Was ist eine Formatvorlage?
Style
Eine Formatvorlage ist eine benannte Sammlung von Formatierungen, die du in Word auf Absätze, Zeichen, Tabellen oder Listen anwendest. Änderst du die Vorlage, ändern sich alle Stellen im Dokument mit, die sie benutzen.
Wenn im Dokument jede Überschrift einzeln fett und größer gemacht wurde, funktioniert kein Inhaltsverzeichnis, und jede Änderung an der Gestaltung wird Handarbeit.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
- Arten
- Absatz, Zeichen, verknüpft, Tabelle, Liste
- Daran hängen
- Inhaltsverzeichnis, Navigation, PDF-Lesezeichen
- Typisch bei
- Handbüchern, Berichten, Abschlussarbeiten
- Verwechselt mit
- Dokumentvorlage und Design
Absatzvorlage, Zeichenvorlage, verknüpfte Vorlage
Eine Absatzvorlage wirkt immer auf den ganzen Absatz und regelt Schrift, Ausrichtung, Abstand davor und danach, Zeilenabstand, Einzüge und die Gliederungsebene. Eine Zeichenvorlage wirkt nur auf markierte Wörter, etwa für Hervorhebungen oder Codebeispiele im Fließtext. Verknüpfte Vorlagen können beides, je nachdem ob du etwas markiert hast oder nur im Absatz stehst.
Vorlagen bauen aufeinander auf. Fast alles hängt an der Vorlage Standard, deshalb ändert eine Schriftumstellung dort das halbe Dokument mit. Das ist praktisch, wenn du es weißt, und eine unangenehme Überraschung, wenn nicht.
Was an den Überschriftenvorlagen hängt
Überschrift 1 bis Überschrift 9 sind keine Schriftgrößen, sondern Ebenen. An ihnen hängen das automatische Inhaltsverzeichnis, der Navigationsbereich, die Kapitelnummerierung, Querverweise und Kopfzeilen mit dem aktuellen Kapitel. Beim Export als PDF entstehen daraus Tags und Lesezeichen, die Screenreader auswerten.
Ein fett und größer formatierter Absatz ist deshalb keine Überschrift. Er sieht nur so aus, taucht in keinem Verzeichnis auf und ist für Barrierefreiheit unbrauchbar.
Der häufigste Fehler in langen Dokumenten
Direkte Formatierung über die Symbolleiste legt sich über die Vorlage und bleibt auch dann bestehen, wenn die Vorlage später geändert wird. Ein Dokument, das aus mehreren Quellen zusammengesetzt wurde, trägt oft dutzende solcher Ausnahmen. Der Befehl Formatierung löschen setzt einen Absatz auf seine Vorlage zurück, die Tastenkombination Strg und Leertaste entfernt nur die Zeichenformate.
Ähnlich verbreitet sind leere Absätze als Abstandshalter. Solche Absätze verschieben sich beim Umbruch, erzeugen leere Zeilen am Seitenanfang und tauchen in der Gliederung auf. Abstand gehört in die Absatzvorlage, ein Seitenwechsel in die Absatzeinstellung Seitenumbruch oberhalb.
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Formatvorlage und was oft damit gleichgesetzt wird
Die Dokumentvorlage ist eine eigene Datei mit der Endung .dotx oder .dotm. Diese Datei enthält Formatvorlagen, kann aber zusätzlich Text, Kopfzeilen, Bausteine und Makros mitbringen. Die Formatvorlage ist der Baustein, die Dokumentvorlage die Datei.
Ein Design ist die Kombination aus Farb-, Schrift- und Effektsatz und gilt über alle Office-Programme hinweg. Damit ersetzt es keine Vorlage, sondern liefert die Werte, auf die eine Vorlage zugreift.
Der Pinsel kopiert eine bestehende Formatierung einmalig an eine andere Stelle. Dabei entsteht keine Verbindung, spätere Änderungen wirken dort nicht mit.
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Zwei Stunden Aufräumen sparen die Woche vor der Abgabe
Der Unterschied zeigt sich erst in langen Dokumenten. Wer Überschriften mit den Überschriftenvorlagen auszeichnet, bekommt ein Inhaltsverzeichnis, das sich aktualisieren lässt, einen Navigationsbereich zum Springen, funktionierende Querverweise und beim Export ein PDF mit Lesezeichen. Wer sie nur fett und größer stellt, bekommt nichts davon.
Der häufigste Fehler ist die direkte Formatierung obendrauf. Die Vorlage sagt Arial 11, jemand markiert einen Absatz und stellt ihn auf eine andere Schrift. Ändert später jemand die Vorlage, bleibt genau dieser Absatz stehen, weil direkte Formatierung Vorrang hat. In gewachsenen Dokumenten hilft dann nur, die Formatierung zu entfernen und die Vorlage neu zuzuweisen.
Der zweite Fehler ist die Leerzeile als Abstandshalter. Abstand vor und nach einem Absatz gehört in die Vorlage, sonst rutschen beim ersten Umbruch überall leere Zeilen an den Seitenanfang. Dasselbe gilt für Einzüge, die aus Leerzeichen oder Tabulatoren gebaut wurden.
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