Genehmigungen mit Power Automate sauber abbilden
Die Genehmigungsaktion ist schnell eingebaut, entscheidend sind die Fälle daneben: Vertretung, ausbleibende Antwort und ein Nachweis, der später noch etwas wert ist.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der Ablauf funktioniert im Test und bricht im Urlaub zusammen
Ein Genehmigungsflow ist an einem Vormittag gebaut. Auslöser, Genehmigungsaktion, Bedingung, Mail an die antragstellende Person, fertig. Im Test läuft das sauber durch, weil alle Beteiligten am Platz sitzen und sofort antworten.
Im Betrieb kommen die Fälle, die im Test fehlten. Die freigebende Person ist im Urlaub und ihre Adresse steht fest im Empfängerfeld. Niemand antwortet, und der Lauf wartet still vor sich hin. Eine Wertgrenze ändert sich, und weil sie an drei Stellen im Designer steht, muss jemand hinein, der dort nichts zu suchen hat.
Am unangenehmsten wird es beim Nachweis. Wenn Monate später jemand wissen will, wer eine Rechnung freigegeben hat, reicht die Ansicht in Power Automate nicht, denn dort sehen nur die Beteiligten ihre Vorgänge, und sie ist als Arbeitsoberfläche gedacht, nicht als Archiv. Was nicht in den Vorgang zurückgeschrieben wurde, ist praktisch weg.
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Schritt für Schritt
- 1
Den Eingang strukturieren
Leg eine SharePoint-Liste mit Feldern für Zeitraum, Begründung, Status und Kommentar der freigebenden Person an, optional mit einem Formular in Microsoft Forms davor. Der Auslöser ist dann das Anlegen eines neuen Elements.
Geschafft, wenn: Ein Testantrag steht als Listenelement da, mit allen Feldern gefüllt.
- 2
Die zuständige Person ermitteln
Verzichte auf die feste Adresse im Empfängerfeld. Ermittle die freigebende Person über die Stammdaten, etwa mit der Aktion, die zu einem Konto die vorgesetzte Person liefert, oder aus einer gepflegten Liste mit Bereichen und Vertretungen.
Geschafft, wenn: Ein Wechsel in der Zuständigkeit ändert die Liste, nicht den Flow.
- 3
Die Genehmigung starten
Setz die Genehmigungsaktion ein und füll Genehmigungstyp, Titel, Empfänger und das Detailfeld mit den Werten aus dem Antrag. Der Typ entscheidet, ob die erste Antwort genügt, alle zustimmen müssen oder eigene Antwortoptionen gelten.
Geschafft, wenn: Die Anfrage erreicht Posteingang, Portal und mobile App mit allen nötigen Angaben.
- 4
Stufen und Wertgrenzen abbilden
Für Prüfungen nacheinander startet die zweite Genehmigung erst nach der Zustimmung der ersten, für unabhängige Bereiche fragst du parallel. Wertgrenzen setzt du mit einer Bedingung vor der zweiten Stufe und liest sie aus einer kleinen Liste.
Geschafft, wenn: Eine geänderte Grenze ist eine Änderung in der Liste, kein Eingriff im Designer.
- 5
Antwort verarbeiten und zurückschreiben
Verzweige mit einer Bedingung auf die Antwort und schreib Entscheidung, Name der freigebenden Person, Zeitpunkt und Kommentar in die Liste zurück. Die dynamischen Werte dafür liefert die Genehmigungsaktion. Danach informierst du die antragstellende Person.
Geschafft, wenn: Der Vorgang zeigt Status und Entscheidung, ohne dass jemand im Flow nachsehen muss.
- 6
Erinnerung und Eskalation einrichten
Bau einen geplanten Flow, der täglich prüft, welche Anträge länger als vereinbart offen sind, erinnert und danach an die Vertretung eskaliert. Zieht sich eine Freigabe von sich aus über Wochen, teilst du sie auf zwei Flows auf, weil ein einzelner Lauf nach 30 Tagen endet: einer legt die Genehmigung an, der andere wartet auf die Antwort.
Geschafft, wenn: Kein Antrag bleibt unbemerkt liegen, weil jemand nicht geantwortet hat.
