Word-Dokumentvorlage erstellen und im Team aktuell halten
Die dotx ist in zehn Minuten gebaut. Ob sie im Alltag benutzt wird, entscheidet sich am Ablageort, an der Zahl der Formatvorlagen und daran, wer für eine Aktualisierung zuständig ist.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Vorlagen scheitern nicht am Aufbau, sondern an der Verteilung
Das Muster ist in fast jedem Haus dasselbe. Irgendwann baut jemand eine schöne Vorlage, verschickt sie per Mail an das Team und legt sie zusätzlich auf ein Laufwerk. Ein halbes Jahr später sind mindestens vier Fassungen im Umlauf, zwei davon mit dem alten Logo, und niemand kann sagen, welche die richtige ist. Neue Kolleginnen und Kollegen bekommen die Fassung von der Person, die ihnen zufällig als Erstes hilft.
Der zweite Grund für gescheiterte Vorlagen ist die Zahl der Formatvorlagen. Eine Vorlage mit vierzig benannten Formatvorlagen, von denen sich einige nur in Nuancen unterscheiden, wird nicht benutzt, sondern umgangen. Die Leute weisen dann wieder von Hand fett und Schriftgröße zu, weil das schneller geht als die Suche in einer unübersichtlichen Liste, und damit ist der Zweck der Vorlage erledigt.
Der dritte Grund ist die fehlende Zuständigkeit. Solange keine Person benannt ist, die die Vorlage pflegt, gibt es niemanden, der einen Fehler korrigiert, niemanden, der über einen Änderungswunsch entscheidet, und niemanden, der eine neue Fassung verteilt. Änderungswünsche laufen dann als Mail ins Leere, und irgendwann baut sich jede Abteilung ihre eigene Variante, weil das der einzige Weg ist, der funktioniert.
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Wer im Haus was entscheidet
Vorlagenprojekte scheitern selten an Word. Sie scheitern daran, dass Entscheidungen zwischen Kommunikation, IT und den Fachbereichen hin und her wandern. Die folgende Aufteilung ordnet die wiederkehrenden Themen jeweils einer Stelle zu und benennt, woran es im Alltag hakt.
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Wie die Dokumente aussehen, also Schriften, Farben, Logo und Seitenaufteilung | Die Unternehmenskommunikation oder wer sonst für das Erscheinungsbild verantwortlich ist, auf Grundlage der vorhandenen Gestaltungsvorgaben | Wer die Vorlage baut, in Abstimmung mit einer Person aus dem Fachbereich, die die Dokumente täglich schreibt | Die Gestaltung wird ohne die spätere Nutzung entschieden. Eine Vorlage, in der der Fließtext für zweiseitige Aktenvermerke gedacht ist, taugt nicht für achtzigseitige Berichte, und dann entsteht dafür eine zweite Vorlage neben der offiziellen. |
| Welche Schriften verwendet werden dürfen | Die Unternehmenskommunikation gemeinsam mit der IT, weil eine Hausschrift nur taugt, wenn sie auf allen Arbeitsplätzen installiert ist und lizenzrechtlich weitergegeben werden darf | Die IT, indem sie die Schriften ausrollt, und die Vorlagenpflege, indem sie ausschließlich diese Schriften einsetzt | Die Schrift wird auf drei Rechnern in der Kommunikationsabteilung ausgewählt und nirgendwo sonst installiert. Bei allen anderen ersetzt Word sie, und die Vorlage sieht überall anders aus als gedacht. |
| Wo die Vorlage liegt und wie sie zu den Leuten kommt | Die IT, weil nur sie den Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen zentral setzen und ihn auf einen für alle erreichbaren Ort zeigen lassen kann | Die IT beim Einrichten der Arbeitsplätze, die Vorlagenpflege beim Ablegen neuer Fassungen | Die Verteilung läuft per Mail. Danach existiert die Vorlage in so vielen Fassungen, wie es Empfänger gibt, und eine Korrektur erreicht niemanden mehr. Ein Ordner, den alle sehen, ist der einzige Weg, der ohne Disziplin funktioniert. |
