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Stammdaten in SAP S/4HANA

Stammdaten in SAP: Zuständigkeiten, Pflichtfelder, Prüfschritte

Der Fehler entsteht im Einkauf und fällt in der Buchhaltung auf. Wer diese Distanz nicht organisiert, repariert dieselben Datensätze in jedem Folgeprozess von Neuem.

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Worum es geht

Alle pflegen, niemand ist zuständig, und der Fehler wandert weiter

In gewachsenen Systemen ist Stammdatenpflege selten geregelt, sondern historisch verteilt. Der Einkauf legt Lieferanten an, weil es schnell gehen musste, der Vertrieb legt Kunden an, das Rechnungswesen ergänzt hinterher die Bankverbindung, und die Disposition setzt im Materialstamm die Felder, die für ihre Rechnung wichtig sind. Jeder pflegt richtig, was er überblickt, und niemand ist für den Datensatz als Ganzes zuständig. Deshalb sind Stammdaten in den meisten Häusern nicht falsch, sondern unvollständig, und das ist der teurere der beiden Zustände.

Dazu kommt die räumliche Trennung zwischen Ursache und Wirkung. Wer im Materialstamm die Wiederbeschaffungszeit aus dem Stammwerk kopiert, merkt nichts. Vier Wochen später steht die Fertigung, und der Fehler wird als Lieferproblem behandelt. Wer einen Geschäftspartner ein zweites Mal anlegt, weil er den vorhandenen nicht gefunden hat, verursacht keinen sichtbaren Schaden. Ein Jahr später stimmt der Umsatz je Kunde nicht mehr, und niemand verbindet das mit einer Anlage aus dem letzten Sommer.

Der dritte Punkt ist die Reparaturschleife. Weil die Fehler dort auffallen, wo sie stören, werden sie auch dort behoben, also im Folgeprozess und am einzelnen Beleg. Der Stammdatensatz bleibt, wie er ist, und produziert denselben Fehler beim nächsten Vorgang. In einem Haus mit ein paar tausend Materialien summiert sich das zu einer stillen Dauerbelastung, die in keiner Auswertung auftaucht, weil sie als normale Sacharbeit gilt.

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Wer entscheidet was

Wer entscheidet, wer umsetzt

Sechs Themen, an denen sich in fast jedem Haus dieselben Streitfälle entzünden. Entscheidend ist nicht die Regel selbst, sondern dass zu jeder Zeile eine Person gehört, die man auch dann fragen kann, wenn es eilt.

Anlage eines neuen Geschäftspartners, also Kunde oder Lieferant

Wer entscheidet
Der Prozessverantwortliche für Vertrieb beziehungsweise Einkauf, gemeinsam mit dem Rechnungswesen, weil dort Steuer-, Zahlungs- und Bankdaten hängen
Wer setzt um
Eine benannte Stelle für Stammdaten über die Transaktion BP, mit genau den Rollen des Geschäftspartners, die der Fall braucht
Stolperfalle
Jede Abteilung legt ihren eigenen Datensatz an, weil sie den vorhandenen nicht findet, und ein halbes Jahr später stehen drei Geschäftspartner für dasselbe Unternehmen im System.

Zusätzliche Sicht im Materialstamm für ein weiteres Werk

Wer entscheidet
Die Disposition des betroffenen Werks, nicht die des Stammwerks, weil Beschaffungszeiten und Losgrößen dort anders aussehen
Wer setzt um
Die Stammdatenstelle gemeinsam mit der Disposition vor Ort, mit einer Prüfung der dispositiven Felder statt einer Übernahme aus dem ersten Werk
Stolperfalle
Die Sicht wird kopiert, die Wiederbeschaffungszeit stammt aus dem Stammwerk, und ab da bestellt das System für einen ganz anderen Lieferweg zu spät.

Pflichtfelder und Feldauswahl im Materialstamm

Wer entscheidet
Die Prozessverantwortlichen gemeinsam, weil ein Mussfeld an einer Stelle Aufwand erzeugt und an anderer Stelle Aufwand spart
Wer setzt um
Das Customizing über die Feldauswahlgruppen, wobei ein Feld immer nur einer Gruppe zugeordnet sein kann
Stolperfalle
Jede einzelne Anforderung wird als weiteres Pflichtfeld umgesetzt, bis die Anlage vierzig Eingaben verlangt und die Leute anfangen, Platzhalter einzutragen.

