Access ist nicht in jeder Microsoft-365-Lizenz enthalten: welche Alternativen dann bleiben
Welche Pläne die Desktop-Anwendungen mitbringen, was 2018 tatsächlich abgekündigt wurde und wer im Haus welche Entscheidung dazu trifft.
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Die Lizenzfrage taucht auf, wenn die Datenbank schon läuft
Der Anlass ist selten eine Planung. Meistens ist es ein neuer Rechner, auf dem Access fehlt, oder ein Planwechsel, bei dem jemand die Kosten je Arbeitsplatz gesenkt hat, ohne die Liste der Desktop-Anwendungen daneben zu legen. Am selben Tag stellt sich heraus, dass in der Auftragsabwicklung seit sechs Jahren eine Datenbank läuft, die niemand auf dem Zettel hatte, und dass genau eine Person weiß, wie sie funktioniert.
Die eigentliche Schwierigkeit ist nicht die Beschaffung, sondern die fehlende Übersicht. Eine Access-Datenbank ist eine Datei auf einer Freigabe. Sie erscheint in keiner Softwareverteilung, sie hat keinen Vertrag, sie wird von niemandem betreut, und sie taucht in keiner Anwendungsliste auf. Solange sie läuft, fragt niemand nach ihr. In dem Moment, in dem sie nicht mehr läuft, ist sie plötzlich geschäftskritisch.
Dazu kommt eine Verwechslung, die sich hartnäckig hält. Microsoft hat 2017 und 2018 die Access-Webanwendungen und Access-Webdatenbanken in SharePoint Online abgeschaltet, und seither hält sich der Eindruck, Access sei insgesamt eingestellt. Das ist nicht der Fall: Microsoft schreibt in demselben Artikel ausdrücklich, dass Access-Desktopdatenbanken davon nicht betroffen sind und weiterhin gepflegt und weiterentwickelt werden. Wer aufgrund dieses Missverständnisses migriert, gibt Geld für eine Frist aus, die es nicht gibt.
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Wer im Haus was entscheidet
Die meisten Schwierigkeiten in diesem Bereich sind keine technischen, sondern Zuständigkeitsfragen. Die folgende Aufteilung hat sich bewährt, weil sie jede Entscheidung genau einer Stelle zuordnet und jedes Mal benennt, woran es in der Praxis scheitert.
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Welcher Microsoft-365-Plan im Haus Standard ist | Die Stelle, die für Lizenzen und Verträge zuständig ist, gemeinsam mit der IT-Leitung, und zwar schriftlich mit einem Datum für die Überprüfung | Der IT-Betrieb, indem er die Zuweisung der Pläne und die Bereitstellung der Anwendungen entsprechend einrichtet | Der Plan wird nach Postfachgröße und Zusammenarbeit ausgewählt, die Liste der enthaltenen Desktop-Anwendungen sieht sich niemand an. Microsoft 365 Business Basic und Office 365 E1 enthalten sie nicht, und das fällt erst auf, wenn jemand eine Datei nicht mehr öffnen kann. |
| Der einzelne Arbeitsplatz, der Access braucht, obwohl der Hausplan es nicht enthält | Die Beschaffung, nicht der Fachbereich und nicht der Betrieb, denn es handelt sich um einen Kauf und nicht um eine Einstellung | Der IT-Betrieb, entweder über den Wechsel dieser Person auf einen Plan mit den Desktop-Anwendungen oder über Access 2024, das Microsoft als Einmalkauf anbietet | Der Fall wird als technische Kleinigkeit behandelt und läuft an der Beschaffung vorbei. Ein halbes Jahr später steht eine Anwendung im Haus, die in keinem Vertrag auftaucht und bei der nächsten Prüfung erklärt werden muss. |
