Datenmigration nach SAP S/4HANA: erst aufräumen, dann übernehmen
Jeder Fehler, den ihr vorher nicht findet, kommt am Umstellungswochenende zurück, und dann fehlt die Zeit, ihn ordentlich zu beheben.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der Umfang wird zu spät entschieden, und dann entscheidet ihn der Termin
Die Frage, welche Daten mitkommen, klingt nach einer Formalie und ist die teuerste Entscheidung im ganzen Vorhaben. Sie bestimmt, wie lange die Übernahme dauert, wie viele Prüfungen nötig sind und wie viele Sonderfälle auflaufen. Wenn sie nicht bewusst getroffen wird, trifft sie am Ende der Kalender: Es kommt mit, was bis zum Stichtag fertig wird, und der Rest wird zum offenen Punkt, den nach dem Projekt niemand mehr abarbeitet.
Die zweite Schwierigkeit ist die Abhängigkeit zur Bereinigung. Unstimmige Stammdaten laufen in der Übernahme auf, und zwar in genau der Phase, in der am wenigsten Zeit für fachliche Klärung ist. Getrennte Kunden- und Lieferantenstämme laufen in SAP S/4HANA im Geschäftspartner zusammen, und für die Konversion muss die Customer Vendor Integration vollständig eingeführt sein, sonst wird das System für den Übergang abgelehnt. Diese Vorarbeit gehört Monate vor die erste Übernahme, nicht daneben.
Der dritte Punkt ist das Fehlen von Abnahmekriterien. Ein Testlauf ohne vorher festgelegte Prüfungen endet regelmäßig mit der Einschätzung, es sehe gut aus. Das ist keine Grundlage für eine Freigabe. Ein Testlauf braucht Kennzahlen, die vorher benannt und nachher verglichen werden: Anzahl der Sätze je Bereich, Summen der Bestände, Salden der Hauptbuchkonten, offene Posten je Kunde und Lieferant, dazu eine Handvoll Stichproben, die fachlich beurteilt werden.
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Der Ablauf, Schritt für Schritt
Sechs Stationen vom Umfang bis zur Generalprobe. Die Reihenfolge ist bewusst so gewählt, dass die fachlichen Entscheidungen vor der ersten technischen Übernahme stehen, denn jede spätere Änderung entwertet einen Testlauf.
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Umfang und Stichtag festlegen
Entscheidet je Datenbereich, was übernommen wird, in welcher Tiefe und zu welchem Stichtag. Haltet fest, was ausdrücklich nicht mitkommt und wo es künftig zu finden ist. Klärt außerdem, welche Vorgänge über den Stichtag laufen und wie sie behandelt werden, denn diese Fälle bestimmen den Aufwand am Umstellungswochenende.
Geschafft, wenn: Ein Umfangspapier je Datenbereich, abgestimmt mit Fachbereich, Buchhaltung und Revision, mit einer klaren Aussage zur Historie.
- 2
Zustand messen und bereinigen
Zählt vor der ersten Übernahme, wie viele Dubletten, unvollständigen Sätze und Karteileichen in euren Beständen liegen. Für Kunden und Lieferanten ist das zugleich die Vorarbeit für den Geschäftspartner, denn beide Stämme laufen dort zusammen. Hängt die Bereinigung ans Tagesgeschäft und sorgt mit einem Regelwerk für die Neuanlage dafür, dass nicht schneller neue Fälle entstehen, als ihr alte auflöst.
Geschafft, wenn: Vier Zahlen je Bereich als Ausgangslage und eine monatlich fortgeschriebene Übersicht, die den Fortschritt belegt.
- 3
Zuordnungen und Regeln festschreiben
Legt fest, wie Werte aus der Quelle im Ziel ankommen: Kontenzuordnung, Organisationseinheiten, Nummernkreise, Behandlung von Sonderfällen. Prüft dabei die Änderungen am Datenmodell mit, denn mit dem Universal Journal in der Tabelle ACDOCA sind die früheren Summensätze in Hauptbuch, Controlling, Material Ledger, Anlagenbuchhaltung sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung entfallen, ebenso die Indextabellen. Auswertungen, die darauf zugreifen, brauchen eine neue Grundlage.
Geschafft, wenn: Eine versionierte Zuordnungstabelle je Bereich, mit benannter Verantwortung und einem Stand, auf den sich alle beziehen.
