Kleine Datenbanken im Büroalltag

Access oder Excel für eine kleine Datenbank: woran du erkennst, dass die Liste kippt

Nicht die Größe entscheidet, sondern die Wiederholung. Wer dieselbe Angabe in hundert Zeilen pflegt, hat kein Tabellenproblem, sondern ein fehlendes Datenmodell.

KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
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Worum es geht

Die Liste war nie als Datenbank gedacht und ist jetzt eine

Fast jede Access-Frage im Büro beginnt mit einer Tabelle, die für einen kleinen Zweck angelegt wurde. Zwanzig Zeilen, sechs Spalten, eine klare Sache. Dann kommt eine Spalte für den Ansprechpartner dazu, danach eine für den Status, danach ein zweites Blatt für die Bestellungen zu denselben Kunden. Nach zwei Jahren stehen dort viertausend Zeilen, achtzehn Spalten und drei Blätter, die über Formeln aufeinander verweisen, und niemand traut sich mehr, etwas zu ändern.

Der Kipppunkt ist immer derselbe, und er hat nichts mit der Größe zu tun. Er tritt ein, wenn dieselbe Angabe an mehreren Stellen steht. Der Kunde Meier GmbH taucht in vierzig Zeilen auf, einmal als Meier GmbH, einmal als Meier Gmbh, einmal mit Punkt am Ende. Jede Auswertung, die nach Kunden gruppiert, zeigt jetzt drei Kunden. Niemand hat einen Fehler gemacht, und trotzdem stimmt das Ergebnis nicht.

Der zweite Auslöser sind mehrere Leute. Eine Tabelle ist auf eine schreibende Person hin gebaut, auch wenn sich das über die gemeinsame Bearbeitung inzwischen entschärfen lässt. Sobald drei Personen gleichzeitig Bestellungen eintragen, geht es nicht mehr um Zellsperren, sondern um Regeln: Welcher Wert ist erlaubt, welcher Kunde existiert überhaupt, und was passiert mit den Bestellungen, wenn ein Kunde gelöscht wird? Diese Fragen kann eine Tabelle nicht beantworten, weil sie sie nicht kennt.

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Der direkte Vergleich

Die Kriterien, an denen sich der Alltag unterscheidet

Verglichen werden hier nicht Funktionsumfänge, sondern die sechs Punkte, die in der täglichen Arbeit Zeit kosten oder sparen: der Weg zur ersten Fassung, die Wiederholung von Angaben, der Schutz der Eingabe, das gleichzeitige Arbeiten, die Weitergabe und der Weg nach oben, wenn es größer wird. Zu Excel selbst gibt es bei cmt einen eigenen Themenbereich, hier steht es ausschließlich als Vergleichsgröße.

Excel-Liste

Eine Tabelle mit Zeilen und Spalten. Jede Zeile steht für sich, jede Zelle kann alles enthalten, und die Struktur entsteht durch Gewohnheit statt durch Regeln.

Access-Datenbank

Mehrere Tabellen mit festen Feldtypen, verbunden über Primär- und Fremdschlüssel. Nach Microsofts Spezifikationen fasst eine Datei 2 GB abzüglich des Platzes für Systemobjekte, eine Tabelle bis zu 255 Felder, und vorgesehen sind bis zu 255 gleichzeitige Benutzer.

Wie schnell steht die erste brauchbare Fassung?

Excel-Liste

In zehn Minuten. Du schreibst Überschriften in die erste Zeile und fängst an. Es gibt nichts zu entwerfen, nichts festzulegen und keinen Feldtyp zu wählen. Für alles, was einmalig ist oder von dem noch niemand weiß, ob es bleibt, ist das der richtige Anfang, und es ist auch dann der richtige Anfang, wenn später eine Datenbank daraus wird.

Access-Datenbank

Vor der ersten Eingabe steht ein Entwurf. Welche Tabellen gibt es, welche Felder gehören wohin, welcher Feldtyp passt, welche Beziehungen bestehen. Das ist eine halbe bis eine ganze Arbeitswoche für einen mittleren Fall, und es ist unbezahlte Vorleistung, wenn die Sache nach drei Monaten wieder eingestellt wird.

Was passiert, wenn dieselbe Angabe in vielen Zeilen wiederholt wird?

Excel-Liste

Sie wird tatsächlich wiederholt, und jede Wiederholung ist eine eigene Gelegenheit für einen Tippfehler. Eine Änderung an einem Kundennamen muss danach an vierzig Stellen nachgezogen werden. Suchen und Ersetzen hilft, solange alle Schreibweisen identisch sind, und genau das sind sie nach zwei Jahren nicht mehr.