| Der Bestand an vorhandenen Access-Dateien | Die Fachbereiche, jeweils für ihre eigenen Datenbanken, auf Grundlage einer Bestandsliste aus dem Betrieb | Der Betrieb, indem er die Freigaben nach accdb- und mdb-Dateien durchsucht und zu jeder Datei das Datum der letzten Änderung liefert | Es wird nach Dateien gesucht und nicht nach Zuständigkeiten. Am Ende steht eine Liste mit sechzig Einträgen, zu denen niemand etwas sagen kann, und der Vorgang bleibt genau dort liegen. |
| Arbeitsplätze, auf denen Access nicht laufen kann | Die IT-Architektur gemeinsam mit dem Fachbereich, denn hier steht eine Bauentscheidung an und keine Beschaffung | Der Betrieb, entweder über einen bereitgestellten Windows-Arbeitsplatz für diese Person oder dadurch, dass die Anwendung selbst ersetzt wird | Die Lösung wird gebaut, und erst danach fällt auf, dass zwei der fünf Beteiligten an einem Mac sitzen, wo Access laut Microsoft nicht zur Verfügung steht. Diese Frage gehört an den Anfang und nicht ans Ende. |
| Der Umzug der Daten auf einen SQL Server | Der Datenbankbetrieb, weil danach eine weitere Datenbank dauerhaft betreut, gesichert und aktualisiert werden muss | Der Fachbereich mit Unterstützung des Betriebs; die Tabellen wandern auf den Server, Formulare und Berichte bleiben in Access und greifen über verknüpfte Tabellen darauf zu | Es wird die kostenfreie Express-Edition gewählt, ohne ihre Grenzen zu prüfen. Microsoft nennt für SQL Server 2025 in der Express-Edition eine maximale Größe einer relationalen Datenbank von 50 GB, eine Beschränkung auf den kleineren Wert aus einem Sockel oder vier Kernen und 1.410 MB für den Pufferpool. |
| Der Umstieg auf Power Apps und Dataverse | Wer im Haus für die Power Platform zuständig ist, gemeinsam mit der Lizenzstelle, denn hier entstehen laufende Kosten und Speicherbedarf | Der Fachbereich mit Begleitung, denn die Datenstruktur muss neu gedacht und die Oberfläche vollständig neu gebaut werden | Der Weg wird gewählt, weil jemand die Abkündigung der Access-Webanwendungen für das Ende von Access insgesamt gehalten hat. Microsoft empfiehlt Power Apps ausdrücklich als Nachfolge der Webanwendungen und schreibt im selben Artikel, dass Desktopdatenbanken davon nicht betroffen sind. |
Welcher Microsoft-365-Plan im Haus Standard ist
- Wer entscheidet
- Die Stelle, die für Lizenzen und Verträge zuständig ist, gemeinsam mit der IT-Leitung, und zwar schriftlich mit einem Datum für die Überprüfung
- Wer setzt um
- Der IT-Betrieb, indem er die Zuweisung der Pläne und die Bereitstellung der Anwendungen entsprechend einrichtet
- Stolperfalle
- Der Plan wird nach Postfachgröße und Zusammenarbeit ausgewählt, die Liste der enthaltenen Desktop-Anwendungen sieht sich niemand an. Microsoft 365 Business Basic und Office 365 E1 enthalten sie nicht, und das fällt erst auf, wenn jemand eine Datei nicht mehr öffnen kann.
Der einzelne Arbeitsplatz, der Access braucht, obwohl der Hausplan es nicht enthält
- Wer entscheidet
- Die Beschaffung, nicht der Fachbereich und nicht der Betrieb, denn es handelt sich um einen Kauf und nicht um eine Einstellung
- Wer setzt um
- Der IT-Betrieb, entweder über den Wechsel dieser Person auf einen Plan mit den Desktop-Anwendungen oder über Access 2024, das Microsoft als Einmalkauf anbietet
- Stolperfalle
- Der Fall wird als technische Kleinigkeit behandelt und läuft an der Beschaffung vorbei. Ein halbes Jahr später steht eine Anwendung im Haus, die in keinem Vertrag auftaucht und bei der nächsten Prüfung erklärt werden muss.
