Was ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)?

Wie eine BWA aufgebaut ist

Die verbreitetste Form ist die kurzfristige Erfolgsrechnung, die auch den Kern der Standard-BWA von DATEV bildet. Sie liest sich von oben nach unten wie eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung:

Neben dem Monatswert weist die BWA in der Regel Prozentanteile an Gesamtleistung und Gesamtkosten aus, dazu die kumulierten Werte vom Jahresbeginn bis zum Auswertungsmonat. Diese kumulierte BWA ist oft aussagekräftiger als der einzelne Monat, weil sich Zufälle wie eine spät gebuchte Rechnung über mehrere Monate ausgleichen.

Neben der kurzfristigen Erfolgsrechnung gibt es weitere Auswertungsformen, etwa die Bewegungsbilanz, die zeigt, woher Mittel kamen und wohin sie flossen, und die statische Liquidität. Für einzelne Branchen bieten die Programme angepasste BWA-Formen an.

Wer sie erstellt und wer sie liest

Erstellt wird die BWA aus dem Buchhaltungsprogramm, in vielen kleinen und mittleren Unternehmen von der Steuerkanzlei über DATEV, in anderen intern mit Lexware, SAP oder einer anderen Finanzsoftware. Grundlage ist der Kontenrahmen: Jedes Konto ist einer Zeile der BWA zugeordnet, deshalb entsteht die Auswertung ohne Zusatzarbeit aus den laufenden Buchungen.

Kreditinstitute verlangen die BWA regelmäßig, um die Entwicklung zwischen zwei Jahresabschlüssen zu beobachten. Sie schauen vor allem auf die Ergebnisentwicklung, den Rohertrag und darauf, ob Personalkosten und Umsatz auseinanderlaufen. In der Geschäftsführung ist die BWA der Monatspuls: Sie schlägt früh an, wenn eine Kostenart aus dem Rahmen fällt, vorausgesetzt, die Buchhaltung ist zeitnah gebucht.

Warum das Ergebnis meist zu gut aussieht

Die BWA kommt aus der laufenden Buchführung und kennt deshalb die Abschlussarbeiten des Jahresabschlusses nicht. Was noch nicht gebucht ist, fehlt schlicht. Typische Lücken sind:

• Rückstellungen

  Für Urlaub, Boni, Gewährleistung oder ausstehende Rechnungen wird unterjährig oft nichts gebucht.

• Bestandsveränderungen

  Unfertige Leistungen und Lagerbestände werden häufig erst zum Jahresende bewertet, bis dahin stehen nur Kosten ohne Gegenwert in der Auswertung.

• Abschreibungen

  Laufen nur mit, wenn sie monatlich gebucht werden, sonst fehlen sie bis zum Abschluss ganz.

• Fehlkontierungen

  Privatentnahmen als Aufwand, Anzahlungen als Erlös oder eine Investition im Materialaufwand verzerren das Bild Monat für Monat.

Das Ergebnis wirkt dadurch meist besser, manchmal auch schlechter, als der Abschluss es später ausweist. Viele Kanzleien buchen deshalb auf Wunsch monatliche Abschreibungen und pauschale Abgrenzungen mit, damit die BWA näher am tatsächlichen Ergebnis liegt.