu einer Antwort. Ruft ein Kunde an, weil eine Rechnung nicht zu seiner Lieferung passt, siehst du auf einem Bild, welche Lieferung zu welchem Auftrag gehört, wann der Warenausgang gebucht wurde und welche Rechnung welche Position abdeckt, ohne dich durch drei Transaktionen zu hangeln.
Achte auf Teilmengen. Eine Lieferung über einen Teil der Auftragsmenge lässt den Auftrag offen, der Status bleibt auf teilweise bearbeitet stehen. Aufträge, die seit Monaten in diesem Zustand hängen, obwohl längst geliefert wurde, sind fast immer ein Hinweis auf einen fehlenden Bezug oder eine abgebrochene Verarbeitung. Sie sind auch der übliche Grund dafür, dass Auswertungen über offene Vorgänge zu hoch ausfallen.
Deshalb lohnt es sich, die offenen Aufträge regelmäßig auszuwerten und Altfälle bewusst über einen Absagegrund zu schließen, statt sie mitzuschleppen.
Belegfluss lernen
Wie ein Vorgang vom Angebot bis zur Faktura durch das System läuft, spielen die Kurse zu den Vertriebsprozessen in SAP an einem durchgängigen Beispiel durch.
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Kurse, die Belegfluss behandeln
Häufige Fragen
Was bedeutet Faktura?
Wie bringe ich Verträge in den Belegfluss?
Warum fehlt die Rechnung im Belegfluss?
Kann ich einen Auftrag löschen, zu dem es schon eine Lieferung gibt?
Passt thematisch dazu
Am Ende der Kette steht die Rechnung, und dort ändert sich gerade einiges, deshalb lohnt der Blick darauf, was die E-Rechnungspflicht für die Faktura bedeutet.
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