Universal Journal in SAP S/4HANA: ein Beleg für FI und CO
Jede Buchung, die für Hauptbuch, Anlagenbuchhaltung, Controlling und Material Ledger relevant ist, landet in einem gemeinsamen Belegspeicher. Was du in der Abstimmung sparst, investierst du einmalig in Kontenlogik, Berichte und eigenen Code.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Die Abstimmung, die es nicht mehr gibt, wird trotzdem weiter gemacht
Im klassischen SAP ERP war das Nebeneinander von Finanzbuchhaltung und Controlling ein eigenes Arbeitsgebiet. Es gab getrennte Summensätze je Anwendung, ein Abstimmledger, Berichte, die genau diesen Abgleich darstellten, und einen festen Platz im Monatsabschluss für die Frage, warum die interne Sicht von der externen abweicht. Ganze Abschlussroutinen sind um diese Frage herum gewachsen, und viele davon laufen nach dem Umstieg weiter, obwohl sie ins Leere greifen.
Denn im Universal Journal ist diese Trennung aufgehoben. Für externes und internes Rechnungswesen gibt es das Universal Journal, und es wird für jeden Geschäftsvorfall gebucht, der für Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und das Material Ledger relevant ist. Ausgenommen ist allein die kalkulatorische Ergebnisrechnung. Internes und externes Rechnungswesen sind laufend abgestimmt, eine gesonderte Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling sowie zwischen Hauptbuch und Anlagenbuchhaltung ist damit nicht mehr erforderlich.
Der Aufwand verschwindet aber nicht einfach, er verschiebt sich. Er landet bei den Berichten, die aus alten Tabellen lesen, bei den Eigenentwicklungen, die in Summentabellen geschrieben haben, und bei den Rollen, die auf die getrennte Pflege von Konten und Kostenarten zugeschnitten waren. Wer diese drei Baustellen vor dem Umstieg kennt, kommt schnell in den Nutzen. Wer sie erst im ersten Abschluss danach entdeckt, verbringt einen Monat mit Sucharbeit.
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Der Belegsatz im Universal Journal, Stück für Stück
Statt einer Formel steht hier der Aufbau einer Zeile im Universal Journal. Genau an diesen fünf Bestandteilen lässt sich zeigen, was gegenüber dem klassischen Modell zusammengelegt wurde und wo im Alltag die Fehler entstehen.
Der Aufbau
Universal Journal ACDOCA = ein Beleg + Konto statt Kostenart + Kontierung ACCASS/ACCASSTY + Ledger + Währungen HSL/KSL/OSL - 01 Die gemeinsame Belegtabelle
ACDOCAACDOCA ist die Tabelle, in der die Belegzeilen des Rechnungswesens liegen. Sie hat die getrennten Summensätze in Hauptbuch, Controlling, Material Ledger, Anlagenbuchhaltung sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung abgelöst, ebenso die Indextabellen, die bestimmte Selektionen beschleunigen sollten. Der praktische Gewinn ist nicht die Tabelle selbst, sondern dass die Auswertung nicht mehr durch die Zahl der Felder in einem Summensatz begrenzt ist.
- 02 Eine Buchung statt mehrerer Sichten
ein BelegFür jeden Geschäftsvorfall, der für Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling oder das Material Ledger relevant ist, entsteht eine Buchung im Universal Journal. Die einzige Ausnahme ist die kalkulatorische Ergebnisrechnung, die ihre Daten weiterhin in einer eigenen Ablage außerhalb des externen Rechnungswesens führt. Genau diese Ausnahme erklärt, warum die Frage nach der Form der Ergebnisrechnung eng mit dem Universal Journal zusammenhängt.
- 03 Das verbindende Element
Konto statt KostenartKostenarten sind Teil des Kontenplans und werden in den Sachkontenstammdaten gepflegt, eine separate Kostenartenpflege gibt es nicht mehr. Der Kontenstamm enthält dafür ein Feld für die Kostenartentypik, das Sachkonten einordnet: Bestandskonto, betriebsfremder Aufwand oder Ertrag, primäre Kosten oder Erlöse sowie sekundäre Kosten. Vorschlagskontierungen werden nicht mehr am Kostenartenstamm gepflegt, sondern in der zugehörigen Transaktion für Vorschlagskontierungen.