| Ob Dokumente ihre Formatvorlagen beim Öffnen aus der Vorlage nachladen | Die Vorlagenpflege zusammen mit der IT, und zwar bewusst und einmal für alle Dokumentarten, nicht je Datei | Wer die Vorlage baut, über die entsprechende Einstellung in den Dokumenten, und die IT, wenn es für alle gelten soll | Die Automatik bleibt an, wenn Dokumente das Haus verlassen. Beim Empfänger liegt eine ganz andere Vorlage dieses Namens, und die Datei sieht dort völlig anders aus als bei euch. Innen sinnvoll, außen ein Risiko. |
| Makros in der Vorlage | Die IT-Sicherheit, weil eine dotm-Datei ausführbaren Code enthält und mit den Makroeinstellungen im Haus zusammenpassen muss | Wer die Vorlage baut, gemeinsam mit der IT, die für Signatur und einen vertrauenswürdigen Speicherort sorgt | Die Vorlage wird als dotm gebaut, weil ein einzelner Komfortbefehl darin steckt. Beim Öffnen erscheint bei allen eine Sicherheitswarnung, die Leute klicken sie weg oder benutzen die Vorlage nicht mehr. Ohne den Befehl wäre eine dotx möglich gewesen. |
| Was mit den Dokumenten passiert, die auf der alten Fassung beruhen | Die Fachbereiche, denen die Dokumente gehören, weil nur sie wissen, welche Bestände noch benutzt werden | Die Vorlagenpflege, mit einer Liste der betroffenen Dokumentarten und einem Stichtag, ab dem neue Dokumente auf die neue Fassung gehen | Es wird beschlossen, alle Altdokumente umzustellen. Das erledigt niemand, und ein halbes Jahr später sind beide Fassungen im Umlauf. Der ehrlichere Beschluss lautet: Neue Dokumente auf die neue Vorlage, Altbestand bleibt, außer er wird ohnehin überarbeitet. |
Wie die Dokumente aussehen, also Schriften, Farben, Logo und Seitenaufteilung
- Wer entscheidet
- Die Unternehmenskommunikation oder wer sonst für das Erscheinungsbild verantwortlich ist, auf Grundlage der vorhandenen Gestaltungsvorgaben
- Wer setzt um
- Wer die Vorlage baut, in Abstimmung mit einer Person aus dem Fachbereich, die die Dokumente täglich schreibt
- Stolperfalle
- Die Gestaltung wird ohne die spätere Nutzung entschieden. Eine Vorlage, in der der Fließtext für zweiseitige Aktenvermerke gedacht ist, taugt nicht für achtzigseitige Berichte, und dann entsteht dafür eine zweite Vorlage neben der offiziellen.
Welche Schriften verwendet werden dürfen
- Wer entscheidet
- Die Unternehmenskommunikation gemeinsam mit der IT, weil eine Hausschrift nur taugt, wenn sie auf allen Arbeitsplätzen installiert ist und lizenzrechtlich weitergegeben werden darf
- Wer setzt um
- Die IT, indem sie die Schriften ausrollt, und die Vorlagenpflege, indem sie ausschließlich diese Schriften einsetzt
- Stolperfalle
- Die Schrift wird auf drei Rechnern in der Kommunikationsabteilung ausgewählt und nirgendwo sonst installiert. Bei allen anderen ersetzt Word sie, und die Vorlage sieht überall anders aus als gedacht.
Wo die Vorlage liegt und wie sie zu den Leuten kommt
- Wer entscheidet
- Die IT, weil nur sie den Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen zentral setzen und ihn auf einen für alle erreichbaren Ort zeigen lassen kann
- Wer setzt um
- Die IT beim Einrichten der Arbeitsplätze, die Vorlagenpflege beim Ablegen neuer Fassungen
- Stolperfalle
- Die Verteilung läuft per Mail. Danach existiert die Vorlage in so vielen Fassungen, wie es Empfänger gibt, und eine Korrektur erreicht niemanden mehr. Ein Ordner, den alle sehen, ist der einzige Weg, der ohne Disziplin funktioniert.
Ob Dokumente ihre Formatvorlagen beim Öffnen aus der Vorlage nachladen
- Wer entscheidet
- Die Vorlagenpflege zusammen mit der IT, und zwar bewusst und einmal für alle Dokumentarten, nicht je Datei
- Wer setzt um
- Wer die Vorlage baut, über die entsprechende Einstellung in den Dokumenten, und die IT, wenn es für alle gelten soll
- Stolperfalle
- Die Automatik bleibt an, wenn Dokumente das Haus verlassen. Beim Empfänger liegt eine ganz andere Vorlage dieses Namens, und die Datei sieht dort völlig anders aus als bei euch. Innen sinnvoll, außen ein Risiko.