- 4
Erster Testlauf, technisch bewertet
Führt die Übernahme vollständig durch und bewertet zunächst nur das Mengengerüst: Wie viele Sätze sind angekommen, wie viele abgewiesen, mit welchen Gründen. Sortiert die Fehler nach Häufigkeit, nicht nach Reihenfolge des Auftretens, denn typischerweise erklären wenige Ursachen den größten Teil der Fälle.
Geschafft, wenn: Eine nach Häufigkeit sortierte Fehlerliste mit Zuordnung zu Ursache und Verantwortung, statt eines Protokolls, das niemand liest.
- 5
Zweiter Testlauf, fachlich abgestimmt
Jetzt zählen die vorher festgelegten Kennzahlen: Salden gegen Summen, Bestände gegen Mengengerüst, offene Posten je Kunde und Lieferant. Prüft außerdem, ob im Rechnungswesen die erwarteten Voreinstellungen greifen, denn das Material Ledger ist in SAP S/4HANA verpflichtend, Teil des Standards und wird bei der Konvertierung eines bestehenden Systems während der Migration aktiviert. Die Istkalkulation bleibt dagegen optional.
Geschafft, wenn: Eine Abstimmung je Bereich mit dokumentierten Abweichungen und einer fachlichen Aussage dazu, ob sie tragbar sind.
- 6
Generalprobe mit Uhr und Abbruchkriterium
Der letzte Testlauf läuft unter den Bedingungen des Umstellungswochenendes, mit derselben Reihenfolge, denselben Leuten und einer Zeitmessung je Schritt. Prüft, ob das Zeitfenster reicht, und legt fest, an welcher Stelle und bis zu welcher Uhrzeit eine Entscheidung über den Rückweg fällt. Erst danach ist der Termin belastbar.
Geschafft, wenn: Ein Ablaufplan mit Zeiten je Schritt, benannten Verantwortlichen, Entscheidungspunkten und einem beschriebenen Rückweg.
Die Reihenfolge der Übernahme
- 01 Strukturen und Einstellungen: Organisationseinheiten, Konten, Schlüssel. Ohne sie greift keine Prüfung.
- 02 Stammdaten: Geschäftspartner, Material, Anlagen. Hier entscheidet sich die Qualität aller folgenden Schritte.
- 03 Bestände und Mengen: Lagerbestände, Werte, laufende Aufträge zum Stichtag.
- 04 Offene Posten und Salden: Forderungen, Verbindlichkeiten, Hauptbuchsalden.
- 05 Abstimmung: Quelle gegen Ziel, je Bereich, mit vorher festgelegten Kennzahlen.
- 06 Freigabe: fachliche Abnahme je Bereich, dokumentiert, mit Namen und Datum.
Die Entscheidungen, die vor die erste Übernahme gehören
Sechs Festlegungen entscheiden über den Verlauf. Sie kosten kein Werkzeug und keine Lizenz, sondern Sitzungszeit mit den richtigen Leuten, und sie sparen später Wochen.
Den Stichtag und die Abgrenzung festlegen
Bestimmt, zu welchem Zeitpunkt der Zustand übernommen wird und wie mit Vorgängen umgegangen wird, die über den Stichtag hinauslaufen. Wareneingänge ohne Rechnung, angearbeitete Aufträge und Teillieferungen sind die üblichen Streitfälle, und jeder von ihnen braucht eine schriftliche Regel.
Über die Historie entscheiden, nicht sie vertagen
Klärt, wie weit ihr Bewegungsdaten übernehmt und wie ihr an ältere Belege kommt, wenn eine Prüfung danach fragt. Zwei Antworten sind sauber: übernehmen oder einen definierten lesenden Zugang zum Altsystem beziehungsweise ein Archiv. Nicht sauber ist die Absicht, das später zu klären.
Verantwortung je Datenbereich benennen
Für jeden Bereich braucht es eine Person aus dem Fachbereich, die das Ergebnis abnimmt: Stammdaten, Bestände, offene Posten, Anlagen, Personal. Diese Person entscheidet im Zweifel auch, ob eine Abweichung akzeptabel ist. Ohne diese Zuordnung landet jede Abweichung im Projektbüro und bleibt dort liegen.
