Debitor, Kreditor und Geschäftspartner: die Umstellung auf das BP-Modell
Zwei Stämme werden einer. Das ist in einer Folie schnell erklärt und in den Daten die zäheste Vorarbeit des ganzen Umstiegs.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Die Umstellung ist ein Datenprojekt, das als Technikthema geführt wird
Im klassischen ERP gibt es nebeneinander einen Kundenstamm und einen Lieferantenstamm, dazu je nach Bereich eigene Sichten. In SAP S/4HANA gibt es das nicht mehr in dieser Form: Der Geschäftspartner ist das führende und obligatorische Objekt und der einzige Einstiegspunkt, um Kunden- und Lieferantenstammdaten anzulegen, zu ändern und anzuzeigen. Für Anwender heißt das, dass die Pflege über die Transaktion BP läuft und die gewohnten Einstiege wie XD01, XD02, XD03, VD01, XK01 oder MK01 dort nicht mehr eigenständig existieren, sondern umgeleitet werden.
Damit ist die Aufgabe beschrieben, aber nicht die Arbeit. Die entsteht daraus, dass zwei über Jahrzehnte getrennt gepflegte Bestände plötzlich zusammenpassen müssen. Derselbe Betrieb steht im Kundenstamm unter einer anderen Schreibweise als im Lieferantenstamm, die Anschriften weichen voneinander ab, die Nummernkreise haben nichts miteinander zu tun, und in beiden Beständen liegen Sätze, die seit Jahren niemand mehr angefasst hat. Jede dieser Unstimmigkeiten braucht eine Entscheidung, und die kann die IT nicht treffen.
Dazu kommt der Zeitpunkt. Die Prüfungen vor der Konvertierung und das Konvertierungsverfahren selbst kontrollieren, ob die Customer Vendor Integration vollständig eingeführt ist, und ein System ohne CVI wird für den Übergang abgelehnt. Wer die Datenarbeit also in die Projektphase schiebt, verschiebt sie faktisch vor das Projekt. Häuser, die das früh erkennen, starten die Bereinigung ein Jahr vorher im laufenden Betrieb und haben dann eine ruhige Umstellung. Die anderen räumen unter Termindruck auf.
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Die Fälle, die im Projekt tatsächlich auflaufen
Sortiert nach dem, was ihr zuerst bemerkt, nicht nach der technischen Ursache dahinter. Zu jedem Fall steht, woher er kommt und wer ihn auflösen muss, denn fast immer ist das der Fachbereich und nicht die IT.
Symptom
Die Prüfungen vor der Konvertierung melden, dass die Customer Vendor Integration nicht vollständig eingeführt ist, und der geplante Umstellungstermin ist damit hinfällig.
Ursache
Die Prüfungen und das Konvertierungsverfahren selbst kontrollieren, ob die CVI vollständig eingeführt ist. Ein System ohne sie wird für den Übergang abgelehnt. In vielen Häusern ist die Integration zwar irgendwann angelegt, aber nie über alle Stammdatenbereiche und alle Buchungskreise hinweg zu Ende geführt worden.
Lösung
Behandelt die CVI als eigenes Vorprojekt mit eigenem Termin, nicht als Aufgabe im Umstiegsprojekt. Der Umfang ergibt sich aus der Zahl der betroffenen Sätze und der Zahl der Fälle, die keine eindeutige Zuordnung erlauben. Zur Einordnung dient die SAP Note 2713963 mit häufigen Fragen zur CVI, für den Zugriff braucht ihr allerdings einen S-User.
Symptom
Derselbe Betrieb taucht doppelt auf, einmal als Kunde und einmal als Lieferant, mit unterschiedlichen Anschriften, unterschiedlicher Schreibweise und unterschiedlichen Ansprechstellen.
Ursache
Kunden- und Lieferantenstamm sind über Jahre getrennt gepflegt worden, meist von verschiedenen Abteilungen und nach verschiedenen Gewohnheiten. Solange beide Welten nebeneinander liefen, ist das nie aufgefallen. Im Geschäftspartnermodell gehören beide Sichten an dasselbe Objekt, und damit wird die Abweichung zum Konflikt.
Lösung
Zieht eine Liste dieser Doppelfälle und lasst sie fachlich entscheiden, nicht automatisch zusammenführen. Für jeden Fall braucht ihr eine führende Anschrift, eine führende Schreibweise und die Zuordnung der offenen Posten. Genau hier zahlt sich die vorher benannte fachliche Verantwortung aus, weil sonst jeder Fall in eine Rückfrage mündet.