Makros in der Vorlage
- Wer entscheidet
- Die IT-Sicherheit, weil eine dotm-Datei ausführbaren Code enthält und mit den Makroeinstellungen im Haus zusammenpassen muss
- Wer setzt um
- Wer die Vorlage baut, gemeinsam mit der IT, die für Signatur und einen vertrauenswürdigen Speicherort sorgt
- Stolperfalle
- Die Vorlage wird als dotm gebaut, weil ein einzelner Komfortbefehl darin steckt. Beim Öffnen erscheint bei allen eine Sicherheitswarnung, die Leute klicken sie weg oder benutzen die Vorlage nicht mehr. Ohne den Befehl wäre eine dotx möglich gewesen.
Was mit den Dokumenten passiert, die auf der alten Fassung beruhen
- Wer entscheidet
- Die Fachbereiche, denen die Dokumente gehören, weil nur sie wissen, welche Bestände noch benutzt werden
- Wer setzt um
- Die Vorlagenpflege, mit einer Liste der betroffenen Dokumentarten und einem Stichtag, ab dem neue Dokumente auf die neue Fassung gehen
- Stolperfalle
- Es wird beschlossen, alle Altdokumente umzustellen. Das erledigt niemand, und ein halbes Jahr später sind beide Fassungen im Umlauf. Der ehrlichere Beschluss lautet: Neue Dokumente auf die neue Vorlage, Altbestand bleibt, außer er wird ohnehin überarbeitet.
Von der Idee zur Vorlage, die benutzt wird
- 01 Bausteine sammeln: Welche Absatzarten kommen in euren Dokumenten wirklich vor?
- 02 Formatvorlagen definieren, benennen und auf eine überschaubare Zahl begrenzen.
- 03 Seiteneinrichtung, Abschnitte, Kopfzeilen und Nummerierung fertig einbauen.
- 04 Als dotx speichern und an einem Ort ablegen, den alle erreichen.
- 05 Zuständigkeit, Änderungsweg und Umgang mit Altbeständen schriftlich festhalten.
Was eine Vorlage können muss, damit sie im Alltag benutzt wird
Sechs Festlegungen, die vor dem ersten Klick in Word getroffen werden sollten. Sie kosten zusammen einen Vormittag und entscheiden darüber, ob die Vorlage in zwei Jahren noch die gültige ist.
Mit einer kurzen Liste von Formatvorlagen anfangen
Schreib auf, welche Bausteine eure Dokumente wirklich brauchen: Titel, drei Überschriftenebenen, Fließtext, Aufzählung, Tabellentext, Bildunterschrift. Mehr als zehn bis fünfzehn benannte Formatvorlagen kann sich niemand merken. Alles, was nur einmal im Jahr gebraucht wird, gehört nicht in die Vorlage, sondern in eine Anleitung.
Die Vorlage als dotx speichern, dotm nur mit gutem Grund
Eine Vorlage wird als dotx-Datei gespeichert. Nur wenn Makros enthalten sein müssen, kommt das Format dotm zum Einsatz, und dann stellt sich sofort die Frage nach der Signatur und nach den Makroeinstellungen im Haus. Für die meisten Hausvorlagen ist dotx die richtige Wahl, weil sie ohne Rückfragen an die IT auskommt.
Den Ablageort vor der ersten Verteilung festlegen
Word kennt einen Ordner für persönliche Vorlagen und einen für Arbeitsgruppenvorlagen. Der zweite ist der interessante, denn er kann auf ein gemeinsames Laufwerk zeigen, sodass alle dieselbe Datei sehen. Wird stattdessen per Mail verteilt, hat jede Person eine eigene Kopie, und ab diesem Moment ist keine Aktualisierung mehr möglich, die alle erreicht.
Wiederkehrende Bausteine als Inhaltssteuerelemente vorsehen
Felder, in die etwas eingetragen wird, gehören nicht als grauer Platzhaltertext in die Vorlage, sondern als Inhaltssteuerelemente. Für Datum, Auswahl aus einer Liste oder einen längeren Textblock gibt es je ein passendes Steuerelement. Sie sind über die Registerkarte Entwicklertools erreichbar, die zuerst über die Anpassung des Menübands eingeblendet werden muss.
