Projektsteuerung nach PRINCE2

Was ist ein Business Case in PRINCE2?

Der Business Case ist in PRINCE2 die Dokumentation der geschäftlichen Rechtfertigung eines Projekts: Er stellt Nutzen, Kosten, Zeitrahmen und Risiken gegenüber und wird über die gesamte Laufzeit fortgeschrieben.

Ein Projekt kann termingerecht und im Budget laufen und trotzdem falsch sein, wenn niemand nachprüft, ob der ursprünglich versprochene Nutzen überhaupt noch eintreten kann.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Verankert in: Fortlaufender geschäftlicher Rechtfertigung
Enthält: Nutzen, Kosten, Zeitrahmen, Risiken
Geprüft: Am Ende jeder Phase gegen die aktuellen Zahlen
Verantwortlich: Der Auftraggeber, nicht die Projektleitung

Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

PRINCE2 verlangt, dass ein Projekt zu jedem Zeitpunkt begründbar bleibt, nicht nur bei der Genehmigung. Deshalb ist der Business Case kein Antrag, der nach der Freigabe im Ordner verschwindet, sondern ein Dokument, das an jedem Phasenübergang überprüft wird. Fällt die Begründung weg, weil sich Markt, Gesetzeslage oder Kosten geändert haben, ist der vorzeitige Abschluss die vorgesehene Konsequenz und kein Scheitern.

Verantwortlich dafür ist nicht die Projektleitung, sondern der Auftraggeber im Lenkungsausschuss. Diese Trennung ist Absicht: Wer das Projekt liefert, soll nicht selbst darüber entscheiden, ob es sich noch lohnt.

Was darin steht

Der Business Case führt zusammen, warum das Vorhaben angegangen wird, welche Handlungsoptionen es gab und warum die gewählte vorne lag. Dazu kommen der erwartete Nutzen, der Zeitrahmen, die Kosten, die wesentlichen Risiken und eine Einschätzung, ob sich das Ganze rechnet. Der Nutzen wird möglichst messbar formuliert, und die negativen Nebenwirkungen, die das Vorhaben mit sich bringt, gehören ausdrücklich dazu.

Der Nutzen ist der Teil, an dem es meist hakt. Formulierungen wie „höhere Effizienz“ sind nicht überprüfbar. Brauchbar wird der Business Case erst, wenn dabeisteht, woran der Nutzen gemessen wird, wer misst und wann. Genau darauf greift der Nutzenmanagementansatz später zurück, oft erst nach dem Projektende.

Wie er im Projektverlauf arbeitet

Am Anfang steht ein Entwurf des Business Case in der Projektbeschreibung, die im Original Project Brief heißt. In der Initiierungsphase wird er zu einem belastbaren Stand ausgearbeitet. Danach aktualisiert die Projektleitung ihn zum Ende jeder Phase mit den tatsächlichen Kosten und dem verbliebenen Nutzen, und der Lenkungsausschuss entscheidet auf dieser Grundlage über die Freigabe der nächsten Phase.

Der häufigste Fehler ist ein Business Case, der einmal geschrieben und nie wieder angefasst wird. Wenn die Kosten längst über der ursprünglichen Schätzung liegen und der erwartete Nutzen zusammengeschmolzen ist, das Dokument aber unverändert dasteht, fehlt dem Lenkungsausschuss die Grundlage für jede Entscheidung.

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Nicht verwechseln

Business Case und was oft damit gleichgesetzt wird

Business Case gegen Projektbeschreibung (Project Brief)

Die Projektbeschreibung beschreibt, was geliefert werden soll und unter welchen Bedingungen, und enthält bereits den Entwurf des Business Case. Ausgearbeitet und über die gesamte Laufzeit fortgeschrieben wird er erst danach, denn er beantwortet die davorliegende Frage, ob sich diese Lieferung überhaupt lohnt.

Business Case gegen Nutzenmanagementansatz

Der Business Case sagt zu, welcher Nutzen erwartet wird. Der Nutzenmanagementansatz legt fest, wie und wann nachgemessen wird, häufig erst Monate nach dem Projektabschluss.

Business Case gegen Wirtschaftlichkeitsrechnung

Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung ist eine reine Zahlenbetrachtung. Der Business Case schließt sie ein, geht aber darüber hinaus, weil er Optionen, Risiken und nicht monetäre Wirkungen mit aufnimmt.

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In der Praxis

Der Business Case ist kein Antrag, sondern eine Prüfgröße

In vielen Häusern wird der Business Case einmal für die Freigabe geschrieben und danach nie wieder geöffnet. PRINCE2 dreht das um: Er wird am Ende jeder Phase gegen die aktuellen Zahlen gehalten. Fällt die Rechtfertigung weg, weil der Nutzen sich anders entwickelt oder die Kosten davonlaufen, ist der vorzeitige Abbruch die richtige Entscheidung und ausdrücklich vorgesehen.

Der häufigste inhaltliche Fehler ist ein Nutzen, den niemand messen kann. Bessere Zusammenarbeit lässt sich nach dem Projekt nicht überprüfen, eine Freigabe, die statt fünf Tagen einen Tag braucht, schon. Dazu gehört die Frage, wer den Nutzen realisiert: Er entsteht meist erst nach Projektende im Linienbetrieb, und dort braucht es jemanden, der ihn abholt und misst.

Und der Business Case gehört dem Auftraggeber, nicht der Projektleitung. Wer ein Projekt leitet, hat ein natürliches Interesse daran, dass es weiterläuft. Deshalb sitzt die Prüfung der Rechtfertigung bewusst auf der anderen Seite, bei der Person, die das Geld verantwortet und einen Abbruch aushalten kann.

Business Case lernen

Wie sich die geschäftliche Rechtfertigung durch alle Phasen zieht, arbeiten die PRINCE2-7-Zertifizierungskurse an durchgehenden Fallbeispielen heraus.

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Kurse, die Business Case behandeln

Häufige Fragen

Wer schreibt den Business Case in PRINCE2?

Erstellt und gepflegt wird er üblicherweise von der Projektleitung, verantwortlich für den Inhalt ist aber der Auftraggeber. Er gibt vor, welcher Nutzen zählt, und er trägt die Entscheidung, das Projekt fortzuführen oder zu beenden.

Wird der Business Case in der Zertifizierung abgefragt?

Ja, er gehört zu den Kernthemen von PRINCE2 und taucht auf beiden Stufen auf. Auf Practitioner-Niveau geht es dabei weniger um die Definition als darum, ihn auf ein vorgegebenes Szenario anzuwenden.

Gibt es einen Business Case auch in agilen Projekten?

Ja, PRINCE2 Agile behält die geschäftliche Rechtfertigung bei und verbindet sie mit dem Gedanken, dass Umfang und Detailtiefe verhandelbar sind, Termin und Budget dagegen häufig fest. Der Business Case gibt dann vor, worauf im Zweifel verzichtet werden kann.

Passt thematisch dazu

Dass die Rechtfertigung an jedem Entscheidungspunkt erneut standhalten muss, wird erst greifbar, wenn du siehst, wie der Business Case über die Phasen fortgeschrieben wird .

Am schwersten wiegt in der Gegenüberstellung die Nutzenseite, weil sie sich schlecht schätzen lässt, und eine Beispielrechnung aus einem KI-Vorhaben zeigt dir, wie du sie mit nachvollziehbaren Posten statt mit Annahmen füllst.

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