Symptom
Im Kundenstamm liegen mehrere Sätze für denselben Betrieb, angelegt über Jahre von verschiedenen Personen, teils mit abweichender Rechtsform, teils nur mit einem Tippfehler unterschieden.
Ursache
Ohne Regelwerk für die Neuanlage und ohne Prüfung auf vorhandene Sätze entstehen Dubletten schneller, als jemand sie bemerkt. Verstärkt wird das durch Übernahmen, Umfirmierungen und durch Sonderfälle wie abweichende Rechnungsempfänger, die als eigener Satz angelegt wurden.
Lösung
Erst zusammenführen, dann sperren, dann löschen, und zwar in dieser Reihenfolge und mit Nachweis. Für Sätze mit offenen Posten oder mit Belegen im Prüfungszeitraum ist Zusammenführen selten die richtige Antwort, dort ist das Sperren des unerwünschten Satzes der sichere Weg. Parallel gehört ein Regelwerk für die Neuanlage in Kraft, sonst wächst der Bestand während der Bereinigung weiter.
Symptom
Beim Umstellungstest bleiben Sätze hängen, weil Angaben fehlen, die im Altbestand nie zwingend waren, etwa vollständige Anschriften, Steuernummern oder eine eindeutige Zuordnung von Rollen.
Ursache
Der Geschäftspartner ist das führende Objekt für Kunden und Lieferanten und bringt seine eigenen Anforderungen an Vollständigkeit mit. Im gewachsenen Bestand liegen dagegen Sätze aus einer Zeit, in der bestimmte Felder optional waren oder in der man Behelfslösungen eingetragen hat.
Lösung
Zieht diese Fälle vor den Testlauf, denn sie sind planbar. Eine Auswertung über die betroffenen Felder zeigt den Umfang, und die Ergänzung lässt sich auf mehrere Wochen und mehrere Personen verteilen. Was sich nicht ergänzen lässt, weil der Betrieb nicht mehr existiert, wird gesperrt und dokumentiert, statt es mit Platzhaltern zu füllen.
Symptom
Im Projekt entzündet sich eine lange Diskussion daran, ob die Nummer des Geschäftspartners mit der bisherigen Kunden- oder Lieferantennummer übereinstimmen soll.
Ursache
Beide Wege sind möglich. Es ist empfohlen, aber nicht zwingend, dass Geschäftspartnernummer und Kunden- beziehungsweise Lieferantennummer identisch sind. Weil beide Varianten vertretbar sind, wird die Entscheidung gern vertagt, und sie blockiert dann Auswertungen, Schnittstellen und Testdaten.
Lösung
Entscheidet früh und schriftlich. Prüft dafür, wo die Nummer heute außerhalb des Systems auftaucht, etwa in Formularen, in Schnittstellen zu Partnern oder in Auswertungen. Je öfter sie außen sichtbar ist, desto teurer wird eine abweichende Nummerierung. Haltet die Entscheidung samt Begründung fest, sie wird über Jahre nachgefragt.
Symptom
Nach der Umstellung melden Anwender, sie fänden ihre Transaktion nicht mehr, oder sie kämen in einer Maske heraus, die sie nicht kennen.
Ursache
Die gewohnten Einstiege für Kunden- und Lieferantenstamm existieren in SAP S/4HANA nicht mehr eigenständig, sie werden auf die Transaktion BP umgeleitet. Wer jahrelang mit Kürzeln und Favoriten gearbeitet hat, landet damit in einer anders aufgebauten Oberfläche und hält das für einen Fehler.
Lösung
Eine kurze Einweisung auf die täglichen Vorgänge, dazu eine Übersicht, welcher alte Einstieg wo herauskommt. Ergänzt das um eine Handvoll fertiger Suchmuster für die Fälle, die eure Leute am häufigsten brauchen. Diese halbe Stunde spart in den ersten Wochen nach der Umstellung sehr viel Zeit im Support.
Die Kette, an der die Umstellung hängt
- 01 Zwei getrennte Bestände: Kundenstamm und Lieferantenstamm mit eigenen Nummernkreisen und eigener Pflegehistorie.
- 02 Die Customer Vendor Integration verbindet beide Welten und ist Voraussetzung für den Übergang.
- 03 Ohne vollständig eingeführte CVI wird das System für die Konvertierung abgelehnt.
- 04 Im Ziel ist der Geschäftspartner das führende und obligatorische Objekt für Kunden und Lieferanten.