Access-Datenbank

Der Name steht genau einmal, in einer eigenen Tabelle mit einem Primärschlüssel. Alle anderen Stellen verweisen über einen Fremdschlüssel darauf. Eine Korrektur wirkt damit sofort überall, und eine zweite Schreibweise kann gar nicht erst entstehen. Das ist der ganze Kern des Unterschieds und der einzige Punkt, an dem die Entscheidung wirklich hängt.

Wie gut ist die Eingabe gegen falsche Werte geschützt?

Excel-Liste

Es gibt Mittel dafür, etwa Vorgaben für zulässige Werte und Auswahllisten, und sie funktionieren. Sie sind aber freiwillig, gelten je Bereich und lassen sich durch Einfügen aus der Zwischenablage umgehen. Wer eine Zahl in eine Textzelle schreibt, bekommt keinen Widerspruch, und die Auswertung merkt es erst am Ende.

Access-Datenbank

Jedes Feld hat einen Typ, und was nicht hineinpasst, wird nicht angenommen. Dazu kommen Pflichtfelder, Gültigkeitsregeln, Nachschlagefelder auf andere Tabellen und die referenzielle Integrität. Wer sich bei den Schlüsselfeldern an Microsofts Vorgabe hält, dass die verknüpften Felder zueinander passen müssen, hat einen Großteil der klassischen Datenfehler bereits ausgeschlossen.

Was passiert, wenn mehrere Leute gleichzeitig eintragen?

Excel-Liste

Gemeinsames Bearbeiten löst das Sperrproblem, nicht das fachliche. Zwei Personen können denselben Kunden gleichzeitig zweimal anlegen, weil nichts das verhindert, und niemand merkt es. Für eine Erfassung, an der mehrere täglich arbeiten, ist eine Tabelle das falsche Werkzeug, egal wo sie liegt.

Access-Datenbank

Genau dafür gibt es die geteilte Datenbank: die Tabellen in einer Datei auf einer Freigabe, die Formulare und Berichte als eigene Kopie bei jeder Person. Microsoft nennt als Vorteil ausdrücklich, dass dabei nur die Daten über das Netz gehen und nicht die Objekte, und dass eine Beschädigung sich auf die einzelne Oberflächenkopie beschränkt. In den Spezifikationen sind bis zu 255 gleichzeitige Benutzer vorgesehen.

Wie leicht gibst du das Ergebnis an Leute weiter, die das Programm nicht haben?

Excel-Liste

Eine Tabellendatei öffnet praktisch jeder, notfalls im Browser oder mit einem freien Programm. Das ist der eigentliche Grund, warum so viele Auswertungen am Ende als Tabelle verschickt werden, auch wenn die Daten aus einer Datenbank stammen. Für den Versand nach außen bleibt das der geradlinigste Weg.

Access-Datenbank

Access ist nach Angaben von Microsoft nur für den PC verfügbar und in den Paketen für den Mac ausdrücklich nicht enthalten. Dazu kommt, dass es nicht in jedem Microsoft-365-Plan steckt. Eine Datenbankdatei an jemanden zu schicken, der Access nicht hat, führt zu nichts. Der übliche Weg ist ein Export der benötigten Auswertung.

Wohin führt der Weg, wenn die Sache größer wird als gedacht?

Excel-Liste

Es gibt keinen vorgesehenen nächsten Schritt. Was gewachsen ist, muss auseinandergenommen und in ein Modell überführt werden, das vorher niemand aufgeschrieben hat. Diese Arbeit fällt genau dann an, wenn die Sache bereits im täglichen Einsatz ist, also zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt.

Access-Datenbank

Die Grenze ist klar benannt: 2 GB abzüglich des Platzes für Systemobjekte, und praktisch wird es schon deutlich früher zäh. Der Weg darüber hinaus ist aber vorgezeichnet. Microsoft beschreibt die Migration der Tabellen auf einen SQL Server, wobei Formulare und Berichte in Access bleiben und über verknüpfte Tabellen auf den Server zugreifen. Das Datenmodell, das du entworfen hast, überlebt diesen Schritt.

Was passt wann

Wenn jede Zeile für sich steht und keine Angabe sich über viele Zeilen wiederholt
bleib bei der Tabelle, auch bei mehreren tausend Zeilen, denn eine Datenbank bringt hier keinen Gegenwert.
Wenn dieselben Kunden, Artikel oder Ansprechpartner dutzendfach danebenstehen und in mehreren Schreibweisen auftauchen
entwirf ein Datenmodell und setz es in Access um, denn genau dieses Problem löst nichts anderes.
Wenn mehrere Leute täglich Datensätze anlegen und die Auswertung stimmen muss
nimm eine geteilte Access-Datenbank mit Tabellen auf der Freigabe und einer eigenen Oberflächenkopie je Arbeitsplatz.
Wenn Access im Haus nicht lizenziert ist oder Beteiligte an einem Mac arbeiten
klär zuerst diese Frage, denn sie entscheidet die Sache unabhängig von jeder fachlichen Überlegung.

