Arbeitstage zählen, Feiertage abziehen, Termine halten
Zwischen Kalendertagen und Werktagen liegen Wochenenden, Feiertage und Brückentage, und genau diese Lücke entscheidet, ob ein zugesagter Liefertermin hält.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Kalendertage sagen nichts über verfügbare Kapazität
Ein Aufwand von zehn Arbeitstagen belegt im Kalender mindestens vierzehn Tage, weil zwei Wochenenden dazwischenliegen, und mit jedem Feiertag und jedem Urlaubstag wird die Spanne größer. Wer den Liefertermin mit =A2+10 ausrechnet, verspricht im schlechtesten Fall einen Tag, an dem niemand im Haus ist.
Die zweite Quelle für Abweichungen ist die Feiertagsliste. Excel bringt keine mit, welche Tage gelten hängt vom Bundesland ab, und in standortübergreifenden Projekten braucht jeder Standort seine eigene Spalte. Fehlt die Liste ganz, rechnest du Karfreitag und den 3. Oktober als normale Arbeitstage mit.
Was das kostet, merkst du erst spät. Zugesagte Termine verschieben sich reihenweise, die Kapazitätsrechnung für ein Quartal fällt zu optimistisch aus, und wenn zwei Abteilungen dieselbe Frist unterschiedlich zählen, weil die eine das Startdatum mitrechnet und die andere nicht, streitet man über einen Tag statt über die Sache.
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Die Formel im Detail
Aufbau der Formel
=NETTOARBEITSTAGE.INTL(Ausgangsdatum; Enddatum; [Wochenende]; [Freie_Tage]) - 01 Zählende Variante
NETTOARBEITSTAGE.INTLGibt es seit Excel 2010 und liefert eine Anzahl von Arbeitstagen. Willst du umgekehrt ein Datum, nimmst du ARBEITSTAG.INTL mit derselben Argumentfolge.
- 02 Erster Tag
AusgangsdatumWird mitgezählt, sofern er kein freier Tag ist. Von Montag bis Freitag derselben Woche kommen deshalb 5 heraus und nicht 4.
- 03 Letzter Tag
EnddatumZählt ebenfalls mit. Liegt es vor dem Ausgangsdatum, liefert die Funktion einen negativen Wert, statt einen Fehler zu melden, was in einer langen Spalte leicht durchrutscht.
- 04 Freie Wochentage
[Wochenende]Entweder eine der eingebauten Nummern, etwa 1 für Samstag und Sonntag oder 11 für nur Sonntag, oder eine Maske aus sieben Ziffern, die bei Montag beginnt. Eine 1 markiert darin einen freien Tag.
- 05 Feiertagsliste
[Freie_Tage]Ein Bereich mit echten Datumswerten, üblicherweise auf einem eigenen Blatt. Feiertage, die auf ein Wochenende fallen, zieht die Funktion nicht doppelt ab, du kannst sie also stehen lassen.
Wenn es nicht funktioniert
Das siehst du
Das Ergebnis ist genau einen Tag größer als erwartet.
Warum
NETTOARBEITSTAGE zählt das Startdatum mit, gemeint war aber die Dauer zwischen zwei Terminen.
Was hilft
Für eine Dauer 1 abziehen, für eine Anwesenheitszählung den Wert stehen lassen. Innerhalb eines Hauses sollte beides einheitlich geregelt sein.
Das siehst du
#WERT!, obwohl beide Datumszellen richtig aussehen.
Warum
In der Feiertagsliste steht mindestens ein Datum als Text, oder die Wochenendmaske hat nicht genau sieben Stellen oder enthält andere Ziffern als 0 und 1.
Was hilft
Die Feiertagsspalte mit ISTZAHL prüfen und umwandeln, die Maske auf sieben Zeichen kontrollieren.
Das siehst du
#NAME? bei NETTOARBEITSTAGE.INTL, während NETTOARBEITSTAGE rechnet.
Warum
Die INTL-Varianten gibt es erst ab Excel 2010, in älteren Versionen kennt Excel den Namen nicht.
Was hilft
In der alten Version mit NETTOARBEITSTAGE arbeiten und abweichende freie Tage über die Feiertagsliste abbilden.
Das siehst du
Der berechnete Endtermin fällt auf einen Feiertag.
Warum
Das Argument mit der Feiertagsliste fehlt, oder der Bereich ist fest verdrahtet und deckt das laufende Jahr nicht mehr ab.
Was hilft
Die Feiertage in eine als Tabelle formatierte Liste legen und mit Feiertage[Datum] ansprechen, dann wächst der Bereich mit.
