Power Automate: Auslöser, Aktion und der erste Flow
Ein Flow besteht aus einem Auslöser, ein paar Aktionen und den Verbindungen dazwischen, und wer das an einem echten kleinen Vorgang durchspielt, hat das Prinzip schnell verstanden.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Die Hürde ist nicht das Werkzeug, sondern die Auswahl des Vorgangs
Wer make.powerautomate.com zum ersten Mal öffnet, findet Hunderte Konnektoren und ein leeres Designerfenster. Die Technik ist damit verfügbar, die eigentliche Frage aber ungelöst: Welcher der vielen kleinen Handgriffe im Alltag taugt überhaupt für einen Flow?
Wird das falsch entschieden, entsteht Mehrarbeit statt Entlastung. Ein Ablauf, der in einem von fünf Fällen etwas anderes tun müsste, produziert Ausnahmen, die jemand von Hand korrigiert. Ein Flow, der auf Änderungen reagiert und dabei selbst dieselbe Datei ändert, löst sich immer wieder neu aus. Und ein Ablauf, der auf der persönlichen Verbindung einer Person läuft, steht still, sobald sie das Haus verlässt oder ihr Kennwort wechselt.
Der dritte teure Fehler ist der Test im Echtbetrieb. Wer den ersten Versuch auf das Postfach der Geschäftsführung oder eine produktive Bibliothek loslässt, räumt hinterher auf, und das dauert länger als der Aufbau.
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Schritt für Schritt
- 1
Einen kleinen echten Vorgang wählen
Nimm etwas, das regelmäßig auftritt, einen klaren Auslöser hat und keine Bewertung verlangt, etwa das Ablegen von E-Mail-Anhängen in einer SharePoint-Bibliothek. Große Abläufe mit vielen Ausnahmen hebst du dir auf.
Geschafft, wenn: Du kannst den Ablauf in einem Satz mit Wenn und Dann beschreiben.
- 2
Eine Vorlage öffnen statt leer zu starten
Sieh unter Vorlagen nach, ob es den Standardfall schon gibt, und passe ihn an. Wenn nicht, wählst du den automatisierten Cloud-Flow und suchst zuerst nach dem beteiligten Dienst.
Geschafft, wenn: Ein Entwurf steht im Designer, mit dem du weiterarbeiten kannst.
- 3
Auslöser setzen und Verbindungen anlegen
Wähl den Auslöser des Konnektors, hier den Eingang einer neuen E-Mail in Office 365 Outlook, und melde die Verbindung an. Prüf gleich, ob ein Premium-Hinweis an einem der Konnektoren steht.
Geschafft, wenn: Der Auslöser zeigt seine Einstellungen und die Verbindung ist verbunden.
- 4
Aktion ergänzen und dynamische Werte einsetzen
Füg die Aktion hinzu, die die Datei in der SharePoint-Bibliothek anlegt, und setz Dateiname und Inhalt aus den dynamischen Werten des Auslösers ein. Diese Werte sind die Verbindung zwischen den Schritten.
Geschafft, wenn: Im Aktionsschritt stehen Felder mit Werten aus dem Auslöser, nicht mit festem Text.
- 5
Auf Schleifen prüfen
Geh bei jedem Änderungs-Auslöser durch, ob deine eigene Aktion die Bedingung des Auslösers wieder erfüllt. Ein Flow, der auf Änderungen einer Datei reagiert und dabei dieselbe Datei ändert, startet sich endlos neu.
Geschafft, wenn: Der Auslöser reagiert nicht auf das, was der Flow selbst schreibt.
- 6
Mit Testdaten laufen lassen
Leg eine eigene Bibliothek und ein Testpostfach an, starte den Test im Designer und schick dir selbst eine Mail mit Anhang. Lies die Ausführung Schritt für Schritt mit und sieh dir Ein- und Ausgabe an.
Geschafft, wenn: Die Datei liegt am erwarteten Ort und jeder Schritt ist grün durchgelaufen.