Fünf Fragen, und du weißt, ob die Liste reicht

  1. 01 Wiederholt sich dieselbe Angabe über viele Zeilen hinweg?
  2. 02 Gibt es für denselben Sachverhalt mehrere Schreibweisen?
  3. 03 Existieren Datensätze, die auf nichts mehr verweisen?
  4. 04 Wie viele Personen tragen gleichzeitig neue Datensätze ein?
  5. 05 Wer muss das Ergebnis später öffnen können, und womit?
Was du mitnimmst

Sechs Prüfungen, und die Entscheidung steht

Keine davon verlangt, dass du irgendetwas umbaust. Vier siehst du deiner vorhandenen Datei direkt an, zwei ergeben sich aus der Arbeitsweise drumherum.

Such nach der Spalte, die sich am häufigsten wiederholt

Sortier deine Tabelle nach jeder Spalte einmal durch und sieh dir an, wie oft derselbe Wert untereinandersteht. Findest du eine Spalte, in der zwanzig Zeilen denselben Text tragen, hast du eine eigenständige Sache gefunden, die in eine eigene Tabelle gehört. Genau das ist der Kern des relationalen Modells, und genau das ist die Grenze, an der die Tabelle kippt.

Zähl, wie viele Schreibweisen es für denselben Sachverhalt gibt

Bilde eine Liste der eindeutigen Werte einer solchen Spalte und lies sie durch. Wenn dieselbe Firma in drei Varianten dasteht, ist das kein Aufräumproblem, sondern ein Hinweis auf die fehlende Struktur. In einer Datenbank steht dieser Name genau einmal, und alle anderen Stellen verweisen darauf, was diese Art von Fehler unmöglich macht.

Prüf, ob es Datensätze gibt, die es gar nicht geben dürfte

Such nach Bestellungen ohne Kunde, nach Rechnungen zu gelöschten Vorgängen, nach Einträgen mit leerer Kennung. In einer Tabelle entstehen solche verwaisten Datensätze unbemerkt, weil nichts sie verhindert. In Access verhindert die referenzielle Integrität sie: Microsoft beschreibt als ihren Zweck ausdrücklich, verwaiste Datensätze zu vermeiden und Verweise synchron zu halten.

Frag, wie viele Leute gleichzeitig schreiben

Eine Person: Die Tabelle bleibt die schnellere Antwort, fast unabhängig von der Zeilenzahl. Drei bis zehn Personen, die regelmäßig Datensätze anlegen: Das ist der Bereich, für den eine geteilte Access-Datenbank gebaut ist. Deutlich mehr oder ortsübergreifend: Dann führt der Weg an einem Datenbankserver nicht vorbei, und Access bleibt allenfalls die Oberfläche davor.

Klär, ob es gedruckte Auswertungen mit Gruppen und Summen braucht

Wenn regelmäßig ein Ausdruck entstehen muss, der nach Kunde gruppiert, Zwischensummen bildet und ein festes Layout hat, ist das ein Bericht und keine Tabellenansicht. Diese Art von Ausgabe ist in Access mit Bordmitteln aufgebaut und dort auch wiederholbar, während sie in einer Tabelle jedes Mal Handarbeit bleibt.

Prüf, wer die Lösung später öffnen können muss

Access ist nach Angaben von Microsoft nur für den PC verfügbar und in einigen Microsoft-365-Plänen nicht enthalten. Wenn dein Ergebnis regelmäßig an Leute außerhalb deines Hauses gehen soll oder Kolleginnen und Kollegen an einem Mac arbeiten, ist das ein hartes Argument, das jede fachliche Überlegung schlägt. Klär diese Frage zuerst, sonst baust du etwas, das die Hälfte der Beteiligten nicht öffnen kann.

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Der Moment, in dem eine Liste kippt

Es gibt eine einfache Probe, die keine fünf Minuten dauert. Nimm deine Tabelle und frag bei jeder Spalte: Beschreibt sie die Zeile selbst, oder beschreibt sie etwas, das es unabhängig von dieser Zeile gibt? Das Bestelldatum beschreibt die Bestellung. Der Kundenname beschreibt den Kunden, und den Kunden gibt es auch dann, wenn diese Bestellung gelöscht wird. Jede Spalte der zweiten Art ist eine eigene Tabelle, die noch nicht existiert.

