Material Ledger in SAP S/4HANA: was Pflicht ist und was nicht
Das Ledger ist die Bewertungsgrundlage und in jedem System aktiv. Die Istkalkulation darüber ist eine fachliche Entscheidung mit eigenem Aufwand im Periodenabschluss. Wer das trennt, führt eine andere Diskussion als der Rest des Marktes.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Aus einer Pflicht werden im Projekt zwei
Die Aussage, das Material Ledger sei in SAP S/4HANA Pflicht, ist richtig. SAP formuliert das eindeutig: Diese Vereinfachung macht die Nutzung des Material Ledger verbindlich, es ist Teil des Standards und in allen SAP S/4HANA-Systemen automatisch aktiv. Aus dieser Aussage wird im Projektalltag aber regelmäßig eine zweite, die so nicht stimmt, nämlich dass damit auch die Istkalkulation eingeführt werden müsse. SAP hält im selben Abschnitt fest, dass Actual Costing einschließlich des Actual Cost Component Split weiterhin optional ist.
Der Unterschied ist keine Feinheit, sondern trennt zwei völlig verschiedene Vorhaben. Das Material Ledger in seiner Rolle als Nebenbuch für Bestände bewertet Materialbestände parallel in mehreren Währungen und nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften. Es ist außerdem Voraussetzung für die Istkalkulation. Die Istkalkulation selbst bewertet Bestände, Ware in Arbeit und Herstellkosten des Umsatzes mit gewichteten Durchschnittskosten, die nachträglich aus den Vorgängen einer oder mehrerer Buchungsperioden ermittelt werden. Das ist ein eigenes fachliches Konzept mit eigener Arbeit im Abschluss.
Wer beides in einen Topf wirft, plant entweder zu groß oder zu klein. Zu groß, wenn ein Umstiegsprojekt die Istkalkulation als technisch erzwungen mitschleppt, obwohl das Controlling sie gar nicht braucht. Zu klein, wenn niemand die Folgen der Pflichtaktivierung im Datenmodell prüft und die Eigenentwicklungen erst nach dem Umstieg auffallen. Beide Fehler sind teuer, und beide lassen sich mit einer sauberen Trennung von Anfang an vermeiden.
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Der Aufbau in zwei Stufen, Bestandteil für Bestandteil
Die obere Zeile beschreibt, was in jedem SAP S/4HANA-System vorhanden ist, die untere, was zusätzlich eingeschaltet werden kann. Jeder Bestandteil hat eine eigene Wirkung auf Stammdaten, Abschluss und Eigenentwicklungen.
Der Aufbau
Material Ledger (Pflicht) = Bewertungskreis aktiv über OMX1 + Währungen aus OMX2/OMX3 + Bestandswerte in ACDOCA ; Istkalkulation (optional) = gewichtete Durchschnittspreise + Actual Cost Component Split - 01 Das Nebenbuch für Bestände
Material Ledger (Pflicht)SAP unterscheidet ausdrücklich zwischen dem Material Ledger in seiner Rolle als Nebenbuch für Bestände im Rechnungswesen und der fachlichen Funktion Actual Costing. Als Nebenbuch bewertet es Materialbestände parallel in mehreren Währungen und nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften. Der Grund für die Wahl dieses Datenmodells als Grundlage der Bestandsbewertung ist genau diese Fähigkeit zu flexibleren Bewertungsverfahren bei gleichzeitig geringerem Ressourcenbedarf.
- 02 Die Aktivierung je Bewertungskreis
Bewertungskreis aktiv über OMX1In einem konvertierten System wird das Material Ledger während der Migration aktiviert, sofern es nicht ohnehin schon aktiv war. Für Werke, die später hinzukommen, gilt das nicht automatisch. Für diese Bewertungskreise muss die Aktivierung von Hand über die zuständige Transaktion erfolgen. Das ist ein kleiner Schritt mit großer Wirkung, denn ein Werk ohne aktives Material Ledger führt im laufenden Betrieb zu Bewertungsfragen, die niemand erwartet.
- 03 Die Währungs- und Bewertungsarten
Währungen aus OMX2/OMX3Das eigene Währungscustomizing des Material Ledger ist verpflichtend geworden. Zuerst werden die relevanten Währungs- und Bewertungsarten definiert, dann wird der so entstandene Typ dem Bewertungskreis zugeordnet. Weil im Rechnungswesen mehr als drei Währungs- und Bewertungsarten je Buchungskreis zulässig sind, das Material Ledger aber weiterhin nur drei unterstützt, ist es nicht mehr erlaubt, die Währungseinstellungen aus Finanzbuchhaltung oder Controlling zu übernehmen. Die Auswahl muss ausdrücklich getroffen werden.
