Organisationseinheit im Rechnungswesen

Was ist ein Buchungskreis?

Company Code

Der Buchungskreis ist im SAP-System die kleinste organisatorische Einheit, für die sich eine eigenständige Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen lässt. In der Regel entspricht er einer rechtlich selbstständigen Gesellschaft.

Jede Buchung braucht die Angabe, für welche Gesellschaft sie gilt, und darüber entscheidet der Buchungskreis, bis hin zur Währung und zum gültigen Kontenplan.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Erlaubt: Eigene Bilanz und eigene GuV
Legt fest: Hauswährung, Kontenplan, Geschäftsjahr
Liegt unter: Dem Mandanten
Verwechselt mit: Kostenrechnungskreis

Was an einem Buchungskreis hängt

Der Buchungskreis ist ein vierstelliger Schlüssel, an dem die Rahmenbedingungen des Rechnungswesens festgemacht sind: die Hauswährung, der zugeordnete Kontenplan, die Geschäftsjahresvariante mit ihren Perioden, die Variante für offene und gesperrte Buchungsperioden, die Belegnummernkreise und im Anlagenbereich der Bewertungsplan.

Jeder Beleg in der Finanzbuchhaltung trägt genau einen Buchungskreis, und jede Auswertung von Bilanz bis offene Posten läuft über dieses Feld. Deshalb ist die Frage, wie viele Buchungskreise ein Unternehmen anlegt, keine technische Detailfrage, sondern die Grundentscheidung im Einführungsprojekt.

Das Verhältnis zu den anderen Organisationseinheiten

Über dem Buchungskreis steht der Mandant, unter dem alle Buchungskreise eines Systems liegen. Daneben steht der Kostenrechnungskreis: Er kann mehrere Buchungskreise zusammenfassen, damit sich Kosten über Gesellschaftsgrenzen hinweg auswerten und verrechnen lassen. Voraussetzung dafür ist, dass diese Buchungskreise denselben operativen Kontenplan und dieselbe Geschäftsjahresvariante nutzen.

In der Logistik ist jedes Werk genau einem Buchungskreis zugeordnet, ebenso jede Verkaufsorganisation. Über diese Zuordnung findet das System bei Warenbewegungen und Fakturen automatisch den richtigen Buchungskreis, ohne dass jemand ihn eingibt.

Was im Projekt schiefgeht

Eine zu feine Struktur rächt sich im Betrieb. Wer für jeden Standort einen eigenen Buchungskreis anlegt, obwohl gar keine eigene Bilanz nötig ist, bekommt Abstimmarbeit, gegenseitige Verrechnungen und doppelte Stammdatenpflege. Für die Auswertung nach Standorten reichen Profitcenter, Segmente oder Geschäftsbereiche.

Buchungskreisübergreifende Buchungen sind möglich, erzeugen aber pro beteiligtem Buchungskreis einen eigenen Beleg und laufen über Verrechnungskonten, die vorher eingerichtet sein müssen. Wird das erst im Echtbetrieb bemerkt, sammeln sich schnell Differenzen auf den Verrechnungskonten an.

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Nicht verwechseln

Buchungskreis und was oft damit gleichgesetzt wird

Buchungskreis gegen Mandant

Der Mandant trennt komplette Datenbestände eines Systems voneinander. Buchungskreise innerhalb eines Mandanten teilen sich dagegen Stammdaten und lassen sich gemeinsam auswerten.

Buchungskreis gegen Kostenrechnungskreis

Der Buchungskreis ist die externe Sicht und liefert die Bilanz, der Kostenrechnungskreis ist die interne Sicht und liefert die Kostenrechnung. Ein Kostenrechnungskreis kann mehrere Buchungskreise umfassen, umgekehrt geht es nicht.

Buchungskreis gegen Werk

Das Werk ist eine logistische Einheit für Bestand und Produktion. Es gehört immer zu genau einem Buchungskreis, damit Warenbewegungen eindeutig einer bilanzierenden Einheit zugeordnet werden können.

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In der Praxis

Ein Buchungskreis zu viel kostet dich jeden Monatsabschluss Zeit

Am Buchungskreis hängen Hauswährung, Kontenplan und Geschäftsjahresvariante, und damit steht fest, in welcher Währung, nach welcher Systematik und für welchen Zeitraum abgeschlossen wird. Diese Zuordnungen legst du am Anfang fest, und sie lassen sich später nur mit erheblichem Aufwand ändern, weil jeder gebuchte Beleg daran hängt.

Im Projekt wird die Zahl der Buchungskreise gern großzügig gewählt, etwa einer je Standort oder je Geschäftsbereich. Rechtlich braucht es aber nur einen je selbstständiger Gesellschaft. Alles darüber erzeugt Abstimmarbeit: Verrechnungen zwischen den Kreisen, doppelte Stammdatenpflege und Auswertungen, die erst wieder zusammengeführt werden müssen.

Für die interne Sicht auf Standorte oder Sparten sind Profitcenter oder Segmente das passendere Werkzeug. Sie lassen sich umbauen, ohne die rechtliche Struktur anzufassen, und genau dieser Unterschied zählt im laufenden Betrieb.

Buchungskreis lernen

Wie du im Buchungskreis erfasst, auswertest und die Periode abschließt, zeigen die Kurse zur Finanzbuchhaltung mit SAP Schritt für Schritt.

Kurse, die Buchungskreis behandeln

Häufige Fragen

Kann ich zwischen zwei Buchungskreisen buchen?

Ja, über eine buchungskreisübergreifende Buchung. Das System erzeugt dabei je Buchungskreis einen eigenen Beleg und gleicht die Differenz über zuvor eingerichtete Verrechnungskonten aus. Die Belege bleiben über eine gemeinsame Nummer verbunden.

Kann ein Werk zu mehreren Buchungskreisen gehören?

Nein. Ein Werk ist genau einem Buchungskreis zugeordnet. Umgekehrt kann ein Buchungskreis beliebig viele Werke haben, das ist der übliche Fall bei mehreren Standorten einer Gesellschaft.

Wie viele Buchungskreise braucht ein Konzern?

So viele, wie es Einheiten mit eigener Bilanzierungspflicht gibt. Alles darunter, also Standorte, Sparten oder Verantwortungsbereiche, bildest du besser über Profitcenter, Segmente oder Geschäftsbereiche ab.

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