- 05 Anwender pflegen über die Transaktion BP, die gewohnten Einstiege werden dorthin umgeleitet.
Wie ihr die Bereinigung in den Alltag bekommt
Die Datenarbeit lässt sich nicht abkürzen, aber sie lässt sich verteilen. Sechs Maßnahmen sorgen dafür, dass sie im laufenden Betrieb stattfindet, statt sich im Projekt zu stauen.
Den Zustand messen, bevor jemand aufräumt
Zählt Dubletten, Sätze ohne Bewegung im letzten Geschäftsjahr, Betriebe, die als Kunde und als Lieferant geführt werden, und Sätze mit unvollständigen Pflichtangaben. Diese vier Zahlen sind eure Ausgangslage, und ohne sie lässt sich weder der Aufwand schätzen noch später der Fortschritt zeigen.
Die Nummernfrage früh entscheiden
Es ist empfohlen, aber nicht zwingend, dass die Nummer des Geschäftspartners mit der Kunden- oder Lieferantennummer übereinstimmt. Diese Entscheidung wirkt in Auswertungen, Schnittstellen und in der täglichen Kommunikation mit Kunden und Lieferanten nach. Trefft sie schriftlich und begründet, nicht nebenbei in einer Projektsitzung.
Eine fachliche Verantwortung je Stammdatenbereich benennen
Für jeden Bereich braucht es eine Person, die entscheidet, welcher von zwei widersprüchlichen Sätzen recht hat. Das ist keine Nebenaufgabe der IT, sondern eine Rolle im Fachbereich mit Entscheidungsbefugnis. Fehlt sie, bleiben genau die Fälle liegen, die später den Testlauf abbrechen.
Die Bereinigung an den laufenden Prozess hängen
Wer heute einen Kunden anfasst, prüft ihn gleich mit. Ein Regelwerk für die Neuanlage verhindert, dass parallel neue Dubletten entstehen. Diese beiden Maßnahmen kosten wenig und halbieren erfahrungsgemäß den Berg, den ihr sonst am Ende auf einmal abtragen müsst.
Rollen und Berechtigungen mitdenken
Wenn ein Objekt beide Sichten trägt, ist die Frage neu zu beantworten, wer was pflegen darf. Der Einkauf soll Lieferantenangaben ändern können, ohne den Kundenstamm zu berühren, und umgekehrt. Klärt das, bevor die ersten Anwender im neuen Modell arbeiten, sonst entsteht der Eindruck, alle dürften plötzlich alles.
Anwender auf den neuen Einstieg vorbereiten
Die gewohnten Transaktionen führen künftig auf die Transaktion BP, und die Pflegemaske ist anders aufgebaut. Eine kurze Einweisung mit den drei bis fünf Vorgängen, die eure Leute täglich machen, nimmt dem Umstieg den größten Teil seiner Aufregung.
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Warum der Fachbereich diese Arbeit machen muss
Die technische Zusammenführung ist beschreibbar und in Teilen automatisierbar. Die Entscheidung, welcher von zwei widersprüchlichen Sätzen recht hat, ist es nicht. Ob eine Anschrift veraltet oder eine abweichende Lieferadresse ist, ob zwei Namen denselben Betrieb bezeichnen und ob ein alter Satz noch gebraucht wird, weiß nur, wer mit diesen Kunden und Lieferanten arbeitet.
Das hat eine unbequeme Folge für die Projektplanung. Diese Arbeit lässt sich nicht durch mehr Beratungstage beschleunigen, sondern nur durch Kapazität im Fachbereich, und zwar bei den Leuten, die ohnehin das Tagesgeschäft tragen. Wer das früh benennt, kann sie über Monate verteilen. Wer es spät benennt, hat einen Engpass genau in der Phase, in der alle anderen Aufgaben ebenfalls auflaufen.
Ein zweiter Punkt kommt hinzu, der leicht übersehen wird: Diese Arbeit hat einen Wert unabhängig vom Umstieg. Ein bereinigter Kunden- und Lieferantenstamm verbessert Auswertungen, Mahnwesen und Einkauf sofort. Es lohnt sich, das in der Begründung mitzunehmen, denn ein Aufräumprojekt mit eigenem Nutzen bekommt eher Kapazität als eine Vorarbeit für ein Technikprojekt.
