Warum deine Stundensumme bei 24 wieder von vorn beginnt

Was hinter einer Uhrzeit steckt

12:00 ist für Excel die Zahl 0,5, 06:00 ist 0,25, eine Stunde ist 1/24 und eine Minute 1/1440. Ein Datum mit Uhrzeit ist entsprechend eine Zahl mit Nachkommastellen: Der Vorkommateil zählt die Tage, der Nachkommateil den Anteil des Tages. Formatier eine Zeitzelle testweise als Zahl mit vier Nachkommastellen, dann siehst du den Wert selbst.

Daraus folgt der ganze Rest. SUMME() addiert diese Brüche völlig korrekt, auch über 24 Stunden hinaus. Das Standardformat hh:mm zeigt aber nur den Nachkommateil, weil es eine Uhrzeit darstellen soll und keine Dauer. 25 Stunden erscheinen deshalb als 01:00, die fehlenden 24 Stunden stecken unsichtbar im Vorkommateil. Es geht nichts verloren, es wird nur nichts angezeigt.

Das Format mit den eckigen Klammern

Markier die Summenzelle, drück Strg und 1, geh auf Benutzerdefiniert und trag [hh]:mm ein. Die eckigen Klammern schalten den Überlauf ab: Die Stunden laufen über 24 hinaus weiter, 25 Stunden erscheinen als 25:00 und 190 Stunden als 190:00. Dasselbe funktioniert mit [mm] für Gesamtminuten und [ss] für Gesamtsekunden.

Die Klammern dürfen nur um die erste, größte Einheit stehen. [hh]:mm:ss ist richtig, hh:[mm]:ss ergibt keinen sinnvollen Wert. Die Klammer begrenzt die Stellenzahl nicht, für eine Jahresliste reicht [hh]:mm also aus. Wenn eine Dauer lesbarer sein soll, kannst du sie ausschreiben: Das Format [hh]" Std. "mm" Min." zeigt 190 Std. 30 Min. an, ohne den Wert anzutasten.

Für die Abrechnung brauchst du Dezimalstunden

Ein Stundensatz lässt sich nicht mit einem Tagesbruchteil multiplizieren. Rechne die Zeit erst um: =E2*24 liefert bei 7:30 den Wert 7,5, und diese Zelle formatierst du als normale Zahl, nicht als Uhrzeit. Der Lohn ist dann =E2*24*Stundensatz.

Der häufigste Fehler in Abrechnungstabellen ist genau dieses fehlende *24. Das Ergebnis ist dann exakt ein Vierundzwanzigstel des richtigen Betrags, also gut vier Prozent davon, was in einer Spalte mit vielen Zahlen leicht durchrutscht. Wenn ein Betrag verdächtig klein aussieht, ist das der erste Verdacht.

Umgekehrt machst du aus 7,5 wieder eine Zeit, indem du durch 24 teilst und die Zelle als Uhrzeit formatierst. Auf Viertelstunden rundest du mit =RUNDEN(E2*96;0)/96, weil ein Tag 96 Viertelstunden hat. Soll immer aufgerundet werden, nimmst du =OBERGRENZE(E2;ZEIT(0;15;0)).

Nachtschichten, Pausen und negative Salden

Endet die Schicht nach Mitternacht, liefert =Ende-Anfang einen negativen Wert, weil 06:00 kleiner ist als 22:00. =REST(Ende-Anfang;1) löst das, denn REST legt den negativen Rest auf den positiven Bereich innerhalb eines Tages um. Die Formel stimmt für jede Schicht unter 24 Stunden, unabhängig davon, ob sie den Tageswechsel überschreitet.

Pausen ziehst du als eigene Zeitspalte ab: =REST(C2-B2;1)-D2. Der gesetzliche Mindestwert hängt an der Arbeitszeit: Wer mehr als sechs und höchstens neun Stunden arbeitet, braucht 30 Minuten Pause, ab mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Diesen Abzug rechnet =WENN(Std>9;0,75;WENN(Std>6;0,5;0)) automatisch aus, wenn Std die Arbeitszeit in Dezimalstunden enthält.

Ein Gleitzeitkonto braucht negative Werte, und die kann das Standard-Datumssystem nicht darstellen, die Zelle zeigt dann nur Rauten. Der saubere Ausweg ist, den Saldo in Dezimalstunden zu führen, also =(Ist-Soll)*24 als gewöhnliche Zahl. Das Umstellen auf das 1904-Datumssystem unter Datei, Optionen, Erweitert würde negative Zeiten zwar anzeigen, verschiebt aber alle vorhandenen Datumswerte der Mappe um vier Jahre und einen Tag und ist deshalb in einer bestehenden Datei keine gute Idee.