Strategie & Migration

Microsoft 365 Alternative aus Open Source: So sieht dein Stack aus

An einzelnen Werkzeugen scheitert der Wechsel nie, an Identität und Migration schon. Wer Verzeichnis, Mail und Dateien nicht zuerst löst, sammelt Insellösungen ein und hat am Ende mehr Betriebsaufwand als vorher.

5 Kapitel mit allen Befehlen
IT-Entscheider besprechen eine Infrastruktur-Roadmap im Besprechungsraum
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Seit 1997 am Markt Präsenz & Live-Online 4,9 aus 503 Google-Bewertungen Auch Inhouse für dein Team
Worum es geht

Warum die Suche nach der einen Alternative ins Leere läuft

Microsoft 365 ist kein Produkt, sondern ein Bündel: Exchange Online für Mail und Kalender, SharePoint und OneDrive für Dateien, Office für Dokumente, Teams für Chat und Videokonferenz, dazu Entra ID als Verzeichnis und Intune für das Gerätemanagement. Wer nach einer Alternative sucht, sucht in Wahrheit nach fünf bis sieben Alternativen, die sich gegenseitig kennen müssen. Genau deshalb wirkt jede Einzelbewertung von Nextcloud, Collabora oder Matrix zunächst überzeugend und im Projekt trotzdem unvollständig.

Der Druck kommt inzwischen von zwei Seiten. Auf der einen Seite stehen Lizenzkosten und Abhängigkeit von einem Anbieter, auf der anderen Seite Anforderungen an Datenhaltung, Nachvollziehbarkeit und Exit-Strategien, die in Ausschreibungen und internen Richtlinien konkreter formuliert werden als noch vor wenigen Jahren. Mit openDesk existiert außerdem erstmals eine vom Zentrum für Digitale Souveränität gepflegte Zusammenstellung, die genau diese Bausteine integriert ausliefert, statt sie jedem Betreiber einzeln zu überlassen.

Typische Fehler sind gut dokumentiert und wiederholen sich trotzdem. Es wird mit dem sichtbarsten Baustein begonnen, meist Dateiablage oder Office, während Identität und Gruppenverwaltung offen bleiben. Der Migrationsaufwand für Postfächer, geteilte Kalender und Ressourcenbuchungen wird unterschätzt. Und die Rechnung geht auf dem Papier auf, weil eingesparte Lizenzkosten gegen einen Betriebsaufwand gestellt werden, den bisher niemand im Haus abdeckt: Hosting, Backup, Updates, Monitoring und ein Second-Level-Support, der auch bei einem kaputten Dokument weiterhilft.

Miniatur-Szene: Spielbrett, auf dem eine Server-Figur von einer alten auf eine neue Plattform zieht, daneben eine Roadmap
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Die Ebenen eines quelloffenen Arbeitsplatz-Stacks

  1. 01 Identität und Verzeichnis
  2. 02 Mail und Groupware
  3. 03 Dateiablage und Sync
  4. 04 Dokumentenbearbeitung
  5. 05 Chat und Videokonferenz
  6. 06 Client, Betrieb und Support
Was du mitnimmst

So gehst du den Umstieg strukturiert an

Ein tragfähiger Weg beginnt nicht bei der Produktauswahl, sondern bei der Frage, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden und welche davon geschäftskritisch sind. Danach lässt sich der Stack Ebene für Ebene besetzen und ehrlich bewerten.

Nutzungsprofil erheben, nicht Featurelisten vergleichen

Erfasse, welche Dienste real im Einsatz sind: reine Mail- und Kalendernutzung, geteilte Postfächer und Ressourcen, Serienbriefe, VBA-Makros in Fachvorlagen, Power Automate-Flows, Teams-Telefonie, geräteverwaltete Notebooks über Intune. Jede dieser Funktionen hat einen anderen Ersatzpfad, und einige haben schlicht keinen gleichwertigen.

Identität zuerst besetzen

Ohne zentrales Verzeichnis bleibt jeder weitere Baustein eine Insel. In der Praxis stehen Keycloak, Univention Nubus oder ein klassisches LDAP mit OIDC- und SAML-Anbindung bereit. Gruppen, Rollen und Single Sign-on müssen stehen, bevor Nextcloud, Mailserver oder Chat produktiv gehen.

