Aufbewahrung in Microsoft 365: was bleibt und was geht
Eine Richtlinie regelt einen ganzen Speicherort, eine Bezeichnung ein einzelnes Dokument, und die häufigste Lücke sitzt dort, wo die Teams-Chats vergessen werden.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Die Lücke entsteht bei den Speicherorten, die niemand ausgewählt hat
Die Aufbewahrung gilt in vielen Organisationen als erledigt, weil es seit Jahren eine Richtlinie für die Postfächer gibt. Dann kommt eine Anfrage zur Kommunikation in einem Projekt, und die lief nicht per Mail, sondern in Teams. Chats und Kanalnachrichten sind eigene Speicherorte und werden von einer Richtlinie für Exchange nicht erfasst, obwohl die Nachrichten technisch in verborgenen Ordnern von Postfächern liegen.
Die geteilten Dateien fallen im selben Moment auf. Sie liegen nicht in Teams, sondern in der SharePoint-Website des Teams oder im OneDrive der Beteiligten und brauchen dort einen eigenen Speicherort. Damit hat ausgerechnet der am stärksten genutzte Weg der Zusammenarbeit gar keine Regel.
Der bequeme Ausweg, einfach alles zehn Jahre zu halten, kollidiert mit der Pflicht, personenbezogene Daten nach Wegfall des Zwecks zu löschen. Er macht außerdem jede spätere Auskunft aufwendiger und lässt Websites wachsen, weil jede Änderung an einem aufbewahrten Dokument eine zusätzliche Kopie erzeugt.
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Wer entscheidet was
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Welche Belegart wie lange aufbewahrt wird | Buchhaltung, Rechtsabteilung oder Steuerberatung | Administration in Microsoft Purview | Die IT wird nach der geltenden Frist gefragt und nennt eine Zahl, für die sie fachlich nicht zuständig ist. |
| Abdeckung der Speicherorte | Datenschutz gemeinsam mit der IT-Leitung | Administration je Speicherort in der Richtlinie | Teams gilt als erledigt, weil eine Richtlinie für Exchange existiert. Chats, Kanalnachrichten und die geteilten Dateien bleiben dabei offen. |
| Aufbewahrungsbezeichnungen und das Schema dahinter | Die Fachbereiche für ihre eigenen Belegarten | Administration veröffentlicht die Bezeichnungen, vergeben werden sie im Fachbereich | Ein Schema mit zwanzig Bezeichnungen sieht vollständig aus und wird im Alltag von niemandem vergeben. |
| Aufbewahrungen aus laufenden Verfahren in eDiscovery | Rechtsabteilung | Benannte Personen mit eDiscovery-Berechtigung | Ein Auftrag ohne Enddatum hält Jahre später noch Daten fest und überstimmt dabei jede Löschregel. |
| Rücknahme einer bestehenden Richtlinie | Datenschutz gemeinsam mit der Rechtsabteilung | Administration in Microsoft Purview | Abschalten wirkt wie ein Rückgängigmachen, tatsächlich werden die zurückgehaltenen Kopien nach und nach aufgeräumt und sind dann weg. |
Welche Belegart wie lange aufbewahrt wird
- Wer entscheidet
- Buchhaltung, Rechtsabteilung oder Steuerberatung
- Wer setzt um
- Administration in Microsoft Purview
- Stolperfalle
- Die IT wird nach der geltenden Frist gefragt und nennt eine Zahl, für die sie fachlich nicht zuständig ist.
Abdeckung der Speicherorte
- Wer entscheidet
- Datenschutz gemeinsam mit der IT-Leitung
- Wer setzt um
- Administration je Speicherort in der Richtlinie
- Stolperfalle
- Teams gilt als erledigt, weil eine Richtlinie für Exchange existiert. Chats, Kanalnachrichten und die geteilten Dateien bleiben dabei offen.
Aufbewahrungsbezeichnungen und das Schema dahinter
- Wer entscheidet
- Die Fachbereiche für ihre eigenen Belegarten
- Wer setzt um
- Administration veröffentlicht die Bezeichnungen, vergeben werden sie im Fachbereich
- Stolperfalle
- Ein Schema mit zwanzig Bezeichnungen sieht vollständig aus und wird im Alltag von niemandem vergeben.
Aufbewahrungen aus laufenden Verfahren in eDiscovery
- Wer entscheidet
- Rechtsabteilung
- Wer setzt um
- Benannte Personen mit eDiscovery-Berechtigung
- Stolperfalle
- Ein Auftrag ohne Enddatum hält Jahre später noch Daten fest und überstimmt dabei jede Löschregel.
Rücknahme einer bestehenden Richtlinie
- Wer entscheidet
- Datenschutz gemeinsam mit der Rechtsabteilung
- Wer setzt um
- Administration in Microsoft Purview
- Stolperfalle
- Abschalten wirkt wie ein Rückgängigmachen, tatsächlich werden die zurückgehaltenen Kopien nach und nach aufgeräumt und sind dann weg.