Was die Simplification List zu diesem Thema hergibt
SAP führt die funktionalen Änderungen je Release in der Simplification List, für SAP S/4HANA 2025 samt Feature Pack Stack 1 in der Fassung vom Februar 2026. Der Geschäftspartner steht dort unter dem Kürzel S4TWL im Abschnitt zum Business Partner Approach, mit der zugehörigen SAP Note 2265093. Dort ist auch beschrieben, dass es im klassischen ERP redundante Objektmodelle gab und dass der Geschäftspartner in SAP S/4HANA das obligatorische, führende Objekt ist.
Für die Projektarbeit ist dieser Abschnitt aus einem einfachen Grund wertvoll: Er beendet Diskussionen. Ob die Umstellung wirklich zwingend ist, ob es einen Weg daran vorbei gibt und ob die alten Transaktionen nicht doch weiterlaufen, wird in fast jedem Haus einmal gefragt. Ein Verweis auf die Fundstelle ist schneller als eine Debatte und belastbarer als eine Erinnerung an ein Beratergespräch.
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die SAP Notes sind die verbindliche Quelle, sie setzen aber einen Zugang mit S-User voraus, ihr braucht also jemanden im Projekt, der sie aufbereitet. Und die Simplification List ist releasebezogen: Prüft, dass ihr die Fassung zu eurem Zielrelease lest und nicht eine ältere, die im Netz herumliegt.
Reihenfolge und Termine, die sich bewährt haben
Ein Jahr vor dem geplanten Umstieg beginnt die Messung: Wie viele Dubletten, wie viele Doppelrollen, wie viele unvollständige Sätze und wie viele Karteileichen gibt es. Diese Zahlen gehen in die Projektplanung ein und werden von da an monatlich fortgeschrieben, weil sie zugleich der einzige belastbare Fortschrittsanzeiger für diese Vorarbeit sind.
Neun Monate vorher stehen die Entscheidungen: Nummernkonzept, führende Quelle bei Widersprüchen, Umgang mit Karteileichen und die fachliche Verantwortung je Bereich. Ab da läuft die Bereinigung im Tagesgeschäft mit, unterstützt durch ein Regelwerk für die Neuanlage, damit der Bestand nicht schneller wächst, als er bereinigt wird.
Drei bis sechs Monate vorher laufen die ersten vollständigen Testübernahmen. Dort zeigt sich, welche Fälle das Verfahren nicht durchlaufen, und diese Liste ist wertvoller als jede Schätzung, weil sie den Restaufwand exakt beziffert. Wer diese Reihenfolge einhält, hat in der heißen Phase eine überschaubare Restliste statt eines offenen Themas.
Wie ihr verhindert, dass der Bestand wieder auseinanderläuft
Die Bereinigung ist einmalige Arbeit, das Sauberhalten nicht. Ohne Regeln entstehen neue Dubletten in genau dem Tempo, in dem sie vorher entstanden sind, und drei Jahre nach dem Umstieg steht ihr wieder am Anfang. Die wirksamste Maßnahme ist unspektakulär: eine schriftliche Regel, wer neue Kunden und Lieferanten anlegen darf, und eine verbindliche Prüfung auf vorhandene Sätze vor jeder Neuanlage.
Dazu gehört eine Entscheidung, die viele Häuser scheuen: Anlage durch wenige geschulte Personen statt durch alle, die es gerade brauchen. Das kostet im Einzelfall Wartezeit und spart im Jahr sehr viel Aufräumarbeit. Wo das organisatorisch nicht geht, hilft zumindest eine feste Reihenfolge bei der Suche, damit nicht jede Person nach eigenem Muster prüft und deshalb den vorhandenen Satz nicht findet.
Schließlich braucht die Sauberkeit eine Messgröße, die regelmäßig angeschaut wird. Die Zahl der Dubletten, die Zahl der Sätze ohne Bewegung und die Zahl der unvollständigen Sätze reichen aus. Wenn diese drei Zahlen einmal im Quartal in derselben Runde auftauchen wie andere Kennzahlen, bleibt das Thema sichtbar. Wenn sie nur im Projekt gezählt wurden, verschwindet es mit dem Projektabschluss.
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Weil die Entscheidungen im Fachbereich fallen, sind SAP-Kurse zu Stammdaten und Buchhaltung für alle sinnvoll, die in der Bereinigung mitarbeiten sollen.
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Häufige Fragen
Können wir die alten Transaktionen für Kunden- und Lieferantenstamm weiter nutzen?
Was passiert, wenn die Customer Vendor Integration bei uns fehlt?
Muss die Geschäftspartnernummer der bisherigen Kundennummer entsprechen?
Lässt sich die Bereinigung nicht automatisieren?
Wie viel Zeit sollten wir für diese Vorarbeit einplanen?
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