- 04 Die Kontierung und ihr Typ
ACCASS/ACCASSTYIn der Belegzeile stehen die Kontierung und die Art der Kontierung als eigene Felder. Wer beide als Aufrissmerkmale in einen Bericht nimmt, sieht alle Buchungen auf Kostenstelle, Auftrag und die übrigen Objekte so, wie es früher die klassischen Kostenartenberichte gezeigt haben. Das ist der praktische Ersatz für die Berichte, die auf dem Abstimmledger aufsetzten und nach der Konvertierung leer bleiben.
- 05 Die parallele Rechnungslegung
LedgerDie Hauptbuchhaltung lässt sich nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften gleichzeitig führen, etwa nach einer lokalen und nach der des Konzerns. Die Ledger sind dabei nicht nur eine Sicht auf dieselben Daten, sie tragen auch die Währungskonfiguration. Ledger und Währungen werden deshalb in einem gemeinsamen Pflegebild eingestellt und nicht mehr an getrennten Stellen in Finanzbuchhaltung und Controlling.
- 06 Die Beträge in mehreren Währungen
Währungen HSL/KSL/OSLIm klassischen SAP ERP gab es bis zu drei parallele Währungen in der Finanzbuchhaltung und zwei im Controlling, konfiguriert an verschiedenen Stellen. Mit der gemeinsamen Belegtabelle gibt es eine zentrale Währungskonfiguration. Neben dem Betrag in Hauswährung und dem Betrag in der Währung des Kostenrechnungskreises stehen mehrere frei definierbare Währungen zur Verfügung, die je Ledger und Buchungskreis eingestellt werden.
Wenn es nicht funktioniert
Das siehst du
Ein gewohnter Bericht aus der Kostenartenrechnung liefert nach der Umstellung keine Werte mehr, andere Berichte laufen unverändert.
Warum
Der Bericht liest aus der Tabelle des Abstimmledgers. Das Abstimmledger wird nach der Konvertierung nach SAP S/4HANA nicht mehr gefüllt. Die übrigen Berichte funktionieren, weil sie über Kompatibilitätssichten auf die alten Tabellen zugreifen.
Was hilft
Ersetz diese Berichte durch neue Auswertungen, die Kosten und Erlöse nach Sachkonto und Kontierung zeigen. Nimm die Felder für Kontierung und Kontierungstyp als Aufriss dazu, dann siehst du die Buchungen auf Kostenstelle, Auftrag und die übrigen Objekte wie in den klassischen Kostenartenberichten.
Das siehst du
Eine Eigenentwicklung bricht mit einem Fehler ab, sobald sie in eine bekannte Summentabelle schreiben will.
Warum
Die Summen- und Anwendungsindextabellen wurden durch gleichnamige Sichten ersetzt. Lesende Zugriffe funktionieren dadurch weiter wie bisher, schreibende Zugriffe wurden aus dem SAP-Standard entfernt und müssen aus dem kundeneigenen Code entfernt werden.
Was hilft
Sortier den eigenen Code nach lesend und schreibend. Lesende Zugriffe kannst du zunächst stehen lassen, schreibende musst du auf die Buchungslogik des Standards umstellen. SAP führt dazu eine eigene Hinweisnummer, und die Prüfung des kundeneigenen Codes zeigt die betroffenen Stellen vollständig an.
Das siehst du
Die Pflege von Kostenarten funktioniert nicht mehr, und Anwender bekommen eine Berechtigungsmeldung.
Warum
Kostenarten sind Teil des Kontenplans geworden und werden in den Sachkontenstammdaten gepflegt. Wer primäre und sekundäre Kostenarten pflegen soll, braucht deshalb die Berechtigung für Sachkonten und für Kostenarten zugleich. Alte Rollen decken nur eine der beiden Seiten ab.
Was hilft
Pass die Rollen an und geh dabei von den ausgelieferten Standardrollen aus. Nimm die Menüs gleich mit, denn die Einstiegspunkte haben sich ebenfalls verschoben. Diese Arbeit lässt sich vorziehen und muss nicht auf das Wochenende der Umstellung warten.