- 04 Die Ablage der Werte
Bestandswerte in ACDOCADer Inhalt der meisten früheren Tabellen des Material Ledger liegt heute in der gemeinsamen Belegtabelle des Rechnungswesens, was einfachere und schnellere Zugriffe erlaubt. Die früheren Tabellen für Periodensummen, Belege und den Index der Buchhaltungsbelege zum Material sind obsolet und dürfen nicht mehr per SQL angesprochen werden. Für die meisten Fälle stellt SAP Zugriffsfunktionen bereit, die an ihre Stelle treten.
- 05 Die fachliche Wahl
Istkalkulation (optional)Mit der Istkalkulation lassen sich Materialbestände, Ware in Arbeit und Herstellkosten des Umsatzes mit gewichteten Durchschnittskosten bewerten, die nachträglich durch Auswertung der Vorgänge einer oder mehrerer Buchungsperioden ermittelt werden. Auch wenn die Aktivierung des Material Ledger verpflichtend ist, bleibt die Aktivierung der Istkalkulation optional. Bei der Migration wird sie deshalb nicht eingeschaltet, und wer sie in der Quelle bereits nutzt, bekommt die Daten in die neuen Strukturen übernommen.
- 06 Was die Istkalkulation zusätzlich liefert
gewichtete Durchschnittspreise + Actual Cost Component SplitDer Kern ist die nachträgliche Bewertung mit gewichteten Durchschnittskosten. Dazu kommen zusätzliche Funktionen, unter anderem der Aufriss der Ist-Herstellkosten nach Kostenbestandteilen. Für das Controlling ist das der eigentliche Grund, sich dafür zu entscheiden, denn erst dieser Aufriss macht sichtbar, welcher Anteil einer Abweichung aus Material, aus Fertigung oder aus Zuschlägen stammt.
Wenn es nicht funktioniert
Das siehst du
Im Projekt steht die Aussage, mit SAP S/4HANA sei die Bewertung zu Istkosten verpflichtend.
Warum
Verwechslung der beiden Ebenen. Verpflichtend ist die Aktivierung des Material Ledger als Bewertungsgrundlage. Actual Costing einschließlich des Actual Cost Component Split ist nach SAP-Wortlaut weiterhin optional.
Was hilft
Trenn die Aussage im Konzept in zwei Sätze und verweise auf die Fundstelle. Entscheide die Istkalkulation danach fachlich, also aus dem Bedarf des Controllings heraus, und nicht aus einer angenommenen technischen Notwendigkeit.
Das siehst du
Ein neu angelegtes Werk bucht, aber die Bewertung verhält sich anders als in den übrigen Werken.
Warum
Das Material Ledger wurde für diesen Bewertungskreis nicht aktiviert. Die automatische Aktivierung greift bei der Migration eines bestehenden Systems, nicht bei Werken, die später hinzukommen.
Was hilft
Aktivier das Material Ledger für den betroffenen Bewertungskreis über die zuständige Transaktion und nimm den Schritt in die Standardcheckliste für die Werksanlage auf. Prüf im selben Zug, ob die Währungs- und Bewertungsarten für diesen Bewertungskreis zugeordnet sind.
Das siehst du
Ein eigener Report zur Bestandsbewertung liefert nach der Umstellung keine oder falsche Werte.
Warum
Der Report liest direkt aus den früheren Tabellen des Material Ledger, etwa den Periodensummen oder den Belegtabellen. Diese Tabellen sind obsolet, ihr Inhalt liegt in der gemeinsamen Belegtabelle des Rechnungswesens, und ein direkter Zugriff per SQL ist nicht mehr vorgesehen.
Was hilft
Stell die Zugriffe auf die von SAP bereitgestellten Zugriffsfunktionen um. Für den Index der Buchhaltungsbelege zum Material gibt es keinen Ersatzzugriff, dort ist eine fachliche Neukonzeption der Auswertung nötig.
Das siehst du
Ein Programm liest Menge und Wert aus der Materialbewertungstabelle und bekommt veraltete Werte, oder ein schreibender Zugriff schlägt fehl.
