Excel oder Power BI: wo die Tabelle aufhört

Unter der Haube dieselben Bausteine

Der Befehl Daten abrufen heißt in Power BI Desktop genauso wie in Excel, und dahinter steckt derselbe Editor. Ein Klick auf Daten transformieren öffnet den Power Query-Editor mit denselben angewendeten Schritten und derselben Sprache M. Das Datenmodell mit Beziehungen zwischen Tabellen ist dasselbe wie in Power Pivot, und Kennzahlen schreibst du hier wie dort in DAX. Wer in Excel bereits mit Power Query und dem Datenmodell arbeitet, kennt den größeren Teil von Power BI schon.

Der Unterschied liegt in der Ausgabe. Excel schreibt in Zellen, die du danach anfassen, ergänzen und weiterrechnen kannst. Power BI zeichnet Visuals auf eine Berichtsseite, die sich gegenseitig filtern: Ein Klick auf eine Säule im ersten Diagramm schneidet alle anderen Darstellungen auf der Seite mit. Diese Verknüpfung musst du nicht bauen, sie ist der Normalfall.

Wo Excel klar vorn liegt

Überall dort, wo jemand eine Zahl eintippen muss. Das gilt für die Planung, für Was-wäre-wenn-Rechnungen und Szenarien, für eine Korrektur samt Kommentar und für die schnelle Nebenrechnung neben der Auswertung. In ein Power BI-Visual lässt sich nichts hineinschreiben, das Modell ist eine Einbahnstraße von der Quelle zur Darstellung.

Der zweite Punkt ist Verbreitung. Excel steht auf jedem Arbeitsplatz, es braucht keinen Freigabeprozess, keinen Arbeitsbereich und keine zusätzliche Lizenz. Für eine einmalige Sonderauswertung, die morgen jemand anders weiterdreht, ist die Arbeitsmappe schneller am Ziel als jeder Bericht. Dasselbe gilt für Detailtabellen, die der Empfänger exportieren und selbst weiterverarbeiten soll.

Wo Power BI vorn liegt

Bei der Aktualisierung. Eine Excel-Datei aktualisiert sich, wenn jemand sie öffnet und Alle aktualisieren drückt. Ein veröffentlichter Power BI-Bericht holt sich die Daten nach Zeitplan, auch wenn niemand die Datei anfasst. Liegen die Quellen im eigenen Netz, braucht es dafür ein Gateway, das die IT einrichtet.

Bei der Verteilung. Statt Dateianhänge zu verschicken, veröffentlichst du in einen Arbeitsbereich, und alle sehen denselben Stand. Die Rückfrage "Welche Version ist aktuell?" erübrigt sich damit. Dazu kommen Berechtigungen bis auf Zeilenebene, sodass jede Vertriebsregion im selben Bericht nur ihre eigenen Zahlen sieht, statt dass jemand fünf gefilterte Kopien pflegt.

Und dabei, dass die Empfänger sich selbst bedienen. Wer einen Excel-Bericht bekommt, stellt Rückfragen. Wer einen Bericht mit Filtern und aufklappbaren Ebenen bekommt, sieht die Antwort meist selbst, auch unterwegs über die App. Das ist der eigentliche Grund, warum sich der Aufwand rechnet, sobald der Empfängerkreis wächst.

Lizenz und Technik, bevor du planst

Power BI Desktop ist kostenfrei und läuft unter Windows. Kostenlos ist damit aber nur das Bauen. Sobald Berichte im Dienst veröffentlicht und mit anderen geteilt werden, braucht es kostenpflichtige Lizenzen, und die Modelle dafür ändern sich regelmäßig. Klär diesen Punkt mit der IT, bevor ein Projekt startet, sonst steht ein fertiger Bericht da, den niemand außer dir sehen darf.

Zwei weitere technische Fragen gehören in dieselbe Runde: Wo liegen die Quellen, und wer darf sie lesen? Datenbanken im eigenen Netz erreichen den Dienst nur über ein Gateway, und Zugriffsrechte auf die Quelle sind nicht dasselbe wie Zugriffsrechte auf den Bericht. Wer das erst nach dem Bauen klärt, verliert mehr Zeit als beim Modellieren.

Der typische Übergang

Es gibt klare Anzeichen, dass eine Arbeitsmappe ihre Grenze erreicht hat. Der Bericht geht per Mail an mehr als eine Handvoll Leute. Jemand fragt regelmäßig, welcher Stand aktuell ist. Das wöchentliche Aktualisieren ist ein Termin im Kalender. Die Datei braucht Minuten zum Öffnen. Und Änderungswünsche laufen alle über eine einzige Person, weil nur sie den Aufbau kennt.

Der Übergang muss kein Bruch sein. Bau Power Query-Abfragen und Kennzahlen zuerst in Excel sauber auf, denn beides zieht später mit um. Wächst der Empfängerkreis, übernimmst du das Modell nach Power BI und baust dort die Darstellung neu. Excel bleibt danach oft als Detailsicht bestehen, für die Fälle, in denen jemand die einzelnen Zeilen hinter einer Zahl braucht.