Neues Werk oder neuer Bewertungskreis

Wer entscheidet
Rechnungswesen und Controlling gemeinsam mit der Logistik, als Teil der Entscheidung über den Standort und nicht als Nachlauf
Wer setzt um
Die Systemseite, einschließlich der Aktivierung des Material Ledger für den neuen Bewertungskreis über die Transaktion OMX1
Stolperfalle
Das Material Ledger ist in SAP S/4HANA verpflichtend und bei der Konvertierung aktiviert worden, für später hinzugekommene Werke muss es aber von Hand aktiviert werden, und daran denkt niemand.

Massenanlage und Übernahme aus einem Vorsystem

Wer entscheidet
Die Projekt- oder Vorhabensleitung zusammen mit dem Fachbereich, der die Daten danach benutzt, nicht die Stelle, die den Import technisch fährt
Wer setzt um
Die Systemseite über die vorgesehenen Übernahmewege, mit denselben Prüfungen, die auch in der Dialogpflege greifen
Stolperfalle
Der Massenweg umgeht die Prüfungen der Dialogpflege, und hinterher steht ein Bestand im System, den niemand mit einer Anlageregel erklären kann.

Sperren, Löschvormerkung und Ausmusterung

Wer entscheidet
Der fachlich Verantwortliche für das Objekt, bei personenbezogenen Daten gemeinsam mit der Stelle für Datenschutz
Wer setzt um
Die Stammdatenstelle, mit einem festen Rhythmus statt auf Zuruf, und mit einer Notiz, warum ein Datensatz stillgelegt wurde
Stolperfalle
Datensätze werden nur im Kopf der Beteiligten stillgelegt. Sie tauchen weiter in Suchhilfen und Auswertungen auf, und irgendwann bestellt jemand wieder bei einem Lieferanten, mit dem längst niemand mehr arbeitet.

Wo ein Stammdatenfehler entsteht und wo er ankommt

  1. 01 Die Anlage passiert dort, wo der Datensatz gebraucht wird, oft unter Zeitdruck.
  2. 02 Die Prüfung greift nur, wenn ein Feld als Mussfeld gesetzt und die Regel begründet ist.
  3. 03 Der Folgeprozess arbeitet mit dem, was dasteht, und stellt keine Rückfragen.
  4. 04 Der Fehler fällt in Buchhaltung, Disposition oder Auswertung auf, also weit entfernt.
  5. 05 Repariert wird der Beleg, nicht der Stammsatz, und beim nächsten Vorgang beginnt es von vorn.
Was du mitnimmst

Danach ist klar, wer entscheidet, wer pflegt und wo geprüft wird

Stammdatenpflege scheitert selten am Wissen und fast immer daran, dass niemand benannt ist. Diese sechs Punkte sind das, was ein Haus regeln muss, damit die Pflege nicht wieder in Einzelabsprachen zerfällt, sobald der erste Termindruck kommt.

Den Geschäftspartner als einzigen Einstieg begreifen

In SAP S/4HANA ist der Geschäftspartner das führende und obligatorische Objekt für Kunden- und Lieferantenstammdaten, gepflegt über die Transaktion BP. Die vertrauten Transaktionen für Kunden- und Lieferantenstamm gibt es nicht mehr eigenständig, sie werden umgeleitet. Wer das nicht vermittelt, bekommt Umgehungswege.

Je Objekt eine verantwortliche Stelle benennen

Nicht je Feld und nicht je Abteilung, sondern je Objekt: Geschäftspartner, Materialstamm, Konditionen. Diese Stelle entscheidet nicht über die Inhalte, sie sorgt dafür, dass der Datensatz vollständig ist, bevor er in den Umlauf geht.

Pflichtfelder bewusst setzen

Ob ein Feld ausgeblendet, angezeigt, Muss- oder Kannfeld ist, wird im Materialstamm über Feldauswahlgruppen gesteuert, und ein Feld gehört immer nur zu einer Gruppe. Jedes zusätzliche Pflichtfeld verschiebt Aufwand nach vorn, deshalb gehört jede Ergänzung begründet.

