Serienbrief aus einer Excel-Liste: von der sauberen Tabelle zum Versand

Warum Word die Formate aus Excel nicht übernimmt

Der wichtigste Satz zu diesem Thema steht bei Microsoft selbst: Die Daten erscheinen in der Empfängerliste in dem Format, in dem Excel sie speichert, ohne die Formatierung, die auf die Zellen angewendet wurde. Eine Zelle mit der Anzeige zwölf Komma fünfzig Euro enthält die Zahl 12,5, und genau diese Zahl holt Word ab. Bei Prozentsätzen ist der Effekt noch auffälliger, weil dort intern ein Wert unter eins steht.

Daraus folgt eine einfache Arbeitsregel: Alles, was am Ende als Format sichtbar sein soll, gehört entweder in die Daten selbst oder in den Brief, aber nicht in die Zellformatierung. Postleitzahlen mit führender Null gehören als Text in die Daten. Währungs- und Prozentzeichen gehören in den Brief, direkt vor oder hinter das Feld. Für Tausenderpunkte und Nachkommastellen gibt es Formatschalter in der Feldfunktion, und für den Sonderfall, dass die Excel-Formate doch erhalten bleiben sollen, gibt es die Verbindung über DDE.

Für die Praxis heißt das auch, dass sich die Prüfung verlagert. Es genügt nicht, in Excel über die Spalte zu sehen und die Anzeige für richtig zu befinden, denn die Anzeige ist gerade nicht das, was Word abholt. Der verlässliche Blick geht in die Empfängerliste in Word, denn dort steht, was tatsächlich ankommt. Wer diesen Zwischenschritt einbaut, findet Formatfehler vor dem Setzen der Felder statt danach.

Diese Zusammenhänge sind der häufigste Grund für Nacharbeit, und sie haben eine eigene Seite verdient. Wenn bei dir Beträge, Datumsangaben oder Prozentwerte falsch im Brief ankommen, findest du die Lösungen dafür bei den Zahlen- und Datumsformaten im Seriendruck ausführlich beschrieben.

Bedingungen, mit denen Ausnahmen im Brief bleiben

Jede Liste hat Datensätze, die nicht ins Muster passen. Eine fehlende Anrede, eine Firma ohne Ansprechpartner, eine Adresse mit einem zusätzlichen Zusatz, ein Betrag, der bei einigen Empfängern gar nicht vorkommt. Der übliche Umgang damit ist, die Ausreißer aus der Liste zu nehmen und ihre Briefe von Hand zu schreiben. Das funktioniert bei fünf Ausnahmen und nicht mehr bei fünfzig.

Word bringt für diese Fälle Regeln mit, die als Feldfunktionen im Brief liegen. Die wichtigste ist die Bedingung, die je nach Feldinhalt den einen oder anderen Text einsetzt. Damit lässt sich eine Anrede formulieren, die bei fehlender Angabe auf eine allgemeine Form zurückfällt, oder eine Adresszeile, die nur dann erscheint, wenn sie gefüllt ist. Daneben stehen Regeln zum Überspringen von Datensätzen, zum Einfügen von Datensatznummern und zur Abfrage einer Angabe, die für alle Briefe gleich ist.

Der Aufwand für diese Regeln fällt einmal an und rechnet sich ab dem zweiten Durchlauf. Wichtig ist nur, sie sichtbar zu machen: Mit der Anzeige der Feldfunktionen siehst du, was tatsächlich im Dokument steht, statt nur das Ergebnis für den gerade angezeigten Datensatz. Wer eine Bedingung baut, ohne diese Ansicht zu benutzen, sucht Fehler an der falschen Stelle.

Eine zweite Quelle für Ausnahmen ist die Liste selbst. Bevor du eine Bedingung baust, lohnt der Blick, ob die Ausnahme überhaupt eine sein muss. Häufig steckt dahinter schlicht eine uneinheitliche Erfassung: einmal Frau, einmal Fr., einmal nichts. Wenn sich das in der Tabelle vereinheitlichen lässt, entfällt die Bedingung ersatzlos, und die Liste wird nebenbei für jede weitere Verwendung besser. Regeln im Brief sind für die Fälle da, die sich wirklich nicht vereinheitlichen lassen, etwa eine Adresszeile, die es bei manchen Empfängern schlicht nicht gibt.

Was aus dem Seriendruck herauskommen kann

Der klassische Fall ist der Brief auf Papier. Beim Fertigstellen führt der eine Weg direkt zum Drucker, der andere in ein neues Dokument, das alle Briefe hintereinander enthält. Das neue Dokument ist für die erste Runde der bessere Weg, weil du darin blättern, einzelne Seiten entfernen und das Ergebnis als Nachweis ablegen kannst. Bei sehr großen Auflagen lohnt es sich, in Blöcken zu arbeiten, denn ein Dokument mit mehreren tausend Seiten wird träge.

Daneben gibt es die Ausgabe an Umschläge und Etiketten, die denselben Ablauf benutzt und sich nur in der Vorbereitung des Hauptdokuments unterscheidet, sowie den Versand als E-Mail. Der Weg über E-Mail hat eigene Voraussetzungen und eigene Grenzen, etwa bei Anhängen und beim Umgang mit der Einwilligung der Empfänger, und ist deshalb bei der Serien-E-Mail aus Word und Outlook gesondert beschrieben.

Für die Ablage gilt in allen Fällen dasselbe: Hauptdokument und Datenquelle bleiben zusammen, das erzeugte Ergebnis wird getrennt davon abgelegt. Beim nächsten Öffnen des Hauptdokuments fragt Word, ob die Verbindung zur Datenquelle wiederhergestellt werden soll, und diese Frage bestätigst du. Wer sie einmal verneint, hat ein gewöhnliches Dokument vor sich und muss die Felder neu setzen.

Wenn die Liste größer wird als ein Serienbrief

Der Seriendruck ist ein Werkzeug für den Weg von einer Liste zu vielen Dokumenten. Er ist kein Werkzeug für die Pflege dieser Liste. Sobald mehrere Personen dieselbe Empfängerliste bearbeiten, Dubletten entstehen, Adressänderungen nachgehalten werden müssen und die Frage auftaucht, wer wann welchen Brief bekommen hat, ist die Arbeitsmappe an ihrer Grenze angekommen.

Das ist kein Fehler von Excel, sondern eine Frage des Zwecks. Eine Tabelle kennt keine Beziehungen, keine Zugriffsrechte je Feld und keine Historie. Was mit einer Kontaktliste beginnt, wächst über die Jahre zu einem kleinen Adressbestand, und dann fehlt genau das. Der Übergang zu einer Datenbank ist an dieser Stelle keine Aufrüstung, sondern eine Umstellung, die man bewusst plant.

Für den Seriendruck ändert sich dabei wenig. Word kann seine Datenquelle auch aus einer Datenbank beziehen, und der Ablauf im Brief bleibt derselbe. Was sich ändert, ist die Stelle, an der die Daten gepflegt werden, und das ist der eigentliche Gewinn. Wenn diese Frage bei euch im Raum steht, ist der Vergleich zwischen einer Tabelle und einer eigenen Datenbank der richtige nächste Schritt.