RISE with SAP oder Eigenbetrieb: wer welche Verantwortung trägt
Die Frage ist selten, ob SAP das besser kann. Sie ist, welche Aufgaben im Vertrag stehen, welche im Haus bleiben und wie viel eigenes Wissen ihr danach noch braucht.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Verglichen werden Angebote, entscheidend ist der Leistungsschnitt
In der Diskussion über RISE with SAP fallen früh Zahlen, und fast alle stammen aus fremden Verträgen. Das ist nachvollziehbar, führt aber an der eigentlichen Frage vorbei. Was ein Betriebsmodell im Alltag ausmacht, steht nicht im Preis, sondern in der Aufteilung der Aufgaben. SAP führt sie in einem eigenen Dokument mit dem Titel Roles and Responsibilities, und dort sind die Leistungen in Standard Services, Optional Services, Additional Services und Cloud Application Services eingeteilt.
Die für die Planung wichtigste Zeile dieses Dokuments ist keine einzelne Aufgabe, sondern das Prinzip dahinter: Alles, was nicht als Standardleistung eingekauft ist, bleibt beim Kunden. Definition, Pflege, Prüfung und Revision von Rollen, Profilen und Berechtigungen, die Verwaltung der Benutzer und Änderungen an der fachlichen Konfiguration sind ausdrücklich als Leistungen geführt, die gegen Aufpreis über die Cloud Application Services bezogen werden können und andernfalls vom Kunden zu erbringen sind.
Daraus entsteht der teuerste Irrtum in diesem Bereich. Ein Haus rechnet mit einer Entlastung im Berechtigungswesen oder im Customizing, baut Stellen ab oder besetzt sie nicht nach, und stellt nach dem Umzug fest, dass genau diese Arbeit unverändert anfällt. Was tatsächlich wandert, ist der Betrieb der technischen Basis, und das ist eine echte Entlastung, nur eben eine andere als die eingeplante.
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Die Kriterien, an denen sich das Betriebsmodell entscheidet
Verglichen wird das Vertragsmodell RISE with SAP mit dem Weiterbetrieb in eigener Verantwortung, also im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Dienstleister eurer Wahl. Nicht verglichen werden Preise, denn die stehen im individuellen Vertrag und lassen sich von außen nicht seriös beziffern.
RISE with SAP
Vertragsmodell für Bestandskunden mit SAP Cloud ERP Private als Zielsystem, Methodik nach SAP Activate von Discover bis Run und Betrieb der technischen Basis bei SAP
Eigenbetrieb
das System bleibt in eurer Verantwortung, im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Dienstleister, den ihr auswählt und steuert
| Entscheidungsfrage | RISE with SAP | Eigenbetrieb |
|---|---|---|
| Wer trägt den Betrieb der technischen Basis? | Stärke Infrastruktur, Datenbankbetrieb und die technische Systempflege liegen als vereinbarte Leistung beim Anbieter. Für Häuser, die dieses Wissen nur schwer halten oder nachbesetzen können, ist das der stärkste Grund für dieses Modell. | Kommt darauf an Ihr entscheidet über Hardware, Zeitpunkte und Vorgehen und seid dafür auf verfügbares Basis-Wissen im Haus oder bei einem Dienstleister angewiesen. Das ist volle Kontrolle, aber auch volle Verantwortung an Wochenenden und Feiertagen. |
| Wer pflegt Rollen, Berechtigungen und Benutzer? | Schwäche Definition, Pflege, Prüfung und Revision von Rollen und Profilen sowie die Verwaltung der Benutzer sind nicht als Standardleistung geführt. Sie bleiben bei euch oder werden als zusätzliche Leistung gegen Aufpreis bezogen. | Schwäche Dieselbe Arbeit, nur ohne die Frage, wer sie laut Vertrag schuldet. Der Unterschied ist gering, und genau deshalb taugt dieser Punkt nicht als Argument für einen Wechsel. |