Anlage und Erweiterung als zwei verschiedene Vorgänge behandeln

Ein neuer Datensatz braucht andere Prüfungen als eine zusätzliche Sicht für ein weiteres Werk oder eine weitere Verkaufsorganisation. Wer beides gleich behandelt, prüft entweder zu viel oder an der falschen Stelle.

Den Massenweg denselben Regeln unterwerfen

Übernahmen aus Vorsystemen und Massenpflege umgehen regelmäßig die Prüfungen, die in der Dialogpflege greifen. Genau dort entstehen die Datensätze, die später niemand erklären kann, und genau dort fehlen die Regeln am häufigsten.

Die Wirkung messbar machen

Zähle Dubletten, unvollständige Datensätze und Belege, die wegen fehlender Stammdaten hängen. Ohne diese drei Zahlen ist Stammdatenpflege eine Meinungsfrage, und Meinungsfragen verlieren gegen Termindruck.

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Der Geschäftspartner macht aus zwei Stämmen einen

Im klassischen ERP gab es nebeneinander einen Kundenstamm und einen Lieferantenstamm, mit eigenen Transaktionen und eigenen Nummern. In SAP S/4HANA ist der Geschäftspartner das führende und obligatorische Objekt, und er ist der einzige Einstiegspunkt, um Kunden- und Lieferantenstammdaten anzulegen, zu ändern und anzuzeigen. Die Oberfläche dafür ist die Transaktion BP. Die vertrauten Transaktionen für Kunden- und Lieferantenstamm, also XD01, VD01, XK01 oder MK01 samt ihren Anzeige- und Änderungsvarianten, gibt es nicht mehr eigenständig, sie werden auf BP umgeleitet.

Technisch hängt das an der Customer Vendor Integration. Die Prüfungen vor der Konvertierung und das Konvertierungsverfahren selbst prüfen, ob die CVI vollständig eingeführt ist, und ein System ohne sie wird für den Umstieg abgelehnt. Das ist der Grund, warum dieses Thema in jedem Umstiegsprojekt früh auftaucht. Für den laufenden Betrieb danach zählt aber etwas anderes: Der Geschäftspartner kennt Rollen, und ein Unternehmen kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, ohne zweimal angelegt zu werden.

Organisatorisch ist das der eigentliche Gewinn und zugleich die Stelle, an der es schiefgeht. Wenn Vertrieb und Einkauf weiterhin getrennt anlegen, entstehen zwei Geschäftspartner für dasselbe Unternehmen, und die Zusammenführung im Nachhinein ist deutlich aufwendiger als die Suche vorher. Eine einzige Regel hilft mehr als jedes Werkzeug: Vor der Anlage wird gesucht, und zwar nicht nur nach dem Namen, sondern nach Steuernummer, Ort und Postleitzahl. Wer das durchsetzt, halbiert die Dublettenzahl ohne Projekt.

Pflichtfelder entscheiden, ob ein Fehler entsteht oder auffällt

Ein Pflichtfeld ist die billigste Prüfung, die es gibt, weil sie greift, bevor der Datensatz existiert. Im Materialstamm wird über Feldauswahlgruppen gesteuert, ob ein Feld ausgeblendet oder angezeigt wird und ob eine Eingabe erforderlich oder freiwillig ist. Ein Feld darf dabei nur einer Feldauswahlgruppe zugeordnet sein, und die Standardzuordnung sollte man kennen, bevor man eigene Felder dazunimmt oder Standardfelder umhängt.

Die Versuchung ist groß, jede unangenehme Erfahrung in ein neues Pflichtfeld zu übersetzen. Das rächt sich, denn Aufwand verschwindet dadurch nicht, er wandert nach vorn. Wenn die Anlage eines Materials vierzig Eingaben verlangt, von denen zwölf im konkreten Fall niemand kennt, tragen die Leute Platzhalter ein, und der Datensatz ist formal vollständig und fachlich falsch. Das ist schlechter als ein leeres Feld, weil ein leeres Feld wenigstens auffällt.

