Unterjährige Kurzauswertung

Was ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)?

BWA

Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, ist eine unterjährige Kurzauswertung aus der laufenden Finanzbuchführung, die Erlöse, Kosten und das vorläufige Ergebnis einer Periode gegenüberstellt und meist monatlich erzeugt wird.

Banken und Gesellschafter verlangen die BWA monatlich, obwohl sie nur zeigt, was bis dahin gebucht wurde, und das ist selten der ganze Aufwand der Periode.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Zeitraum: Monat, mit Auflauf seit Jahresbeginn
Grundlage: Die laufend gebuchte Finanzbuchführung
Häufigste Form: Kurzfristige Erfolgsrechnung
Fehlt oft: Abgrenzungen und Bestandsveränderungen

Wie eine BWA aufgebaut ist

Die verbreitetste Form ist die kurzfristige Erfolgsrechnung. Sie beginnt bei den Umsatzerlösen, rechnet Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen zur Gesamtleistung hinzu, zieht Material- und Wareneinsatz ab und kommt so zum Rohertrag. Darunter stehen die Kostenblöcke, also Personal, Raum, Fahrzeuge, Werbung, Reparaturen, Versicherungen und Abschreibungen.

Am Ende steht das vorläufige Ergebnis. Daneben werden in der Regel der Vormonat, der kumulierte Wert des laufenden Jahres und der Vorjahresvergleich ausgewiesen. Erst diese Spalten machen die Auswertung nützlich, denn ein einzelner Monatswert ohne Vergleich sagt kaum etwas.

Wer sie liest und worauf

Kreditinstitute verlangen die BWA regelmäßig, oft zusammen mit der Summen- und Saldenliste, um die Entwicklung zwischen zwei Jahresabschlüssen zu beobachten. Sie schauen vor allem auf die Ergebnisentwicklung, den Rohertragsanteil und darauf, ob Personalkosten und Umsatz auseinanderlaufen.

In der Geschäftsführung ist die BWA der Monatspuls: Sie schlägt früh an, wenn eine Kostenart aus dem Rahmen fällt. Wichtig ist dabei, dass die Buchhaltung tatsächlich zeitnah gebucht ist. Eine BWA, die erst im Quartal nach dem Ereignis vorliegt, ist eine Rückschau, keine Steuerungsgrundlage.

Warum das Ergebnis meist zu gut aussieht

Die BWA kommt aus der laufenden Buchführung und kennt deshalb die Abgrenzungen des Jahresabschlusses nicht. Rückstellungen für Urlaub, Boni oder Gewährleistung fehlen häufig, ebenso die Bewertung unfertiger Leistungen, und Abschreibungen laufen oft nur mit einem geschätzten Zwölftel mit. Das Ergebnis wirkt dadurch besser, als der Abschluss es später ausweist.

Verzerrend wirken außerdem Fehlkontierungen. Privatentnahmen als Aufwand gebucht, eine Anzahlung als Erlös erfasst oder eine Investition komplett im Materialaufwand: Solche Fälle fallen im Jahresabschluss auf, aber sie stehen bis dahin Monat für Monat in der Auswertung. Wer die BWA ernst nimmt, korrigiert sie unterjährig statt erst am Jahresende.

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Nicht verwechseln

Betriebswirtschaftliche Auswertung und was oft damit gleichgesetzt wird

Betriebswirtschaftliche Auswertung gegen Gewinn- und Verlustrechnung

Die GuV ist Teil des Jahresabschlusses und enthält alle Abgrenzungen und Bewertungen. Die BWA ist eine unterjährige Momentaufnahme aus denselben Konten, aber ohne diese Abschlussarbeiten.

Betriebswirtschaftliche Auswertung gegen Summen- und Saldenliste

Die Saldenliste zeigt jedes einzelne Konto mit Verkehrszahlen und Saldo. Die BWA verdichtet dieselben Buchungen zu Auswertungsgruppen, ist also die verdichtete Sicht auf denselben Datenbestand.

Betriebswirtschaftliche Auswertung gegen Kostenrechnung

Die Kostenrechnung verteilt Kosten auf Kostenstellen und Kostenträger und arbeitet mit kalkulatorischen Werten. Die BWA bleibt bei den tatsächlich gebuchten Aufwendungen und Erträgen.

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In der Praxis

Die BWA zeigt den Buchungsstand, nicht das Ergebnis

In der BWA stehen Erlöse und Kosten der Periode so, wie sie bis zum Auswertungszeitpunkt gebucht sind, meist mit einem Auflauf seit Jahresbeginn und einem Vergleich zum Vorjahr. Was noch nicht gebucht ist, fehlt schlicht, und deshalb sieht der Monat oft besser aus, als er tatsächlich war.

Typisch fehlen Abgrenzungen für Leistungen, deren Rechnung noch aussteht, Bestandsveränderungen bei unfertigen Arbeiten und anteilige Abschreibungen, wenn der Lauf nicht monatlich erfolgt. Wer die BWA gegenüber Bank oder Gesellschaftern vertreten muss, prüft diese drei Punkte besser vorher, sonst erklärt er später einen Einbruch, den es nie gegeben hat.

Aussagekräftig wird die Auswertung erst im Verlauf. Eine einzelne BWA sagt wenig, mehrere Monate nebeneinander zeigen, ob eine Kostenart wirklich steigt oder ob nur eine Rechnung spät gebucht wurde. Genau dafür lohnt es sich, den Stichtag jeden Monat gleich zu halten.

Betriebswirtschaftliche Auswertung lernen

Wie du die Auswertung erzeugst, liest und gegenüber der Bank erklärst, üben die Kurse zur Auswertung mit DATEV an Beispielmandanten.

Kurse, die Betriebswirtschaftliche Auswertung behandeln

Häufige Fragen

Wie oft bekomme ich eine BWA?

Üblich ist monatlich, sobald die Buchhaltung des Vormonats abgeschlossen ist. Bei quartalsweiser Buchführung entsprechend seltener. Der Rhythmus lässt sich mit der Kanzlei vereinbaren, entscheidend ist, wie schnell Belege dorthin gelangen.

Warum weicht die BWA vom Jahresabschluss ab?

Weil im Abschluss abgegrenzt, bewertet und umgebucht wird: Rückstellungen, Bestände, tatsächliche Abschreibungen und Korrekturen kommen erst dort hinein. Eine Abweichung ist der Normalfall, ein sehr großer Sprung ist dagegen ein Hinweis auf unsaubere Kontierung.

Reicht der Bank die BWA allein?

Meist nicht. Verlangt werden in der Regel zusätzlich die Summen- und Saldenliste, oft auch die offenen Posten aus Debitoren und Kreditoren, damit sich die verdichteten Zahlen nachvollziehen lassen.

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