Mail und Groupware realistisch bewerten

Für reine Mailinfrastruktur ist Postfix mit Dovecot etabliert und gut beherrschbar. Für Groupware-Funktionen wie geteilte Kalender, Kontakte und Ressourcenbuchung braucht es eine Schicht darüber, etwa Open-Xchange, SOGo oder Nextcloud Groupware mit CalDAV und CardDAV. Der Postfachumzug selbst läuft üblicherweise über imapsync, der Kalenderumzug ist der aufwendigere Teil.

Dokumentenkompatibilität mit echten Dateien testen

Collabora Online und LibreOffice lesen und schreiben OOXML zuverlässig für den Normalfall. Bruchstellen liegen bei VBA-Makros, komplexen Pivot-Auswertungen, Add-ins und pixelgenauen Layouts. Teste mit den zehn wichtigsten Vorlagen aus dem eigenen Haus statt mit Beispieldateien, dann kennst du den Restaufwand vor der Entscheidung.

Chat und Videokonferenz getrennt denken

Matrix mit Element deckt Chat inklusive Föderation ab, für Videokonferenzen kommen typischerweise OpenTalk, Jitsi Meet oder BigBlueButton dazu. Die Teams-Kombination aus Chat, Meeting, Telefonie und Dateiablage in einem Fenster wird dabei bewusst aufgelöst, was technisch sauber und für Anwender eine Umstellung ist.

Betriebsmodell und Schulung mitplanen

Entscheide früh zwischen Eigenbetrieb, gehostetem Betrieb bei einem Dienstleister und einer integrierten Zusammenstellung wie openDesk. Dazu gehören Backup- und Restore-Tests, Monitoring mit Prometheus und Grafana, ein Update-Pfad je Komponente sowie Schulung auf beiden Seiten: Administration für den Betrieb und Anwenderschulung für den Alltag mit LibreOffice und Linux-Desktops.

Tutorial

Den Stack in der Reihenfolge aufbauen, in der er trägt

Dieser Teil arbeitet den Umstieg in der Reihenfolge ab, in der er im Projekt funktioniert: erst die Identität, dann Dateien und Dokumente, danach die Postfächer, zuletzt Kalender und der Umschaltvorgang. Die Befehle beziehen sich auf einen selbst betriebenen Stack, bei einer integrierten Zusammenstellung übernimmt das Deployment einen Teil davon.

01

Identität zuerst: Keycloak als zentraler Anmeldedienst

Jeder Baustein, den du vor der Identität aufsetzt, bekommt eine eigene Benutzerverwaltung und bleibt eine Insel. Deshalb beginnt der Aufbau mit dem Verzeichnis und dem Anmeldedienst davor.

Realm, Client und Gruppen über die Keycloak-CLI
KC=/opt/keycloak/bin

$KC/kcadm.sh config credentials \
  --server https://sso.example.de --realm master --user admin

$KC/kcadm.sh create realms -s realm=firma -s enabled=true

$KC/kcadm.sh create clients -r firma \
  -s clientId=nextcloud \
  -s 'redirectUris=["https://cloud.example.de/*"]' \
  -s publicClient=false -s standardFlowEnabled=true

$KC/kcadm.sh create groups -r firma -s name=abteilung-technik

# Der Endpunkt, den jede angebundene Anwendung später braucht
curl -s https://sso.example.de/realms/firma/.well-known/openid-configuration | jq .issuer

Lege die Gruppen von Anfang an so an, wie du sie später in Dateiablage, Chat und Wiki brauchst, und nimm sie über einen Group-Mapper in das Token auf. Eine nachträgliche Umstellung der Gruppenlogik bedeutet, dass du Freigaben in allen angebundenen Anwendungen erneut vergeben musst.

02

Dateien und Dokumente: Nextcloud mit Collabora

Nextcloud übernimmt die persönlichen Ablagen und die Teamlaufwerke, Collabora Online liefert die Bearbeitung im Browser. Die Anbindung an den Anmeldedienst gehört in denselben Arbeitsschritt, sonst entstehen lokale Konten, die dich jahrelang begleiten.