Fünf Punkte, die vor der ersten Formel feststehen
- 01 Klär zuerst, ob du eine Anzahl von Tagen brauchst oder einen Termin.
- 02 NETTOARBEITSTAGE liefert eine Zahl, ARBEITSTAG liefert ein Datum.
- 03 Leg fest, welche Wochentage bei euch frei sind, und wähl die INTL-Variante.
- 04 Trag die Feiertage je Standort in einer eigenen Spalte ein.
- 05 Prüf die Liste mit ISTZAHL, ein Textdatum kippt die ganze Formel.
Damit rechnest du Termine, die auch im Dezember halten
Excel hat für Werktage zwei Funktionen, die sich in genau einem Punkt unterscheiden, und beide gibt es zusätzlich in einer Variante, in der du die freien Wochentage selbst bestimmst. Alles Weitere ist Sorgfalt bei der Feiertagsliste.
Anzahl oder Termin
Du entscheidest vor der ersten Formel, ob du eine Zahl von Arbeitstagen brauchst oder ein Datum, und wählst danach NETTOARBEITSTAGE oder ARBEITSTAG.
Das mitgezählte Startdatum
Du weißt, dass NETTOARBEITSTAGE beide Enden mitzählt und ARBEITSTAG das Startdatum nicht, und ziehst bewusst eine 1 ab, wenn eine Dauer gemeint ist.
Rückwärts terminieren
Mit einem negativen zweiten Argument rechnest du vom Liefertermin auf den spätesten Start zurück. In einer Terminkette verschiebt sich damit alles Weitere von selbst.
Eigene Wochenmuster
Über die siebenstellige Maske der INTL-Varianten bildest du Sechstagewochen, Teilzeitmodelle und Schichtpläne ab, in denen das Wochenende nicht auf Samstag und Sonntag liegt.
Feiertage je Standort
Du legst die Feiertage als echte Datumswerte in einer als Tabelle formatierten Liste ab und greifst mit Feiertage[Datum] darauf zu, damit ein ergänztes Jahr ohne Formeländerung wirkt.
Kapazität gegenrechnen
Aus Start- und Endtermin ermittelst du die tatsächlich verfügbaren Stunden und siehst, wie wenig von einer Phase mit Brückentagen und Urlaub übrig bleibt.
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Die zwei Funktionen und ihr Unterschied beim Startdatum
NETTOARBEITSTAGE(Ausgangsdatum;Enddatum;[Freie_Tage]) zählt beide Enden mit. Von Montag bis Freitag derselben Woche kommen also 5 heraus, nicht 4. Wenn du eine Dauer im Sinne von "wie viele Arbeitstage liegen dazwischen" brauchst, ziehst du bewusst 1 ab. Diese eine Differenz ist die häufigste Abweichung, wenn zwei Abteilungen dieselbe Frist unterschiedlich ausrechnen.
ARBEITSTAG(Ausgangsdatum;Tage;[Freie_Tage]) macht es andersherum: Es zählt das Startdatum nicht mit, sondern springt von dort aus die angegebene Zahl von Arbeitstagen weiter. =ARBEITSTAG(A2;10;Feiertage) ist der Termin zehn Arbeitstage nach dem Start. Ein negativer Wert rechnet rückwärts, was für Vorlaufzeiten praktisch ist: =ARBEITSTAG(B2;-5;Feiertage) liefert den spätesten Bestelltermin fünf Arbeitstage vor der Lieferung.
Beide Funktionen sind seit Excel 2007 fest eingebaut. In älteren Versionen steckten sie im Add-In Analyse-Funktionen und lieferten ohne aktiviertes Add-In den Fehler #NAME?. In geerbten Dateien aus dieser Zeit stößt du deshalb noch auf handgebaute Ersatzformeln, die man beim Überarbeiten ersatzlos streichen kann.
Wenn das Wochenende nicht Samstag und Sonntag ist
NETTOARBEITSTAGE.INTL und ARBEITSTAG.INTL gibt es seit Excel 2010. Sie haben ein zusätzliches Argument vor der Feiertagsliste, mit dem du die freien Wochentage festlegst. Über die eingebauten Nummern steht 1 für Samstag und Sonntag, 11 für nur Sonntag, 12 für nur Montag und so weiter bis 17 für nur Samstag.