- 7
Miteigentümer eintragen
Verbindungen gehören der Person, die sie angelegt hat. Trag für alles, was über den eigenen Arbeitsplatz hinausgeht, Miteigentümer ein oder klär mit der IT, wie solche Abläufe im Haus betrieben werden.
Geschafft, wenn: Andere können den Flow übernehmen, und für den Dauerbetrieb ist geklärt, auf wessen Verbindung er läuft.
Fünf Begriffe, ohne die im Designer nichts zusammenpasst
- 01 Der Auslöser ist das Ereignis, auf das der Flow wartet.
- 02 Der Konnektor ist die Verbindung zu Outlook, SharePoint oder Teams.
- 03 Die Aktion ist der Schritt, der nach dem Auslöser ausgeführt wird.
- 04 Dynamische Werte reichen Daten von einem Schritt zum nächsten weiter.
- 05 Der Testlauf zeigt zu jedem Schritt die Ein- und die Ausgabe.
Was du nach dem ersten Nachmittag kannst
Für den Einstieg reicht ein kleiner, echter Vorgang. Daran lernst du alles, was auch für größere Abläufe gilt.
Vorgänge richtig auswählen
Du erkennst, welche Abläufe sich lohnen: regelmäßig, mit klarem Auslöser, immer gleich und ohne Bewertung im Einzelfall. Den geraden Weg automatisierst du, die Ausnahme läuft weiter von Hand.
Den passenden Flow-Typ wählen
Du unterscheidest den automatisierten Cloud-Flow beim Ereignis, den sofortigen Cloud-Flow per Klick und den geplanten Cloud-Flow nach Zeitplan, und weißt, dass für den Einstieg meist der erste gemeint ist.
Über den Dienst suchen
Du suchst im Designer zuerst nach dem Konnektor und siehst dann, welche Auslöser und Aktionen er mitbringt, statt nach einer Tätigkeit zu suchen, die es so nicht gibt.
Vorlagen als Startpunkt nutzen
Du öffnest für Standardfälle eine Vorlage und passt sie an. Das geht schneller als der leere Designer und zeigt nebenbei, wie andere den Ablauf aufgebaut haben.
Lizenzgrenzen vorher sehen
Du erkennst am Premium-Hinweis im Designer, dass ein Konnektor wie Dataverse oder SQL Server eine zusätzliche Power-Automate-Lizenz braucht, bevor der Flow fertig gebaut ist.
Fehler im Verlauf lesen
Du liest die Ausführung Schritt für Schritt mit und siehst zu jedem Schritt Ein- und Ausgabe. Damit findest du die Ursache schneller als über den Text der Fehlermeldung.
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Trigger, Aktion und Konnektor an einem Beispiel
Der Auslöser ist das Ereignis, auf das Power Automate wartet, hier der Eingang einer neuen E-Mail. Eine Aktion ist der Schritt, der daraufhin ausgeführt wird, hier das Anlegen einer Datei in einer SharePoint-Bibliothek. Der Konnektor ist die Verbindung zu einem Dienst, in diesem Beispiel Office 365 Outlook auf der einen und SharePoint auf der anderen Seite.
Jeder Konnektor bringt eigene Auslöser und Aktionen mit. Deshalb lohnt es sich, im Designer zuerst nach dem Dienst zu suchen und dann zu schauen, was er anbietet, statt nach der gewünschten Tätigkeit zu suchen und sich zu wundern, dass es sie nicht gibt.
Die Flow-Typen und wann du welchen nimmst
Ein automatisierter Cloud-Flow startet bei einem Ereignis, etwa wenn ein Element in einer Liste angelegt wird. Ein Sofort-Flow startet, wenn jemand ihn per Klick auslöst, auch aus der mobilen App. Ein geplanter Flow läuft nach Zeitplan, etwa jeden Montag früh. Für den Einstieg ist der automatisierte Flow der häufigste Fall.
Unter "Vorlagen" liegen fertige Abläufe für genau solche Standardfälle. Eine Vorlage zu öffnen und anzupassen geht schneller als der leere Designer, und nebenbei siehst du, wie andere den Ablauf aufgebaut haben.