Nextcloud über occ konfigurieren
cd /var/www/nextcloud
sudo -u www-data php occ status

sudo -u www-data php occ app:install user_oidc
sudo -u www-data php occ user_oidc:provider firma \
  --clientid=nextcloud --clientsecret="$GEHEIM" \
  --discoveryuri=https://sso.example.de/realms/firma/.well-known/openid-configuration \
  --mapping-uid=preferred_username --mapping-email=email

sudo -u www-data php occ app:install richdocuments
sudo -u www-data php occ config:app:set richdocuments wopi_url \
  --value=https://office.example.de

# Pflichtprüfungen vor dem Produktivgang
sudo -u www-data php occ db:add-missing-indices
sudo -u www-data php occ files:scan --all

occ läuft immer unter dem Benutzer des Webservers, unter Debian und Ubuntu also www-data, auf der RHEL-Familie apache oder nginx. Ein einziger Aufruf als root hinterlässt Dateien im Datenverzeichnis, die der Webserver anschließend nicht mehr lesen kann, und der Fehler zeigt sich erst Tage später bei einzelnen Nutzenden.

Kompatibilität mit den eigenen Vorlagen messen
mkdir -p /tmp/lo-profil /tmp/pdf

find /srv/vorlagen \( -name '*.docx' -o -name '*.xlsx' \) -print0 |
  while IFS= read -r -d '' f; do
    soffice --headless -env:UserInstallation=file:///tmp/lo-profil \
      --convert-to pdf --outdir /tmp/pdf "$f" || echo "FEHLER: $f"
  done

# Makros finden, bevor sie im Betrieb auffallen
find /srv/vorlagen -name '*.docm' -o -name '*.xlsm' -o -name '*.pptm'

Der Schalter -env:UserInstallation ist nötig, weil LibreOffice je Profil nur eine Instanz zulässt. Ohne ihn bricht der Lauf ab, sobald jemand am selben System die Oberfläche geöffnet hat. Die Dateien mit dem m am Ende der Endung enthalten Makros und bilden die Liste, die du fachlich einzeln bewerten musst, denn dafür gibt es keine automatische Umsetzung.

03

Postfächer umziehen mit imapsync

Der Mailumzug ist der am besten beherrschbare Teil, wenn du ihn in drei Läufen statt in einem durchführst: Probelauf, Erstübertragung im laufenden Betrieb und ein kurzer Abgleich beim Umschalten.

Die drei Läufe
# 1. Probelauf, verändert nichts
imapsync --dry --justfolders \
  --host1 outlook.office365.com --user1 vorname.nachname@example.de \
  --oauthaccesstoken1 /root/token.txt \
  --host2 mail.example.de --user2 vorname.nachname --password2 "$PW2" \
  --ssl1 --ssl2

# 2. Erstübertragung, läuft während die Nutzung weitergeht
imapsync --host1 ... --host2 ... --useuid --automap \
  --logdir /var/log/imapsync

# 3. Kurz vor dem Umschalten nur noch die Differenz
imapsync --host1 ... --host2 ... --useuid --automap

--automap ordnet Sonderordner wie Gesendete Elemente und Entwürfe den IMAP-Sonderordnern des Ziels zu, statt sie doppelt anzulegen. --useuid macht wiederholte Läufe schnell, weil nur noch fehlende Nachrichten übertragen werden. Genau deshalb bleibt das Wartungsfenster am Ende kurz.

Ergebnis auf der Zielseite prüfen
sudo doveadm quota get -A                    # passt die Größe überhaupt
sudo doveadm mailbox status -u vorname.nachname messages '*'
sudo doveadm search -u vorname.nachname all | wc -l

Vergleiche die Zahl der Nachrichten je Ordner mit der Zusammenfassung am Ende des imapsync-Laufs, bevor das Quellpostfach abgeschaltet wird. Die Zusammenfassung nennt übertragene und übersprungene Nachrichten getrennt, und genau diese zweite Zahl ist die interessante.

04

Kalender, Kontakte und geteilte Ressourcen

Der Kalenderumzug ist der Teil, an dem Projekte kippen. Termine wandern über Exportdateien, Freigaben und Ressourcenkalender dagegen nicht.