Der Bestand an vorhandenen Access-Dateien
- Wer entscheidet
- Die Fachbereiche, jeweils für ihre eigenen Datenbanken, auf Grundlage einer Bestandsliste aus dem Betrieb
- Wer setzt um
- Der Betrieb, indem er die Freigaben nach accdb- und mdb-Dateien durchsucht und zu jeder Datei das Datum der letzten Änderung liefert
- Stolperfalle
- Es wird nach Dateien gesucht und nicht nach Zuständigkeiten. Am Ende steht eine Liste mit sechzig Einträgen, zu denen niemand etwas sagen kann, und der Vorgang bleibt genau dort liegen.
Arbeitsplätze, auf denen Access nicht laufen kann
- Wer entscheidet
- Die IT-Architektur gemeinsam mit dem Fachbereich, denn hier steht eine Bauentscheidung an und keine Beschaffung
- Wer setzt um
- Der Betrieb, entweder über einen bereitgestellten Windows-Arbeitsplatz für diese Person oder dadurch, dass die Anwendung selbst ersetzt wird
- Stolperfalle
- Die Lösung wird gebaut, und erst danach fällt auf, dass zwei der fünf Beteiligten an einem Mac sitzen, wo Access laut Microsoft nicht zur Verfügung steht. Diese Frage gehört an den Anfang und nicht ans Ende.
Der Umzug der Daten auf einen SQL Server
- Wer entscheidet
- Der Datenbankbetrieb, weil danach eine weitere Datenbank dauerhaft betreut, gesichert und aktualisiert werden muss
- Wer setzt um
- Der Fachbereich mit Unterstützung des Betriebs; die Tabellen wandern auf den Server, Formulare und Berichte bleiben in Access und greifen über verknüpfte Tabellen darauf zu
- Stolperfalle
- Es wird die kostenfreie Express-Edition gewählt, ohne ihre Grenzen zu prüfen. Microsoft nennt für SQL Server 2025 in der Express-Edition eine maximale Größe einer relationalen Datenbank von 50 GB, eine Beschränkung auf den kleineren Wert aus einem Sockel oder vier Kernen und 1.410 MB für den Pufferpool.
Der Umstieg auf Power Apps und Dataverse
- Wer entscheidet
- Wer im Haus für die Power Platform zuständig ist, gemeinsam mit der Lizenzstelle, denn hier entstehen laufende Kosten und Speicherbedarf
- Wer setzt um
- Der Fachbereich mit Begleitung, denn die Datenstruktur muss neu gedacht und die Oberfläche vollständig neu gebaut werden
- Stolperfalle
- Der Weg wird gewählt, weil jemand die Abkündigung der Access-Webanwendungen für das Ende von Access insgesamt gehalten hat. Microsoft empfiehlt Power Apps ausdrücklich als Nachfolge der Webanwendungen und schreibt im selben Artikel, dass Desktopdatenbanken davon nicht betroffen sind.
Vom Bestand zur belastbaren Entscheidung
- 01 Welche accdb- und mdb-Dateien liegen auf euren Freigaben, und wann wurden sie zuletzt geöffnet?
- 02 Wer verantwortet jede verbliebene Datenbank fachlich?
- 03 Welcher Plan ist den betroffenen Personen zugewiesen, und enthält er die Desktop-Anwendungen?
- 04 Arbeitet jemand davon an einem Mac, wo Access nicht zur Verfügung steht?
- 05 Stecken Daten und Oberfläche noch in derselben Datei?
- 06 Wie viele Formulare, Berichte und Makros hängen an dem, was ersetzt werden soll?
