Was ist ein Makro?
Macro
Ein Makro ist eine gespeicherte Folge von Befehlen, die ein Office-Programm auf Knopfdruck wieder ausführt. In Excel und Word steckt sie als VBA-Prozedur in der Datei selbst, in Outlook dagegen in einem einzigen VBA-Projekt, das zum Profil auf dem Rechner gehört. Entweder zeichnet der Makrorekorder sie auf, oder sie wird von Hand geschrieben.
Immer wenn jemand jeden Morgen dieselben zwölf Klicks in derselben Reihenfolge macht, ist die Frage nach einem Makro nur eine Frage der Zeit.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
- Steckt in
- Excel, Word, Outlook und PowerPoint
- Sprache
- VBA
- Dateiformat
- In Excel .xlsm statt .xlsx
- Aufzeichnen
- In Excel und Word, in Outlook nicht
Aufzeichnen und wieder abspielen
Der Makrorekorder von Excel und Word schreibt jeden Schritt mit, den du im Programm machst, und übersetzt ihn in Code. In Outlook gibt es keinen Rekorder, dort schreibst du den Code selbst. Vor der Aufnahme legst du zwei Dinge fest: den Namen samt optionaler Tastenkombination und den Speicherort. Die Option Diese Arbeitsmappe bindet das Makro an die Datei, die persönliche Makroarbeitsmappe stellt es in allen Dateien auf deinem Rechner bereit.
Wichtig ist die Schaltfläche Relative Verweise. Standardmäßig zeichnet Excel absolute Zellbezüge auf, das Makro arbeitet dann immer auf denselben Zellen, egal wo der Cursor steht. Mit relativen Verweisen bezieht sich die Aufzeichnung auf die aktive Zelle, was für Abläufe nötig ist, die an wechselnden Stellen laufen sollen.
Wofür sich der Aufwand lohnt
Makros rechnen sich bei Abläufen, die regelmäßig gleich laufen: den Monatsexport aus dem ERP formatieren, Spalten umsortieren und Überschriften setzen, mehrere Blätter in ein einheitliches Format bringen, aus einer Liste Einzeldateien erzeugen. Ein Ablauf aus zehn Klicks, der jede Woche wiederkehrt, ist ein guter Kandidat.
Nicht jeder Fall braucht VBA. Für das Einlesen, Bereinigen und Zusammenführen von Daten ist Power Query meist der bessere Weg, weil die Schritte sichtbar bleiben und sich ohne Code ändern lassen. Makros sind dort stark, wo es um Programmsteuerung geht: Dateien öffnen und speichern, Dialoge zeigen, mit Outlook oder Word zusammenspielen.
Dateiformat und Sicherheit
Eine Arbeitsmappe mit Makro muss als .xlsm gespeichert werden. Speicherst du im normalen Format .xlsx, entfernt Excel den Code, und zwar mit einem Hinweis, den viele wegklicken. In Word heißen die Gegenstücke .docm und bei Vorlagen .dotm.
Makros sind ausführbarer Code, deshalb greift das Trust Center. Dateien aus dem Internet oder aus Mailanhängen werden blockiert, bis die Blockierung in den Dateieigenschaften aufgehoben wird. Im Unternehmen ist der saubere Weg ein vertrauenswürdiger Speicherort oder eine digitale Signatur, nicht das dauerhafte Herunterschrauben der Makrosicherheit.
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Makro und was oft damit gleichgesetzt wird
VBA ist die Programmiersprache, ein Makro die damit gespeicherte Prozedur. Jede Aufzeichnung erzeugt VBA-Code, den du im Editor über Alt und F11 ansehen und ändern kannst.
Power Query lädt und transformiert Daten und wiederholt die Schritte per Aktualisierung. Es braucht keinen Code und übersteht Formatwechsel besser, kann aber die Anwendung selbst nicht steuern.
Office-Skripte werden in TypeScript geschrieben und im Cloud-Speicher abgelegt. Als Gegenstück für Excel im Web decken sie aber nicht denselben Funktionsumfang ab wie VBA auf dem Desktop.
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Aufgezeichnet ist schnell, haltbar ist etwas anderes
Der Rekorder ist der ehrlichste Einstieg: Du machst die Arbeit einmal mit der Maus, Excel schreibt mit, beim nächsten Mal läuft dasselbe auf Knopfdruck. Das trägt genau so lange, wie die Datei jedes Mal gleich aussieht. Kommt eine Spalte dazu, arbeitet die Aufzeichnung stur auf der alten Position weiter und schreibt Werte an die falsche Stelle.
Der Grund steht im aufgezeichneten Code: Festgehalten wird, was du angeklickt hast, also Zelle B7 und die gerade aktive Auswahl, nicht was du gemeint hast. Erst wenn du den Code von der Auswahl auf benannte Bereiche umschreibst, wird aus der Aufzeichnung etwas, das ein Jahr später noch funktioniert.
Am Ausrollen scheitert es öfter als am Code. Makros laufen nur im Dateiformat mit Makros, Dateien aus dem Netzlaufwerk oder aus dem Mailanhang kommen blockiert an, und Excel im Browser führt VBA gar nicht aus. Wer eine Lösung für mehrere Abteilungen baut, klärt Speicherort und Freigabe vorher mit der IT.
Makro lernen
Welche Aufgaben sich mit einer Aufzeichnung erledigen lassen und wo VBA anfängt, trennen die Excel-Kurse zur Automatisierung an den üblichen Monatsauswertungen.
Wenn die Mappe eher eine Datenbank ist als eine Tabelle, lohnt der Blick auf die Access-Kurse für wachsende Datenmengen .
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Häufige Fragen
Sind Makros heute noch zeitgemäß?
Warum ist mein Makro nach dem Speichern verschwunden?
Muss ich programmieren lernen, um Makros zu nutzen?
Passt thematisch dazu
Den ersten VBA-Code musst du nicht von Hand schreiben, denn für immer gleiche Handgriffe reicht der Weg über den Makrorekorder .
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