Solange es keine Spalte der zweiten Art gibt, ist eine Datenbank für diese Aufgabe die falsche Antwort, und zwar auch bei zwanzigtausend Zeilen. Eine Liste von Messwerten, eine Anwesenheitsliste, ein Protokoll von Vorgängen: All das steht für sich und braucht keine Beziehungen. Wer hier auf Access umstellt, kauft sich Aufwand ein und bekommt nichts dafür.

Sobald es aber zwei oder drei solche Spalten gibt, ändert sich die Rechnung schlagartig, und zwar unabhängig von der Größe. Vierhundert Zeilen mit Kunde, Artikel und Bearbeiter sind der klassische Fall für eine kleine Datenbank, weil dort drei eigenständige Dinge in einer flachen Tabelle zusammengepresst sind. Die Zeilenzahl ist bei dieser Entscheidung fast nie das Kriterium, obwohl sie in Diskussionen meistens zuerst genannt wird.

Was eine Beziehung leistet, was eine Formel nicht kann

Eine Beziehung in Access verbindet zwei Tabellen über ein Feldpaar: den Primärschlüssel der einen Tabelle, der laut Microsoft einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz bereitstellt, und einen Fremdschlüssel in der anderen. Der häufigste Fall ist die 1:n-Beziehung, etwa ein Kunde mit beliebig vielen Bestellungen. Für den Fall, dass beide Seiten viele Partner haben können, beschreibt Microsoft die Auflösung über eine dritte Tabelle, die oft als Zuordnungstabelle bezeichnet wird und die m:n-Beziehung in zwei 1:n-Beziehungen zerlegt.

Der entscheidende Zusatz ist die referenzielle Integrität. Ist sie aktiviert, lehnt Access nach Microsofts Beschreibung jede Operation ab, die sie verletzen würde. Es lässt sich also keine Bestellung zu einem Kunden anlegen, den es nicht gibt, und kein Kunde löschen, zu dem noch Bestellungen existieren. Dazu kommen zwei Optionen, die den Umgang mit Änderungen regeln: die Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder, mit der eine Änderung am Schlüssel überall nachgezogen wird, und die Löschweitergabe an verwandte Datensätze, mit der abhängige Datensätze mitgelöscht werden.

Genau diese Zusage gibt es in einer Tabelle nicht, und sie lässt sich dort auch nicht nachbauen. Eine Verweisformel holt einen Wert und liefert einen Fehler, wenn sie ihn nicht findet. Sie verhindert aber nicht, dass jemand den Wert überschreibt, und sie verhindert nicht, dass jemand eine Zeile löscht, auf die andere verweisen. Der Unterschied ist nicht Bequemlichkeit, sondern die Frage, ob die Daten überhaupt falsch werden können.

Die Grenzen von Access, bevor du hineinläufst

Access hat klar benannte Obergrenzen, und es lohnt sich, sie zu kennen, bevor man sie erreicht. Microsoft nennt in den Spezifikationen 2 GB abzüglich des Speicherplatzes für Systemobjekte als Größe einer Datenbank, 255 Felder je Tabelle, 32 Tabellen in einer Abfrage und 255 gleichzeitige Benutzer. Weniger bekannt und häufiger im Weg ist die Grenze von 32 Indizes je Tabelle, denn dazu zählen laut Microsoft ausdrücklich auch die intern zum Verwalten von Tabellenbeziehungen erstellten Indizes.

Praktisch werden diese Zahlen selten voll ausgereizt. Was vorher auffällt, ist die Geschwindigkeit über das Netz. Eine ungeteilte Datenbank auf einer Freigabe überträgt bei jeder Aktion mehr, als nötig wäre. Deshalb ist das Aufteilen in eine Datei mit den Tabellen und eine Oberflächendatei je Arbeitsplatz kein Feinschliff, sondern der Normalfall. Microsoft nennt dafür fünf Gründe und stellt die Geschwindigkeit an die erste Stelle, weil dann nur noch die Daten über das Netz gehen.

Der zweite Punkt betrifft die Ablage. Die Datei mit den Tabellen gehört auf eine Freigabe, die alle erreichen, und Microsoft empfiehlt ausdrücklich, dabei den UNC-Pfad zu verwenden statt eines zugeordneten Laufwerkbuchstabens, weil dieser Buchstabe nicht auf jedem Rechner derselbe ist. Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist der Grund für einen erheblichen Teil aller Meldungen, dass die Datenbank plötzlich nicht mehr gefunden wird.