Flexibler ist die Textmaske aus sieben Ziffern, die bei Montag beginnt und bei Sonntag endet. Eine 1 markiert einen freien Tag, eine 0 einen Arbeitstag. "0000011" ist das klassische Wochenende, "0000001" eine Sechstagewoche mit freiem Sonntag, "0101011" eine Teilzeitstelle, die dienstags und donnerstags nicht arbeitet. Erlaubt sind ausschließlich die Ziffern 0 und 1, und die Maske muss genau sieben Stellen haben, sonst kommt #WERT! zurück. Eine Maske aus sieben Einsen erklärt die ganze Woche für frei: NETTOARBEITSTAGE.INTL liefert dann 0, ARBEITSTAG.INTL dagegen #WERT!.
Halbe Tage kennen die Funktionen nicht. Wenn bei euch der 24. und der 31. Dezember nur bis mittags gearbeitet wird, rechnest du sie als normale Arbeitstage und ziehst die halben Tage am Ende separat ab. Schreibst du sie stattdessen in die Feiertagsliste, fehlt jeweils ein ganzer Tag, und die Jahresplanung liegt um zwei Tage daneben.
Die Feiertagsliste, an der es meistens hakt
Excel bringt keine Feiertage mit. Das dritte Argument erwartet einen zusammenhängenden Bereich mit echten Datumswerten, üblicherweise auf einem eigenen Blatt. Der Bereich darf mehrere Spalten breit sein, wenn du zusätzlich Abwesenheiten einzelner Personen abziehen willst. Steht dort auch nur ein Datum als Text statt als Datumswert, rechnet die Funktion nicht etwa ohne diesen Tag weiter, sondern liefert für die ganze Formel #WERT!. Prüf die Spalte deshalb einmal mit ISTZAHL, bevor du dich auf das Ergebnis verlässt.
Welche Tage hineingehören, hängt vom Bundesland ab. Bundesweit gelten unter anderem Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, der 1. Mai, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, der 3. Oktober und die beiden Weihnachtsfeiertage. Heilige Drei Könige, Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt, Reformationstag, Allerheiligen und der Buß- und Bettag gelten nur in bestimmten Ländern. Bei standortübergreifenden Projekten brauchst du je Standort eine eigene Spalte, sonst rechnest du den bayerischen Fronleichnam für Hamburg mit.
Die beweglichen Feiertage hängen alle am Ostersonntag: Karfreitag liegt zwei Tage davor, Ostermontag einen Tag danach, Christi Himmelfahrt 39 Tage danach, Pfingstsonntag 49, Pfingstmontag 50 und Fronleichnam 60 Tage. Für Ostern selbst gibt es keine Excel-Funktion, und die kursierenden Formeln dafür sind schwer nachzuprüfen. In einer Liste, die du ohnehin einmal im Jahr anfasst, ist ein eingetragenes Datum belastbarer als eine Formel, die niemand kontrolliert. Feiertage, die auf ein Wochenende fallen, ziehen die Funktionen übrigens nicht doppelt ab, du kannst sie also unbesehen stehen lassen.
Vom Startdatum zum realistischen Liefertermin
Ein Beispiel aus der Projektplanung: In A2 steht der Projektstart, in B2 der Aufwand in Arbeitstagen, und die Feiertage stehen in einer als Tabelle formatierten Liste namens Feiertage mit der Spalte Datum. Der Endtermin ist dann =ARBEITSTAG(A2;B2;Feiertage[Datum]). Weil die Tabelle mitwächst, greift die Formel automatisch auf ein neu ergänztes Jahr zu, ohne dass du den Bereich anfassen musst.
Die Kapazität rechnest du gleich daneben gegen, allerdings brauchst du dafür den Endtermin und nicht den Aufwand. Steht der mit ARBEITSTAG berechnete Endtermin in C2, ergibt =NETTOARBEITSTAGE(A2;C2;Feiertage[Datum])*7,8 die verfügbaren Stunden bei einer Woche mit 39 Stunden auf fünf Tagen. Auffällig wird dabei fast immer, dass in einer Phase mit Brückentagen und Urlaub deutlich weniger Zeit steckt, als die reine Kalenderdifferenz vermuten lässt.
Für die Gegenrichtung, also die Frage nach dem spätesten Start, drehst du die Formel um: =ARBEITSTAG(Liefertermin;-B2;Feiertage[Datum]). In einer Terminkette mit mehreren Vorgängen setzt du diese Formel je Zeile auf den Vorgänger, dann verschiebt sich die ganze Kette, sobald sich ein einzelner Aufwand ändert.
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Warum kommt bei NETTOARBEITSTAGE ein Tag mehr heraus als erwartet?
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Kann ich halbe Arbeitstage abbilden?
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