Was sind Stammdaten?

Beispiele für Stammdaten in SAP

Jedes Modul hat seine eigenen Stammdatenobjekte, und jedes Objekt hat eine eigene Transaktion zum Anlegen, Ändern und Anzeigen. Die Tabelle zeigt die Objekte, mit denen man im Alltag am häufigsten arbeitet. Einen einzelnen Datensatz davon, also etwa den Materialstamm für eine bestimmte Schraube, nennt man Stammsatz.

Ein Warenwirtschaftssystem außerhalb von SAP kennt dieselbe Einteilung. Artikel, Kunden, Lieferanten und Preislisten sind dort die Stammdaten, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen die Bewegungsdaten.

Wie Stammdaten eine Buchung steuern

Ein Kundenauftrag zieht deutlich mehr Informationen aus dem System, als die Sachbearbeitung eintippt. Aus dem Kundenstamm kommen Zahlungsbedingungen, Incoterms und die Kontierungsgruppe, aus dem Materialstamm Gewicht, Steuerklassifikation und die Regeln für die Verfügbarkeitsprüfung. Erfasst werden am Ende oft nur Kundennummer, Materialnummer und Menge.

Ein gutes Beispiel ist die Kontierungsgruppe Material. Sie steht in der Vertriebssicht „Verkauf: VerkOrg 2“ und bestimmt zusammen mit der Kontierungsgruppe des Debitors, auf welches Erlöskonto eine Faktura bucht. Die Zuordnung selbst steht im Customizing der Erlöskontenfindung (Transaktion VKOA). Fehlt die Kontierungsgruppe im Materialstamm, lässt sich die Rechnung nicht an die Buchhaltung übergeben.

Deshalb wirkt ein Fehler im Stammsatz nie nur an einer Stelle. Eine falsche Steuerklassifikation im Materialstamm erzeugt wochenlang fehlerhafte Rechnungen, bis jemand die Ursache im Stammsatz sucht statt im einzelnen Beleg.

Sichten und Organisationsebenen

Stammsätze sind in SAP nach Sichten aufgebaut, weil mehrere Fachbereiche am selben Satz arbeiten. Der Materialstamm hat unter anderem Grunddaten, Vertrieb, Einkauf, Disposition, Arbeitsvorbereitung und Buchhaltung. Viele Sichten gelten nicht global, sondern je Werk, Verkaufsorganisation oder Buchungskreis.

Ein Material kann also in den Grunddaten existieren, aber ohne Vertriebssicht für eine bestimmte Verkaufsorganisation. Dann bricht der Auftrag genau dort ab. Die Fehlermeldung nennt meist das fehlende Segment, etwa das Werk, aber nicht, wer es pflegen darf. Beim Geschäftspartner ist es ähnlich: Die Rolle Kunde braucht für Vertriebsvorgänge eigene Vertriebsbereichsdaten und für die Buchhaltung Buchungskreisdaten.

Änderungen nachvollziehen, Sätze stilllegen

SAP schreibt zu Änderungen an Stammsätzen Änderungsbelege mit altem Wert, neuem Wert, Benutzer und Zeitpunkt. Beim Material zeigt die Transaktion MM04 diese Historie, in den Anzeigetransaktionen der anderen Objekte findest du sie meist im Menü unter „Änderungen“. Welche Felder protokolliert werden, legt das Data Dictionary fest, nicht der einzelne Anwender.

Stammsätze werden nicht gelöscht, solange Belege auf sie verweisen. Stattdessen setzt man eine Sperre oder eine Löschvormerkung, und die eigentliche Entfernung übernimmt später die Archivierung. So bleiben alte Bestellungen und Rechnungen lesbar, auch wenn das Material längst nicht mehr verkauft wird.