Ergebnisrechnung in SAP S/4HANA

Margin Analysis oder kalkulatorische CO-PA: was ihr führen solltet

Die eine Form ist mit dem Hauptbuch abgestimmt, weil sie in derselben Belegtabelle liegt. Die andere rechnet mit Wertfeldern und kalkulatorischen Bewertungsansätzen. Beide dürfen parallel laufen, aber nur eine bekommt neue Funktionen.

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Worum es geht

Die Entscheidung wird über einen Namen geführt, der nicht mehr gilt

In vielen Häusern läuft die Diskussion unter dem Begriffspaar kontenbasiert gegen kalkulatorisch, so wie sie seit Jahren geführt wird. SAP nennt die kontenbasierte Form inzwischen Margin Analysis, und das ist mehr als eine Umbenennung. Der neue Name beschreibt, was die Form tatsächlich leistet: eine Ergebnisrechnung innerhalb des Universal Journal, die die Anforderungen von internem und externem Rechnungswesen zugleich bedient, Berichtsdimensionen in Echtzeit ableitet und für den Einsatz zusammen mit der ereignisbasierten Ertragsrealisierung ausgelegt ist.

Die zweite Verzerrung entsteht durch eine falsche Dringlichkeit. Man hört häufig, die kalkulatorische CO-PA sei abgeschafft oder in SAP S/4HANA verboten. Das stimmt nicht. Zusätzlich zu Margin Analysis bietet SAP auch weiterhin die kalkulatorische CO-PA an. SAP empfiehlt vor der Konvertierung lediglich zu prüfen, ob Margin Analysis bereits alle Anforderungen abdeckt und die kalkulatorische CO-PA deaktiviert bleiben kann. Beide Formen dürfen über die entsprechenden Einstellungen je Kostenrechnungskreis parallel betrieben werden.

Was in der Diskussion dagegen zu selten vorkommt, ist die harte Nachricht: Es gibt keine direkte Migration von der kalkulatorischen CO-PA zu Margin Analysis. Wer wechseln will, wechselt nicht per Umstellungsprogramm, sondern über ein Konzept, das Bewertungsansätze und Wertflüsse neu ordnet. Diese eine Tatsache verändert die Reihenfolge im Projekt mehr als jede Funktionsliste.

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Der direkte Vergleich

Die Kriterien, an denen die Wahl tatsächlich hängt

Verglichen werden hier nicht Funktionslisten, sondern die Eigenschaften, die sich im Abschluss, im Bericht und im Projektplan bemerkbar machen: Abstimmung, Bewertung, Zeitpunkt, Auftragseingang, Umstellungsaufwand und strategische Richtung.

Margin Analysis

Ergebnisrechnung innerhalb des Universal Journal, kontenbasiert, für internes und externes Rechnungswesen zugleich, mit Ableitung der Berichtsdimensionen in Echtzeit

Kalkulatorische CO-PA

Gruppierung von Erlösen und Kosten nach Wertfeldern mit kalkulatorischen Bewertungsansätzen, Daten in einer eigenen Ablage außerhalb des externen Rechnungswesens

Wie gut stimmt die Ergebnisrechnung mit dem Hauptbuch überein?

Margin Analysis

Es gibt keine Abstimmungsprobleme zwischen Hauptbuch und Margin Analysis, weil beide aus derselben Belegtabelle lesen. Erlöse und Sales Deductions fließen ein, sobald die Preiskonditionen auf ein Konto abgebildet sind und zu Buchungen in der Finanzbuchhaltung führen.

Kalkulatorische CO-PA

Die Daten liegen in einer eigenen Ablage außerhalb des externen Rechnungswesens. Damit ist die Abstimmung mit dem Hauptbuch eine eigene Aufgabe, und sie ist der Grund, warum diese Form in vielen Häusern einen festen Platz im Monatsabschluss belegt.

Wie frei lassen sich Bewertungsansätze wählen?

Margin Analysis

Bewertet wird kontenbasiert. In der Lagerfertigung beruht die Bewertung der Herstellkosten des Umsatzes auf dem Bewertungspreis des Materials zum Zeitpunkt des Warenausgangs, im Streckengeschäft auf dem Betrag in der Lieferantenrechnung. Der Aufriss der Herstellkosten auf mehrere Konten ist möglich und lässt sich mit den Ergebnissen der Istkalkulation aktualisieren.