Die Reihenfolge, in der ihr die Sache klärt
Sechs Schritte, und die ersten drei kosten nichts außer Zeit. Wer sie überspringt, kauft am Ende Lizenzen für Datenbanken, die niemand mehr braucht, oder ersetzt eine Anwendung, die man hätte behalten können.
Stellt zuerst fest, welche Datenbanken es überhaupt gibt
Sucht auf den Freigaben nach Dateien mit den Endungen accdb und mdb und schreibt zu jeder auf, wann sie zuletzt geändert wurde und wer sie geöffnet hat. Diese Liste ist die Grundlage für jede weitere Entscheidung, und sie fällt in fast jedem Haus länger aus als erwartet. Eine Datei, die seit drei Jahren nicht angefasst wurde, ist kein Fall für eine Migration, sondern für eine Ablage mit Aufbewahrungsfrist.
Klärt zu jeder verbliebenen Datenbank, wer sie fachlich verantwortet
Nicht wer sie gebaut hat, sondern wer heute damit arbeitet und wem die Ergebnisse gehören. Ohne diesen Namen gibt es niemanden, der über Ersatz oder Abschaltung entscheiden kann, und die Sache bleibt hängen. Diese Zuordnung ist der wichtigste Einzelschritt und der einzige, der sich nicht durch Technik ersetzen lässt.
Prüft, welche Pläne im Haus tatsächlich zugewiesen sind
Access gehört nach Microsofts Dienstbeschreibung zu den Desktop-Anwendungen, die in Microsoft 365 Apps for business, Microsoft 365 Apps for enterprise, Microsoft 365 Business Standard, Business Premium sowie Office 365 E3 und E5 enthalten sind. In Microsoft 365 Business Basic und in Office 365 E1 sind sie es nicht. Oft liegt die Lösung darin, für wenige Personen den Plan zu wechseln, statt eine Anwendung zu ersetzen.
Klärt gesondert, ob Arbeitsplätze am Mac betroffen sind
Für den Mac gibt es Access nicht. Microsoft nennt es in der Dienstbeschreibung ausdrücklich unter den Anwendungen, die in Microsoft 365 Apps for Enterprise for Mac und in Office LTSC 2021 for Mac nicht verfügbar sind, und auf der Produktseite steht, dass Access nur für den PC zur Verfügung steht. Diese Frage entscheidet den Fall unabhängig von jeder Lizenzüberlegung, und sie sollte deshalb früh gestellt werden.
Trennt die Datenhaltung von der Oberfläche, bevor ihr über Ersatz redet
In vielen Fällen ist nicht Access das Problem, sondern die Tatsache, dass Daten und Oberfläche in derselben Datei stecken. Wandern die Tabellen auf einen Datenbankserver, bleibt Access über verknüpfte Tabellen die Oberfläche, und der spätere Austausch dieser Oberfläche wird zu einer normalen Aufgabe statt zu einem Umbau des Ganzen. Microsoft beschreibt diesen Weg für den SQL Server ausdrücklich.
Rechnet den Ersatz mit Formularen und Berichten, nicht mit Tabellen
Die Tabellen einer Access-Datenbank lassen sich in fast jedes andere Werkzeug überführen, das ist der einfache Teil. Der Aufwand steckt in den Formularen, den Berichten und in allem, was als Makro oder VBA-Code dahinterliegt. Wer den Ersatz nach der Zahl der Tabellen kalkuliert, unterschätzt ihn um ein Vielfaches, und genau daran scheitern die meisten Vorhaben in der Mitte.
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Wo Access enthalten ist und wo nicht
Microsoft führt in der Dienstbeschreibung der Office-Anwendungen eine Tabelle, in der Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access gemeinsam in einer Zeile stehen. Enthalten sind sie danach in Office Professional Plus 2013, 2016 und 2019, in Office LTSC 2021, in Microsoft 365 Apps for enterprise, in Microsoft 365 Apps for business, in Microsoft 365 Business Standard und Business Premium sowie in Office 365 E3 und E5. Nicht enthalten sind sie in Microsoft 365 Business Basic und in Office 365 E1.