- 7
Nachweis und Externe klären
Stimm mit Buchhaltung und Revision ab, welches System als Nachweis gilt, und lass den Flow dorthin schreiben. Sollen Personen außerhalb der Organisation freigeben, müssen sie als Gäste in Microsoft Entra ID eingeladen sein, sonst läuft die Anfrage ins Leere.
Geschafft, wenn: Auch nach Monaten lässt sich belegen, wer wann was entschieden hat.
Sechs Stationen eines Freigabelaufs
- 01 Der Antrag entsteht als Element in einer Liste, nicht als E-Mail.
- 02 Der Flow ermittelt die zuständige Person aus den Stammdaten.
- 03 Die Anforderung erreicht Posteingang, Genehmigungen und mobile App.
- 04 Eine Bedingung verzweigt auf die Antwort und schreibt sie in die Liste zurück.
- 05 Ein geplanter Flow meldet, was länger als vereinbart offen ist.
- 06 Der Nachweis landet dort, wo der Vorgang später gesucht wird.
Was dein Freigabeprozess danach aushält
Ein tragfähiger Genehmigungsflow unterscheidet sich vom schnellen Entwurf in vier Punkten. Alle vier kosten wenig Zeit, wenn sie von Anfang an eingeplant sind.
Strukturierter Eingang
Der Antrag entsteht als Element in einer SharePoint-Liste mit Feldern für Zeitraum, Begründung, Status und Kommentar, bei Bedarf über ein Formular in Microsoft Forms davor. Eine Mail als Auslöser trägt nicht.
Zuständige aus Stammdaten
Der Flow ermittelt die freigebende Person aus den Stammdaten oder aus einer Liste mit Bereichen, Freigebenden und Vertretungen. Diese Liste pflegt die Fachabteilung selbst, der Flow bleibt unangetastet.
Der passende Genehmigungstyp
Du weißt, wann die Antwort der ersten Person genügt, wann alle zustimmen müssen und wann eigene Antwortoptionen sinnvoll sind. Für zwei getrennte Prüfungen nimmst du zwei Genehmigungen nacheinander, nicht eine mit zwei Empfängern.
Erinnerung und Eskalation
Ein geplanter Flow prüft täglich, welche Anträge länger als vereinbart offen sind, und meldet sie gesammelt. Das ist übersichtlicher als eine Erinnerungslogik in jeder einzelnen Ausführung.
Wertgrenzen an einer Stelle
Grenzen und Zuständigkeiten liest der Flow aus einer kleinen Liste, statt sie im Designer zu verstecken. Eine Anpassung ist dann eine Änderung in einer Zeile.
Nachweis am richtigen Ort
Entscheidung, Name, Zeitpunkt und Kommentar landen zurück im Vorgang, und bei buchhalterisch relevanten Freigaben ist mit Buchhaltung und Dokumentenmanagement geklärt, welches System als führender Ablageort gilt.
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Der Grundaufbau am Beispiel Urlaubsantrag
Ein tragfähiger Ablauf beginnt mit einem strukturierten Eingang, nicht mit einer Mail. Eine SharePoint-Liste mit Feldern für Zeitraum, Begründung, Status und Kommentar der freigebenden Person reicht aus, ein Formular in Microsoft Forms davor macht die Eingabe bequemer. Der Auslöser ist dann das Anlegen eines neuen Elements in dieser Liste.
Danach folgt die Genehmigungsaktion mit Genehmigungstyp, Titel, Empfänger und einem Feld für die Details, das du mit den Werten aus dem Antrag füllst. Nach der Entscheidung verzweigt eine Bedingung auf die Antwort, schreibt das Ergebnis in die Liste zurück und informiert die antragstellende Person.
Der Genehmigungstyp entscheidet über die Logik: Es kann die Antwort der ersten Person genügen, es können alle zustimmen müssen, oder du definierst eigene Antwortoptionen statt "Genehmigen" und "Ablehnen". Für zwei getrennte Prüfungen, etwa "sachlich richtig" und danach "freigegeben", brauchst du zwei Genehmigungen nacheinander, nicht eine mit zwei Empfängern.