Kalkulatorische CO-PA

Genau hier liegt ihre Stärke. Sie gruppiert Erlöse und Kosten nach Wertfeldern und wendet kalkulatorische Bewertungsansätze an, die sich vom gebuchten Wert lösen dürfen. Für Häuser, die mit kalkulatorischen Zuschlägen und Verrechnungspreisen arbeiten, ist das kein Detail, sondern der eigentliche Zweck.

Wie sauber liegen Erlös und Herstellkosten in derselben Periode?

Margin Analysis

Der Erlös wird zum Zeitpunkt der Fakturierung realisiert, die Herstellkosten des Umsatzes bei der Lieferung. Liegt dazwischen Zeit, sind vorübergehend Kosten ohne zugehörigen Erlös sichtbar. Es gibt Funktionen zur Unterstützung des Zusammenhangs von Erlösen und Herstellkosten, mit der ereignisbasierten Ertragsrealisierung lässt sich der Erlös an die Auslieferung binden oder die Buchung der Herstellkosten bis zum Abschluss des Vertrags verzögern.

Kalkulatorische CO-PA

Sie ist von Haus aus darauf ausgelegt, Erlöse und die zugehörigen Kosten gemeinsam auszuweisen, und für den Einsatz zusammen mit der Ergebnisermittlung konzipiert. Der zeitliche Versatz zwischen Lieferung und Faktura ist hier kein eigenes Thema.

Wie gut ist der Auftragseingang abgedeckt?

Margin Analysis

Für Auftragseingänge geht SAP einen anderen Weg als in der kalkulatorischen Form, und er ist noch nicht vollständig. Es werden prognostizierte Buchungen erzeugt, die den Kundenauftrag vor Lieferung und Faktura abbilden, allerdings in der Lagerfertigung. Die Vorgangsart für auftragsbezogene Projekte in der Einzelfertigung wird von der prognostizierten Buchung noch nicht unterstützt.

Kalkulatorische CO-PA

Der Auftragseingang ist eine eigene Vorgangsart und seit jeher Bestandteil des Modells. Für Vertriebsorganisationen, die ihre Steuerung am Auftragseingang und nicht am Umsatz ausrichten, ist das der Grund, warum diese Form im Haus überhaupt eingeführt wurde.

Wie hoch ist der Aufwand für den Wechsel oder die Einführung?

Margin Analysis

Ist der Ergebnisbereich bereits für Margin Analysis eingerichtet, werden während der Migration Spalten für jedes Merkmal angelegt. Der Aufwand liegt nicht in der Technik, sondern im Konzept: Umlagen und Abrechnungen schreiben unter sekundären Kostenarten fort, je nach bisheriger Zahl der Wertfelder braucht es zusätzliche Kostenarten und angepasste Zyklen.

Kalkulatorische CO-PA

Wer sie heute betreibt und weiterbetreiben will, muss dafür nichts umbauen. Sie bleibt verfügbar, und beide Formen können über die entsprechenden Einstellungen je Kostenrechnungskreis parallel aktiv sein. Der Preis dafür ist, dass der Umstieg später und nicht früher stattfindet.

Wie sieht die Entwicklung in den kommenden Jahren aus?

Margin Analysis

SAP empfiehlt Margin Analysis in SAP S/4HANA, hat sie über die vergangenen Releases breit erweitert und führt neue Entwicklungen ausschließlich in diesem Bereich durch. Sie ist vollständig in das Konzept des Universal Journal eingebettet und damit auf der Linie der Entwicklungsstrategie im Rechnungswesen.

Kalkulatorische CO-PA

Sie wird weiterhin angeboten und ist nicht abgekündigt, sie ist aber nicht mehr die Richtung, in die entwickelt wird. Praktisch heißt das: Was heute funktioniert, funktioniert weiter, neue Funktionen kommen aber nicht mehr dazu. Einzelne Transaktionen unterstützen zudem ausschließlich die kalkulatorische Form.

Was passt wann

Wenn eure Ergebnisrechnung heute die meiste Abschlusszeit für die Abstimmung mit dem Hauptbuch verbraucht
prüft Margin Analysis ernsthaft, denn genau dieser Aufwand entfällt, weil beide Sichten aus derselben Belegtabelle lesen.
Wenn das Controlling mit kalkulatorischen Zuschlägen und Verrechnungspreisen arbeitet, die bewusst vom gebuchten Wert abweichen
behaltet die kalkulatorische CO-PA vorerst und plant den Wechsel als eigenes fachliches Vorhaben, denn eine direkte Migration gibt es nicht.
Wenn ihr ohnehin gerade konvertiert und die Anforderungen überschaubar sind
folgt der Empfehlung von SAP, prüft vor der Konvertierung, ob Margin Analysis alles abdeckt, und lasst die kalkulatorische CO-PA deaktiviert.