Abschnitte, Kopfzeilen und Nummerierungen fertig einbauen
Alles, was in einem Dokument mühsam ist, gehört in die Vorlage: die Abschnitte für Deckblatt und Hauptteil, die Kopf- und Fußzeilen mit den passenden Feldern, die Seitenzahlenformate und die Listendefinition, die die Überschriftennummerierung mit den Überschriftenformatvorlagen verknüpft. Wer das einmal in der Vorlage erledigt, nimmt es allen anderen dauerhaft ab.
Den Weg für Änderungen festlegen, bevor die erste Änderung kommt
Klär vorab, wer Änderungswünsche entgegennimmt, wer entscheidet und wie eine neue Fassung bekannt gemacht wird. Klär außerdem, ob bestehende Dokumente beim Öffnen Formatvorlagen aus der Vorlage nachladen sollen. Beide Antworten haben Folgen, die niemand mehr überblickt, wenn die Frage erst nach der ersten Änderung gestellt wird.
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Was eine Vorlage von einem Dokument unterscheidet
Technisch ist eine Vorlage ein Dokument mit anderer Dateiendung. Beim Doppelklick auf eine dotx-Datei öffnet Word nicht die Datei selbst, sondern ein neues Dokument auf ihrer Grundlage. Das ist der ganze Unterschied, und er ist entscheidend: Wer eine Vorlage überarbeiten will, muss sie ausdrücklich öffnen, statt sie anzuklicken, sonst arbeitet er in einer Kopie und wundert sich, dass niemand seine Änderungen sieht.
In der Vorlage stecken drei Arten von Inhalt. Erstens der feste Inhalt, also Logo, Kopfzeilen, Deckblattgestaltung und vorbereitete Textbausteine. Zweitens die Formatvorlagen mit ihren Definitionen. Drittens die Einstellungen für Seiteneinrichtung, Abschnitte, Listendefinitionen und Dokumenteigenschaften. Alle drei reisen in jedes neue Dokument mit.
Daneben gibt es die Vorlage Normal, die Word ohne besondere Zuweisung benutzt und die im Benutzerprofil liegt. In ihr landet unter anderem die Standardschrift. Für Hausvorlagen ist sie der falsche Ort, weil sie zum einzelnen Arbeitsplatz gehört und nicht zum Unternehmen. Sie ist aber der Grund dafür, dass Einstellungen bei einer Person halten und bei der nächsten nicht.
Formatvorlagen so bauen, dass sie benutzt werden
Der wichtigste Grundsatz ist die Zahl. Eine Vorlage mit zwölf gut benannten Formatvorlagen wird benutzt, eine mit vierzig nicht. Wer unsicher ist, sieht sich fünf typische Dokumente aus dem eigenen Haus an und zählt, welche Absatzarten tatsächlich vorkommen. In den meisten Fällen sind es weniger, als alle vermuten.
Der zweite Grundsatz betrifft die Benennung. Namen sollen sagen, wofür etwas da ist, nicht wie es aussieht. Eine Formatvorlage, die Hinweis heißt, überlebt eine Umgestaltung, eine, die Blau kursiv heißt, wird nach der ersten Farbänderung zur Lüge. Für die integrierten Überschriftenformatvorlagen gilt das ohnehin, sie sollten unter ihren üblichen Namen bleiben, weil viele Funktionen in Word sich darauf beziehen.
Der dritte Grundsatz ist die Vererbung. Formatvorlagen können aufeinander aufbauen, und wenn Fließtext, Aufzählung und Tabellentext alle dieselbe Grundschrift erben, reicht später eine Änderung an einer Stelle. Vorsicht ist bei der Einstellung geboten, mit der sich eine Formatvorlage automatisch an die zuletzt vorgenommene Formatierung anpasst. In einer Vorlage, mit der viele arbeiten, richtet sie mehr Schaden an als Nutzen.
Ablageort und Verteilung, der Punkt, an dem es meistens hakt
Word unterscheidet zwei Vorlagenpfade. Der eine zeigt auf die persönlichen Vorlagen im Benutzerprofil, standardmäßig auf einen Ordner für benutzerdefinierte Office-Vorlagen unterhalb der eigenen Dokumente. Der andere ist der Pfad für Arbeitsgruppenvorlagen, und genau der ist für Unternehmen gemacht: Er kann auf ein Netzlaufwerk oder einen anderen gemeinsamen Ort zeigen.