Fünf Speicherorte, die einzeln ausgewählt werden
- 01 Postfächer in Exchange Online decken die E-Mail ab, aber nichts darüber hinaus.
- 02 Teams-Chats sind ein eigener Speicherort, obwohl sie in Postfächern liegen.
- 03 Teams-Kanalnachrichten brauchen ihre eigene Auswahl in der Richtlinie.
- 04 Die Dateien aus Teams liegen in SharePoint oder im OneDrive der Beteiligten.
- 05 Gruppenpostfächer und Websites von Microsoft-365-Gruppen zählen getrennt.
Was du danach belegen kannst
Du bekommst eine Übersicht, in der zu jedem Speicherort steht, ob er abgedeckt ist und warum. Diese eine Seite beantwortet später die Hälfte aller Prüfungsfragen.
Richtlinie oder Bezeichnung
Du nimmst die Richtlinie als breites Netz für ganze Speicherorte und Bezeichnungen nur für die wenigen Belegarten mit einer echten gesetzlichen Frist. Ein Schema, das jede Frist über Bezeichnungen abbildet, vergibt im Alltag niemand.
Die Speicherorte vollständig abdecken
Du gehst die Liste einmal komplett durch und hältst je Speicherort fest, ob er erfasst ist und warum. Teams-Chats, Kanalnachrichten, Gruppenpostfächer und das OneDrive ausgeschiedener Personen gehören dazu.
Konflikte auflösen
Du kennst die Reihenfolge: Aufbewahren schlägt Löschen, die längste Aufbewahrung gewinnt, die ausdrückliche Auswahl schlägt die pauschale, und unter mehreren Löschfristen greift die kürzeste.
Wissen, wo das Gelöschte liegt
Du kannst erklären, warum eine Website ohne erkennbaren Grund wächst, und findest die Kopien in der Aufbewahrungsbibliothek der Website, die Microsoft Preservation Hold Library nennt, und im Ordner für wiederherstellbare Elemente.
Fristen zuordnen lassen
Du holst die Fristen aus Buchhaltung, Rechtsabteilung oder Steuerberatung und dokumentierst die Zuordnung nachvollziehbar, statt sie in der IT zu erfinden.
Die Aufbewahrung aus eDiscovery befristen
Du setzt zu jeder Aufbewahrung aus einem eDiscovery-Fall ein Enddatum in den Kalender, damit sie nicht Jahre nach dem Verfahren noch Daten festhält, die längst gelöscht sein müssten.
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Richtlinie oder Bezeichnung, und wann du was nimmst
Die Richtlinie ist das grobe Werkzeug. Du wählst Speicherorte aus, etwa alle Postfächer oder eine Auswahl von SharePoint-Websites, und legst fest, wie lange die Inhalte gehalten und ob sie danach gelöscht werden. Die Beschäftigten merken davon nichts, es gibt keine Markierung am Dokument und keine Entscheidung, die jemand treffen müsste. Für die Grundabsicherung ist das genau richtig.
Die Bezeichnung ist das feine Werkzeug und hängt an einem einzelnen Element. Du vergibst sie von Hand, lässt sie automatisch zuweisen oder setzt sie als Standard für eine Bibliothek, und die Frist kann ab einem Ereignis starten, etwa ab Vertragsende. Zusätzlich kann eine Bezeichnung ein Element als Datensatz kennzeichnen, was Änderungen und Löschen sperrt.
In der Praxis kombiniert man beides: eine breite Richtlinie als Netz für alles, plus Bezeichnungen für die wenigen Belegarten mit einer echten gesetzlichen Frist. Wer versucht, jede Frist über Bezeichnungen abzubilden, baut ein Schema, das im Alltag niemand vergibt.
Die Speicherorte, die regelmäßig vergessen werden
Teams-Chats und Teams-Kanalnachrichten sind eigene Speicherorte in der Richtlinie und müssen einzeln ausgewählt werden. Dass die Nachrichten technisch in verborgenen Ordnern von Postfächern liegen, ändert daran nichts: Eine Richtlinie für Exchange erfasst sie nicht. Das ist die mit Abstand häufigste Lücke. Private und freigegebene Kanäle brauchen dafür inzwischen keinen eigenen Speicherort mehr, sie erben die Einstellungen ihres übergeordneten Teams über den Speicherort für Kanalnachrichten. Sollen ihre Nachrichten eine andere Frist bekommen, legst du eine getrennte Richtlinie für genau diese Teams an.
Ebenfalls gern übersehen werden die Gruppenpostfächer und Websites von Microsoft-365-Gruppen, die einen eigenen Speicherort bilden, sowie OneDrive von Personen, die das Unternehmen verlassen haben. Steht ein Postfach unter Aufbewahrung und wird das Konto gelöscht, wird daraus ein inaktives Postfach, das ohne Lizenz erhalten bleibt und über eDiscovery durchsuchbar ist. Das ist gewollt, überrascht aber jeden, der sein Löschkonzept an der Lizenzliste festmacht.