Die brauchbare Regel lautet deshalb: Ein Feld wird zum Mussfeld, wenn die Person, die anlegt, den Wert kennen kann und wenn ein falscher oder fehlender Wert nachweislich Folgeaufwand erzeugt. Alles andere gehört in eine Prüfliste oder in einen zweiten Schritt, den eine andere Stelle übernimmt. Und jede Ergänzung bekommt eine Notiz, warum es sie gibt, sonst weiß in drei Jahren niemand mehr, ob die Regel noch gilt.

Wer den Fehler merkt, ist selten der, der ihn gemacht hat

Das ist der Kern des Problems und der Grund, warum Appelle nichts bewirken. Die Person, die einen Datensatz anlegt, hat den Folgeprozess nicht vor Augen, und die Person im Folgeprozess sieht nur ein Symptom. Zwischen beiden liegen Tage bis Monate. Solange die Rückmeldung diese Strecke nicht zurücklegt, lernt niemand etwas, und derselbe Fehler entsteht weiter.

Praktisch braucht es dafür zwei Dinge. Erstens einen Weg, auf dem der Folgeprozess einen Stammdatenfehler an die pflegende Stelle zurückmeldet, und zwar mit dem konkreten Datensatz und nicht als allgemeine Beschwerde. Zweitens die Bereitschaft, dann tatsächlich den Stammsatz zu korrigieren und nicht nur den Beleg. Das dauert im Einzelfall länger, ist aber der einzige Weg, aus dem Dauerstrom eine endliche Liste zu machen.

Sinnvoll ergänzt wird das durch eine kleine, regelmäßige Prüfung auf Auffälligkeiten: Materialien ohne Bewegung, Geschäftspartner ohne Beleg seit zwei Jahren, Datensätze, bei denen ein wichtiges Feld leer ist, obwohl es fachlich nicht leer sein dürfte. Diese Listen lassen sich als Auswertung ohne Programmierung bauen und einmal im Monat durchgehen. Der Aufwand liegt bei wenigen Stunden, und der Nutzen zeigt sich vor allem darin, was gar nicht erst passiert.

Der Massenweg ist die Stelle, an der Regeln umgangen werden

Jede Regelung zur Stammdatenpflege hat eine Hintertür, und die heißt Massenpflege. Übernahmen aus einem Vorsystem, Importe aus einer Tabellenkalkulation und Massenänderungen greifen häufig anders auf die Daten zu als die Dialogpflege und lösen deshalb nicht dieselben Prüfungen aus. Auf diesem Weg entstehen die Datensätze, die später niemand erklären kann, und weil sie in großer Zahl entstehen, sind sie auch in großer Zahl falsch.

Die Konsequenz ist nicht, Massenwege zu verbieten. Ohne sie ist keine Migration und keine Sortimentsumstellung zu schaffen. Die Konsequenz ist, sie denselben Regeln zu unterwerfen: dieselben Pflichtfelder, dieselbe Prüfung auf Dubletten, dieselbe Freigabe durch die zuständige Stelle. Wo die Prüfungen technisch nicht mitlaufen, gehören sie als Prüfschritt vor den Import, mit einem Protokoll, das nachher zeigt, was tatsächlich hereingekommen ist.

Für Übernahmen aus Vorsystemen kommt ein zweiter Punkt dazu. Die Datenqualität im Altsystem ist selten besser als im Zielsystem, und ein Import macht sie nicht besser, er vervielfacht sie. Deshalb gehört vor jede Übernahme eine ehrliche Bestandsaufnahme mit der Frage, welche Datensätze überhaupt mitkommen sollen. Ein Bestand, der zu einem Drittel aus Karteileichen besteht, ist der teuerste Weg, Speicherplatz zu füllen.

Woran ihr merkt, ob die Regelung wirklich wirkt

Stammdatenpflege ist ein Thema, das sich mit guten Absichten nicht halten lässt. Nach drei Monaten kommt der erste Termindruck, und die Regel weicht der Ausnahme. Was hilft, sind drei Zahlen, die monatlich erhoben werden und die man in fünf Minuten vorlesen kann: die Zahl neu entstandener Dubletten, die Zahl unvollständiger Datensätze und die Zahl der Belege, die wegen fehlender oder falscher Stammdaten hängengeblieben sind.

