Kern der Finanzbuchhaltung

Was ist das Hauptbuch in der Buchhaltung?

General Ledger (SAP FI-GL)

Das Hauptbuch ist das führende Buch der Finanzbuchhaltung, in dem alle Geschäftsvorfälle auf Sachkonten geführt werden und aus dem sich Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung eines Buchungskreises direkt ableiten lassen.

Jeder Kunden- und Lieferantenbeleg landet am Ende auf einem Sachkonto, und weil das Hauptbuch automatisch mitschreibt, trägt es den gesamten Abschluss.

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Führt: Die Sachkonten eines Buchungskreises
Liefert: Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung
Neues Hauptbuch: Mehrere Ledger für parallele Sichten
In S/4HANA: Universal Journal, Tabelle ACDOCA

Zusammenspiel mit den Nebenbüchern

Debitoren, Kreditoren und Anlagen werden nicht im Hauptbuch geführt, sondern in eigenen Nebenbüchern mit ihren jeweiligen Stammsätzen. Verbunden sind beide Welten über das Abstimmkonto: Jeder Kundenstammsatz trägt ein Sachkonto, auf das seine Buchungen automatisch mitlaufen. Buchst du eine Ausgangsrechnung, entsteht die Position beim Kunden und gleichzeitig der Saldo auf dem Forderungskonto.

Genau deshalb lässt sich ein Abstimmkonto nicht direkt bebuchen. Würde jemand von Hand darauf buchen, hätte das Hauptbuch einen Wert, für den es im Nebenbuch keinen Einzelposten gibt, und die Summe der offenen Posten stimmt nicht mehr mit der Bilanz überein.

Was das neue Hauptbuch geändert hat

Mit dem neuen Hauptbuch kamen mehrere Ledger dazu. Ein Ledger führt die Bücher nach Handelsrecht, ein weiteres parallel nach einem anderen Rechnungslegungsstandard, etwa IFRS. Buchungen, die in beiden Welten gleich sind, laufen in alle Ledger, abweichende Bewertungen buchst du gezielt in eines. Das ersetzt die früher üblichen Sonderkonten für die zweite Rechnungslegung.

Der zweite große Punkt ist die Belegaufteilung. Sie zerlegt Positionen wie Verbindlichkeiten, Steuern und Skonti automatisch nach Segment oder Profitcenter, damit sich auch unterhalb des Buchungskreises eine vollständige Bilanz aufstellen lässt. Nachträglich aktivieren lässt sich das nur mit erheblichem Aufwand, weshalb die Entscheidung ins Einführungsprojekt gehört und nicht in den laufenden Betrieb.

Im Monatsabschluss

Der übliche Stolperstein ist die Periodensteuerung. Buchungsperioden werden gezielt geöffnet und gesperrt, und zwar getrennt nach Kontoart, damit die Buchhaltung noch auf Sachkonten buchen kann, während die Kontoarten der Fachabteilungen bereits gesperrt sind. Wer eine Fehlermeldung zur Buchungsperiode bekommt, sucht meist an der falschen Stelle: Nicht der Beleg ist falsch, sondern die Periode ist für diese Kontoart geschlossen.

In S/4HANA laufen Finanzbuchhaltung und Controlling in einer gemeinsamen Belegtabelle zusammen. Abstimmarbeiten zwischen beiden Bereichen, die früher regelmäßig anfielen, entfallen damit weitgehend, weil es keine getrennten Datenbestände mehr gibt, die auseinanderlaufen könnten.

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Nicht verwechseln

Hauptbuch und was oft damit gleichgesetzt wird

Hauptbuch gegen Nebenbuch

Nebenbücher führen die Einzelheiten zu Kunden, Lieferanten und Anlagen. Das Hauptbuch führt nur die verdichteten Salden auf Sachkonten, dafür vollständig und bilanzfähig.

Hauptbuch gegen Kontenplan

Der Kontenplan ist das Verzeichnis der verfügbaren Sachkonten, das Hauptbuch enthält die tatsächlichen Buchungen darauf. Ein Kontenplan kann von mehreren Buchungskreisen genutzt werden.

Hauptbuch gegen Ledger

Ein Ledger ist eine Sicht auf das Hauptbuch nach einem bestimmten Rechnungslegungsstandard. Mehrere Ledger enthalten weitgehend dieselben Belege, unterscheiden sich aber in den Bewertungsbuchungen.

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In der Praxis

Das Hauptbuch stimmt nur, wenn die Nebenbücher rechtzeitig abgeschlossen sind

Buchungen in Debitoren, Kreditoren und Anlagen fließen über Abstimmkonten automatisch ins Hauptbuch. Auf diese Abstimmkonten darfst du nicht direkt buchen, und daran scheitert im Abschluss regelmäßig eine Korrektur, die jemand schnell von Hand setzen wollte.

Mit dem neuen Hauptbuch kamen mehrere Ledger, also parallele Sichten auf dieselben Vorgänge, etwa nach Handelsrecht und nach IFRS. Das erspart getrennte Buchungskreise, verlangt aber Disziplin: Eine Buchung ohne Ledger-Angabe geht in alle Ledger, eine ledger-spezifische nur in eines, und wer das verwechselt, findet die Differenz erst im Abschluss.

In S/4HANA laufen Finanzbuchhaltung und Controlling in einer gemeinsamen Belegzeilentabelle zusammen. Die klassische Abstimmung zwischen beiden entfällt damit weitgehend, dafür wird die Kontierung strenger: Was früher im Controlling stillschweigend nachgezogen wurde, muss jetzt schon am Beleg stimmen.

Hauptbuch lernen

Wie du Sachkonten anlegst, Belege erfasst und daraus Bilanz und Ergebnisrechnung ziehst, zeigen die Trainings zur Hauptbuchhaltung im SAP System .

Kurse, die Hauptbuch behandeln

Häufige Fragen

Warum kann ich nicht direkt auf das Abstimmkonto buchen?

Weil das Konto ausschließlich über die Nebenbücher gefüllt wird. Eine direkte Buchung würde dazu führen, dass die Summe der offenen Posten aus Debitoren oder Kreditoren nicht mehr zum Bilanzwert passt. Das System lehnt sie deshalb ab.

Wozu ein zweites Ledger?

Um parallel nach zwei Rechnungslegungsstandards zu buchen, etwa Handelsrecht und IFRS. Abweichende Abschreibungen oder Rückstellungsbewertungen buchst du gezielt in ein Ledger, alle gemeinsamen Vorfälle laufen automatisch in beide.

Was ändert sich beim Umstieg auf S/4HANA?

Buchungen aus Finanzbuchhaltung und Controlling landen in einer gemeinsamen Belegtabelle statt in getrennten Summentabellen. Auswertungen greifen direkt auf die Belegzeilen zu, und die klassische Abstimmung zwischen FI und CO entfällt weitgehend.

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