Was ist ein Buchungskreis?

Was ein Buchungskreis ist, an einem Beispiel

Angenommen, eine Unternehmensgruppe besteht aus einer deutschen GmbH, einer österreichischen Tochtergesellschaft und einer Vertriebsgesellschaft in den USA. Jede der drei muss nach dem Recht ihres Landes eine eigene Bilanz aufstellen. In SAP bekommt deshalb jede Gesellschaft einen eigenen Buchungskreis, also einen vierstelligen Schlüssel, unter dem alle ihre Buchungen laufen.

Der Name ist wörtlich zu nehmen: Ein Buchungskreis umschließt alles, was zu einer Buchhaltung gehört. Jeder Beleg in der Finanzbuchhaltung trägt genau einen Buchungskreis, und jede Auswertung, von der Bilanz über die Umsatzsteuer bis zu den offenen Posten, wird für einen oder mehrere Buchungskreise aufgerufen.

Alle drei Buchungskreise liegen im selben Mandanten und teilen sich deshalb Stammdaten wie Lieferanten oder Sachkonten. Die Werte, die für eine einzelne Gesellschaft gelten, etwa die Zahlungsbedingung bei einem Lieferanten oder die Abstimmkontonummer, pflegst du aber je Buchungskreis. Den Konzernabschluss bildest du nicht über einen gemeinsamen Buchungskreis, sondern über die Konsolidierung, in der die Einzelabschlüsse zusammengeführt werden.

Was am Buchungskreis festgelegt wird

Der Buchungskreis wird im Customizing angelegt und mit den Grundeinstellungen des Rechnungswesens verbunden. Diese Zuordnungen entscheiden, in welcher Währung, nach welcher Kontensystematik und in welchem Zeitraster eine Gesellschaft bucht:

• Hauswährung, Land und Sprache

  Die Hauswährung ist die Währung, in der die Bilanz aufgestellt wird. Über das Land steuert SAP unter anderem die landesspezifische Steuerberechnung.

• Kontenplan

  Der operative Kontenplan liefert die Sachkonten, auf denen gebucht wird. Für landesrechtliche Abschlüsse kann zusätzlich ein Landeskontenplan zugeordnet werden.

• Geschäftsjahresvariante

  Sie legt fest, wie viele Buchungsperioden und Sonderperioden das Geschäftsjahr hat und ob es dem Kalenderjahr entspricht, etwa die verbreitete Variante K4 mit vier Sonderperioden.

• Buchungsperiodenvariante

  Über sie werden Perioden geöffnet und geschlossen, damit nach dem Monatsabschluss niemand mehr in den alten Monat bucht.

• Belegnummernkreise und Bewertungsplan

  Die Belegnummern werden je Buchungskreis vergeben. In der Anlagenbuchhaltung bestimmt der Bewertungsplan, nach welchen Regeln Anlagen abgeschrieben werden.

Angelegt oder kopiert wird ein Buchungskreis mit den Transaktionen OX02 und EC01, die globalen Parameter stehen unter OBY6. In der Praxis kopiert man fast immer einen bestehenden Buchungskreis, weil daran viele abhängige Einstellungen hängen, die beim Neuanlegen sonst einzeln nachgezogen werden müssten.

Wo der Buchungskreis in der Organisationsstruktur steht

Der Buchungskreis ist das Bindeglied zwischen dem Finanzwesen und der Logistik. Über feste Zuordnungen findet das System bei jeder Warenbewegung und jeder Faktura selbst heraus, welche Gesellschaft betroffen ist, ohne dass jemand den Buchungskreis eintippt.

Damit ein Kostenrechnungskreis mehrere Buchungskreise zusammenfassen kann, müssen diese denselben operativen Kontenplan und dieselbe Geschäftsjahresvariante verwenden. Für Auswertungen unterhalb der Gesellschaft, etwa nach Standorten oder Sparten, sind Profitcenter und Segmente gedacht, nicht weitere Buchungskreise.

Der Buchungskreis in SAP S/4HANA

Mit S/4HANA hat sich an der Rolle des Buchungskreises nichts Grundsätzliches geändert. Im Universal Journal, dem gemeinsamen Belegspeicher von Finanzbuchhaltung und Controlling, trägt jede Belegzeile weiterhin einen Buchungskreis, und Ledger sowie zusätzliche Währungen werden je Buchungskreis eingestellt.

Beim Umstieg aus SAP ECC wird die bestehende Buchungskreisstruktur bei einer Systemkonversion übernommen. Wer Gesellschaften zusammenlegen oder Buchungskreise umschneiden will, plant das als eigenes Vorhaben, denn an einem Buchungskreis hängen alle bereits gebuchten Belege, und einfach umbenennen oder löschen lässt er sich nach den ersten Buchungen nicht mehr.