Gehe die Liste der Speicherorte deshalb einmal komplett durch und schreib zu jedem auf, ob er abgedeckt ist und warum. Diese eine Seite Dokumentation beantwortet später die Hälfte aller Prüfungsfragen.
Wenn sich zwei Regeln widersprechen
Für den Konfliktfall gibt es eine feste Reihenfolge. Aufbewahren schlägt Löschen, es bleibt also erhalten, was mindestens eine Regel halten will. Die längste Aufbewahrung gewinnt. Die ausdrückliche Auswahl schlägt die pauschale, eine Bezeichnung an einem einzelnen Dokument setzt sich also gegen die Richtlinie für den ganzen Speicherort durch. Und unter mehreren Löschfristen greift die kürzeste.
Praktisch heißt das: Eine zusätzliche Richtlinie kann nie dazu führen, dass etwas früher verschwindet, als eine andere es vorsieht. Wer Inhalte schneller loswerden will, muss die bestehende Regel ändern und nicht eine neue danebenstellen.
Über allem steht der Beweissicherungsauftrag aus eDiscovery. Liegt eine Aufbewahrungspflicht aus einem laufenden Verfahren auf einem Postfach oder einer Website, wird dort nichts gelöscht, unabhängig von jeder Richtlinie. Deshalb gehört zu jedem gesetzten Auftrag ein Enddatum im Kalender, sonst hält er Jahre später noch Daten fest, die längst weg sein müssten.
Wo die Inhalte liegen, die Beschäftigte längst gelöscht haben
Wird ein Dokument in SharePoint oder OneDrive geändert oder gelöscht, während eine Aufbewahrung greift, legt der Dienst eine Kopie in der permanenten Aufbewahrungsbibliothek ab, die im Englischen "Preservation Hold Library" heißt. Diese Bibliothek bekommt im Alltag niemand zu sehen, sie zählt aber auf den Speicherplatz der Website und ist über eDiscovery auffindbar. Wenn eine Website ohne erkennbaren Grund wächst, ist das fast immer die Ursache.
In Postfächern übernimmt der Ordner für wiederherstellbare Elemente dieselbe Aufgabe. Auch dort landet, was jemand endgültig gelöscht zu haben glaubt, und auch dort läuft der Bestand ohne Aufräumen weiter voll.
Für die Datenschutzseite ist das ein Punkt, den du erklären können musst. Ein Löschvorgang aus Sicht der Beschäftigten ist keine Löschung im Sinne der Verordnung, solange die Kopie noch existiert. Deshalb gehören Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept in dasselbe Dokument.
Die Fristen kommen nicht aus der IT
Wie lange etwas aufzubewahren ist, steht im Handels- und Steuerrecht und hängt an der Art des Belegs. Die Zuordnung, welches Dokument welcher Kategorie entspricht, treffen Buchhaltung, Rechtsabteilung oder Steuerberatung. Die Administration bildet danach ab, was entschieden wurde, und dokumentiert die Zuordnung nachvollziehbar.
Die Versuchung, einfach alles zehn Jahre zu halten, ist groß, weil es nach der bequemsten Lösung klingt. Dieses Vorgehen kollidiert allerdings mit der Pflicht, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfällt, und es macht jede spätere Auskunft aufwendiger. Eine kurze Liste mit fünf bis zehn Belegarten und ihren Fristen ist die bessere Grundlage.
Plane außerdem eine jährliche Durchsicht ein. Fristen ändern sich, Speicherorte kommen dazu, und eine Richtlinie, die vor drei Jahren passend war, deckt heute vielleicht einen Dienst nicht ab, den ihr inzwischen nutzt.
Dazu passende Kurse
Wie du solche Richtlinien im eigenen Mandanten aufbaust, testest und dokumentierst, zeigen Kurse zu Compliance und Aufbewahrung in Microsoft 365 .
Weil der größte Teil der Kommunikation inzwischen in Teams stattfindet, decken erst Kurse rund um Microsoft Teams im Betrieb diesen Bereich mit ab.
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Wo du genau das übst
Ich bin sehr zufrieden, alles wurde klar erklärt. Insgesamt war der Kurs sehr informativ und sehr empfehlenswert.
Referent und Inhalt sehr gut und vor allem durch den kleinen Teilnehmerkreis sehr hilfreich.
Gut verständlich erklärt, weitere Möglichkeiten und Optionen aufgezeigt. Die Teilnehmer hatten bereits sehr unterschiedliche Vorkenntnisse, da hat der Veranstalter aber keinen Einfluss.
Häufige Fragen
Deckt eine Richtlinie für Exchange auch die Teams-Chats ab?
Was passiert, wenn jemand ein aufbewahrtes Dokument löscht?
Kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie einfach wieder abschalten?
Deine Ansprechpartner
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Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
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Norbert Jansen
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Eine Aufbewahrung, die auch die Teams-Chats erfasst
In den cmt-Kursen zur Administration von Microsoft 365 gehst du die Speicherorte einzeln durch und baust daraus ein Konzept, das einer Prüfung standhält.