Wann keines von beiden die richtige Antwort ist

Es gibt Fälle, in denen die ganze Vergleichsfrage in die Irre führt. Der erste ist der, in dem es für die Aufgabe längst eine Fachanwendung im Haus gibt. Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Inventar sind selten Kandidaten für eine eigene kleine Datenbank, sondern meistens ein Zeichen dafür, dass ein vorhandenes System nicht bekannt oder nicht eingerichtet ist. Diese Frage zuerst zu stellen erspart im Zweifel Monate.

Der zweite Fall ist die Sammlung von Angaben aus vielen Händen. Wenn zwanzig Leute jeweils ein paar Datensätze beisteuern und danach ausgewertet wird, ist eine Datenbankdatei auf einer Freigabe umständlich. Für solche Erhebungen gibt es in Microsoft 365 andere Werkzeuge, und die dortigen Listen halten die Datenpflege näher an den Leuten, die sie eintragen.

Der dritte Fall ist der, in dem die Datenmenge oder die Zahl der Beteiligten von vornherein über Access hinausgeht. Dann führt der Weg direkt zu einem Datenbankserver. Bemerkenswert daran ist, dass die Vorarbeit trotzdem nicht verloren ist: Ein sauber entworfenes Modell aus Tabellen, Schlüsseln und Beziehungen ist genau das, was ein Server ebenfalls erwartet. Microsoft beschreibt die Migration von Access auf einen SQL Server ausdrücklich als Weg, bei dem die Oberfläche in Access bleiben und über verknüpfte Tabellen weiterarbeiten kann.

Dazu passende Kurse

Wenn aus deiner Liste eine kleine Datenbank werden soll, sind Access-Kurse vom Datenmodell bis zum Bericht der geradlinigste Weg von der ersten Tabelle zur fertigen Auswertung.

Soll es beim Auswerten in der Tabelle bleiben und nur besser werden, findest du bei cmt Office-Seminare für Auswertung und Datenpflege .

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Häufige Fragen

Ab wie vielen Zeilen sollte ich von einer Tabelle auf Access wechseln?
Die Zeilenzahl ist das falsche Kriterium. Entscheidend ist, ob sich dieselbe Angabe über viele Zeilen wiederholt. Eine Messreihe mit fünfzigtausend Zeilen, in der jede Zeile für sich steht, bleibt eine Tabelle. Vierhundert Zeilen mit Kunde, Artikel und Bearbeiter sind dagegen ein Fall für eine Datenbank, weil dort drei eigenständige Dinge in einer flachen Liste zusammengepresst sind.
Kann ich meine bestehende Tabelle einfach nach Access übernehmen?
Importieren lässt sie sich, aber dabei entsteht nur eine einzige Tabelle mit denselben Wiederholungen wie vorher. Der eigentliche Schritt ist das Aufteilen in mehrere Tabellen mit Primär- und Fremdschlüsseln und das Anlegen der Beziehungen. Diese Arbeit ist der ganze Gewinn, und sie lässt sich nicht überspringen, weil sie das Problem löst, um dessentwillen du wechselst.
Wie viele Personen können gleichzeitig mit einer Access-Datenbank arbeiten?
Microsoft nennt in den Spezifikationen 255 gleichzeitige Benutzer. Diese Zahl beschreibt die technische Obergrenze und nicht die sinnvolle Größe. In der Praxis ist eine geteilte Datenbank auf einer stabilen Freigabe für eine einstellige bis niedrig zweistellige Zahl regelmäßiger Nutzer eine gute Lösung. Darüber gehört die Datenhaltung auf einen Datenbankserver, während Access die Oberfläche bleiben kann.
Was passiert, wenn die Access-Datei an die 2-GB-Grenze stößt?
Dann ist der Zeitpunkt für die Migration der Tabellen auf einen SQL Server gekommen. Microsoft beschreibt diesen Weg ausdrücklich, und dabei bleiben Formulare, Abfragen und Berichte in Access und greifen über verknüpfte Tabellen auf den Server zu. Vorher lohnt sich der Blick auf gespeicherte Anhänge und Bilder, denn die machen in vielen gewachsenen Datenbanken den größten Teil der Dateigröße aus.
Brauche ich Access, oder reicht auch eine Tabelle mit sauberer Datenprüfung?
Wenn du allein arbeitest und die Prüfregeln selbst pflegst, kommst du damit erstaunlich weit. Was eine Tabelle grundsätzlich nicht leisten kann, ist die Zusage, dass keine verwaisten Datensätze entstehen. Genau das ist der Zweck der referenziellen Integrität, und genau daran scheitern gewachsene Listen, sobald mehrere Leute daran arbeiten.
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