Warum
Die Bewertungstabellen für Bestände existieren weiterhin als Definition und als Datenbankobjekt, sie speichern aber nur noch Stammdatenattribute. Die Bewegungsfelder für Menge und Wert werden aus dem Material Ledger beziehungsweise aus der Belegtabelle des Rechnungswesens gelesen und in den ursprünglichen Tabellen nicht mehr fortgeschrieben.
Was hilft
Lesende Zugriffe brauchen keine Änderung, weil sie über zugeordnete CDS-Sichten umgeleitet werden und die Daten wie bisher liefern. Schreibende Zugriffe auf die Bewegungsfelder müssen angepasst werden. Der Nebeneffekt ist willkommen: Weil die Bewertungstabellen seltener aktualisiert werden, entstehen weniger Datenbanksperren.
Das siehst du
Die Materialpreisanalyse zeigt nicht mehr die gewohnten Sichten.
Warum
Die Transaktion für die Materialpreisanalyse wurde überarbeitet und bietet jetzt eine vereinfachte und verbesserte Sicht auf Materialien in Werken mit aktiver Istkalkulation. Die frühere Sicht auf die Preisermittlungsstruktur ist darin aufgegangen, die übrigen früheren Sichten stehen nicht mehr zur Verfügung.
Was hilft
Die Preishistorie gibt es weiterhin über eine eigene Transaktion, und zwar unabhängig davon, ob die Istkalkulation aktiv ist. Für die übrigen Auswertungen gehört einmal geklärt, welche Frage dahinterstand, denn viele davon lassen sich heute direkt aus der Belegtabelle beantworten.
Das siehst du
Im Umstiegsprojekt wird die Migration des Material Ledger übersprungen, weil es im Quellsystem bereits aktiv war.
Warum
Falsche Annahme. Die Migration des Material Ledger ist auch dann erforderlich, wenn es im Quellsystem schon genutzt wurde. Sie muss ebenso durchgeführt werden, wenn aus einer früheren Finanzlösung heraus migriert wird.
Was hilft
Plan die Customizing-Migration und die Datenmigration als feste Schritte ein. Prüf dabei besonders die Tabelle, aus der die relevanten Perioden bestimmt werden, denn falsche oder transportierte Einträge an dieser Stelle führen zu schwerwiegenden Dateninkonsistenzen.
Zwei Ebenen, die regelmäßig verwechselt werden
- 01 Pflicht: Das Material Ledger ist Teil des Standards und in allen Systemen automatisch aktiv.
- 02 Pflicht: Bei der Konvertierung wird es während der Migration aktiviert, neue Werke von Hand.
- 03 Pflicht: Bestandswerte liegen in der gemeinsamen Belegtabelle, alte Tabellen sind obsolet.
- 04 Wahl: Actual Costing bewertet mit nachträglich ermittelten gewichteten Durchschnittskosten.
- 05 Wahl: Der Actual Cost Component Split zeigt die Ist-Herstellkosten nach Kostenbestandteilen.
Was du danach entscheidest, ohne auf das Projekt zu warten
Die Pflicht betrifft die Aktivierung, nicht die Fachlichkeit. Sechs Punkte, die den Unterschied zwischen einer sauberen Einführung und einer Nachbesserung im ersten Abschluss ausmachen.
Pflicht und Wahl schriftlich trennen
Halt im Projekt an einer Stelle fest, dass das Material Ledger als Bewertungsgrundlage aktiviert wird und die Istkalkulation eine gesonderte Entscheidung ist. Diese eine Zeile beendet erfahrungsgemäß eine Diskussion, die sonst in jeder Runde neu geführt wird, weil im Markt beide Themen unter demselben Namen laufen.
Werke im Blick behalten, die später dazukommen
Bei der Konvertierung wird das Material Ledger während der Migration aktiviert, falls es noch nicht aktiv war. Kommen später zusätzliche Werke hinzu, muss es für diese Bewertungskreise von Hand aktiviert werden. Nimm diesen Schritt in die Checkliste für die Anlage neuer Werke auf, sonst fällt er genau dann auf, wenn das Werk schon bucht.