Die Abnahmekriterien vor dem ersten Testlauf aufschreiben
Legt je Bereich fest, welche Zahlen übereinstimmen müssen und welche Abweichung noch vertretbar ist. Stellt Salden gegen Summen, Mengen gegen Bestandslisten und die Anzahl der Sätze gegen die Quelle. Diese Liste ist später die Grundlage für die Freigabe und verhindert Diskussionen im ungünstigsten Moment.
Die Umschlüsselungen früh dokumentieren
Wo sich Schlüssel ändern, etwa bei Kontenzuordnungen, Organisationseinheiten oder Nummernkreisen, braucht ihr eine gepflegte Zuordnungstabelle und eine benannte Verantwortung dafür. Diese Tabellen werden im Projekt mehrfach angefasst, und wenn zwei Fassungen im Umlauf sind, ist ein ganzer Testlauf verloren.
Ein Abbruchkriterium für das Umstellungswochenende festlegen
Bestimmt vorher, bei welchem Befund und zu welcher Uhrzeit ihr zurück auf das Altsystem geht. Diese Entscheidung im Voraus zu treffen ist die wirksamste Absicherung des ganzen Vorhabens, weil sie mitten in der Nacht niemand mehr sachlich fällen kann.
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Was sich im Rechnungswesen beim Umstieg ohnehin ändert
Zwei Änderungen betreffen die Übernahme unmittelbar. Das Universal Journal in der Tabelle ACDOCA ist der gemeinsame Belegspeicher für das Rechnungswesen, interne und externe Sicht lesen aus derselben Quelle, und die früheren Summensätze in Hauptbuch, Controlling, Material Ledger, Anlagenbuchhaltung sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind entfallen. Auch die Indextabellen, die bestimmte Selektionen beschleunigt haben, gibt es nicht mehr. Für die Abstimmung heißt das: Eure gewohnten Vergleichsauswertungen greifen im Ziel anders zu als in der Quelle.
Die zweite Änderung ist das Material Ledger. Es ist in SAP S/4HANA verpflichtend, Teil des Standards und in allen S/4HANA-Systemen automatisch aktiv. Bei der Konvertierung eines bestehenden Systems wird es während der Migration aktiviert, sofern es nicht schon läuft. Kommen später Werke hinzu, muss es für diese Bewertungskreise über die Transaktion OMX1 von Hand aktiviert werden. Das ist ein Punkt für eure Betriebsanleitung nach dem Umstieg, nicht nur für das Projekt.
Wichtig ist an dieser Stelle eine Unterscheidung, die im Projektalltag regelmäßig für Aufregung sorgt: Die Istkalkulation samt Actual Cost Component Split bleibt optional. Pflicht ist das Material Ledger als Bewertungsgrundlage, nicht die Istkalkulation. Wer beides zusammenwirft, plant einen erheblichen Aufwand im Controlling ein, der so nicht zwingend ist.
Woran ihr einen Testlauf tatsächlich messt
Ein brauchbarer Testlauf beantwortet drei Fragen. Erstens: Ist alles angekommen, was ankommen sollte? Das ist eine reine Zählung je Bereich, Quelle gegen Ziel, ohne Interpretation. Zweitens: Stimmen die Werte? Das sind Salden, Summen und Bestände, verglichen gegen die Buchhaltung und gegen Bestandslisten. Drittens: Ist das Ergebnis fachlich richtig? Dafür braucht es Stichproben, die jemand aus dem Fachbereich anschaut und beurteilt, weil Summen stimmen können, während einzelne Sätze falsch zugeordnet sind.
Die dritte Frage wird am häufigsten übersprungen, und sie fängt die unangenehmsten Fehler. Ein falsch zugeordnetes Merkmal, eine Steuerkennzeichnung, die formal gültig, im Einzelfall aber falsch ist, oder eine Bewertung, die sich erst im nächsten Abschluss auswirkt: Solche Fälle bleiben in Summenvergleichen unsichtbar. Zwanzig gut ausgewählte Stichproben je Bereich finden mehr davon als jede zusätzliche Prüfsumme.
Für die Praxis hat sich bewährt, jeden Testlauf mit einem kurzen schriftlichen Ergebnis abzuschließen, das drei Angaben enthält: was geprüft wurde, welche Abweichungen aufgetreten sind und wer fachlich abgenommen hat. Diese drei Zeilen je Bereich sind später die Grundlage für die Freigabe des Termins und für die Auskunft gegenüber einer Prüfung.