| Wer entscheidet über die fachliche Konfiguration? | Kommt darauf an Änderungen an der fachlichen Konfiguration sind ebenfalls nicht als Standardleistung geführt. Fachlich entscheidet ohnehin euer Haus, die Umsetzung bleibt bei euch, wenn ihr die entsprechenden Zusatzleistungen nicht einkauft. | Stärke Entscheidung und Umsetzung liegen an einer Stelle, Abstimmungswege sind kurz. Das ist der Vorteil, den Häuser mit hoher Änderungsfrequenz im Customizing am deutlichsten spüren. |
| Wie viel eigenes Basis-Wissen braucht ihr noch? | Kommt darauf an Weniger als vorher, aber mehr als null. Ihr braucht Leute, die Meldungen einordnen, Anfragen präzise stellen und Zusagen prüfen können. Ohne diese Rolle wird jede Störung zu einem Übersetzungsproblem. | Schwäche Ihr braucht das Wissen vollständig und dauerhaft, inklusive Vertretung. In kleineren Häusern ist genau das der Punkt, an dem das Modell kippt, weil eine einzelne Person nicht ausfallen darf. |
| Wie planbar ist der Aktualisierungstakt? | Stärke Der Takt ist Teil des Modells und wird mit dem Anbieter abgestimmt, was die stille Verschiebung von Aktualisierungen erschwert. Für Häuser, die Upgrades bisher verschoben haben, ist dieser Zwang eher Vorteil als Nachteil. | Kommt darauf an Ihr bestimmt die Termine selbst, innerhalb der Wartungsfristen des jeweiligen Release. Der Preis ist die Erfahrung, dass Aktualisierungen ohne äußeren Anlass zuverlässig hinter dringlichere Aufgaben rutschen. |
| Was passiert mit euren Eigenentwicklungen? | Kommt darauf an Sie bleiben eure Aufgabe, in Anpassung wie in Pflege. Das Zielsystem ist die Private-Variante, klassische ABAP-Entwicklung ist dort weiterhin möglich, empfohlen sind aber upgradestabile Wege über ABAP Cloud und Side-by-Side auf der SAP BTP. | Kommt darauf an Ebenfalls eure Aufgabe, mit denselben technischen Empfehlungen. Der Unterschied liegt allein im Zeitdruck: Ein abgestimmter Aktualisierungstakt macht schneller sichtbar, welche Erweiterungen bei jedem Wechsel Arbeit machen. |
Wer trägt den Betrieb der technischen Basis?
Infrastruktur, Datenbankbetrieb und die technische Systempflege liegen als vereinbarte Leistung beim Anbieter. Für Häuser, die dieses Wissen nur schwer halten oder nachbesetzen können, ist das der stärkste Grund für dieses Modell.
Ihr entscheidet über Hardware, Zeitpunkte und Vorgehen und seid dafür auf verfügbares Basis-Wissen im Haus oder bei einem Dienstleister angewiesen. Das ist volle Kontrolle, aber auch volle Verantwortung an Wochenenden und Feiertagen.
Wer pflegt Rollen, Berechtigungen und Benutzer?
Definition, Pflege, Prüfung und Revision von Rollen und Profilen sowie die Verwaltung der Benutzer sind nicht als Standardleistung geführt. Sie bleiben bei euch oder werden als zusätzliche Leistung gegen Aufpreis bezogen.
Dieselbe Arbeit, nur ohne die Frage, wer sie laut Vertrag schuldet. Der Unterschied ist gering, und genau deshalb taugt dieser Punkt nicht als Argument für einen Wechsel.
Wer entscheidet über die fachliche Konfiguration?
Änderungen an der fachlichen Konfiguration sind ebenfalls nicht als Standardleistung geführt. Fachlich entscheidet ohnehin euer Haus, die Umsetzung bleibt bei euch, wenn ihr die entsprechenden Zusatzleistungen nicht einkauft.
Entscheidung und Umsetzung liegen an einer Stelle, Abstimmungswege sind kurz. Das ist der Vorteil, den Häuser mit hoher Änderungsfrequenz im Customizing am deutlichsten spüren.
Wie viel eigenes Basis-Wissen braucht ihr noch?
Weniger als vorher, aber mehr als null. Ihr braucht Leute, die Meldungen einordnen, Anfragen präzise stellen und Zusagen prüfen können. Ohne diese Rolle wird jede Störung zu einem Übersetzungsproblem.
Ihr braucht das Wissen vollständig und dauerhaft, inklusive Vertretung. In kleineren Häusern ist genau das der Punkt, an dem das Modell kippt, weil eine einzelne Person nicht ausfallen darf.
Wie planbar ist der Aktualisierungstakt?