Für den Mac gilt eine eigene Regel, und sie ist eindeutig. Microsoft listet in derselben Dienstbeschreibung ausdrücklich auf, welche Anwendungen in Microsoft 365 Apps for Enterprise for Mac und in Office LTSC 2021 for Mac nicht verfügbar sind, und Access steht darin. Auf der Produktseite steht derselbe Sachverhalt als Satz: Access ist nur für den PC verfügbar. Es gibt also keinen Plan und keinen Zusatz, der daran etwas ändert.
Für Häuser mit älteren Kaufversionen kommt ein zweiter Punkt hinzu. Microsoft weist in der Dienstbeschreibung darauf hin, dass die Unterstützung für Office 2016 und Office 2019 am 14. Oktober 2025 endete, ohne Verlängerung und ohne erweiterte Sicherheitsupdates, und dass die Anwendungen zwar weiterlaufen, damit aber ein Sicherheitsrisiko verbunden ist. Wer eine Datenbank auf einem Access 2016 betreibt, hat also nicht nur eine Lizenz-, sondern auch eine Aktualitätsfrage zu klären. Neben den Plänen bietet Microsoft Access 2024 als Einmalkauf an, was für einzelne Arbeitsplätze eine gangbare Lösung ist.
Was 2018 abgekündigt wurde und was nicht
Diese Unterscheidung ist der häufigste Grund für falsche Entscheidungen in diesem Bereich. Abgekündigt wurden die Access-Webanwendungen und die Access-Webdatenbanken, also die Möglichkeit, eine Access-Anwendung in SharePoint zu veröffentlichen und im Browser zu benutzen. Microsoft beschreibt den Ablauf in einem eigenen Artikel: Ab Juni 2017 konnten in Microsoft 365 und SharePoint Online keine neuen Web-Apps und Webdatenbanken mehr angelegt werden, und im April 2018 wurden die verbliebenen abgeschaltet.
Nicht abgekündigt wurde die Access-Desktopdatenbank. Microsoft schreibt in demselben Artikel, dass Access-Desktopdatenbanken von dieser Änderung nicht betroffen sind und weiterhin gepflegt und mit neuen Funktionen versehen werden. Wer also eine accdb-Datei auf einer Freigabe betreibt, hat keine Frist im Nacken und kann in Ruhe entscheiden.
Als Nachfolge für die Webanwendungen empfiehlt Microsoft ausdrücklich Power Apps für Lösungen, die im Browser und auf mobilen Geräten laufen sollen, und nennt Dataverse als die Cloud-Datenbank, auf der solche Anwendungen aufsetzen. Das ist ein gültiger Weg für neue Vorhaben. Für eine bestehende Desktopdatenbank ist es ein vollständiger Neubau, und das sollte in der Rechnung so stehen und nicht als Migration bezeichnet werden.
Die vier Wege, wenn Access nicht in Frage kommt
Der erste Weg ist der, bei dem Access bleibt und nur die Daten umziehen. Die Tabellen wandern auf einen SQL Server, die Oberfläche greift über verknüpfte Tabellen darauf zu. Das löst die Grenzen bei Größe und gleichzeitigen Zugriffen und ändert für die Nutzung fast nichts. Wenn dafür die kostenfreie Express-Edition genügen soll, prüft vorher deren Grenzen: In SQL Server 2025 nennt Microsoft 50 GB als maximale Größe einer relationalen Datenbank, dazu eine Begrenzung auf den kleineren Wert aus einem Sockel oder vier Kernen und 1.410 MB Pufferpool.
Der zweite Weg führt zu Power Apps und Dataverse. Er lohnt sich, wenn die Anwendung ohnehin im Browser und auf mobilen Geräten laufen soll und wenn die Power Platform im Haus schon betrieben wird. Er lohnt sich nicht, wenn nur ein Lizenzproblem gelöst werden soll, denn er kostet einen Neubau der Oberfläche und bringt eigene Lizenz- und Speicherfragen mit.