Fünf Fragen, und die Form der Ergebnisrechnung steht fest

  1. 01 Muss die Ergebnisrechnung jederzeit mit dem Hauptbuch übereinstimmen?
  2. 02 Braucht ihr kalkulatorische Bewertungsansätze, die vom gebuchten Wert abweichen?
  3. 03 Wie groß ist bei euch der Abstand zwischen Lieferung und Faktura?
  4. 04 Braucht ihr die Auftragseingangssicht, und in welcher Fertigungsart?
  5. 05 Wie viele Wertfelder sind heute im Einsatz und wie viele Zyklen hängen daran?
Was du mitnimmst

Was du danach für dein eigenes Haus entscheidest

Die Wahl hängt an fünf fachlichen Fragen und einer strategischen. Alle sechs lassen sich in einer Sitzung mit Controlling und Rechnungswesen klären, wenn vorher klar ist, worüber gesprochen wird.

Klären, ob Abstimmbarkeit oder Bewertungsfreiheit vorgeht

Bei Margin Analysis gibt es keine Abstimmungsprobleme zwischen Hauptbuch und Ergebnisrechnung, weil beide dieselbe Belegtabelle nutzen. Die kalkulatorische CO-PA kauft ihre Bewertungsfreiheit mit einer eigenen Ablage außerhalb des externen Rechnungswesens und damit mit der Abstimmung. Diese Frage steht am Anfang, alles Weitere folgt daraus.

Den zeitlichen Versatz zwischen Erlös und Herstellkosten bewerten

In Margin Analysis wird der Erlös zum Zeitpunkt der Fakturierung realisiert, die Herstellkosten des Umsatzes werden bei der Lieferung gebucht. Liegt zwischen Lieferung und Faktura Zeit, sind vorübergehend Kosten sichtbar, denen noch kein Erlös gegenübersteht. Für Häuser mit Sammelfakturierung ist das ein Punkt, der vorher besprochen gehört.

Prüfen, welche Vorgangsarten ihr wirklich braucht

Margin Analysis deckt die Vorgangsarten für Fakturen, direkte Buchungen aus der Finanzbuchhaltung, Abrechnung und Umlage ab. Für Auftragseingänge wird ein anderer Weg gegangen, nämlich über prognostizierte Buchungen, die den Kundenauftrag vor Lieferung und Faktura abbilden. Die Vorgangsart für auftragsbezogene Projekte in der Einzelfertigung wird von der prognostizierten Buchung noch nicht unterstützt.

Den Aufriss der Herstellkosten und der Abweichungen einplanen

Die Buchung der Herstellkosten des Umsatzes entsteht beim Warenausgang aus dem Lager. Sie lässt sich auf mehrere Konten aufteilen, gewichtet nach den zugeordneten Kostenbestandteilen, und dieser Aufriss kann mit den Ergebnissen der Istkalkulation aktualisiert werden. Auch Abweichungen aus Fertigungsaufträgen lassen sich auf mehrere Konten aufteilen, um Ausschuss, Preis- und Mengenabweichungen zu trennen.

Umlagen und Abrechnungen ehrlich nachrechnen

Umlagen und Abrechnungen schreiben unter sekundären Kostenarten fort. Je nachdem, wie viele Wertfelder vorher im Einsatz waren, braucht es zusätzliche Kostenarten und angepasste Zyklen beziehungsweise Abrechnungsprofile, damit dieselbe Detailtiefe entsteht. Ein Teil dieser Zyklen entfällt aber auch, weil sich Merkmale bereits beim Buchen ableiten lassen.

Die strategische Richtung mitbewerten

SAP empfiehlt Margin Analysis in SAP S/4HANA, hat sie über die vergangenen Releases breit erweitert und führt neue Entwicklungen nur noch in diesem Bereich durch. Das ist kein Zwang, aber es ist eine Aussage über die kommenden Jahre, und sie gehört in die Entscheidung, wenn ohnehin gerade ein Umstieg ansteht.

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Warum die kontenbasierte Form heute Margin Analysis heißt

Der Namenswechsel beschreibt eine inhaltliche Verschiebung. Die kontenbasierte Ergebnisrechnung war ursprünglich die schlankere Variante mit dem Vorteil, ohne Abstimmung auszukommen. Was SAP heute Margin Analysis nennt, ist eine Ergebnisrechnung innerhalb des Universal Journal, die die Anforderungen von internem und externem Rechnungswesen bedient, Berichtsdimensionen in Echtzeit ableitet, eingebettete Analysen unterstützt und für den Einsatz zusammen mit der ereignisbasierten Ertragsrealisierung ausgelegt ist.

