Microsoft 365 Alternative aus Open Source: So sieht dein Stack aus

Microsoft 365 ist kein Produkt, sondern ein Bündel: Exchange Online für Mail und Kalender, SharePoint und OneDrive für Dateien, Office für Dokumente, Teams für Chat und Videokonferenz, dazu Entra ID als Verzeichnis und Intune für das Gerätemanagement. Wer nach einer Alternative sucht, sucht in Wahrheit nach fünf bis sieben Alternativen, die sich gegenseitig kennen müssen. Genau deshalb wirkt jede Einzelbewertung von Nextcloud, Collabora oder Matrix zunächst überzeugend und im Projekt trotzdem unvollständig.

Der Druck kommt inzwischen von zwei Seiten. Auf der einen Seite stehen Lizenzkosten und Abhängigkeit von einem Anbieter, auf der anderen Seite Anforderungen an Datenhaltung, Nachvollziehbarkeit und Exit-Strategien, die in Ausschreibungen und internen Richtlinien konkreter formuliert werden als noch vor wenigen Jahren. Mit openDesk existiert außerdem erstmals eine vom Zentrum für Digitale Souveränität gepflegte Zusammenstellung, die genau diese Bausteine integriert ausliefert, statt sie jedem Betreiber einzeln zu überlassen.

Typische Fehler sind gut dokumentiert und wiederholen sich trotzdem. Es wird mit dem sichtbarsten Baustein begonnen, meist Dateiablage oder Office, während Identität und Gruppenverwaltung offen bleiben. Der Migrationsaufwand für Postfächer, geteilte Kalender und Ressourcenbuchungen wird unterschätzt. Und die Rechnung geht auf dem Papier auf, weil eingesparte Lizenzkosten gegen einen Betriebsaufwand gestellt werden, den bisher niemand im Haus abdeckt: Hosting, Backup, Updates, Monitoring und ein Second-Level-Support, der auch bei einem kaputten Dokument weiterhilft.