Woran du erkennst, ob sich ein Vorgang lohnt
Gut geeignet sind Vorgänge, die regelmäßig auftreten, einen klaren Auslöser haben, immer gleich ablaufen und keine Bewertung verlangen. Typisch sind Abläufe, die Anhänge ablegen, bei neuen Listeneinträgen benachrichtigen, Termine in eine Übersicht schreiben oder vor Fristen erinnern.
Schlecht geeignet ist alles, was viele Ausnahmen kennt, wo die Entscheidung vom Einzelfall abhängt oder wo der Auslöser nur im Kopf einer Person existiert. Ein Flow, der in einem von fünf Fällen etwas anderes tun müsste, erzeugt mehr Nacharbeit, als er spart. Automatisiere den geraden Weg und lass die Ausnahme von Hand laufen.
Die Stolperfallen der ersten Wochen
Verbindungen gehören der Person, die sie angelegt hat. Verlässt sie das Haus oder ändert sich das Kennwort, steht der Flow. Für alles, was über den eigenen Arbeitsplatz hinausgeht, trag früh Miteigentümer ein oder klär mit der IT, wie solche Abläufe im Haus betrieben werden.
Die zweite Falle ist die Schleife: Ein Flow, der auf Änderungen einer Datei oder eines Listenelements reagiert und dabei selbst dieselbe Datei ändert, löst sich erneut aus. Prüf bei jedem Änderungs-Auslöser, ob deine eigene Aktion die Bedingung des Auslösers wieder erfüllt.
Der dritte Punkt ist die Lizenz: Standardkonnektoren wie Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive und Forms sind in den verbreiteten Microsoft-365-Plänen enthalten. Konnektoren, die als Premium gekennzeichnet sind, etwa Dataverse oder SQL Server, brauchen eine zusätzliche Power-Automate-Lizenz. Die Kennzeichnung siehst du im Designer, bevor du den Flow fertig baust.
Testen, bevor es echt wird
Nach dem Speichern startest du den Test im Designer, entweder manuell oder indem du auf ein echtes Ereignis wartest. Die Ausführung lässt sich Schritt für Schritt mitlesen, und jeder Schritt zeigt seine Ein- und Ausgabe. Damit findest du Fehler schneller als über den Text der Fehlermeldung.
Teste mit Testdaten, nicht im Postfach der Geschäftsführung. Leg eine eigene Bibliothek und ein Testpostfach an, schick dir selbst eine Mail mit Anhang und sieh nach, was ankommt.
Dazu passende Kurse
Für die nächsten Schritte zu Bedingungen, Fehlerbehandlung und größeren Abläufen findest du den passenden Rahmen hier: Alle Power-Platform-Kurse .
Wer zuerst Sicherheit in SharePoint, Lists und Outlook gewinnen will, findet dafür die Kurse für die tägliche Arbeit mit Microsoft 365 .
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Wo du genau das übst
Ich bin sehr zufrieden, alles wurde klar erklärt. Insgesamt war der Kurs sehr informativ und sehr empfehlenswert.
Referent und Inhalt sehr gut und vor allem durch den kleinen Teilnehmerkreis sehr hilfreich.
Gut verständlich erklärt, weitere Möglichkeiten und Optionen aufgezeigt. Die Teilnehmer hatten bereits sehr unterschiedliche Vorkenntnisse, da hat der Veranstalter aber keinen Einfluss.
Häufige Fragen
Braucht man dafür Programmierkenntnisse?
Läuft der Flow, wenn mein Rechner aus ist?
Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?
Passt thematisch dazu
Falls noch unklar ist, wo dieser Dienst im Microsoft-Baukasten sitzt, hilft die kurze Einordnung von Power Automate .
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem Microsoft 365-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Vom ersten Testlauf zu Abläufen, auf die sich andere verlassen
In den Power-Automate-Kursen von cmt baust du eigene Flows auf, von der Auswahl des Vorgangs über Bedingungen bis zur Frage, wem die Verbindungen später gehören.