PDF in InDesign öffnen: warum das nicht geht und welcher Weg wirklich hilft

Was beim Export verloren geht und warum es nicht zurückkommt

Ein Layoutdokument besteht aus zwei Sorten Information. Die erste ist das Sichtbare: Zeichen, Bilder, Flächen, Linien. Die zweite ist die Ordnung dahinter: welches Absatzformat gilt, welche Rahmen miteinander verkettet sind, was von einer Musterseite kommt, welche Datei hinter einem Bild steckt, in welcher Ebene etwas liegt. Beim Export wird die erste Sorte in eine Seitenbeschreibung gerechnet, die zweite verschwindet, weil sie fürs Ausgeben nicht gebraucht wird.

Deshalb kann kein Werkzeug sie zurückholen. Ein Umwandlungsmodul sieht dieselben Daten wie jeder PDF-Betrachter, nämlich Textabschnitte an Positionen. Ob zwei Abschnitte untereinander derselbe Fließtext sind oder zwei getrennte Bildunterschriften, ist eine Vermutung, die sich aus Abständen, Schriftgrößen und Ausrichtung ableiten lässt. Bei einfachem einspaltigem Satz gelingt das häufig, bei gestalteten Seiten regelmäßig nicht.

Ein Sonderfall sind PDF-Dateien mit Tags, also mit einer hinterlegten Lesereihenfolge und Strukturangaben, wie sie für barrierefreie Dokumente verlangt werden. Sie enthalten mehr Information über die Gliederung als eine gewöhnliche Druckdatei, und ein Umwandler kann davon profitieren. Ein Layout im Sinne von InDesign wird daraus trotzdem nicht, weil Tags die Lesereihenfolge beschreiben und nicht die Gestaltung.

Platzieren: der Weg, der öfter richtig ist, als man denkt

Eine platzierte PDF verhält sich in InDesign wie jede andere verknüpfte Grafik. Sie liegt in einem Rahmen, lässt sich skalieren, drehen und beschneiden, sie erscheint im Verknüpfungen-Bedienfeld, und wenn die Quelldatei ersetzt wird, aktualisiert sie sich. Anders als bei einem Bild bleibt die Darstellung dabei in voller Qualität, weil die Seitenbeschreibung mitgeht und nicht in Pixel umgerechnet wird.

Das macht diesen Weg für eine ganze Reihe von Aufgaben zur richtigen Antwort: eine unveränderte Anzeige in ein Heft setzen, ein Datenblatt an eine Broschüre anhängen, geprüfte Seiten aus einer anderen Quelle in ein Sammelwerk übernehmen, eine Zeichnung aus einem CAD-Programm ins Layout holen. In all diesen Fällen ist es sogar erwünscht, dass der Inhalt nicht versehentlich verändert werden kann.

Beim Platzieren lohnt der Blick in die Importoptionen, und zwar aus zwei Gründen. Der erste ist der Beschnitt: Du legst fest, auf welchen der in der Datei hinterlegten Rahmen beschnitten wird, und die falsche Wahl erklärt fast alle Fälle von zu viel oder zu wenig Rand. Der zweite ist der transparente Hintergrund, ohne den eine freigestellte Grafik eine weiße Fläche mitbringt. Beide Einstellungen bleiben für den nächsten Import erhalten, was praktisch ist und gelegentlich für Verwirrung sorgt.

Wenn ihr regelmäßig viele Seiten platziert, lohnt sich ein Blick auf die Skriptschnittstelle von InDesign. Ein kleines Skript, das jede Seite einer mehrseitigen PDF auf eine eigene Dokumentseite setzt, ist schnell geschrieben und ersetzt eine sehr eintönige halbe Stunde.

In Acrobat ändern: schnell, aber mit einer klaren Grenze

Acrobat Pro kann Text und Bilder in einer PDF direkt bearbeiten. Für kleine Korrekturen ist das der schnellste Weg überhaupt: Preisangabe ändern, Telefonnummer richtigstellen, ein Datum anpassen, ein Bild austauschen. Für genau diese Aufgaben ist die Funktion gedacht, und dafür funktioniert sie zuverlässig.

Die Grenze liegt bei den Schriften. Beim Erzeugen einer PDF werden Schriften in aller Regel als Auszug eingebettet, also nur mit den Zeichen, die im Dokument tatsächlich vorkommen. Enthält ein Text kein Eszett, ist das Eszett auch nicht in der Datei. Wer es beim Bearbeiten braucht, bekommt entweder eine Ersatzschrift oder eine Meldung. Ist die Schrift dagegen auf dem Rechner installiert und die Lizenz erlaubt es, verhält sich die Bearbeitung unauffällig.

Die zweite Grenze ist der Umfang. Sobald eine Änderung den Umbruch verschiebt, endet der Komfort, weil ein PDF keinen Textfluss über Rahmen und Seiten hinweg kennt. Ein zusätzlicher Satz im ersten Absatz schiebt nicht automatisch die nächste Seite. Als Faustregel: Was innerhalb eines Absatzes bleibt, ist in Acrobat gut aufgehoben. Alles, was den Umbruch verändert, gehört ins Layout.

Und ein Hinweis zur Ordnung: Eine in Acrobat geänderte Druckdatei sollte vor der Weitergabe noch einmal geprüft werden, gerade wenn sie einer bestimmten Vorgabe für die Druckvorstufe genügen soll. Eine nachträgliche Bearbeitung kann Eigenschaften verändern, die vorher in Ordnung waren.

Neu aufbauen: der Aufwand, der sich am schnellsten amortisiert

Der Neuaufbau klingt nach der teuersten Lösung und ist bei allem, was wiederkehrt, die günstigste. Der Grund ist einfach: Du baust einmal die Struktur, die in der PDF nie enthalten war, und ab der nächsten Ausgabe kostet dich die Aktualisierung einen Bruchteil der Zeit. Wer stattdessen jedes Jahr wieder eine PDF umwandelt und die Ergebnisse zurechtrückt, zahlt denselben Aufwand jedes Mal neu.

Praktisch geht das so: Zuerst ein leeres Dokument mit den richtigen Maßen, Anschnitt und Spaltenraster anlegen. Dann Musterseiten für die wiederkehrenden Elemente. Dann Absatz- und Zeichenformate, aufgebaut auf einem gemeinsamen Grundformat, damit ein Schriftwechsel später an einer Stelle passiert. Dann Farbfelder mit den richtigen Namen. Erst danach kommt Inhalt hinein.

Den Text holst du aus der PDF, und die Bilder in vielen Fällen ebenfalls, sofern ihre Auflösung für dein Ausgabeverfahren reicht. Prüf das vorher: Eine PDF, die für die Ansicht am Bildschirm erzeugt wurde, enthält Bilder, die für den Druck zu grob sind. Für Logos und Grafiken lohnt der Versuch, sie als Vektoren zu übernehmen, weil sie in der PDF oft noch als solche vorliegen.

Rechne mit einem halben bis einem ganzen Tag für eine gestaltete zwanzigseitige Broschüre, wenn Text und Bilder vorliegen. Das ist eine Zahl, mit der sich planen lässt, und sie ist regelmäßig kleiner als die Summe der Nachmittage, die sonst über zwei Jahre in Reparaturarbeit fließen.