Copilot-Prompts, die brauchbare Ergebnisse liefern
Ziel, Kontext, Quelle und Format sind die vier Angaben, die einen Prompt tragen, und der Verweis auf die richtige Datei wiegt schwerer als jede Verfeinerung der Wortwahl.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Nicht die Formulierung entscheidet, sondern das Material
Die häufigste Beobachtung im Alltag lautet, dass jemand anderes mit derselben Frage bessere Ergebnisse bekommt. Daraus wird schnell die Vermutung, es gebe eine geheime Formulierung. Tatsächlich liegt der Unterschied fast immer woanders: Die eine Person verweist auf ein konkretes Dokument, die andere stellt dieselbe Frage ohne Bezug.
Wer das nicht durchschaut, verliert die Zeit gleich zweimal. Erst wird an Adjektiven gefeilt und der Auftrag immer länger, dann wird der Entwurf verworfen und der Text doch von Hand geschrieben. Am Ende steht der Satz, das Werkzeug tauge nicht, obwohl es nie das richtige Material gesehen hat.
Die zweite verschenkte Gelegenheit ist der Abbruch nach dem ersten Versuch. Gute Ergebnisse entstehen im zweiten und dritten Durchgang, in dem du im selben Verlauf sagst, was noch fehlt. Wer stattdessen jedes Mal neu anfängt, wiederholt den ersten Prompt in Varianten und kommt nicht weiter.
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Schritt für Schritt
- 1
Das Ergebnis benennen
Formulier zuerst, was am Ende auf dem Tisch liegen soll, und zwar als Sache, nicht als Tätigkeit. Eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung ist ein Ziel, etwas zusammenzufassen ist keines.
Geschafft, wenn: Du kannst das gewünschte Ergebnis in einem Satz benennen.
- 2
Zielgruppe und Anlass ergänzen
Sag, wer mitliest und warum der Text entsteht. Der Beirat braucht andere Detailtiefe als das Projektteam, und der Ton folgt daraus von selbst.
Geschafft, wenn: Im Prompt steht, für wen und zu welchem Anlass geschrieben wird.
- 3
Die Quelle setzen
Ruf mit dem Schrägstrich die Dateiauswahl auf und wähl die maßgeblichen Dokumente oder den Mailverlauf aus. Zwei genaue Verweise sind besser als eine ungefähre Beschreibung.
Geschafft, wenn: Die richtige Datei ist ausgewählt und wird im Prompt angezeigt.
- 4
Das Format festlegen
Bestimm Länge, Gliederung und Ton, etwa eine Seite mit Ausgangslage, Optionen und Empfehlung. Ohne diese Angabe bekommst du einen Umfang, den niemand bestellt hat.
Geschafft, wenn: Der Entwurf kommt in der Länge und Struktur zurück, die du gesetzt hast.
- 5
Gegen die Quelle prüfen
Geh die Quellenverweise durch und gleich Zahlen, Termine und Zusagen am Original ab. Das dauert Sekunden und ist die einzige Kontrolle, die wirklich trägt.
Geschafft, wenn: Jede belastbare Aussage im Entwurf hat eine Fundstelle.
- 6
Im selben Verlauf nachschärfen
Sag, was fehlt, statt neu anzufangen. Kurze Korrekturen wie sachlicher, ohne Einleitung oder mit Fundstelle zu jeder Aussage führen schneller ans Ziel als ein umgeschriebener Auftrag.
Geschafft, wenn: Der zweite oder dritte Durchgang liefert eine Fassung, die du übernehmen kannst.
- 7
Die Formulierung sichern
Speicher den Prompt in der Copilot Prompt Gallery und leg ihn zusätzlich dort ab, wo das Team ihn findet, etwa in einer OneNote-Seite oder einer SharePoint-Liste, mit einer Zeile dazu, wofür er gedacht ist.
Geschafft, wenn: Der nächste im Team startet nicht wieder bei null.
Vier Angaben, die zweite Runde und was danach bleibt
- 01 Das Ziel beschreibt das Ergebnis, nicht die Tätigkeit.
- 02 Der Kontext sagt, wer mitliest und was der Anlass ist.
- 03 Die Quelle benennt Datei, Mailverlauf oder Besprechung.
- 04 Das Format legt Länge, Aufbau und Ton fest.
- 05 Die zweite Runde im selben Verlauf ergänzt, was noch fehlt.
- 06 Was funktioniert hat, wandert in eine Sammlung und wird wiederverwendet.
Was du danach in jeder Anwendung beherrschst
Für die tägliche Büroarbeit braucht es kein Prompt Engineering. Es reicht, vier Angaben sauber zu setzen und in Runden nachzuschärfen.