Der Takt ist Teil des Modells und wird mit dem Anbieter abgestimmt, was die stille Verschiebung von Aktualisierungen erschwert. Für Häuser, die Upgrades bisher verschoben haben, ist dieser Zwang eher Vorteil als Nachteil.
Ihr bestimmt die Termine selbst, innerhalb der Wartungsfristen des jeweiligen Release. Der Preis ist die Erfahrung, dass Aktualisierungen ohne äußeren Anlass zuverlässig hinter dringlichere Aufgaben rutschen.
Was passiert mit euren Eigenentwicklungen?
Sie bleiben eure Aufgabe, in Anpassung wie in Pflege. Das Zielsystem ist die Private-Variante, klassische ABAP-Entwicklung ist dort weiterhin möglich, empfohlen sind aber upgradestabile Wege über ABAP Cloud und Side-by-Side auf der SAP BTP.
Ebenfalls eure Aufgabe, mit denselben technischen Empfehlungen. Der Unterschied liegt allein im Zeitdruck: Ein abgestimmter Aktualisierungstakt macht schneller sichtbar, welche Erweiterungen bei jedem Wechsel Arbeit machen.
Was passt wann
- Wenn ihr Basis-Wissen im Haus kaum halten oder nachbesetzen könnt und der Betrieb an ein bis zwei Personen hängt
- ist RISE with SAP das Modell, das euer eigentliches Risiko adressiert, und die Verantwortung für Berechtigungen plant ihr weiterhin selbst ein.
- Wenn ihr ein eingespieltes Betriebsteam habt und eure Änderungsfrequenz im Customizing hoch ist
- rechnet den Eigenbetrieb sauber durch, bevor ihr wechselt, denn die kurzen Wege sind ein echter Wert.
- Wenn die Entlastung im Berechtigungswesen das Hauptargument für den Wechsel ist
- prüft diese Annahme zuerst am Leistungsschnitt, denn dort ist sie nicht als Standardleistung hinterlegt.
Was wandert und was bleibt
- 01 Wandert: der Betrieb der technischen Basis samt Infrastruktur, in einer Vertragsbeziehung mit vereinbarten Zusagen.
- 02 Bleibt: Definition, Pflege, Prüfung und Revision von Rollen, Profilen und Berechtigungen.
- 03 Bleibt: die Verwaltung eurer Benutzer und die Entscheidungen über fachliche Konfiguration.
- 04 Bleibt: eure Eigenentwicklungen, ihre Anpassung und ihre Pflege über Releasewechsel hinweg.
- 05 Optional: Aufgaben aus der Bleibt-Liste lassen sich als zusätzliche Leistung einkaufen, dann aber gegen Aufpreis.
Wie ihr den Vergleich auf euer Haus umrechnet
Der Vergleich wird belastbar, sobald ihr eure eigenen Aufgaben in dieselbe Sprache übersetzt, die der Vertrag benutzt. Sechs Schritte reichen, und sie lassen sich mit dem Betriebsteam an zwei Nachmittagen erledigen.
Die eigenen Betriebsaufgaben aufschreiben, bevor ihr Angebote lest
Listet auf, was euer Team im Jahr tatsächlich tut: Systemkopien, Einspielen von Korrekturen, Datenbankpflege, Überwachung, Berechtigungspflege, Benutzeranlage, Transportwesen, Schnittstellenbetrieb. Erst gegen diese Liste lässt sich prüfen, was ein Angebot abnimmt und was es liegen lässt.
Den Leistungsschnitt gegen die eigene Liste halten
Geht das Dokument Roles and Responsibilities Zeile für Zeile durch und markiert für jede eurer Aufgaben, ob sie als Standardleistung geführt ist, ob sie gegen Aufpreis bezogen werden kann oder ob sie bei euch bleibt. Die dritte Spalte ist die interessante, denn sie ist euer künftiger Personalbedarf.
Berechtigungen als eigenen Posten behandeln
Definition, Pflege, Prüfung und Revision von Rollen, Profilen und Berechtigungen sowie die Verwaltung der Benutzer sind nicht als Standardleistung geführt. Wer heute schon Mühe mit gewachsenen Rollen hat, bekommt dieses Thema im neuen Modell unverändert zurück, nur mit einem zusätzlichen Gegenüber im Ablauf.