Das Währungscustomizing vor der Migration klären
Das eigene Währungscustomizing des Material Ledger ist jetzt verpflichtend, und das Ledger arbeitet auf den Währungen, die für das führende Ledger im Rechnungswesen definiert sind. Einen Vorschlagstyp gibt es nicht mehr. Weil im Rechnungswesen mehr als drei Währungs- und Bewertungsarten je Buchungskreis zulässig sind, das Material Ledger aber weiterhin nur drei unterstützt, muss ausdrücklich festgelegt werden, welche drei relevant sind.
Eigenen Code auf die alten Tabellen prüfen
Der Inhalt der meisten früheren Tabellen des Material Ledger liegt heute in der gemeinsamen Belegtabelle des Rechnungswesens. Die alten Tabellen sind obsolet und dürfen nicht mehr per SQL gelesen werden. Für die meisten Fälle stellt SAP Zugriffsfunktionen bereit, die stattdessen zu verwenden sind. Diese Prüfung gehört vor die Umstellung, nicht danach.
Bewertungstabellen anders lesen lernen
Die Bewertungstabellen für Bestände existieren weiter, sie enthalten aber nur noch Stammdatenattribute. Die Bewegungsfelder für Menge und Wert kommen aus dem Material Ledger beziehungsweise aus der Belegtabelle des Rechnungswesens. Lesende Zugriffe werden über zugeordnete CDS-Sichten umgeleitet und liefern die Daten wie bisher, schreibende Zugriffe auf die Bewegungsfelder müssen angepasst werden.
Die Istkalkulation als eigenes Vorhaben rechnen
Wenn das Controlling gewichtete Durchschnittskosten und einen Aufriss der Ist-Herstellkosten braucht, ist die Istkalkulation die richtige Antwort. Dann gehört sie aber mit eigenem Konzept, eigenem Testfall und eigenem Platz im Periodenabschluss geplant und nicht als Nebenprodukt der Systemumstellung.
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Warum SAP das Material Ledger als Grundlage gewählt hat
Der Hintergrund ist keine technische Laune, sondern eine fachliche Entwicklung. Moderne Anforderungen an die Materialwirtschaft zielen auf verbesserte und flexiblere Bewertungsverfahren in mehreren Währungen und nach parallelen Rechnungslegungsstandards, und zwar bei gleichzeitig geringerem Ressourcenbedarf und besserer Skalierbarkeit der Geschäftsprozesse. Das Datenmodell des Material Ledger unterstützt genau diese Anforderungen, deshalb wurde es als Grundlage der Bestandsbewertung in SAP S/4HANA gewählt.
Für Unternehmen, die bisher ohne Material Ledger gearbeitet haben, ist das zunächst eine reine Systemänderung. Die Bewertung selbst bleibt zunächst dieselbe, es ändert sich, wo die Werte liegen und wie sie fortgeschrieben werden. Für Unternehmen mit Auslandsgesellschaften oder mit paralleler Rechnungslegung entsteht dagegen ein echter fachlicher Spielraum, den es vorher nur mit Zusatzaufwand gab.
Wichtig ist, diese Erwartungshaltung im Projekt richtig zu setzen. Das Material Ledger allein liefert keine besseren Zahlen, es liefert eine Grundlage. Was daraus entsteht, hängt davon ab, ob im Controlling jemand die Fragen stellt, die vorher an der Systemgrenze gescheitert sind.
Was die Pflichtaktivierung im Datenmodell wirklich bedeutet
Die enge Verzahnung des Material Ledger mit den Prozessen des Rechnungswesens hat zu weiteren Vereinfachungen und einem Umbau geführt. Dieser Umbau hat unverträgliche Auswirkungen vor allem auf den Aufbau der Datenbanktabellen und damit auf direkte SQL-Zugriffe. Der Inhalt der meisten früheren Tabellen des Material Ledger liegt heute in der gemeinsamen Belegtabelle des Rechnungswesens. Das erlaubt einfachere und schnellere Zugriffe, macht aber jeden direkten Lesezugriff auf die alten Tabellen unzulässig.
Betroffen sind drei Gruppen: die Tabellen für Periodensummen und Preise, die Tabellen des Material-Ledger-Belegs samt zugehöriger Sichten und der Index der Buchhaltungsbelege zum Material. Für die ersten beiden Gruppen stellt SAP Zugriffsfunktionen bereit, die statt der direkten Zugriffe verwendet werden müssen. Für den Index gibt es keinen Ersatzzugriff, dort ist ein Zugriff schlicht nicht mehr möglich.
