Power Platform: die Bausteine und was sie zusammenhält
Fünf Werkzeuge greifen über Dataverse und die Konnektoren auf dieselben Daten zu, und ob daraus Nutzen wird, entscheidet sich an den Festlegungen davor.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der Baukasten ist selten das Problem
Die Plattform steht in den meisten Häusern längst bereit, weil Teile davon zu Microsoft 365 gehören. Gebaut wird trotzdem wenig, und wenn gebaut wird, dann verstreut: eine Abteilung mit einer Genehmigung, eine andere mit einer Erfassungsmaske, eine dritte mit einem Bericht, dessen Zahlen woanders anders lauten.
Der Schaden entsteht nicht durch die einzelne Lösung, sondern durch die fehlende Vereinbarung. Ohne getrennte Umgebungen wird an derselben Stelle erprobt und betrieben. Ohne Richtlinie für Konnektoren steht die Verbindung zu einem privaten Speicherdienst genauso bereit wie die zu SharePoint. Und ohne geklärten Besitz hängt jede Lösung an dem Konto, das sie angelegt hat.
Umgekehrt kostet auch das Zögern. Wer den Fachbereichen gar nichts erlaubt, bekommt keine ruhige IT, sondern Tabellen, die per Mail im Kreis laufen, und Werkzeuge, die jemand mit der Kreditkarte einkauft und niemand kennt.
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Der Aufbau im Detail
Der Aufbau
Power Platform = Power Apps + Power Automate + Power BI + Power Pages + Copilot Studio auf Dataverse und Konnektoren - 01 Die Oberfläche
Power AppsHier entsteht alles, wofür ein Mensch einen Bildschirm braucht, von der Schadensmeldung auf dem Tablet bis zur Übersicht offener Vorgänge. Als Canvas App frei gestaltet, als modellgesteuerte App aus dem Datenmodell abgeleitet.
- 02 Der Ablauf
Power AutomateEin Auslöser und die Aktionen danach: Freigabe einholen, Datei ablegen, Zweitsystem beliefern, jemanden benachrichtigen. Für ältere Programme ohne Schnittstelle bilden Desktop-Flows die Bedienung am Bildschirm nach.
- 03 Die Auswertung
Power BIBerichte auf Daten, die ohnehin vorliegen, abrufbar im Browser und in Teams. Der Aufwand steckt weniger im Diagramm als in der Frage, welche Quelle für welche Kennzahl gilt.
- 04 Der Weg nach außen
Power PagesSeiten und Formulare für Menschen ohne Konto im Mandanten, etwa für Lieferanten oder Bewerbungen. Damit verlässt eine Lösung den geschützten Innenraum, entsprechend genau gehören Rechte und Sichtbarkeit geprüft.
- 05 Der Assistent
Copilot StudioAssistenten für wiederkehrende Fragen, die auf hinterlegte Inhalte und auf Abläufe zugreifen. Sie erben die Qualität und die Rechtelage ihrer Quellen, deshalb kommen sie sinnvollerweise erst nach den Inhalten.
- 06 Der Untergrund
Dataverse und KonnektorenDataverse ist die Datenablage mit Tabellen, Beziehungen und Rechten bis auf den einzelnen Datensatz. Die Konnektoren sind die fertigen Verbindungen zu SharePoint, Exchange, SQL Server und vielem mehr, und sie sind der Grund, warum eine kleine Lösung in Tagen steht.
Wenn es nicht funktioniert
Das siehst du
Zwei Abteilungen haben denselben Antrag unabhängig voneinander gebaut, mit unterschiedlichen Feldern.
Warum
Alles ist in der Standardumgebung entstanden, in der jede Person mit passender Lizenz anlegen darf, und niemand hat einen Überblick über den Bestand.
Was hilft
Richte eigene Umgebungen für Projekte ein, halte in einer schlichten Liste fest, welche Lösung wofür da ist, und benenne eine Stelle, die vor dem Bau kurz gegenprüft.
Das siehst du
Die Suche in der App findet einen Datensatz nicht, obwohl er in der Liste eindeutig vorhanden ist.
Warum
Die Formel lässt sich nicht an die Datenquelle delegieren. Die App holt die Daten deshalb zeilenweise ab und sieht nur die ersten Datensätze.
Was hilft
Nimm die Warnung im Formeleditor ernst und baue Filter und Sortierung so um, dass die Datenquelle sie übernimmt. Prüf danach mit einem Datensatz vom Ende der Liste.
Das siehst du
Ein Ablauf steht still, seit eine Kollegin das Unternehmen verlassen hat.
Warum
Die Lösung gehörte ihrem Konto und lief über ihre Verbindungen. Mit der Deaktivierung fällt beides weg, meist mitten in einem laufenden Vorgang.