Den Bedarf an Basis-Wissen ehrlich abschätzen
Auch mit ausgelagertem Betrieb braucht ihr Leute, die Systemmeldungen einordnen, Anfragen sauber stellen und Zusagen beurteilen können. Der Bedarf sinkt, er verschwindet nicht. Wer ihn vollständig streicht, verliert genau die Gesprächsfähigkeit, die im Störungsfall den Unterschied macht.
Die Erweiterungen ins Zielbild einpassen
Klärt vorab, wie eure Erweiterungen künftig gebaut werden, denn davon hängt ab, wer sie pflegt und wie sie Aktualisierungen überstehen. SAP unterscheidet Side-by-Side auf der SAP Business Technology Platform und On-Stack mit ABAP Cloud im ERP-System selbst. Diese Entscheidung gehört vor den Vertrag, nicht danach.
Die Rechnung über mehrere Jahre aufmachen
Stellt eurem heutigen Aufwand für Hardware, Betrieb und Personal die Summe aus Vertragskosten und den Aufgaben gegenüber, die im Haus bleiben. Und rechnet den Aktualisierungstakt mit ein: Ein Modell, in dem ihr regelmäßig aktualisiert, hat andere jährliche Kosten als eines, in dem alle paar Jahre ein Projekt aufgesetzt wird.
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Was RISE with SAP tatsächlich beschreibt
SAP beschreibt RISE with SAP als Weg, mit dem Häuser eine bestehende ERP-Landschaft modernisieren und in die Cloud überführen, Zielsystem ist SAP Cloud ERP Private. Zum Angebot gehören eine standardisierte Methodik nach SAP Activate mit sechs Phasen von Discover bis Run, die Begleitung durch Fachleute und eine Werkzeugkette für den Übergang. Es ist damit ausdrücklich ein Angebot für Bestandskunden mit einer gewachsenen Landschaft.
Das Gegenstück für den Einstieg heißt auf den SAP-Seiten heute SAP GROW, früher GROW with SAP, und führt auf SAP Cloud ERP, also die Public-Variante, mit vorkonfigurierten branchenspezifischen Abläufen. SAP beschreibt es inzwischen als Angebot für Unternehmen jeder Größe. Die verbreitete Kurzformel, GROW sei für den Mittelstand und RISE für Konzerne, trägt deshalb nicht mehr. Sinnvoller ist die Unterscheidung nach dem Ausgangspunkt: eine bestehende Landschaft umziehen oder neu auf dem Standard starten.
Was kommerziell im Bündel steckt, hängt vom individuellen Vertrag ab, und ältere Auflistungen im Netz nennen regelmäßig Bausteine, die inzwischen anders geschnitten sind. Belastbar vergleichen lässt sich deshalb nicht die Paketbeschreibung, sondern die Aufgabenverteilung. Die steht im Dokument Roles and Responsibilities, und dieses Dokument ist öffentlich abrufbar, ihr könnt es also lesen, bevor ihr in Verhandlungen geht.
Der Leistungsschnitt im Detail, und warum er Personal bindet
Das Dokument teilt Leistungen in vier Klassen ein: Standard Services, Optional Services, Additional Services und Cloud Application Services. Für die Planung relevant ist vor allem die letzte Klasse, denn sie enthält Aufgaben, die viele Häuser intuitiv beim Anbieter vermuten. Definition, Pflege, Prüfung und Revision von Rollen, Profilen und Berechtigungen stehen dort. Die Verwaltung eurer Benutzer steht dort. Änderungen an der fachlichen Konfiguration in SAP-Anwendungen stehen dort.
Die zugehörige Kennzeichnung ist eindeutig: Diese Leistungen sind gegen Aufpreis über die Cloud Application Services verfügbar und andernfalls vom Kunden zu erbringen. Damit ist nichts verboten und nichts versteckt, es ist nur eine andere Aufteilung, als sie in Präsentationen mitschwingt. Wer sie kennt, plant richtig. Wer sie nicht kennt, plant eine Personalentlastung ein, die im Berechtigungswesen und im Customizing schlicht nicht eintritt.
Für den Vergleich empfiehlt sich deshalb eine schlichte Tabelle mit euren eigenen Aufgaben in der ersten Spalte und drei Spalten daneben: Standardleistung, gegen Aufpreis beziehbar, bleibt bei uns. Diese Tabelle beantwortet die Personalfrage genauer als jede Aufwandsschätzung, und sie ist zugleich die Grundlage für die Frage, welche Zusatzleistungen ihr wirklich einkaufen wollt.