Der dritte Weg ist LibreOffice Base. Es ist Teil des freien LibreOffice-Pakets und bringt eine eigene Datenbankoberfläche mit, die Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte kennt und sich auch mit anderen Datenbanken verbinden lässt. Für eine überschaubare Datenbank und für Häuser, die ohnehin mit LibreOffice arbeiten, ist das eine ernsthafte Option. Was nicht funktioniert, ist eine Übernahme auf Knopfdruck: Die Tabellen lassen sich überführen, Formulare, Berichte und alles, was als VBA-Code hinterlegt ist, müssen neu gebaut werden.
Der vierte Weg ist der, den man am seltensten in Betracht zieht: gar keine eigene Datenbank. Ein erheblicher Teil der gewachsenen Access-Lösungen bildet etwas ab, wofür im Haus längst eine Fachanwendung existiert, oder etwas, das eine gepflegte Liste in Microsoft 365 genauso gut erledigt. Bevor Aufwand in einen Umbau fließt, lohnt die Frage, ob die Aufgabe überhaupt noch da ist, für die die Datei einmal gebaut wurde.
Was der Umstieg wirklich kostet
Die Tabellen sind der billigste Teil. Sie lassen sich exportieren, importieren, verknüpfen und in fast jede andere Umgebung überführen, und dieser Schritt ist in Stunden gemessen. Wer eine Aufwandsschätzung nach der Zahl der Tabellen abgibt, liegt deshalb regelmäßig um den Faktor fünf oder zehn daneben.
Der Aufwand steckt in drei Dingen. Erstens in den Formularen, denn dort liegt die gesamte Bedienlogik, die über Jahre gewachsen ist und die niemand aufgeschrieben hat. Zweitens in den Berichten, weil jeder Ausdruck ein festes Layout mit Gruppen und Summen hat, das jemand einmal mühsam eingerichtet hat und das in der neuen Umgebung erneut eingerichtet werden muss. Drittens in allem, was als Makro oder VBA-Code dahinterliegt und Sonderfälle abfängt, von denen im Fachbereich niemand mehr weiß.
Daraus folgt eine unbequeme, aber nützliche Empfehlung: Schreibt vor jeder Entscheidung auf, welche Formulare und welche Berichte tatsächlich benutzt werden. In einer typischen gewachsenen Datenbank ist das die Minderheit, und diese Minderheit ist der eigentliche Umfang des Vorhabens. Alles andere ist Ballast, den man nicht mitnehmen muss und über den in Migrationsprojekten trotzdem monatelang diskutiert wird.
Dazu passende Kurse
Wenn im Haus gewachsene Datenbanken liegen und niemand mehr weiß, was darin steckt, schaffen Access-Schulungen für Bestand, Umzug und Ersatz die gemeinsame Sprache dafür.
Wenn ihr wissen wollt, was in eurem Plan tatsächlich steckt und wie ihr ihn nutzt, findet ihr bei cmt Kurse rund um die Anwendungen im Microsoft-365-Plan .
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Häufige Fragen
In welchen Microsoft-365-Plänen ist Access enthalten?
Gibt es Access für den Mac?
Ist Access nicht ohnehin eingestellt?
Können wir Access einzeln kaufen, statt den Plan für alle zu wechseln?
Reicht die kostenfreie SQL-Server-Express-Edition als Ersatz für die Access-Tabellen?
Lässt sich eine Access-Datenbank nach LibreOffice Base übernehmen?
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Den Bestand ordnen, bevor die Lizenzfrage entscheidet
Bei cmt bekommen Fachbereich und IT in den Access-Kursen dieselbe Grundlage, sodass die Diskussion über Bestand, Umzug und Ersatz nicht jedes Mal von vorn beginnt.