Das siehst du
Eine Buchung wird abgewiesen, obwohl die Periode in der Finanzbuchhaltung nachweislich offen ist.
Warum
Buchungen müssen sowohl für die betroffenen Konten im Hauptbuch als auch parallel für die passenden Vorgänge im Controlling erlaubt sein. Ist nur eine der beiden Seiten geöffnet, scheitert die Buchung ohne offensichtlichen Zusammenhang.
Was hilft
Nimm das Öffnen und Schließen beider Seiten als einen gemeinsamen Schritt in die Abschlussroutine auf. Solange zwei Personen unabhängig voneinander jeweils eine Seite steuern, wiederholt sich dieser Fall in jeder Periode.
Das siehst du
Für konzerninterne Verrechnungen aus dem Controlling fehlen die gewohnten Abstimmkonten, und die Ergebnisse tauchen unerwartet im Abschluss auf.
Warum
Getrennte Sachkonten für die Echtzeitabstimmung zwischen Controlling und Finanzbuchhaltung werden nicht mehr gebraucht, weil konzerninterne Buchungen über die im Controlling definierte sekundäre Kostenart fortgeschrieben werden statt auf Abstimmkonten zu laufen. Die Kontenfindung für solche Buchungen ist damit eine andere.
Was hilft
Weis je Sachkonto ein eigenes Verrechnungskonto vom Typ betriebsfremder Aufwand oder Ertrag zu. Damit lassen sich sendende und empfangende Zeilen demselben Knoten der Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnung zuordnen, und die internen Verrechnungen wirken sich nicht auf den Abschluss aus.
Was zusammenläuft und was daraus folgt
- 01 Ein Beleg je Geschäftsvorfall für Hauptbuch, Anlagen, Controlling und Material Ledger.
- 02 Verbindendes Element ist das Konto, Kostenarten sind Teil des Kontenplans.
- 03 Summensätze und Indextabellen sind entfallen, gelesen wird aus einer Quelle.
- 04 Getrennte Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling entfällt.
- 05 Alte Tabellen bleiben lesbar über Kompatibilitätssichten, Schreibzugriffe nicht.
Was du danach im eigenen Abschluss anders aufsetzt
Der Nutzen entsteht nicht automatisch mit der Migration, sondern erst, wenn Berichte, Kontenlogik und Routinen dem neuen Modell folgen. Sechs Punkte, die im ersten Abschluss nach dem Umstieg über den Unterschied entscheiden.
Die Abstimmschritte aus dem Abschlussplan streichen
Getrennte Abstimmungen zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling sowie zwischen Hauptbuch und Anlagenbuchhaltung sind nicht mehr erforderlich, weil beide Sichten aus demselben Belegspeicher lesen. Geh den Abschlussplan Zeile für Zeile durch und markier die Schritte, die genau diesen Abgleich hergestellt haben. Was übrig bleibt, ist der eigentliche Abschluss.
Kostenarten als Kontenlogik denken
Kostenarten sind Teil des Kontenplans geworden und werden in den Sachkontenstammdaten gepflegt. Eine getrennte Stammdatenpflege für Kostenarten gibt es nicht mehr. Wer das früh im Team verankert, spart sich Diskussionen darüber, wer welchen Stamm pflegt, denn die Antwort lautet in beiden Fällen: dieselbe Stelle.
Rollen und Berechtigungen anpassen
Menüs und Berechtigungen der Rollen müssen angepasst werden. Um primäre und sekundäre Kostenarten zu pflegen, braucht es die Berechtigung für Sachkonten und für Kostenarten zugleich. Das ist eine kleine Änderung mit großer Wirkung, denn ohne sie steht die Stammdatenpflege am ersten Tag nach dem Umstieg.
Berichte auf das neue Modell heben statt auf Kompatibilität zu setzen
Die meisten Berichte aus Report Writer und Report Painter, aus der Aufrissberichterstattung und aus ALV-Listen funktionieren über Kompatibilitätssichten weiter. Sie liefern aber nur das, was schon im klassischen SAP ERP verfügbar war, und keinen Zugang zu dem, was durch das neue Modell erst möglich wird. Für die Berichte, auf die es ankommt, lohnt der Wechsel auf das neue Modell.