Die zweite Gruppe betrifft die Bewertungstabellen für Bestände. Sie existieren weiterhin, enthalten aber nur noch Stammdatenattribute. Die Bewegungsfelder für Menge und Wert werden aus dem Material Ledger und aus der Belegtabelle des Rechnungswesens geholt und in den ursprünglichen Tabellen nicht mehr fortgeschrieben. Für lesende Zugriffe ist das unproblematisch, denn zugeordnete CDS-Sichten sorgen dafür, dass jeder Lesezugriff die Daten wie bisher zurückliefert. Schreibende Zugriffe auf die Bewegungsfelder müssen dagegen angepasst werden.
Die Istkalkulation als eigene Entscheidung
Die Istkalkulation bewertet Materialbestände, Ware in Arbeit und Herstellkosten des Umsatzes mit gewichteten Durchschnittskosten, die nachträglich aus den Vorgängen einer oder mehrerer Buchungsperioden ermittelt werden. Zusätzlich bietet sie weitere Funktionen, darunter den Aufriss der Ist-Herstellkosten nach Kostenbestandteilen. Für Häuser mit stark schwankenden Einkaufspreisen oder mit hoher Fertigungstiefe ist das der Unterschied zwischen einer Standardpreisrechnung mit Abweichungssammlung und einer belastbaren Aussage über die tatsächlichen Kosten.
Der Preis dafür steht im Periodenabschluss. Die Istkalkulation ist kein Schalter, sondern ein Verfahren mit eigenen Abschlussschritten, eigenem Zeitbedarf und eigener Fehlersuche. Sie will außerdem fachlich verstanden sein, denn ein gewichteter Durchschnittspreis, der rückwirkend auf Bestände wirkt, verändert Zahlen, die in der Zwischenzeit bereits berichtet wurden. Wer das nicht vorher bespricht, führt diese Diskussion im ersten Abschluss unter Zeitdruck.
Die vernünftige Reihenfolge ist deshalb fast immer: erst die Umstellung mit dem Material Ledger als Bewertungsgrundlage stabil bekommen, dann die Istkalkulation als eigenes Vorhaben bewerten. SAP macht diese Trennung im Migrationsablauf selbst mit, denn die Migration des Material Ledger aktiviert die Istkalkulation ausdrücklich nicht.
Was bei der Konvertierung tatsächlich passiert
In SAP S/4HANA ist das Material Ledger verpflichtend, deshalb ist eine Migration des Material Ledger beim Systemwechsel immer erforderlich. Das gilt ausdrücklich auch dann, wenn das Material Ledger im Quellsystem gar nicht genutzt wurde, und ebenso, wenn aus einer früheren Finanzlösung heraus migriert wird. Die Migration besteht aus zwei Teilen: der Migration des Customizings und der Datenmigration, beide über die entsprechenden Aktivitäten im Einführungsleitfaden.
Im Datenteil sorgt der erste Schritt dafür, dass das Material Ledger für alle Bewertungskreise aktiviert ist, weil es in SAP S/4HANA verpflichtend ist. Dabei entstehen die Stammdaten des Material Ledger in allen Währungen des Ledger, und die vorhandenen Bestandswerte samt ihrer Historie werden in die neue Belegtabelle des Rechnungswesens überführt. Perioden ab einem definierten Zeitpunkt werden in die Währungen des Material Ledger umgerechnet, ältere Perioden nur in Hauswährung.
Ein Detail verdient besondere Aufmerksamkeit, weil es im Fehlerfall teuer wird. Die relevanten Perioden werden über eine eigene Tabelle bestimmt, und SAP weist ausdrücklich darauf hin, dass die Daten dort korrekt sein müssen und keine Einträge aus anderen Systemen transportiert werden dürfen, in denen diese Tabelle möglicherweise nicht aktuell ist. Andernfalls kann es zu schwerwiegenden Dateninkonsistenzen kommen. Das ist einer der wenigen Punkte im ganzen Umstieg, an dem ein Flüchtigkeitsfehler nicht durch Nacharbeit zu heilen ist.
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Müssen wir mit SAP S/4HANA zwingend zu Istkosten bewerten?
Was ändert sich für unsere Bestandsbewertung im Tagesgeschäft?
Wir haben viele eigene Reports auf Materialbewertung. Wie groß ist der Aufwand?
Wie viele Währungen können wir im Material Ledger führen?
Was passiert, wenn wir nach dem Umstieg ein neues Werk anlegen?
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