Artikelstamm und Belegfluss

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

WWS

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Software, die den Weg einer Ware im Betrieb abbildet, von der Bestellung beim Lieferanten über den Lagerbestand bis zum Auftrag und zur Rechnung an den Kunden. Grundlage ist der Artikelstamm, aus dem jeder Vorgang seine Preise, Einheiten und Steuersätze zieht.

Jede Bestellung, jeder Lieferschein und jede Rechnung zieht ihre Daten aus demselben Artikelstamm, und ein falsch gepflegter Datensatz fällt dir an jeder dieser Stellen auf.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Kern: Artikelstamm mit Preisen, Einheiten und Steuersätzen
Deckt ab: Einkauf, Lager, Verkauf und Fakturierung
Verwechselt mit: Dem ERP-System, das deutlich mehr umfasst
Schnittstelle: Übergabe der Erlöse an die Finanzbuchhaltung

Die vier Bereiche, die zusammenspielen

Im Einkauf entstehen Bestellungen, oft aus einem Vorschlag, den das System aus Mindestbestand und offenen Aufträgen errechnet. Beim Wareneingang wird der Zugang gebucht, der Bestand steigt und die Lieferantenrechnung lässt sich gegen die Bestellung prüfen. Im Verkauf werden Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung nacheinander aus demselben Vorgang erzeugt, sodass niemand Positionen abtippt.

Der Lagerbestand ist dabei kein eigener Arbeitsschritt, sondern das Ergebnis aller Buchungen. Genau deshalb wirkt jede vergessene Buchung doppelt, einmal im Bestand und einmal in der Bewertung, die in den Jahresabschluss einfließt.

Übergabe an die Buchhaltung

Verkaufsrechnungen und Eingangsrechnungen entstehen in der Warenwirtschaft, gebucht werden sie in der Finanzbuchhaltung. Beide Programme verbindet eine Schnittstelle, die aus jeder Rechnung einen Buchungssatz macht. Damit das funktioniert, muss jeder Artikel einer Erlöskontengruppe zugeordnet sein und jedes Steuerkennzeichen ein Konto treffen.

Wenn die Übergabe abbricht, liegt das fast nie an der Schnittstelle. Meist wurde ein Artikel ohne Kontenzuordnung angelegt oder ein Kunde ohne Debitorennummer geführt. Ein Blick in das Fehlerprotokoll der Übergabe nennt den Beleg und das fehlende Feld.

Wo es im Alltag klemmt

Der häufigste Ärger entsteht durch Artikel, die zweimal angelegt wurden, weil zwei Personen unterschiedlich abgekürzt haben. Ab dann verteilen sich Bestand und Umsatz auf zwei Nummern, die Nachbestellung greift zu kurz und die Auswertung zeigt beide Artikel als Ladenhüter. Eine verbindliche Regel für Artikelbezeichnungen verhindert mehr Folgeaufwand als jede spätere Bereinigung.

Der zweite Punkt ist die Inventur. Ein System führt Sollbestände, keine Wirklichkeit. Bruch, Schwund und Fehlgriffe tauchen erst auf, wenn gezählt wird. Wer die Differenzen nur bucht, ohne die Ursache zu suchen, hat im nächsten Jahr dieselbe Abweichung an derselben Stelle.

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Nicht verwechseln

Warenwirtschaftssystem und was oft damit gleichgesetzt wird

Warenwirtschaftssystem gegen ERP-System

Ein ERP-System deckt zusätzlich Bereiche wie Finanzen, Personal und Produktion ab. Die Warenwirtschaft ist darin ein Teilbereich, kann aber auch als eigenständiges Programm laufen.

Warenwirtschaftssystem gegen Buchhaltungssoftware

Reine Finanzbuchhaltung verarbeitet Belege und Konten, sie kennt keine Artikel und keine Bestände. Sie übernimmt die Rechnungen, die in der Warenwirtschaft entstanden sind.

Warenwirtschaftssystem gegen Lagerverwaltungssystem

Ein Lagerverwaltungssystem steuert Plätze, Wege und Kommissionierung im Detail. Die Warenwirtschaft interessiert sich für Mengen und Werte, nicht für das einzelne Regalfach.

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In der Praxis

Die Wahrheit über deinen Bestand steht selten im System

Der Buchbestand und das, was im Regal liegt, driften auseinander, sobald Vorgänge außerhalb des Systems passieren. Ware, die als Muster mitgeht, Bruch, der nicht abgebucht wird, oder Retouren, die im Lager ankommen und erst Tage später erfasst werden, erzeugen genau die Differenzen, die bei der Inventur auffallen.

Der zweite Dauerbrenner sind Mengeneinheiten. Eingekauft wird im Karton, verkauft wird in Stück, und die Umrechnung steht am Artikel. Stimmt sie nicht, sind Bestand, Einkaufspreis und Deckungsbeitrag gleichzeitig falsch, ohne dass jemals eine Fehlermeldung erscheint.

Bei der Übergabe an die Buchhaltung entscheidet die Zuordnung von Erlöskonto und Steuerschlüssel am Artikel darüber, ob die Umsatzsteuervoranmeldung stimmt. Auffällig wird das meist erst bei Lieferungen ins Ausland, weil dort andere Schlüssel greifen als im Inland.

Warenwirtschaftssystem lernen

Wie Artikelstamm, Bestellwesen und Auftragsabwicklung im Programm zusammenhängen, arbeiten die Kurse zur Warenwirtschaft mit Lexware Schritt für Schritt durch.

Wer dieselben Abläufe in einem großen ERP-System kennenlernen will, findet sie in den Trainings zur Auftragsabwicklung in SAP .

Kurse, die Warenwirtschaftssystem behandeln

Häufige Fragen

Braucht ein kleiner Handelsbetrieb ein eigenes System?

Sobald du Bestände führst und aus Aufträgen Lieferscheine und Rechnungen erzeugst, spart eine Warenwirtschaft mehr Zeit, als sie kostet. Reine Dienstleistung ohne Lager kommt dagegen oft mit einem Rechnungsprogramm aus.

Was passiert mit Beständen aus der alten Software?

Übernommen werden Artikelstamm, offene Vorgänge und der Bestand zum Stichtag, meist über eine Importdatei. Sinnvoll ist eine Inventur direkt vor der Übernahme, damit du nicht bekannte Fehler in das neue System mitnimmst.

Wie hängen Warenwirtschaft und Kasse zusammen?

Eine Kasse bucht Verkäufe, die den Bestand mindern und Erlöse erzeugen. Ist sie angebunden, laufen diese Bewegungen automatisch in die Warenwirtschaft, sonst werden die Tagesabschlüsse gesammelt nachgebucht.

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