Den Sonderfall der Berichte auf dem Abstimmledger einplanen
Berichte aus der Bibliothek für Kostenartenrechnung, die aus der Tabelle des Abstimmledgers lesen, sind die Ausnahme von der Kompatibilitätsregel. Das Abstimmledger wird nach der Konvertierung nicht mehr gefüllt. Diese Berichte müssen durch neue ersetzt werden, die Kosten und Erlöse nach Sachkonto und Kontierung zeigen.
Perioden in beiden Welten öffnen
Damit in bestimmten Perioden gebucht werden kann, müssen die Buchungen sowohl für die Konten im Hauptbuch als auch parallel für die passenden Vorgänge im Controlling erlaubt sein. Das ist eine der häufigsten Stolperstellen im ersten Abschluss, weil sie sich als scheinbar unerklärliche Buchungsverweigerung zeigt.
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Was genau zusammengelegt wurde
Das Universal Journal ändert grundlegend, wie Bewegungsdaten für die Berichterstattung gespeichert werden. Der Gewinn liegt darin, dass interne und externe Anforderungen aufeinander abgestimmt werden können, weil beide aus demselben Belegspeicher lesen und das Konto das verbindende Element ist. Gebucht wird nach wie vor dort, wo es fachlich hingehört: Belege im Hauptbuch, Zugänge und Abgänge in der Anlagenbuchhaltung, Umlagen und Abrechnungen im Controlling. Nur gelesen wird aus einer Quelle, unabhängig davon, ob die Zahlen in ein Konsolidierungssystem gehen, an die Finanzverwaltung oder in eine interne Entscheidung.
Konkret entfallen sind die Summensätze, die die Daten in Hauptbuch, Controlling, Material Ledger, Anlagenbuchhaltung sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung je Periode gespeichert haben, ebenso die Indextabellen, die für bestimmte Selektionen gedacht waren. Das vereinfacht die Datenstruktur, und es macht das Rechnungswesen langfristig beweglicher, weil die Berichterstattung nicht mehr durch die Zahl der Felder in den Summensätzen begrenzt ist.
Für die tägliche Arbeit heißt das vor allem: Fragen, für die früher ein neues Feld in einem Summensatz nötig gewesen wäre, sind heute eine Auswertung. Das ist der Punkt, an dem sich der Umstieg im Controlling zuerst bemerkbar macht, und zwar unabhängig davon, wie gut oder schlecht das Projekt sonst gelaufen ist.
Konto statt Kostenart: die Umstellung, die den Alltag am stärksten berührt
Kostenarten sind Teil des Kontenplans geworden. Sie werden in den Sachkontenstammdaten gepflegt, eine separate Stammdatenpflege für Kostenarten gibt es nicht mehr. Der Kontenstamm enthält dafür ein Feld für die Kostenartentypik, das die Sachkonten in vier Gruppen einordnet: Bestandskonten, deren Saldo zum Geschäftsjahresende vorgetragen wird; Konten für betriebsfremden Aufwand oder Ertrag, also für Vorgänge außerhalb des eigentlichen Unternehmenszwecks; Konten für primäre Kosten oder Erlöse, die als Kostenart für den betrieblichen Aufwand wirken; und Konten für sekundäre Kosten, die aus Wertflüssen innerhalb des Unternehmens entstehen, also aus innerbetrieblicher Leistungsverrechnung, Umlagen und Abrechnungen.
Die Sachkontenstammdaten haben damit drei Ebenen. Der Kontenplanbereich enthält, was für alle Buchungskreise gilt, etwa die Kontonummer. Der buchungskreisspezifische Bereich enthält, was sich zwischen Buchungskreisen unterscheiden kann, etwa die Währung. Der kostenrechnungskreisspezifische Bereich enthält, was sich zwischen Kostenrechnungskreisen unterscheiden kann, etwa die Kostenartentypik, und er wird nur für Konten der Typen primäre Kosten oder Erlöse sowie sekundäre Kosten gebraucht.