CalDAV- und CardDAV-Sammlungen befüllen
# Sammlungen anlegen
sudo -u www-data php occ dav:create-calendar vorname.nachname team
sudo -u www-data php occ dav:create-addressbook vorname.nachname kontakte

# Ein Sammel-Export laesst sich NICHT als eine Datei hochladen:
# eine CalDAV-Ressource darf genau eine UID enthalten (RFC 4791).
# Sammeldatei deshalb vorher in Einzeltermine zerlegen:
pip install --user vobject
python3 - <<'PYEOF'
import vobject, pathlib
roh = pathlib.Path('termine.ics').read_text()
ziel = pathlib.Path('einzeln'); ziel.mkdir(exist_ok=True)
for i, comp in enumerate(vobject.readComponents(roh)):
    (ziel / f'{i:05d}.ics').write_text(comp.serialize())
PYEOF

# und dann je Termin eine eigene Ressource anlegen
for f in einzeln/*.ics; do
  curl -sS -u vorname.nachname --data-binary @"$f" \
    -H 'Content-Type: text/calendar' -X PUT \
    "https://cloud.example.de/remote.php/dav/calendars/vorname.nachname/team/$(basename "$f")"
done

Der haeufigste Fehler an dieser Stelle: die exportierte Sammeldatei per PUT hochladen. Nextcloud antwortet dann mit 400 Bad Request und dem Hinweis, dass jede iCalendar-Ressource genau eine UID haben muss. Fuer Adressbuecher gilt dasselbe, eine .vcf mit vielen Kontakten ist keine gueltige Einzelressource. Wer die Zerlegung nicht selbst bauen will, nimmt vdirsyncer oder importiert ueber die Weboberflaeche, die den Export intern aufteilt. Serientermine mit verschobenen Einzelterminen, Erinnerungen und Zeitzonen sind der kritische Teil: pruefe nach dem Import gezielt einen solchen Termin, dort zeigen sich Fehler zuerst.

Vor dem Umschalten abhaken

  • TTL der MX- und Autodiscover-Einträge mehrere Tage vorher auf wenige Minuten senkenSonst liefern Resolver noch stundenlang das alte Ziel aus, und Nachrichten landen in einem Postfach, das niemand mehr liest.
  • Weiterleitungen, Verteiler und geteilte Postfächer einzeln erfassenDiese Objekte hängen nicht am Postfach und wandern bei keinem Sync mit. Sie fallen erst auf, wenn eine Bestellbestätigung nicht mehr ankommt.
  • Ressourcenkalender für Räume und Fahrzeuge neu anlegen und die Buchungsregeln nachbauenRessourcen sind im Zielsystem eigene Objekte mit eigener Berechtigungslogik. Ein Import der Termine allein stellt die Buchbarkeit nicht wieder her.
  • SPF, DKIM und DMARC für den neuen Absendeweg setzen und mit einem Testversand prüfenEin Mailserver, dessen Einträge nicht zum neuen Weg passen, landet ab der ersten Stunde im Spamordner der Empfänger, und dieser Ruf lässt sich nur langsam reparieren.
  • Den Rückweg einmal vollständig üben, nicht nur das Backup einrichtenEin Rückschritt ist der einzige belastbare Ausstieg, wenn der Umschaltvorgang scheitert. Ungeübt dauert er genau so lange, wie du an diesem Wochenende nicht hast.
05

Betrieb, Sicherung und der Weg zurück

Nach dem Umschalten beginnt der Teil, der über die Bilanz des Projekts entscheidet. Drei Routinen sollten ab dem ersten Tag stehen.

Sicherung mit geprüfter Rücksicherung
sudo -u www-data php occ maintenance:mode --on

sudo -u postgres pg_dump -Fc nextcloud > /srv/backup/nextcloud-$(date +%F).dump
sudo tar -C /srv -czf /srv/backup/daten-$(date +%F).tar.gz nextcloud-daten
sudo cp /var/www/nextcloud/config/config.php /srv/backup/

sudo -u www-data php occ maintenance:mode --off

# Rückweg auf einem Testsystem, mindestens einmal im Quartal
sudo -u postgres pg_restore -d nextcloud_test -c /srv/backup/nextcloud-2026-01-15.dump
sudo -u www-data php occ files:scan --all

Datenbank und Datenverzeichnis müssen zum selben Zeitpunkt gehören, deshalb der Wartungsmodus um beide Schritte herum. Ein files:scan nach der Rücksicherung gleicht Datenbank und Dateisystem wieder ab, sonst fehlen in der Oberfläche Dateien, die auf der Platte längst liegen.

