Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Die Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems

Ob kleines Handelsprogramm oder Modul in einem großen ERP-System: Die Bausteine sind fast immer dieselben. Sie greifen ineinander, weil jeder Vorgang den nächsten erzeugt und alle auf dieselben Stammdaten zugreifen.

• Stammdaten

  Artikel, Kunden und Lieferanten mit allen Angaben, die sich selten ändern, etwa Preise, Einheiten, Zahlungsbedingungen und Kontenzuordnung.

• Einkauf

  Bestellvorschläge aus Mindestbestand und offenen Aufträgen, Bestellungen beim Lieferanten und deren Überwachung bis zur Lieferung.

• Wareneingang und Lager

  Buchung der gelieferten Menge, Prüfung der Lieferantenrechnung gegen Bestellung und Lieferung, Bestandsführung und Inventur.

• Verkauf

  Angebot, Auftrag und Lieferschein entstehen nacheinander aus demselben Vorgang, sodass niemand Positionen abtippt.

• Fakturierung

  Erstellung der Rechnung aus Lieferschein oder Auftrag, dazu Gutschriften, Sammelrechnungen und Abschlagsrechnungen.

• Auswertungen und Schnittstellen

  Umsatz-, Bestands- und Deckungsbeitragsauswertungen sowie die Anbindung an Finanzbuchhaltung, Kasse, Onlineshop oder Lieferanten.

Der Lagerbestand ist dabei kein eigener Arbeitsschritt, sondern das Ergebnis aller Buchungen. Genau deshalb wirkt jede vergessene Buchung doppelt, einmal im Bestand und einmal in der Bewertung, die in den Jahresabschluss einfließt.

Stammdaten: worauf jeder Vorgang zugreift

Ein Beleg im Warenwirtschaftssystem enthält kaum eigene Angaben. Fast alles, was auf einer Rechnung steht, kommt aus den Stammdaten. Ist dort etwas falsch, ist es auf jedem Beleg falsch, der danach entsteht.

Der häufigste Ärger entsteht durch Artikel, die zweimal angelegt wurden, weil zwei Personen unterschiedlich abgekürzt haben. Ab dann verteilen sich Bestand und Umsatz auf zwei Nummern, die Nachbestellung greift zu kurz und die Auswertung zeigt beide Artikel als Ladenhüter. Eine verbindliche Regel für Artikelnummern und Bezeichnungen verhindert mehr Folgeaufwand als jede spätere Bereinigung.

Fakturierung und Warenwirtschaft

Fakturierung heißt Rechnungsstellung. Im Warenwirtschaftssystem ist sie kein eigenes Programm, sondern der letzte Schritt der Verkaufskette: Aus dem Lieferschein wird mit einem Klick die Rechnung, mit denselben Positionen, Preisen und Steuersätzen. Reine Fakturierungsprogramme schreiben dagegen nur Rechnungen und kennen keinen Bestand.

Jede Rechnung braucht nach § 14 UStG unter anderem eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer, die das System automatisch vergibt. Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland gilt zudem die E-Rechnungspflicht: Empfangen können müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025. Papier und einfache PDF-Rechnungen sind nur noch übergangsweise erlaubt, für Umsätze bis Ende 2026 allgemein und für Umsätze im Jahr 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Ab 2028 muss jedes Unternehmen strukturierte E-Rechnungen ausstellen, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein aktuelles Warenwirtschaftssystem erzeugt diese Formate direkt aus dem Beleg.

Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung

Verkaufs- und Eingangsrechnungen entstehen in der Warenwirtschaft, gebucht werden sie in der Finanzbuchhaltung. Beide verbindet eine Schnittstelle, die aus jeder Rechnung einen Buchungssatz macht, entweder innerhalb eines ERP-Systems oder als Export, etwa im DATEV-Format für das Steuerbüro. Damit das funktioniert, muss jeder Artikel einer Erlöskontengruppe zugeordnet sein, jeder Kunde eine Debitorennummer haben und jedes Steuerkennzeichen ein Konto im verwendeten Kontenrahmen treffen.

Wenn die Übergabe abbricht, liegt das fast nie an der Schnittstelle selbst. Meist wurde ein Artikel ohne Kontenzuordnung angelegt oder ein Kunde ohne Debitorennummer geführt. Das Fehlerprotokoll der Übergabe nennt den Beleg und das fehlende Feld. Die Buchhaltung kennt dabei keine Artikel und keine Mengen, sie sieht nur Beträge auf Konten. Wie viel Ware im Lager liegt, weiß nur die Warenwirtschaft.

Offenes, geschlossenes und integriertes Warenwirtschaftssystem

In der kaufmännischen Ausbildung, vor allem im Handel, werden Warenwirtschaftssysteme danach unterschieden, wie lückenlos sie den Warenfluss erfassen. Die Unterscheidung erklärt, warum zwei Betriebe mit derselben Software sehr unterschiedlich genaue Bestände haben.

• Offen

  Mindestens eine Station wird nicht artikelgenau erfasst, typischerweise der Verkauf an einer Kasse, die nur Warengruppen und Beträge bucht. Der Bestand je Artikel lässt sich dann nur schätzen.

• Geschlossen

  Wareneingang, Lager und Verkauf werden durchgängig artikelgenau erfasst, zum Beispiel per Scannerkasse. Bestand und Bestellvorschläge stimmen mit der Wirklichkeit weitgehend überein.

• Integriert

  Ein geschlossenes System, das zusätzlich mit externen Partnern Daten austauscht, etwa Bestellungen per EDI an Lieferanten oder Zahlungsdaten mit der Bank.