Wofür Power Query gut ist und wofür nicht

Aufräumen und Auswerten sind zwei Arbeitsschritte

Wer beides im selben Blatt macht, zahlt bei jeder neuen Lieferung erneut. Power Query trennt das sauber: Die Quelldatei bleibt unangetastet, die Aufbereitung liegt als Abfrage daneben, und das Ergebnis landet als Tabelle im Blatt oder direkt im Datenmodell. In die Abfrage gehört alles, was Aufräumen heißt: leere Kopfzeilen entfernen, Spalten umbenennen und typisieren, Zeilen filtern, Duplikate entfernen, Spalten teilen oder zusammenführen, Werte ersetzen und Kreuztabellen wieder in Listen zurückverwandeln.

Der Nutzen zeigt sich nicht beim ersten Mal, sondern beim vierten. Eine Abfrage, die zwanzig Minuten Aufbau gekostet hat, spart ab der zweiten Lieferung jedes Mal dieselbe Handarbeit, und sie macht dabei keine Flüchtigkeitsfehler. Genauso wichtig: Ein halbes Jahr später kann man in den angewendeten Schritten nachlesen, was mit den Daten passiert ist. Bei kopierten Blättern weiß das niemand mehr.

Der Einstieg im Editor

Du startest über Daten > Daten abrufen, dort findest du die Quellen nach Gruppen sortiert: Aus Datei mit Arbeitsmappe, Text/CSV, XML, JSON und Ordner, dann Aus Datenbank, Aus Onlinediensten und Aus anderen Quellen, wo unter anderem Aus dem Web steht. Für Daten, die schon in der Mappe liegen, gibt es daneben Aus Tabelle/Bereich.

Im Editor ist die rechte Seite die wichtige: Unter Abfrageeinstellungen stehen die angewendeten Schritte, und jeder Klick erzeugt dort einen Eintrag. Du kannst Schritte umbenennen, verschieben, löschen und über das Zahnrad nachträglich ändern. Benenn die wichtigen Schritte um, dann liest sich die Liste später wie eine Anleitung. Am Ende gehst du auf Schließen & laden in..., dort entscheidest du zwischen Tabelle im Blatt, Nur Verbindung erstellen und Hinzufügen zum Datenmodell.

Zwei Handgriffe machen eine Abfrage haltbar. Erstens: Wähl die gewünschten Spalten aus und nimm "Andere Spalten entfernen" statt einzelne Spalten zu löschen. Kommt in der Quelle nächsten Monat eine Spalte dazu, fällt sie dann automatisch weg, statt die Auswertung zu verschieben. Zweitens: Setz Datentypen bewusst. Kommen Zahlen im Format 1,234.56 aus einem amerikanischen System, nimm Transformieren > Datentyp > Mit Gebietsschema und gib die Herkunft an, sonst wird aus tausend Euro eine Kommazahl.

Entpivotieren, der Schritt mit dem größten Hebel

Berichte kommen fast immer als Kreuztabelle: links die Produkte, oben die Monate als eigene Spalten. Für Menschen lesbar, für jede Auswertung unbrauchbar, denn eine Pivot-Tabelle braucht eine Liste mit einer Zeile je Kombination. Von Hand ist das Umbauen eine Stunde Arbeit und jeden Monat wieder fällig.

In Power Query markierst du die Spalten, die Merkmale sind, also Produkt und Kunde, und wählst Transformieren > Andere Spalten entpivotieren. Aus den Monatsspalten werden zwei Spalten, Attribut und Wert, die du danach in Monat und Umsatz umbenennst. Nimm bewusst die Variante "Andere Spalten entpivotieren" und nicht "Spalten entpivotieren": Kommt im nächsten Monat eine weitere Spalte dazu, wandert sie automatisch mit, während die feste Variante sie stehen lässt.

Wann die Sprache M ins Spiel kommt

Jeder Klick im Editor schreibt M, sichtbar wird das über Start > Erweiterter Editor, wo die ganze Abfrage als Code steht. Für den Alltag brauchst du das nicht. An drei Stellen lohnt es sich trotzdem. Erstens, wenn ein Dateipfad oder ein Stichtag zum Parameter werden soll, damit die Abfrage auf jedem Rechner läuft; angelegt wird er über Start > Parameter verwalten. Zweitens, wenn du eine Bedingung brauchst, die der Dialog für benutzerdefinierte Spalten nicht anbietet. Und drittens, wenn eine Umwandlung auf alle Spalten gleichzeitig laufen soll, statt sie einzeln zu klicken.

Zwei Eigenheiten überraschen alle, die von Excel-Formeln kommen. M unterscheidet Groß- und Kleinschreibung, Table.SelectColumns funktioniert, table.selectcolumns nicht. Und Schritte beziehen sich über ihren Namen aufeinander, weshalb ein umbenannter Schritt den nachfolgenden ins Leere laufen lässt, wenn du ihn im Code und nicht über die Oberfläche umbenennst.

Wo Power Query nicht hilft

Es schreibt nichts in die Quelle zurück. Wer Werte korrigieren muss, korrigiert sie im Vorsystem oder in einer eigenen Zuordnungstabelle, die als zweite Abfrage dazugehängt wird. Es ersetzt auch keine Formel, die auf eine Eingabe in einer Zelle reagieren soll, denn eine Abfrage rechnet erst beim Aktualisieren.

Für zwanzig Zeilen einmalig lohnt der Aufbau nicht, da bist du mit Sortieren und Filtern schneller. Und auch die stabilste Abfrage bricht ab, wenn jemand den Aufbau der Quelldatei ändert, also eine Spalte umbenennt oder eine Kopfzeile einfügt. Wenn du diese Datei nicht selbst erzeugst, sprich einmal mit der Stelle, die sie liefert, das ist wirkungsvoller als jeder Reparaturschritt in der Abfrage.