Diese Zahlen wirken aus zwei Gründen. Erstens machen sie sichtbar, dass eine Regel etwas bringt, und das ist die einzige Verteidigung gegen den Vorwurf, die Pflege sei bürokratisch. Zweitens zeigen sie, wo genau nachgesteuert werden muss, statt allgemein mehr Sorgfalt einzufordern. Wenn achtzig Prozent der Dubletten in einem Bereich entstehen, ist das keine Frage der Disziplin, sondern ein Hinweis darauf, dass die Suche dort nicht funktioniert oder der Weg zu lang ist.

Und plant den Rückbau mit ein. Regeln, die einmal eingeführt wurden, halten sich hartnäckig, auch wenn ihr Anlass verschwunden ist. Einmal im Jahr durchzugehen, welche Pflichtfelder und Freigaben noch gebraucht werden, hält den Aufwand da, wo er wirkt. Es ist die unbeliebteste Stunde im Jahr und die, die am meisten dafür tut, dass die Leute die Regeln weiter ernst nehmen.

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Weil eine Regelung nur trägt, wenn die Beteiligten die Wirkung der einzelnen Felder kennen, sind SAP-Kurse rund um Stamm- und Bewegungsdaten die Grundlage für jedes Stammdatenkonzept.

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Häufige Fragen

Warum gibt es die gewohnten Transaktionen für Kunden- und Lieferantenstamm nicht mehr?
Weil der Geschäftspartner in SAP S/4HANA das führende und obligatorische Objekt ist und die getrennten Debitoren- und Kreditorenstämme darin zusammenlaufen. Die Oberfläche ist die Transaktion BP, und die früheren Transaktionen wie XD01, VD01, XK01 oder MK01 stehen nicht mehr eigenständig zur Verfügung, sie werden auf BP umgeleitet. Für die tägliche Arbeit heißt das vor allem, dass Kunde und Lieferant desselben Unternehmens ein Datensatz sein können.
Brauchen wir eine eigene Stelle für Stammdaten?
Eine eigene Abteilung selten, eine benannte Zuständigkeit fast immer. Der Punkt ist nicht, dass jemand alles pflegt, sondern dass es je Objekt eine Person gibt, die dafür geradesteht, dass ein Datensatz vollständig in den Umlauf geht. In kleineren Häusern ist das oft ein Teil einer Stelle. Entscheidend ist, dass sie benannt und erreichbar ist, auch wenn es eilig ist.
Wie viele Pflichtfelder sind sinnvoll?
So viele, wie die anlegende Person tatsächlich kennen kann. Über Feldauswahlgruppen wird gesteuert, ob ein Feld ausgeblendet, angezeigt, Muss- oder Kannfeld ist, und ein Feld gehört immer nur einer Gruppe an. Wenn eine Anlage Werte verlangt, die zu diesem Zeitpunkt niemand hat, tragen die Leute Platzhalter ein. Ein formal vollständiger, fachlich falscher Datensatz ist schlechter als ein leeres Feld, weil er nicht auffällt.
Was ist beim Anlegen eines neuen Werks zu beachten?
Neben der fachlichen Einrichtung gibt es einen Punkt, der regelmäßig vergessen wird: Das Material Ledger ist in SAP S/4HANA verpflichtend und Teil des Standards, bei der Konvertierung eines bestehenden Systems wird es während der Migration aktiviert. Kommen später Werke hinzu, muss es für diese Bewertungskreise von Hand über die Transaktion OMX1 aktiviert werden. Das gehört auf die Prüfliste jeder Werkseröffnung.
Lohnt sich eine Dublettenprüfung im Nachhinein?
Sie lohnt sich, ist aber deutlich teurer als die Vermeidung. Zwei Geschäftspartner für dasselbe Unternehmen im Nachhinein zusammenzuführen, betrifft alle Belege, die daran hängen, und ist selten in einem Schritt erledigt. Der Aufwand vorher besteht dagegen aus einer Suche über Steuernummer, Ort und Postleitzahl vor jeder Anlage. Wer nur eine Maßnahme umsetzen kann, sollte diese nehmen.

Quellen

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Wenn Zuständigkeiten trotz aller Regeln wieder verrutschen, steht die Frage nach einer eigenen Stelle im Raum, und dann hilft es zu sehen, wie eine Zuständigkeit für Datenqualität und Zugriff zugeschnitten wird .

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