Der Unterschied in der Wirkung ist groß. Liegt die Vorlage im persönlichen Ordner, hat jede Person eine eigene Kopie, und eine Korrektur muss an alle einzeln verteilt werden. Liegt sie im gemeinsamen Ordner, sehen alle dieselbe Datei, und eine Korrektur wirkt beim nächsten neuen Dokument. Diesen Pfad setzt die IT, weshalb Vorlagenprojekte ohne die IT selten gut ausgehen.
Wer keinen gemeinsamen Ordner einrichten kann, sollte wenigstens die Regel aufstellen, dass es genau einen Ablageort gibt, von dem geholt wird, und dass Vorlagen nie per Mail weitergegeben werden. Dazu gehört eine Versionsangabe in den Dokumenteigenschaften der Vorlage, damit sich im Zweifel feststellen lässt, welche Fassung jemand benutzt hat.
Inhaltssteuerelemente und Bausteine, die das Ausfüllen leicht machen
Eine gute Vorlage sagt nicht nur, wie ein Dokument aussieht, sondern auch, wo etwas hingehört. Dafür gibt es Inhaltssteuerelemente: abgegrenzte Felder, in die Text, ein Datum oder eine Auswahl aus einer Liste eingetragen wird. Sie sind sichtbar als Feld erkennbar, lassen sich nicht versehentlich zerschießen und geben der Vorlage eine Struktur, die auch jemand versteht, der sie zum ersten Mal benutzt.
Erreichbar sind sie über die Registerkarte Entwicklertools, die zuerst über die Anpassung des Menübands eingeblendet werden muss. Für den Bau schaltest du in den Entwurfsmodus und setzt die Steuerelemente an die vorgesehenen Stellen. Ein Hinweis aus der Microsoft-Hilfe erspart dabei eine längere Fehlersuche: Wenn keine Inhaltssteuerelemente zur Verfügung stehen, stammt das Dokument aus einem älteren Dateiformat und muss zuerst umgewandelt werden.
Neben den Steuerelementen lohnen sich Bausteine für Textteile, die immer wieder gebraucht werden, also Haftungshinweise, Anschriftenblöcke oder Standardabsätze in Angeboten. Sie liegen in der Vorlage und stehen damit allen zur Verfügung, die auf ihrer Grundlage arbeiten. Der Gewinn ist derselbe wie bei den Formatvorlagen: Was einmal richtig hinterlegt ist, muss niemand mehr aus einem alten Dokument herauskopieren, und damit hört auch die schleichende Verbreitung veralteter Formulierungen auf.
Was passiert, wenn sich die Vorlage ändert
Für neue Dokumente ist die Sache einfach: Sie entstehen auf Grundlage der aktuellen Fassung und sehen so aus, wie sie soll. Interessant sind die Dokumente, die es schon gibt. Sie tragen ihre Formatvorlagen in sich und ändern sich nicht mit, es sei denn, für das Dokument ist eingestellt, dass die Formatvorlagen beim Öffnen an die der angefügten Vorlage angepasst werden.
Diese Einstellung ist ein zweischneidiges Werkzeug. Nach innen kann sie großartig sein: Eine Änderung an der Hausvorlage kommt beim nächsten Öffnen in allen Dokumenten an, ohne dass jemand etwas tun muss. Nach außen ist sie ein Risiko, denn beim Empfänger liegt eine andere Vorlage, und das Dokument sieht dort anders aus. Die Entscheidung dafür oder dagegen sollte einmal bewusst und für alle Dokumentarten fallen.
Bleibt der pragmatische Umgang mit dem Altbestand. Ein Beschluss, alle vorhandenen Dokumente umzustellen, wird in aller Regel nicht umgesetzt und erzeugt nur ein schlechtes Gewissen. Der belastbare Beschluss lautet, dass neue Dokumente auf die neue Fassung gehen und dass ein bestehendes Dokument dann umgestellt wird, wenn es ohnehin überarbeitet wird. Für die wenigen Dokumente, bei denen das nicht reicht, etwa bei Formularen mit Außenwirkung, wird eine eigene Liste geführt.
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