Was hilft
Trag bei jeder Lösung einen zweiten Besitzer ein, besser eine Gruppe, und halte fest, wer bei Störungen angesprochen wird.
Das siehst du
Der Bericht zeigt andere Zahlen als die Liste, aus der er stammt.
Warum
Der Bericht arbeitet auf einem Stand, der zu einer festen Zeit aktualisiert wird, und enthält zusätzlich Filter, die im Bericht selbst gesetzt sind.
Was hilft
Mach den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung im Bericht sichtbar und einigt euch auf eine Quelle je Kennzahl, statt Abweichungen im Nachhinein zu erklären.
Das siehst du
In der Erprobung läuft alles, in der produktiven Umgebung fehlen Verbindungen und Rechte.
Warum
Die Lösung wurde nicht als Paket übertragen, sondern von Hand nachgebaut. Dabei bleiben Kleinigkeiten liegen, die niemand aufgeschrieben hat.
Was hilft
Führ die Lösungen als Paket und exportiere sie von der Erprobung in den Betrieb. Verbindungen und Umgebungsvariablen werden dabei bewusst gesetzt statt zufällig übernommen.
Sechs Bausteine, eine gemeinsame Datenablage
- 01 Power Apps liefert die Oberfläche, an der Menschen erfassen und nachschlagen.
- 02 Power Automate führt aus, was nach einem Ereignis ohne Zutun passieren soll.
- 03 Power BI wertet Daten aus und bringt sie in den Browser und nach Teams.
- 04 Power Pages öffnet Formulare für Menschen außerhalb der Organisation.
- 05 Copilot Studio beantwortet wiederkehrende Fragen aus gepflegten Inhalten.
- 06 Dataverse und die Konnektoren halten alle Teile auf denselben Daten.
Was du nach dem Überblick beurteilen kannst
Das Ziel ist nicht, jedes Werkzeug bedienen zu können, sondern einen Fall richtig zuzuordnen und die Rahmenbedingungen zu setzen, unter denen andere sicher bauen.
Fall dem Werkzeug zuordnen
Du erkennst an einem beschriebenen Vorgang, ob er eine Oberfläche, einen Ablauf, einen Bericht oder eine Seite nach außen braucht, und wo mehrere Teile zusammenspielen.
Dataverse oder Liste
Du beurteilst anhand von Beziehungen, Rechten und erwarteter Datenmenge, wann eine SharePoint-Liste vollkommen reicht und ab wann sie zum Problem wird.
Umgebungen aufteilen
Du trennst Erprobung und Betrieb und kannst begründen, warum die Standardumgebung eines Mandanten kein guter Ort für produktive Lösungen ist.
Konnektoren begrenzen
Du legst über Richtlinien zur Datenverlustvermeidung fest, welche Verbindungen sich in einer Lösung kombinieren lassen, und vertrittst diese Auswahl gegenüber den Fachbereichen.
Lösungen weiterreichen
Du bringst eine fertige Lösung als Paket von der Erprobung in den Betrieb, statt sie dort ein zweites Mal von Hand nachzubauen.
Bestand wieder abbauen
Du richtest eine regelmäßige Sichtung ein, in der ungenutzte Apps und Abläufe abgeschaltet werden, bevor sie zu stillen Zugängen auf Unternehmensdaten werden.
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Die Bausteine und wofür jeder steht
Power Apps liefert Oberflächen, über die Menschen Daten erfassen und ansehen. Power Automate führt Abläufe aus, sobald ein Ereignis eintritt oder ein Zeitplan es vorsieht. Power BI wertet Daten aus und stellt sie in Berichten dar, die im Browser und in Teams laufen. Power Pages veröffentlicht Seiten und Formulare für Menschen außerhalb der Organisation. Copilot Studio baut Assistenten, die Fragen beantworten und dabei auf hinterlegte Inhalte und auf Abläufe zugreifen.
Darunter liegen zwei Bausteine, die du leicht übersiehst. Dataverse ist die Datenablage der Plattform, mit Tabellen, Beziehungen und Berechtigungen. Die Konnektoren sind die vorgefertigten Verbindungen zu Systemen wie SharePoint, Exchange, SQL Server oder Salesforce, und sie sind der eigentliche Grund, warum eine kleine Lösung in Tagen statt in Monaten steht. AI Builder ergänzt fertige Modelle, etwa für das Auslesen von Feldern aus Rechnungen und Formularen, die sich ohne eigenes Training einbinden lassen.
Was Dataverse gegenüber einer Liste ändert
Der Unterschied zeigt sich an drei Punkten: Beziehungen zwischen Tabellen, Rechte bis hinunter auf den einzelnen Datensatz und Regeln, die unabhängig von der Oberfläche gelten. In einer SharePoint-Liste hängt eine Prüfung am Formular, und wer die Liste direkt öffnet, umgeht sie. In Dataverse liegt die Regel an der Tabelle und greift auch dann, wenn Daten über einen Ablauf oder eine Schnittstelle hereinkommen.