Zwei praktische Folgen daraus werden regelmäßig übersehen. Vorschlagskontierungen für Kostenarten werden nicht mehr am Kostenartenstamm gepflegt, sondern in der eigenen Transaktion für Vorschlagskontierungen. Und die Kostenartenzusatzattribute gibt es nicht mehr. Die Feldstatusgruppen dagegen können unverändert bleiben, was die Umstellung an dieser Stelle deutlich entspannt.
Kompatibilitätssichten: hilfreich, aber kein Zielzustand
Damit vorhandene Programme und Berichte weiter funktionieren, hat SAP die alten Tabellen durch Sichten ersetzt. Bei den Summen- und Anwendungsindextabellen tragen diese Sichten denselben Namen wie die ursprüngliche Tabelle, sodass lesende Zugriffe unverändert funktionieren. Bei den Tabellen, die später ganz oder teilweise durch das Universal Journal ersetzt wurden, funktioniert das anders: Dort leitet die Datenbankschnittstelle die Zugriffe auf eine Kompatibilitätssicht um, die die Daten aus dem neuen Modell holt.
In beiden Fällen gilt dieselbe Grenze. Schreibende Zugriffe wurden im SAP-Standard entfernt beziehungsweise angepasst und müssen im kundeneigenen Code entfernt oder angepasst werden. Das ist die eine Prüfung, die vor dem Umstieg wirklich stattfinden muss, denn ein Programm, das in eine Summentabelle schreibt, fällt nicht leise aus, sondern im laufenden Betrieb.
Für Berichte gilt eine zweite Einschränkung, die weniger technisch und dafür fachlich unangenehm ist. Berichte, die über Kompatibilitätssichten laufen, liefern alle Felder, die es im ursprünglichen Bericht gab, aber keinen Zugang zu dem, was im klassischen SAP ERP nicht möglich war. Wer den Umstieg als Chance für bessere Berichte verkauft hat, muss also für die wichtigen Berichte den Wechsel auf das neue Modell tatsächlich machen und nicht nur die Kompatibilität nutzen.
Was der Periodenabschluss gewinnt und was er dazubekommt
Der offensichtliche Gewinn ist die entfallende Abstimmung. Internes und externes Rechnungswesen sind laufend abgestimmt, gesonderte Abstimmungen zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling sowie zwischen Hauptbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung sind nicht mehr erforderlich. Alle Daten des Rechnungswesens stehen zugleich in jedem Bericht zur Verfügung, der auf dem Universal Journal aufsetzt, und Kosten- und Erlösinformationen sind fortlaufend mit der Gewinn- und Verlustrechnung abgestimmt.
Der weniger offensichtliche Gewinn liegt in der Geschwindigkeit der Antworten. Weil Kosten und Erlöse jederzeit aktuell sind, verlagert sich die Diskussion im Controlling vom Abgleich der Zahlen auf ihre Bedeutung. Das ist ein kultureller Effekt, kein technischer, aber er ist der eigentliche Grund, warum sich der Aufwand für saubere Kontenlogik lohnt.
Dazu kommt neue Arbeit an zwei Stellen. Erstens muss beim Öffnen und Schließen von Perioden an beide Seiten gedacht werden, an die Konten im Hauptbuch und parallel an die Vorgänge im Controlling. Zweitens ändert sich die Kontenfindung für konzerninterne Buchungen aus dem Controlling. Da manche dieser Verrechnungen ausschließlich das Controlling betreffen und nicht in Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen sollen, empfiehlt SAP, je Sachkonto ein eigenes Verrechnungskonto vom Typ betriebsfremder Aufwand oder Ertrag zuzuordnen. Sendende und empfangende Zeilen lassen sich dann demselben Knoten der Bilanzstruktur zuordnen, und die internen Verrechnungen bleiben ohne Wirkung auf den Abschluss.
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Häufige Fragen
Bedeutet das Universal Journal, dass es Controlling in SAP S/4HANA nicht mehr gibt?
Warum wird die kalkulatorische Ergebnisrechnung als Ausnahme genannt?
Müssen wir alle Eigenentwicklungen umschreiben?
Können wir unsere Report-Painter-Berichte behalten?
Wie erkennen wir, ob unser Abschluss noch alte Abstimmschritte enthält?
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