Die technische Grundlage dafür ist das Universal Journal selbst. Es enthält Spalten für die Standardmerkmale und alle zusätzlichen Merkmale des Ergebnisbereichs, insgesamt bis zu sechzig Merkmale einschließlich der festen Merkmale. Wer einen Ergebnisbereich bereits für Margin Analysis eingerichtet hat, bekommt während der Migration für jedes dieser Merkmale eine eigene Spalte.

Der eigentliche Nutzen liegt in einem Nebensatz, der leicht überlesen wird. Alle Buchungen von Erlösen und Herstellkosten des Umsatzes werden bereits beim Buchen den relevanten Merkmalen zugeordnet, und Umlagen sowie Abrechnungen laufen zum Periodenabschluss ebenfalls auf diese Merkmale. Für bestimmte Aufwandsbuchungen lässt sich die Ableitung ebenfalls einrichten, sodass etwa Materialaufwand, der einem Projektstrukturplanelement zugeordnet ist, automatisch auf die Merkmale läuft, die als Abrechnungsempfänger für dieses Element hinterlegt sind. Das kann die Zahl der Abrechnungen und Umlagen im Abschluss verringern und macht Ausgaben schon während der Periode sichtbar.

Was die kalkulatorische Form weiterhin kann

Die kalkulatorische CO-PA gruppiert Erlöse und Kosten nach Wertfeldern und wendet kalkulatorische Bewertungsansätze an. Die Daten liegen dabei in einer eigenen Ablage außerhalb des externen Rechnungswesens, und sie ist für den Einsatz zusammen mit der Ergebnisermittlung konzipiert. Der wesentliche Unterschied ist damit benannt: Sie ist ein kennzahlenbasiertes Modell, Margin Analysis ist ein kontenbasiertes.

Dieser Unterschied ist im Alltag greifbarer, als er klingt. Ein Wertfeld kann alles aufnehmen, was fachlich sinnvoll ist, unabhängig davon, ob es eine Buchung dazu gibt. Ein Konto kann das nicht. Deshalb bildet die kalkulatorische Form Deckungsbeitragsstufen mit kalkulatorischen Bestandteilen ab, die im externen Rechnungswesen nie auftauchen, und deshalb braucht sie im Gegenzug eine eigene Abstimmung.

Zu beachten ist außerdem, dass die kalkulatorische Form die einzige Anwendung des Rechnungswesens ist, die nicht ins Universal Journal bucht. Für jeden Geschäftsvorfall, der für Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und das Material Ledger relevant ist, entsteht dort eine Buchung, mit Ausnahme der kalkulatorischen Ergebnisrechnung. Wer also von einem durchgängigen Belegspeicher spricht und gleichzeitig kalkulatorische CO-PA fährt, beschreibt zwei Welten und nicht eine.

Der Wechsel: kein Umstellungsprogramm, sondern ein Konzept

Der wichtigste Satz für die Projektplanung lautet: Es gibt keine direkte Migration von der kalkulatorischen CO-PA zu Margin Analysis. SAP nennt dazu mehrere Grundsätze, die zu Änderungen im Bewertungsansatz und in den Wertflüssen führen können, verglichen mit Systemen, die ausschließlich kalkulatorisch arbeiten. Wer den Wechsel plant, plant also eine fachliche Neukonzeption und keine technische Konvertierung.

Konkret betrifft das mehrere Stellen. Erlöse und Sales Deductions fließen ein, sobald die Preiskonditionen auf ein Konto abgebildet sind und zu Buchungen in der Finanzbuchhaltung führen. Die Herstellkosten des Umsatzes werden beim Warenausgang aus dem Lager auf Konto und Kostenart gebucht, mit der Möglichkeit, sie auf mehrere Konten aufzuteilen. Abweichungen aus Fertigungsaufträgen lassen sich ebenfalls aufteilen, um Ausschuss sowie Preis- und Mengenabweichungen zu trennen. Umlagen und Abrechnungen schreiben unter sekundären Kostenarten fort, was je nach bisheriger Zahl der Wertfelder zusätzliche Kostenarten und angepasste Zyklen nötig macht.