Was im Betrieb regelmäßig ansteht

  • Updates je Komponente einzeln planen, denn Sprünge über mehrere Hauptversionen sind bei Nextcloud nicht vorgesehen und müssen einzeln nachgezogen werden
  • Überwachen, was Anwender zuerst merken: Anmeldung am Anmeldedienst, Zustellzeit der Mails und Antwortzeit der Dokumentbearbeitung
  • Den zweiten Faktor im Anmeldedienst erzwingen statt in jeder Anwendung einzeln, dort greift er für alle angebundenen Dienste gleichzeitig
  • Eine feste Anlaufstelle für Fragen zu Dokumenten benennen, weil die meisten Meldungen nach dem Umstieg Formatierungsfragen sind und keine Störungen
Gut zu wissen

Häufige Fragen zu Microsoft-365-Alternativen

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Gibt es eine Open-Source-Alternative, die Microsoft 365 vollständig ersetzt?
Ein einzelnes Produkt mit identischem Funktionsumfang gibt es nicht. Was es gibt, sind Zusammenstellungen mehrerer Projekte, die gemeinsam den Arbeitsplatz abdecken, am weitesten integriert derzeit openDesk. Für Randfunktionen wie Power Automate, Power BI oder die Teams-Telefonie brauchst du in aller Regel eigene Lösungen oder einen bewussten Verzicht.
Was steckt technisch in openDesk?
openDesk wird vom Zentrum für Digitale Souveränität gepflegt und bündelt bestehende Open-Source-Projekte: Nextcloud für Dateien, Open-Xchange für Mail und Kalender, Collabora Online für Dokumente, OpenTalk für Videokonferenzen, Element auf Matrix-Basis für Chat, XWiki für Wissensmanagement und OpenProject für Projektarbeit, dazu Univention Nubus für Identitäten. Der Mehrwert liegt in der Integration und dem gemeinsamen Deployment, nicht in neuer Anwendungslogik.
Wie gut ist LibreOffice beziehungsweise Collabora mit Word- und Excel-Dateien kompatibel?
Für Standarddokumente ist die Kompatibilität im Alltag unproblematisch, Formate wie docx, xlsx und pptx werden gelesen und geschrieben. Aufwand entsteht dort, wo VBA-Makros, spezielle Add-ins, umfangreiche Pivot-Konstrukte oder streng gesetzte Layouts im Spiel sind. Diese Fälle solltest du vor der Entscheidung mit den eigenen Vorlagen prüfen und getrennt einplanen.
Sinken die Kosten durch den Umstieg wirklich?
Die Abo-Lizenzkosten entfallen, dafür entstehen Kosten für Hosting oder Hardware, Betrieb, Backup, Support und Migration. Ob die Rechnung aufgeht, hängt vor allem davon ab, ob du den Betrieb selbst übernimmst oder einkaufst und wie viel Fachanwendung an Microsoft-Funktionen hängt. Eine belastbare Aussage bekommst du nur mit einer eigenen Aufstellung über mehrere Jahre, nicht aus einer allgemeinen Faustregel.
Wie migriert man Postfächer und Kalender ohne Datenverlust?
Mails lassen sich per imapsync inkrementell und wiederholbar in das Zielsystem übertragen, sodass der finale Umschaltvorgang kurz bleibt. Kalender und Kontakte wandern über ical- und vcf-Exporte in CalDAV- und CardDAV-Sammlungen, wobei Serientermine, Freigaben und Ressourcenkalender die kritischen Punkte sind. Plane für geteilte Ressourcen und Verteiler eine gesonderte Prüfung ein, weil diese Objekte selten sauber automatisch übernommen werden.

Zuletzt geprüft am 26. Juli 2026.

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