Die Rolle, die im neuen Modell entsteht
Wer den Betrieb abgibt, gibt keine Verantwortung ab, sondern verändert ihre Form. Aus dem Kollegen, der ein Problem selbst löst, wird eine Rolle, die Probleme so beschreibt, dass ein anderes Haus sie lösen kann, die Zusagen kennt und die Einhaltung prüft. Diese Rolle braucht mehr Fachwissen als eine reine Vermittlung, weil sie beurteilen muss, ob eine Antwort das Problem trifft.
Praktisch heißt das: Ihr braucht weiterhin jemanden, der Systemmeldungen einordnen kann, der weiß, was ein Transport auslöst, und der ein Berechtigungsproblem von einem Konfigurationsproblem unterscheidet. Ohne diese Person landet jede Störung als unklare Anfrage beim Anbieter und kommt als Rückfrage zurück, und die verlorene Zeit fällt in eurem Haus an, nicht in seinem.
In der Rechnung sollte diese Rolle deshalb als Posten stehen. Sie kostet weniger als ein vollständiges Betriebsteam, und sie ist die Voraussetzung dafür, dass die Entlastung an anderer Stelle überhaupt eintritt. Häuser, die hier auf null gehen, berichten regelmäßig dasselbe: Die Rechnung stimmt, die Wartezeiten nicht.
Wann der Eigenbetrieb die bessere Rechnung ergibt
Es gibt Konstellationen, in denen der Weiterbetrieb in eigener Verantwortung sachlich überlegen ist. Die deutlichste ist ein eingespieltes Betriebsteam mit Vertretung, das die Systeme seit Jahren kennt und die Aktualisierungen ohnehin regelmäßig fährt. Dort kauft ihr mit einem Wechsel vor allem Abstimmung ein, und die kurzen Wege, die ihr aufgebt, sind schwer zu ersetzen.
Die zweite Konstellation sind Häuser mit sehr hoher Änderungsfrequenz in der fachlichen Konfiguration, etwa wegen saisonaler Prozesse oder häufiger Umstrukturierungen. Da die fachliche Konfiguration ohnehin bei euch bleibt, gewinnt ihr durch den Wechsel wenig, tragt aber zusätzliche Abstimmung bei allem, was die technische Basis berührt.
Die dritte Konstellation ist eine Landschaft, in der das ERP eng mit Systemen verzahnt ist, die aus guten Gründen im eigenen Haus stehen, etwa in der Fertigungssteuerung. Hier lohnt es sich, den Schnitt entlang der Schnittstellen zu prüfen, bevor über das Betriebsmodell entschieden wird. Und in allen drei Fällen gilt: Die Entscheidung ist keine Glaubensfrage, sondern das Ergebnis eurer Aufgabenliste gegen den Leistungsschnitt.
Die Fragen, die vor der Unterschrift geklärt sein sollten
Weil Umfang und Preis im individuellen Vertrag stehen, ist die Vorbereitung wichtiger als der Vergleich fremder Erfahrungswerte. Vier Fragen haben sich bewährt. Erstens: Welche unserer heutigen Aufgaben sind als Standardleistung geführt, welche gegen Aufpreis beziehbar und welche bleiben in jedem Fall bei uns? Diese Zuordnung macht ihr selbst, anhand eurer eigenen Aufgabenliste, und sie ist die Grundlage für alles Weitere.
Zweitens: Wie sehen die Wege im Alltag aus? Wer meldet eine Störung, in welcher Form, und wie wird entschieden, ob ein Fall überhaupt in den Leistungsumfang gehört? Drittens: Welche Mitwirkung wird von euch erwartet, also welche Zuarbeit muss euer Team leisten, damit eine Leistung erbracht werden kann? Diese Mitwirkungspflichten sind der Teil, der in der internen Aufwandsschätzung am häufigsten fehlt.
Und viertens: Wie sieht der Weg zurück oder zu einem anderen Anbieter aus? Diese Frage stellt niemand gern vor einer Unterschrift, und sie ist genau deshalb wichtig. Wer sie einmal durchdenkt, versteht die eigene Abhängigkeit besser und verhandelt an den richtigen Stellen. Antworten auf alle vier Fragen gehören schriftlich in eure Unterlagen, denn die Personen, die den Vertrag geschlossen haben, sind selten dieselben, die drei Jahre später damit arbeiten.
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