Für ein einzelnes Formular mit ein paar hundert Einträgen bleibt eine SharePoint-Liste trotzdem die vernünftige Wahl. Die Frage nach Dataverse lohnt sich vor allem, wenn mehrere Lösungen dieselben Stammdaten brauchen, wenn Nachvollziehbarkeit gefordert ist oder wenn die Datenmenge über die Jahre absehbar wächst.
Was Fachbereiche selbst übernehmen können
Gut selbst machbar sind vier Dinge: Erfassungsmasken statt Excel-Dateien, die per Mail im Kreis laufen; Genehmigungen mit nachvollziehbarem Stand; wiederkehrende Ablagen und Benachrichtigungen; schließlich Auswertungen auf Daten, die ohnehin vorliegen. Diese Vorgänge kennt die Fachabteilung besser als die IT, und genau darin liegt der Gewinn der Plattform.
Bei der IT bleiben der Zugriff auf besonders geschützte Daten, alles, was fest in Kernprozesse eingreift, die Anbindung an ERP-Systeme, der Umgang mit Dienstkonten und die Entscheidung, welche Lösung produktiv gestellt wird. Eine schlanke Regel dafür lautet: Solange nur die eigene Abteilung betroffen ist, baut die Abteilung, sobald andere davon abhängen, kommt die IT dazu.
Leitplanken, die vor dem ersten Projekt stehen
Vier Festlegungen ersparen später viel Arbeit. Erstens trennst du die Umgebungen, eine zum Erproben und eine für den Betrieb, damit ein Versuch nichts umwirft. Zweitens legst du im Power Platform Admin Center fest, welche Konnektoren miteinander kombiniert werden dürfen, damit Unternehmensdaten nicht in privaten Diensten landen. Drittens klärst du die Besitzverhältnisse, denn keine Lösung darf an einer einzelnen Person hängen. Und viertens brauchst du einen Weg, auf dem eine Lösung als Paket von der Erprobung in den Betrieb wandert, statt dort neu nachgebaut zu werden.
Dazu kommt eine Frage, die selten gestellt wird: Wer nimmt eine Lösung wieder vom Netz? Ohne regelmäßige Sichtung sammeln sich Apps und Abläufe an, die niemand mehr benutzt, die aber weiterhin Rechte auf Daten halten und im Zweifel noch Mails verschicken.
Was die Plattform nicht ersetzt
Die Power Platform nimmt niemandem die Fachlichkeit ab. Wer den eigenen Prozess nicht sauber beschreiben kann, bekommt ihn auch nicht automatisiert, sondern verlagert das Durcheinander nur in ein neues Werkzeug. Der erste Schritt ist deshalb der Ablauf auf Papier, mit Auslöser, Beteiligten, Entscheidungspunkten und dem Zustand am Ende.
Ebenso wenig ersetzt sie eine Anwendung, hinter der ein Produktversprechen steht. Wenn eine Lösung rund um die Uhr laufen, Lastspitzen aushalten oder von der Kundschaft bedient werden muss, gehört sie in die Hände der Softwareentwicklung, auch wenn ein erster Entwurf an einem Nachmittag in Power Apps entsteht.
Dazu passende Kurse
Für den geordneten Einstieg in das Zusammenspiel der Bausteine helfen Power-Platform-Kurse im Überblick weiter.
Wer schon weiß, welcher Baustein zuerst gebraucht wird, findet den Einstieg über Kurse zu Power Apps, Power Automate und Power BI .
Wie sicher bist du beim Thema wirklich?
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Ich bin sehr zufrieden, alles wurde klar erklärt. Insgesamt war der Kurs sehr informativ und sehr empfehlenswert.
Referent und Inhalt sehr gut und vor allem durch den kleinen Teilnehmerkreis sehr hilfreich.
Gut verständlich erklärt, weitere Möglichkeiten und Optionen aufgezeigt. Die Teilnehmer hatten bereits sehr unterschiedliche Vorkenntnisse, da hat der Veranstalter aber keinen Einfluss.
Häufige Fragen
Ist die Power Platform Teil von Microsoft 365?
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Wie fangen wir an, ohne Wildwuchs zu erzeugen?
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Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
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Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Erst die Leitplanken, dann der erste Fall
Wenn Umgebungen, Konnektorrichtlinien und Besitzverhältnisse einmal an einem echten Fall geklärt sind, baut der Fachbereich darin weiter, ohne dass jemand hinter ihm aufräumen muss, und dafür gibt es bei cmt Kurse zur gesamten Power Platform.