Zwei praktische Einschränkungen gehören ebenfalls in die Planung. Die Top-down-Verteilung funktioniert in Margin Analysis, das Konto beziehungsweise die Kostenart muss dabei aber in den Selektionskriterien enthalten sein, und die Referenzdaten für die Verteilung müssen kontenbasiert sein. Für Mengen stehen im Universal Journal neue Felder für Fakturamengen bereit, unterstützt werden allerdings nur drei zusätzliche Mengenfelder, wobei umrechenbare Mengen im selben Feld geführt werden können.

Wie ihr die Entscheidung im Haus führt, ohne sie zu vertagen

Die häufigste Antwort in Projekten lautet, man werde das später klären. Genau das ist die teuerste Variante, denn beide Formen dürfen zwar parallel aktiv sein, aber jede Woche Parallelbetrieb bedeutet doppelte Pflege, doppelte Berichte und doppelte Erklärungen gegenüber dem Management. Der Parallelbetrieb ist ein Übergang und kein Zielzustand.

Die Entscheidung selbst gehört an einen Tisch mit drei Rollen: dem Controlling, das die Deckungsbeitragslogik verantwortet, dem Rechnungswesen, das die Abstimmung verantwortet, und dem Vertrieb, wenn die Auftragseingangssicht im Spiel ist. Alles andere ist Umsetzung. Wenn diese drei Rollen sich auf eine Form einigen, ist die technische Einrichtung der kleinere Teil der Arbeit.

Als Prüfschritt vor der Konvertierung empfiehlt SAP ausdrücklich, festzustellen, ob Margin Analysis bereits alle Anforderungen abdeckt und die kalkulatorische CO-PA deaktiviert bleiben kann. Diese Prüfung ist auch dann sinnvoll, wenn am Ende die Entscheidung für den Parallelbetrieb fällt, denn sie erzeugt zum ersten Mal eine vollständige Liste dessen, was das Haus tatsächlich aus der Ergebnisrechnung erwartet.

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Häufige Fragen

Ist die kalkulatorische CO-PA in SAP S/4HANA abgeschafft?
Nein. Zusätzlich zu Margin Analysis bietet SAP die kalkulatorische CO-PA weiterhin an, und beide Formen können über die entsprechenden Einstellungen je Kostenrechnungskreis parallel aktiv sein. Was zutrifft: SAP empfiehlt Margin Analysis und führt neue Entwicklungen nur noch dort durch. Sie ist also nicht mehr die strategische Richtung, aber sie bleibt lieferbar.
Warum heißt die kontenbasierte CO-PA jetzt Margin Analysis?
Weil der neue Name die Sache besser trifft. Es handelt sich um eine Ergebnisrechnung innerhalb des Universal Journal, die internes und externes Rechnungswesen zugleich bedient, Berichtsdimensionen in Echtzeit ableitet und für den Einsatz mit der ereignisbasierten Ertragsrealisierung ausgelegt ist. Wer weiter ausschließlich von kontenbasierter CO-PA spricht, benutzt einen überholten Namen und beschreibt zugleich einen älteren Funktionsstand.
Können wir einfach von kalkulatorisch auf Margin Analysis umstellen?
Nicht per Programm. Eine direkte Migration von der kalkulatorischen CO-PA zu Margin Analysis gibt es nicht. Der Wechsel ist eine fachliche Neukonzeption, die Bewertungsansätze und Wertflüsse berührt, und er kann zu anderen Ergebnissen führen als das bisherige rein kalkulatorische Modell. Plan ihn deshalb als eigenes Vorhaben und nicht als Nebenarbeit im Umstiegsprojekt.
Wie viele Merkmale können wir in Margin Analysis führen?
Das Universal Journal enthält Spalten für die Standardmerkmale und alle zusätzlichen Merkmale des Ergebnisbereichs, insgesamt bis zu sechzig Merkmale einschließlich der festen Merkmale. Wenn ein Ergebnisbereich bereits für Margin Analysis eingerichtet ist, werden die Spalten während der Migration angelegt.
Verlieren wir die Auftragseingangssicht, wenn wir wechseln?
Nicht grundsätzlich, aber der Weg ist ein anderer. Statt der bisherigen Vorgangsart für Auftragseingänge werden prognostizierte Buchungen erzeugt, die den Kundenauftrag vor Lieferung und Faktura abbilden. Das gilt für die Lagerfertigung. Die Vorgangsart für auftragsbezogene Projekte in der Einzelfertigung wird von der prognostizierten Buchung noch nicht unterstützt, und genau dieser Punkt gehört vor der Entscheidung geprüft.
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