Copilot-Prompts schreiben, die brauchbare Ergebnisse liefern

Die vier Bausteine

Das Ziel beschreibt das Ergebnis, nicht die Tätigkeit; "Erstelle eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung" führt weiter als "Fass das zusammen". Der Kontext sagt, wer mitliest und was der Anlass ist, denn derselbe Sachverhalt wird für den Beirat anders aufbereitet als für das Projektteam. Die Quelle benennt die Datei, den Mailverlauf oder die Besprechung, aus der geschöpft werden soll. Das Format legt Länge, Aufbau und Ton fest, also etwa eine Seite, gegliedert nach Ausgangslage, Optionen und Empfehlung.

Wenn ein Ergebnis nicht taugt, fehlt fast immer einer dieser vier Bausteine, und meistens ist es die Quelle oder das Format. Das ist der schnellste Selbsttest, bevor du an der Wortwahl feilst.

Warum der Verweis auf Dateien mehr bringt als längere Anweisungen

Ohne Quelle antwortet Copilot aus allgemeinem Wissen und aus dem, was es im Mandanten für passend hält. Mit Verweis arbeitet es an deinem Material. Dieser Unterschied ist größer als jede Verfeinerung der Formulierung.

In Word und in der Chat-Oberfläche verweist du mit dem Schrägstrich auf Dateien und wählst sie aus der Vorschlagsliste. Nenn lieber zwei genaue Dokumente als eine ungefähre Beschreibung wie "die Unterlagen vom letzten Quartal". Wird die richtige Datei nicht gefunden, liegt sie oft lokal statt in OneDrive oder SharePoint, und dann hilft kein Prompt, sondern nur das Verschieben.

Wie weit der Verweis reicht, hängt an der Lizenz. Mit der Add-on-Lizenz, die früher Microsoft 365 Copilot hieß und die Microsoft inzwischen Microsoft Copilot nennt, durchsucht Copilot alle Dateien, Mails, Chats und Besprechungen, auf die du Zugriff hast. Im Copilot Chat ohne Zusatzlizenz arbeitest du vor allem mit dem Web, mit Dateien, die du hochlädst, und mit dem Dokument, das gerade geöffnet ist. Dort musst du die Quelle also selbst mitbringen.

Beispiele für den Büroalltag

Für eine Entscheidungsvorlage: "Erstelle aus /Angebot Müller und /Angebot Schmidt eine einseitige Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. Gliedere nach Ausgangslage, Vergleich der Angebote und Empfehlung, sachlich, ohne Aufzählungen." Ziel, Leser, Quelle und Format stehen in zwei Sätzen.

Für eine Besprechung: "Fass die Besprechung zum Projektstart von gestern für alle zusammen, die nicht dabei waren. Nenn zuerst die Entscheidungen, dann die offenen Punkte mit verantwortlicher Person und Termin." Ohne den zweiten Satz bekommst du eine Nacherzählung statt einer Liste, mit der jemand arbeiten kann.

Für eine Antwort: "Entwirf eine Antwort auf die Mail von Frau Kaya zur Lieferverzögerung. Bestätige den neuen Termin aus /Lieferplan Oktober, entschuldige dich einmal und biete einen kurzen Anruf an. Höchstens zehn Zeilen." Und zum Nachschärfen im selben Verlauf reicht oft ein Satz wie "Nimm die Entschuldigung aus dem ersten Satz heraus und setz den Termin fett".

Nachschärfen statt neu anfangen

Der zweite Prompt ist der wichtigere. Statt den Auftrag umzuformulieren und von vorn zu starten, sagst du im selben Verlauf, was fehlt: "kürzer", "ohne Einleitung", "mit Fundstelle zu jeder Aussage", "den zweiten Absatz sachlicher".

Diese Runden sind kein Zeichen für einen schlechten ersten Prompt, sie sind die eigentliche Arbeitsweise. Wer sie überspringt und den Entwurf von Hand nachbaut, verschenkt den größten Teil des Nutzens.

Formulierungen sichern, die funktionieren

Ein Prompt, der einmal ein gutes Ergebnis geliefert hat, ist ein Arbeitsmittel und gehört nicht in die Zwischenablage. Zum Speichern fährst du nach dem Durchlauf mit der Maus über deinen Prompt, klickst auf das Lesezeichensymbol und speicherst ihn. Er landet in der Copilot Prompt Gallery bei deinen eigenen Prompts, ist nur für dich sichtbar und lässt sich dort umbenennen, bearbeiten und erneut ausführen. Für ein Team lohnt sich zusätzlich eine gemeinsame Sammlung, etwa eine OneNote-Seite oder eine SharePoint-Liste, in der neben dem Text steht, wofür er gedacht ist und woran du erkennst, dass das Ergebnis taugt.

Typische Kandidaten für so eine Sammlung sind das wöchentliche Protokoll, die Antwort auf wiederkehrende Anfragen, die Zusammenfassung eines Angebots für die Geschäftsführung und die Aufbereitung der Zahlen für die Monatsrunde.

Wo Prompts nichts retten

Fehlende Grundlagen gleicht keine Formulierung aus. Wenn die maßgebliche Datei nicht auffindbar ist, wenn drei Fassungen desselben Dokuments nebeneinander liegen oder wenn die Frage im Kern eine Bewertung verlangt, die nur du treffen kannst, hilft auch der beste Prompt nicht. Dann heißt die Antwort: aufräumen, und den Rest selbst schreiben.