Ziel statt Tätigkeit
Du benennst das Ergebnis, also die Entscheidungsvorlage, die Kundenantwort oder die Gesprächsnotiz, statt nur um eine Zusammenfassung zu bitten.
Quelle vor Wortwahl
Du greifst zuerst zum Schrägstrich und wählst die Datei aus der Vorschlagsliste. Wird sie nicht gefunden, liegt sie meist lokal statt in OneDrive oder SharePoint, und dann hilft kein Prompt, sondern nur das Verschieben.
Zielgruppe angeben
Du sagst, wer den Text liest und was der Anlass ist. Damit steuerst du Detailtiefe und Ton in einem Schritt, ohne den Auftrag zu verlängern.
In Runden nachschärfen
Du antwortest im selben Verlauf mit kurzen Korrekturen wie kürzer, ohne Einleitung oder mit Fundstelle zu jeder Aussage, statt den Auftrag neu zu schreiben.
Den Selbsttest kennen
Wenn ein Ergebnis nicht taugt, prüfst du zuerst, welche der vier Angaben fehlt. Meistens ist es die Quelle oder das Format, selten die Formulierung.
Gute Prompts sichern
Du legst bewährte Formulierungen in der Copilot Prompt Gallery ab und sammelst sie im Team an einem gemeinsamen Ort, mit einer Notiz, wofür sie gedacht sind.
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Die vier Bausteine
Das Ziel beschreibt das Ergebnis, nicht die Tätigkeit; "Erstelle eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung" führt weiter als "Fass das zusammen". Der Kontext sagt, wer mitliest und was der Anlass ist, denn derselbe Sachverhalt wird für den Beirat anders aufbereitet als für das Projektteam. Die Quelle benennt die Datei, den Mailverlauf oder die Besprechung, aus der geschöpft werden soll. Das Format legt Länge, Aufbau und Ton fest, also etwa eine Seite, gegliedert nach Ausgangslage, Optionen und Empfehlung.
Wenn ein Ergebnis nicht taugt, fehlt fast immer einer dieser vier Bausteine, und meistens ist es die Quelle oder das Format. Das ist der schnellste Selbsttest, bevor du an der Wortwahl feilst.
Warum der Verweis auf Dateien mehr bringt als längere Anweisungen
Ohne Quelle antwortet Copilot aus allgemeinem Wissen und aus dem, was es im Mandanten für passend hält. Mit Verweis arbeitet es an deinem Material. Dieser Unterschied ist größer als jede Verfeinerung der Formulierung.
In Word und in der Chat-Oberfläche verweist du mit dem Schrägstrich auf Dateien und wählst sie aus der Vorschlagsliste. Nenn lieber zwei genaue Dokumente als eine ungefähre Beschreibung wie "die Unterlagen vom letzten Quartal". Wird die richtige Datei nicht gefunden, liegt sie oft lokal statt in OneDrive oder SharePoint, und dann hilft kein Prompt, sondern nur das Verschieben.
Nachschärfen statt neu anfangen
Der zweite Prompt ist der wichtigere. Statt den Auftrag umzuformulieren und von vorn zu starten, sagst du im selben Verlauf, was fehlt: "kürzer", "ohne Einleitung", "mit Fundstelle zu jeder Aussage", "den zweiten Absatz sachlicher".
Diese Runden sind kein Zeichen für einen schlechten ersten Prompt, sie sind die eigentliche Arbeitsweise. Wer sie überspringt und den Entwurf von Hand nachbaut, verschenkt den größten Teil des Nutzens.
Formulierungen sichern, die funktionieren
Ein Prompt, der einmal ein gutes Ergebnis geliefert hat, ist ein Arbeitsmittel und gehört nicht in die Zwischenablage. In der Copilot Prompt Gallery lassen sich Prompts speichern und wiederverwenden. Für ein Team lohnt sich zusätzlich eine gemeinsame Sammlung, etwa eine OneNote-Seite oder eine SharePoint-Liste, in der neben dem Text steht, wofür er gedacht ist und woran du erkennst, dass das Ergebnis taugt.
Typische Kandidaten für so eine Sammlung sind das wöchentliche Protokoll, die Antwort auf wiederkehrende Anfragen, die Zusammenfassung eines Angebots für die Geschäftsführung und die Aufbereitung der Zahlen für die Monatsrunde.
Wo Prompts nichts retten
Fehlende Grundlagen gleicht keine Formulierung aus. Wenn die maßgebliche Datei nicht auffindbar ist, wenn drei Fassungen desselben Dokuments nebeneinander liegen oder wenn die Frage im Kern eine Bewertung verlangt, die nur du treffen kannst, hilft auch der beste Prompt nicht. Dann heißt die Antwort: aufräumen, und den Rest selbst schreiben.
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