Mehrstufig, nacheinander oder parallel
Zwei Muster decken fast alles ab. Nacheinander bedeutet, dass die zweite Genehmigung erst startet, wenn die erste zugestimmt hat, typisch für Rechnungen mit fachlicher und kaufmännischer Prüfung. Parallel bedeutet, dass alle Beteiligten gleichzeitig gefragt werden, was sich anbietet, wenn mehrere Bereiche betroffen sind und die Reihenfolge keine Rolle spielt.
Wertgrenzen bildest du mit einer Bedingung vor der zweiten Stufe ab, statt zwei getrennte Flows zu pflegen. Halte die Grenze an einer einzigen Stelle, am besten in einer kleinen Liste, aus der der Flow sie liest. Sonst muss bei jeder Anpassung jemand in den Designer, der dort nichts zu suchen hat.
Vertretung, Erinnerung und Eskalation
Die fest eingetragene E-Mail-Adresse im Empfängerfeld ist der häufigste Konstruktionsfehler. Besser ermittelt der Flow die zuständige Person aus den Stammdaten, etwa über die Aktion, die zu einem Konto die vorgesetzte Person liefert, oder aus einer Liste, in der Bereiche, Freigebende und Vertretungen gepflegt sind. Diese Liste kann die Fachabteilung selbst pflegen, der Flow bleibt unangetastet.
Für ausbleibende Antworten brauchst du einen zweiten Weg. Ein wartender Lauf hält nicht unbegrenzt: Ab einer Laufzeit von mehr als 30 Tagen empfiehlt Microsoft, die Genehmigungen in Dataverse zu speichern und den Ablauf auf zwei Flows aufzuteilen. Für den Alltag heißt das: Plan eine Erinnerung nach wenigen Tagen und eine Eskalation an die Vertretung ein, statt darauf zu hoffen, dass sich jemand von selbst meldet.
Bewährt hat sich, die Erinnerung an den Vorgang zu hängen und nicht an den einzelnen Lauf. Ein geplanter Flow prüft täglich, welche Anträge länger als vereinbart offen sind, und meldet sie gesammelt. Das ist übersichtlicher als eine Erinnerungslogik in jeder einzelnen Ausführung.
Nachweis, der später noch etwas wert ist
Schreib Entscheidung, Name der freigebenden Person, Zeitpunkt und Kommentar in die Liste zurück, in der der Vorgang steht; die dynamischen Werte dafür liefert die Genehmigungsaktion. Verlass dich nicht allein auf die Ansicht "Genehmigungen" in Power Automate, denn dort sehen nur die Beteiligten ihre Vorgänge, und sie ist als Arbeitsoberfläche gedacht, nicht als Archiv.
Bei Rechnungen kommt hinzu, dass Aufbewahrung und revisionssichere Ablage nicht Sache eines Flows sind. Klär mit Buchhaltung und Dokumentenmanagement, welches System der führende Ablageort ist, und lass den Flow dorthin schreiben oder die Freigabe dort auslösen.
Wenn Externe genehmigen sollen
Genehmigungsanforderungen lassen sich auch an Personen außerhalb der Organisation schicken, sofern sie als Gäste in Microsoft Entra eingeladen sind. Ohne diese Einladung läuft die Anfrage ins Leere. Für externe Freigaben klärst du also zuerst die Gastkonten und danach den Flow.
Dazu passende Kurse
Wie du solche Abläufe wartbar baust, statt sie nach jedem Personalwechsel neu zu erfinden, zeigen die Power-Platform-Schulungen im Überblick .
Weil die Liste dahinter über die Qualität des ganzen Ablaufs entscheidet, lohnen sich vorher die Kurse rund um SharePoint für Anwender .
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Wo du genau das übst
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Referent und Inhalt sehr gut und vor allem durch den kleinen Teilnehmerkreis sehr hilfreich.
Gut verständlich erklärt, weitere Möglichkeiten und Optionen aufgezeigt. Die Teilnehmer hatten bereits sehr unterschiedliche Vorkenntnisse, da hat der Veranstalter aber keinen Einfluss.
Häufige Fragen
Können mehrere Personen dieselbe Freigabe erteilen?
Was passiert, wenn niemand antwortet?
Lässt sich eine gesendete Anfrage zurückziehen?
Reicht die Genehmigung im Flow als Dokumentation?
Deine Ansprechpartner
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Yves Hoppe
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