Der Unterschied zwischen Konversion und Neuaufbau
Bei einer Konversion des bestehenden Systems ist die Übernahme technisch Teil des Verfahrens, eure Daten wandern mit, und die Arbeit liegt in der Vorbereitung, in der Prüfung und in der Anpassung dessen, was das neue Datenmodell anders ablegt. Der Umfang ist damit weitgehend vorgegeben, und die Frage nach der Historie stellt sich in dieser Schärfe nicht.
Beim Neuaufbau ist die Übernahme ein eigenes Vorhaben. Üblicherweise wandern Stammdaten, Bestände und offene Posten mit, und alles Ältere braucht eine Antwort: ein lesender Zugang zum Altsystem für eine festgelegte Zeit oder ein Archiv. Diese Entscheidung hat eine steuerliche und eine prüfungsrelevante Seite, sie gehört deshalb früh besprochen und schriftlich festgehalten.
Unabhängig vom Weg gilt eine Regel: Die Bereinigung der Stammdaten lohnt sich in beiden Fällen und sollte in beiden Fällen vorher stattfinden. Bei der Konversion, weil die Zusammenführung zum Geschäftspartner sie ohnehin erzwingt. Beim Neuaufbau, weil niemand einen bereinigungsbedürftigen Bestand in ein frisches System übernehmen will und die Gelegenheit später nicht wiederkommt.
Der Kalender ist Teil des Plans
Ein Übernahmeplan, der den Betriebskalender ignoriert, ist ein Wunschzettel. Jahresabschluss, Inventur, Hochsaison und Betriebsferien schließen in den meisten Häusern große Teile des Jahres für eine Umstellung aus. Tragt diese Zeiträume zuerst ein, dann bleiben zwei bis drei mögliche Fenster, und um die herum wird alles andere geplant.
Ebenso gehört die Verfügbarkeit der Menschen in den Plan. Die fachliche Abnahme je Bereich braucht genau die Personen, die auch das Tagesgeschäft tragen, und zwar an mehreren Wochenenden. Wer diese Termine erst kurzfristig anfragt, bekommt entweder Absagen oder eine Abnahme, die diesen Namen nicht verdient.
Und schließlich braucht der Plan einen Rückweg. Wie lange das Altsystem nach der Umstellung lesend verfügbar bleibt, wer entscheidet, ob zurückgegangen wird, und bis wann diese Entscheidung fallen muss, gehört vorher festgelegt und geübt. Eine Generalprobe, in der auch der Rückweg einmal gedanklich durchgespielt wird, kostet eine Stunde und beruhigt das ganze Projekt.
Die ersten Wochen nach der Umstellung
Mit dem Produktivstart ist die Übernahme nicht abgeschlossen, sondern nur der laute Teil davon. In den ersten Wochen tauchen die Fälle auf, die im Test nicht vorkamen: seltene Belegarten, Vorgänge über den Stichtag hinweg, Sonderfälle im Zahlungsverkehr und Auswertungen, die jemand nur zum Monatsende braucht. Plant deshalb eine Nachlaufphase mit erhöhter Aufmerksamkeit ein, statt das Projektteam am Montag nach der Umstellung aufzulösen.
Zwei Prüfungen gehören fest in diese Phase. Die erste ist der erste Monatsabschluss im neuen System, denn dort zeigt sich, ob Salden, Bewertungen und Auswertungen tatsächlich zusammenpassen. Die zweite ist eine Stichprobe an Vorgängen, die über den Stichtag laufen, also Bestellungen mit Wareneingang vor und Rechnung nach der Umstellung. Diese Fälle sind planbar und sollten nicht als Überraschung im Tagesgeschäft ankommen.
Nützlich ist außerdem eine offene Beobachtungsliste, in der jede Auffälligkeit landet, auch die kleine. Nach zwei Wochen zeigt sich darin ein Muster: Fast immer erklären wenige Ursachen den größten Teil der Meldungen. Wer diese Ursachen früh beseitigt, verkürzt die Nachlaufphase erheblich, und wer stattdessen jede Meldung einzeln bearbeitet, ist damit über Monate beschäftigt.
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Häufige Fragen
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Wie viele Testläufe brauchen wir?
Wer nimmt die Übernahme fachlich ab?
Was hat der Geschäftspartner mit der Datenmigration zu tun?
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