Grunddaten und Datenpflege

Was sind Stammdaten?

Master Data

Stammdaten sind die langlebigen Grunddaten eines Betriebs, etwa Material, Kunde, Lieferant, Sachkonto oder Kostenstelle. Sie werden einmal angelegt, dann über Jahre genutzt und liefern jeder Buchung die Angaben, die sonst bei jedem Vorgang neu erfasst werden müssten.

Ein falsch gesetztes Feld im Materialstamm bremst später jede Bestellung, weil Buchungen die Angaben nicht selbst erfassen, sondern aus dem Stammsatz übernehmen.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Beispiele: Material, Kunde, Lieferant, Sachkonto
Aufbau: Sichten je Fachbereich am selben Satz
Lebensdauer: Jahre, über sehr viele Buchungen hinweg
Gegenstück: Bewegungsdaten

Wie Stammdaten eine Buchung steuern

Ein Kundenauftrag zieht deutlich mehr Informationen aus dem System, als der Sachbearbeiter eintippt. Aus dem Kundenstamm kommen Zahlungsbedingungen, Incoterms und die Kontierungsgruppe, aus dem Materialstamm die Gewichtsangaben, die Steuerkennzeichen und die Verfügbarkeitsprüfung. Erfasst werden am Ende oft nur Kundennummer, Materialnummer und Menge.

Deshalb wirkt ein Fehler im Stammsatz nie nur an einer Stelle. Ein falsch gepflegtes Steuerkennzeichen im Materialstamm produziert wochenlang fehlerhafte Rechnungen, bis jemand die Ursache im Stammsatz sucht statt im einzelnen Beleg.

In SAP sind Stammsätze zudem nach Sichten aufgebaut. Ein Material kann in der Grunddatensicht existieren, aber ohne Vertriebs- oder Buchhaltungssicht für ein bestimmtes Werk, dann bricht der Prozess genau an dieser Stelle ab. Die Meldung nennt meist nur das fehlende Segment, nicht die Person, die es pflegen darf.

Wer pflegt was

Stammdatenpflege verteilt sich fast immer über mehrere Abteilungen. Der Einkauf legt Lieferanten an, die Buchhaltung ergänzt Bankverbindung und Abstimmkonto, der Vertrieb pflegt die Konditionen. Ohne festgelegte Verantwortung entsteht der klassische Zustand, in dem jeder ein Feld sieht, aber niemand für die Richtigkeit geradesteht.

Praktisch bewährt hat sich, jedes Feld genau einer Rolle zuzuordnen und jede Neuanlage über einen Antrag laufen zu lassen statt über Zuruf. Das klingt schwerfällig, verhindert aber Dubletten, und Dubletten sind der teuerste Stammdatenfehler überhaupt, weil sich Umsätze desselben Kunden auf zwei Nummern verteilen.

Der häufigste Fehler

Stammsätze werden gelöscht, statt gesperrt oder zum Löschen vorgemerkt. Alte Belege verweisen weiter auf die Nummer, und plötzlich lassen sich Vorgänge nicht mehr nachvollziehen. SAP setzt deshalb auf Löschvormerkung und Archivierung, damit die Historie lesbar bleibt.

Der zweite Klassiker ist die Massenpflege ohne Testlauf. Werkzeuge zur Sammeländerung ändern in einem Durchgang tausende Sätze, und ein falsch gesetzter Filter fällt erst auf, wenn die Nachtläufe fehlschlagen. Ein Probelauf im Qualitätssicherungssystem kostet eine Stunde und spart im Zweifel eine Woche.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

Nicht verwechseln

Stammdaten und was oft damit gleichgesetzt wird

Stammdaten gegen Bewegungsdaten

Bewegungsdaten entstehen laufend und beziehen sich auf einen Vorgang, etwa eine Bestellung oder eine Buchung. Sie verweisen auf Stammdaten, sind aber selbst kurzlebig.

Stammdaten gegen Customizing

Customizing legt fest, wie das System grundsätzlich arbeitet, etwa welche Belegarten existieren. Es wird über Transporte verteilt, Stammdaten dagegen im jeweiligen Mandanten gepflegt.

Stammdaten gegen Geschäftspartner

Der Geschäftspartner ist in neueren SAP-Systemen das übergreifende Stammdatenobjekt, das Kunden- und Lieferantenrolle zusammenfasst, statt beides getrennt zu führen.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt

In der Praxis

Der Fehler wird beim Anlegen gemacht und bei jeder Buchung bezahlt

Stammdaten sind in Sichten aufgeteilt, weil mehrere Fachbereiche am selben Satz arbeiten. Der Einkauf pflegt andere Felder als die Disposition oder die Buchhaltung. Fehlt eine Sicht, bricht die Buchung mit einer Meldung ab, die auf Werk oder Buchungskreis zeigt und nicht auf die eigentlich fehlende Pflege.

Kleine Felder haben große Wirkung. Das Dispomerkmal und die Bewertungsklasse im Materialstamm entscheiden darüber, welche Konten getroffen werden und ob überhaupt disponiert wird. Wer beim Anlegen kopiert, weil es schneller geht, schleppt die Einstellungen des Vorbilds mit, und die passen selten vollständig.

Der teuerste Zustand sind Dubletten. Derselbe Lieferant zweimal angelegt bedeutet zwei Kontenstände, aufgeteilte Umsätze in der nächsten Verhandlung und Mahnungen, die ins Leere laufen. Eine klare Regel, wer neue Sätze anlegen darf, wirkt hier mehr als jede nachträgliche Bereinigung.

Stammdaten lernen

Welche Felder wirklich in den Prozess durchschlagen und welche du getrost leer lassen kannst, zeigen die Trainings zur Datenpflege im SAP System an echten Stammsätzen.

Wer dieselbe Frage für die Finanzbuchführung außerhalb von SAP klären will, findet sie in den Kurse zur Kontenpflege in der Buchhaltung .

Kurse, die Stammdaten behandeln

Häufige Fragen

Warum finde ich ein Material im Auftrag nicht?

Meist fehlt die passende Sicht für Vertriebsbereich oder Werk, oder der Satz trägt eine Löschvormerkung. Prüf im Materialstamm zuerst, welche Sichten für die betroffene Organisationseinheit angelegt sind.

Kann man Stammdaten aus Excel übernehmen?

Ja, über Werkzeuge zur Datenübernahme wie Batch-Input oder Migrationsvorlagen. Der Aufwand liegt fast nie im Hochladen, sondern in der Bereinigung der Ausgangsliste, also in Dubletten, Formaten und fehlenden Pflichtfeldern.

Wie oft sollte man Stammdaten prüfen?

Sinnvoll ist ein fester Rhythmus statt einer Aktion, wenn etwas auffällt. Viele Betriebe sichten einmal im Quartal die Neuanlagen auf Dubletten und einmal im Jahr die inaktiven Sätze für die Löschvormerkung.

Persönlich für dich da