Power Pivot oder normale Pivot: ab wann lohnt das Modell?

Was in beiden Fällen gleich bleibt

Die Oberfläche ändert sich nicht. Auch eine Pivot auf dem Datenmodell hat die vier Bereiche Filter, Spalten, Zeilen und Werte, du ziehst dieselben Felder hinein, Datenschnitte und Zeitachsen funktionieren wie gewohnt, und Pivot-Diagramme ebenso. Von außen sieht man einer Auswertung nicht an, worauf sie aufsetzt. Aktualisiert wird in beiden Fällen über Daten > Alle aktualisieren.

Wichtig für die Entscheidung: Du musst Power Pivot nicht einschalten, um das Datenmodell zu nutzen. Beim Anlegen einer Pivot gibt es im Dialog den Haken "Diese Daten dem Datenmodell hinzufügen", und Beziehungen lassen sich auch ohne Add-In über Daten > Datentools > Beziehungen anlegen. Das Power Pivot-Fenster brauchst du erst, wenn du Measures schreiben, das Modell in der Diagrammsicht ordnen oder Spalten für den Anwender ausblenden willst.

Was Power Pivot zusätzlich kann

Der erste und größte Unterschied sind Beziehungen. Statt Kundenname, Region und Produktgruppe per SVERWEIS oder XVERWEIS in die Umsatzliste zu kopieren, legst du die Kundentabelle und die Artikeltabelle daneben und verbindest sie über die Schlüsselspalten. Im Power Pivot-Fenster geht das in der Diagrammsicht per Ziehen. Die Umsatzliste bleibt schmal, die Stammdaten stehen genau einmal, und ändert sich eine Regionszuordnung, korrigierst du sie an einer Stelle.

Der zweite Unterschied sind Measures. Über Power Pivot > Measures > Neues Measure schreibst du eine Kennzahl einmal in DAX, zum Beispiel als Summe des Umsatzes oder als Anteil am Vorjahr, und sie steht danach in jeder Auswertung desselben Modells zur Verfügung. Ein Measure rechnet immer im jeweiligen Filterkontext, also je Zeile, Spalte und gesetztem Datenschnitt neu. Damit hört es auf, dass dieselbe Kennzahl in fünf Dateien fünf leicht unterschiedliche Definitionen hat. Die DAX-Funktionsnamen bleiben übrigens auch in der deutschen Oberfläche englisch, du schreibst CALCULATE, DIVIDE und SUMX.

Dazu kommen Dinge, die die klassische Pivot schlicht nicht anbietet. Die Berechnungsart "Diskrete Anzahl", also die Zahl der Kunden ohne Mehrfachzählung, erscheint nur bei Modell-Pivots. Zeitvergleiche gegen Vorjahr oder gegen den Vormonat brauchen eine eigene Kalendertabelle, die du über Als Datumstabelle markieren kennzeichnest, danach rechnet DAX damit. Und die Datenmenge: Das Modell speichert spaltenweise komprimiert im Arbeitsspeicher, Millionen Zeilen sind normal, ohne dass eine einzige davon in einem Blatt stehen muss.

Die Signale für den Wechsel

Sechs Punkte reichen als Checkliste, und schon zwei davon rechtfertigen den Aufwand. Erstens: Du baust vor jeder Auswertung Hilfsspalten mit SVERWEIS oder XVERWEIS, um Stammdaten an die Bewegungsdaten zu heften. Zweitens: Du brauchst eine Kennzahl wie die Zahl der aktiven Kunden, für die die normale Pivot keine Berechnungsart hat. Drittens: Dieselbe Kennzahl steht in mehreren Dateien unterschiedlich berechnet, und niemand weiß mehr, welche Version stimmt.

Viertens: Die Quelle hat mehr Zeilen, als in ein Arbeitsblatt passen, oder die Datei öffnet spürbar langsam, weil die Rohdaten mit im Blatt liegen. Fünftens: Du willst dieselbe Auswertung nach Kunde, Region, Produkt und Vertriebsweg schneiden, ohne die Quelltabelle immer weiter zu verbreitern. Sechstens: Es kommen regelmäßig neue Quellen dazu, etwa Plandaten neben Istdaten, die sich nur über einen gemeinsamen Kalender und gemeinsame Stammdaten sinnvoll nebeneinanderstellen lassen.

Kein Wechselgrund ist dagegen eine einzelne Liste, die einmal im Quartal ausgewertet wird. Wenn eine Tabelle reicht und die Kennzahlen Summen und Mittelwerte sind, bringt das Modell nichts außer einer zusätzlichen Schicht, die jemand pflegen muss.

Was der Umstieg kostet

Technisch wenig. Power Pivot ist ein COM-Add-In und wird über Datei > Optionen > Add-Ins aktiviert, dort unten bei Verwalten auf COM-Add-Ins wechseln, auf Los klicken und Microsoft Power Pivot für Excel anhaken. Danach erscheint die Registerkarte Power Pivot mit der Schaltfläche Verwalten. Zwei Einschränkungen solltest du vorher kennen: Es gibt Power Pivot nur in Excel für Windows, nicht in Excel für Mac, und in älteren Einzelplatzversionen war es nicht in jeder Edition enthalten.

Der eigentliche Aufwand liegt im Denken. Du hörst auf, eine breite Tabelle zu bauen, und fängst an, in Faktentabelle und Stammdatentabellen zu trennen: die Bewegungsdaten in der Mitte, Kunde, Artikel, Kalender und Vertriebsweg drumherum, jeweils über einen Schlüssel verbunden. Wer das einmal verstanden hat, baut Auswertungen deutlich schneller, aber der erste Aufbau dauert länger als die vertraute Pivot auf einer Liste.

Zwei Stolpersteine tauchen bei fast jedem ersten Modell auf. Eine Beziehung braucht auf der Stammdatenseite eindeutige Schlüssel, doppelte Kundennummern in der Kundentabelle lässt Excel nicht zu, und die Fehlermeldung nennt nicht die betroffene Zeile. Und Zeitvergleiche funktionieren erst mit einer eigenen Kalendertabelle, die jeden Tag des Zeitraums lückenlos enthält, das automatische Gruppieren nach Jahr und Monat ersetzt sie nicht.