InDesign-Vorlage für das Team: Musterseiten, Formate, Farben und Ausgabe

Musterseiten: die Struktur, die niemand sieht und alle merken

Musterseiten, die je nach Programmfassung auch als übergeordnete Seiten bezeichnet werden, tragen alles, was sich wiederholt: Seitenzahlen, laufende Kolumnentitel, Spaltenraster, Grundlinienraster, feste Bildpositionen, Farbflächen am Rand. Der Gewinn entsteht nicht dadurch, dass man sich Tipparbeit spart, sondern dadurch, dass eine Änderung an einer Stelle im ganzen Dokument ankommt.

Der zweite Gewinn liegt in der Ableitung. Eine Grundmusterseite trägt die gemeinsamen Elemente, davon abgeleitete Musterseiten ergänzen nur ihre Besonderheiten, etwa eine Kapiteltrennseite oder eine Seite ohne Kolumnentitel. Wenn später der Fußsteg um zwei Millimeter wandert, änderst du das an der Grundmusterseite und alle abgeleiteten ziehen mit. Ohne diese Ableitung pflegst du acht Musterseiten einzeln, und spätestens bei der dritten vergisst jemand eine.

Wichtig ist die Abgrenzung: Auf Musterseiten gehört Struktur, nicht Inhalt. Ein Textrahmen für den Fließtext gehört dorthin, der Fließtext selbst nicht. Ein Rahmen für das Kapitelbild gehört dorthin, das Bild nicht. Wer Inhalt auf die Musterseite legt, weil es beim ersten Dokument bequem ist, baut die Sollbruchstelle für das zweite gleich mit ein.

Formate: Grundlage, Folgeformat und der Verzicht auf Handarbeit

Der wirksamste einzelne Handgriff beim Aufbau einer Vorlage ist die Angabe einer Grundlage. Ein Absatzformat kann auf einem anderen aufsetzen und nur die Abweichungen definieren. Legt ein Grundformat für den Fließtext an, das Schrift, Größe, Zeilenabstand, Sprache und Silbentrennung festlegt, und leitet Überschriften, Bildunterschriften, Listen und Auszeichnungen davon ab. Ein Wechsel der Hausschrift wird damit zu einer Änderung an einer Stelle.

Der zweite Handgriff ist das Folgeformat. Wenn im Format für die Überschrift hinterlegt ist, welches Format nach dem Absatzwechsel greifen soll, schreibt sich ein Text von selbst richtig formatiert. Das klingt nach einer Kleinigkeit und entscheidet in der Praxis darüber, ob Leute die Formate benutzen oder umgehen, denn der bequemste Weg gewinnt immer.

Dazu kommen die Formate, die oft vergessen werden. Objektformate legen Rahmeneigenschaften fest, also Kontur, Fläche, Textumfluss und Innenabstände, und sind bei Kästen und Bildrahmen genauso nützlich wie Absatzformate beim Text. Tabellen- und Zellenformate machen aus einer mühsamen Tabellenformatierung einen Klick. Beides gehört in die Vorlage, auch wenn es beim ersten Dokument noch nach Aufwand aussieht.

Und ein Wort zur Übernahme aus bestehenden Dokumenten: Formate lassen sich aus einer anderen Datei laden. Das ist praktisch und gleichzeitig der Weg, auf dem alte Unordnung in eine neue Vorlage wandert. Räum vorher auf, statt hinterher zu suchen, warum es plötzlich zwei ähnliche Formate gibt.

Farben, Ausgabe und die Prüfung vor der Abgabe

In einer Vorlage stehen nur die Farben, die tatsächlich benutzt werden, und sie tragen die Namen, die auch anderswo im Haus gelten. Bei Sonderfarben ist der Name keine Beschriftung, sondern die Angabe, anhand derer die Ausgabe entscheidet, welche Objekte auf dieselbe Platte gehören. Zwei unterschiedlich benannte Farbfelder mit demselben Farbeindruck ergeben zwei Auszüge und damit vermeidbare Kosten.

Für die Ausgabe gehört eine mit der Druckerei abgestimmte Vorgabe in die Vorlage, oder genauer: in die Programmumgebung aller Beteiligten, denn Ausgabevorgaben lassen sich als Datei weitergeben und einlesen. Darin steckt die Entscheidung über Anschnitt, Farbbehandlung, den Umgang mit Transparenz und die Vorgabe für die Druckvorstufe, an die sich die Datei halten soll. Diese Entscheidung einmal zu treffen ist deutlich billiger, als sie bei jedem Auftrag neu zu raten.

Ergänzend gehört ein Preflight-Profil dazu, das die Datei während der Arbeit gegen eure eigenen Anforderungen prüft. Sinnvoll sind Prüfungen auf fehlende oder veraltete Verknüpfungen, zu geringe Bildauflösung, Text im Überlauf, fehlende Schriften und Objekte außerhalb des Anschnitts. Auch dieses Profil ist eine Datei, die sich im Team verteilen lässt, sodass alle gegen denselben Maßstab prüfen.

Die letzte Prüfung vor der Abgabe ist die Ausgabevorschau, in der sich die einzelnen Auszüge ein- und ausschalten lassen. Sind dort mehr Auszüge als erwartet, stimmt eine Farbzuweisung nicht. Diese Kontrolle dauert zwei Minuten und ersetzt eine unangenehme Rückfrage aus der Druckvorstufe.

Verteilen, aktualisieren und über Fassungswechsel bringen

Für die Verteilung gibt es zwei brauchbare Wege. Der einfache ist ein schreibgeschützter Ordner, in dem die Vorlagendatei, die Ausgabevorgabe, das Preflight-Profil und die Anleitung liegen, und in den nur die verantwortliche Person schreiben darf. Der bequemere führt über gemeinsam genutzte Bibliotheken, in denen Farben, Zeichenformate und wiederkehrende Elemente liegen und die sich zentral aktualisieren lassen. Was davon möglich ist, hängt an eurer Abostufe, das gehört vorher geklärt.

Für Dokumente, die aus mehreren Dateien bestehen, etwa einen Katalog mit einer Datei je Kapitel, lohnt sich die Buchfunktion. Sie fasst die Einzeldateien zusammen, sorgt für durchlaufende Seitenzahlen und kann Formate, Farbfelder und Vorgaben von einer Leitdatei aus auf alle übrigen übertragen. Damit habt ihr genau die Vereinheitlichung, die sonst niemand von Hand durchhält.

Der Fassungswechsel ist der Punkt, an dem Vorlagen üblicherweise auseinanderlaufen. InDesign speichert vorwärts, aber nicht rückwärts: Eine in der neuen Fassung gespeicherte Datei lässt sich mit einer älteren nicht mehr öffnen. Der Umweg führt über das Austauschformat IDML und kostet Nacharbeit. Deshalb ist die einzige entspannte Lösung, den Wechsel für alle Beteiligten zum selben Zeitpunkt zu machen und laufende Projekte vorher zu Ende zu bringen.

Und plant eine kurze Pflege ein. Einmal im Jahr durch die Vorlage gehen, nicht benutzte Formate und Farbfelder entfernen, die Anleitung an die tatsächliche Nutzung anpassen und prüfen, ob die Ausgabevorgabe noch zu dem passt, was eure Druckerei erwartet. Eine halbe Stunde im Jahr hält eine Vorlage sauber, die sonst innerhalb von zwei Jahren wieder aussieht wie das Dokument, aus dem sie entstanden ist.