OZG-Fristen laufen,
die IT-Abteilung schrumpft.
Die E-Akte soll kommen, die Hälfte der IT geht in Rente, und viele Beschäftigte arbeiten seit 20 Jahren mit Papierakten. Die Politik will Ergebnisse, das Team will Sicherheit, und du stehst dazwischen. Dieser Ratgeber zeigt, woran Vorhaben in Behörden scheitern und wie du sie anders aufsetzt.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern ein Kulturwandel.
Die Technik ist selten das Problem. Es sind Strukturen, Gewohnheiten und fehlende Leute. Eine Behörde muss die Umstellung technisch, organisatorisch und menschlich zugleich bewältigen, und meistens wird nur der technische Teil geplant.
- 01
Die Software kommt, die Gewohnheit bleibt
Wird die E-Akte als IT-Projekt geführt, endet sie mit einem fertig eingerichteten System. Ob die Beschäftigten ihre Arbeit darin erledigen, hat dann niemand geplant.
- 02
IT-Stellen bleiben lange offen
IT-Stellen in Behörden bleiben Monate unbesetzt, denn TVöD-Gehälter können mit der Privatwirtschaft nicht mithalten. Die eigenen Beschäftigten zu qualifizieren ist deshalb oft der einzige Weg.
- 03
Fehler gelten als Risiko, nicht als Lernschritt
„Das haben wir immer so gemacht“ und die Angst vor Verantwortung führen zusammen zum Stillstand. Wo jede Abweichung erklärt werden muss, probiert niemand gern Neues aus. Digitale Verfahren brauchen aber eine Phase, in der Ausprobieren erlaubt ist.
- 04
Papier und Digital laufen parallel
Solange beide Wege erlaubt sind, entsteht doppelter Aufwand, und die meisten wählen den gewohnten. Ohne ein festes Ende für den Papierweg kommt die Umstellung nicht über den Pilotbereich hinaus.
Eine E-Akte-Einführung in fünf Schritten.
Die Reihenfolge ist wichtiger als jedes einzelne Werkzeug. Das gleiche Muster trägt auch bei einem OZG-Verfahren oder einem KI-Pilotprojekt.
- 1
Führung zuerst
Amts- und Sachgebietsleitungen klären, warum die Umstellung kommt, was sich für ihre Teams ändert und wann der Papierweg endet. Wer das selbst nicht erklären kann, wird Fragen der Beschäftigten ausweichen.
- 2
Personalrat und Datenschutz früh an den Tisch
Ein DMS oder eine KI-Anwendung berührt Mitbestimmung und Datenschutz. Eine Dienstvereinbarung, die am Anfang steht, spart später Monate.
- 3
Multiplikatoren in jeder Abteilung
In jedem Bereich wird eine digital sichere Person zur ersten Anlaufstelle. So landen nicht alle Fragen bei einer kleinen IT-Abteilung.
- 4
Anwenderschulung an den echten Vorgängen
Die Sachbearbeitung übt mit den eigenen Aktenplänen, Vorlagen und typischen Fällen. Eine Schulung am Musterbeispiel ist am nächsten Tag vergessen.
- 5
Parallelbetrieb beenden und Erfolge zeigen
Ein festes Datum beendet den Papierweg. Kürzere Durchlaufzeiten oder weniger Laufwege werden sichtbar gemacht, damit die nächste Abteilung sieht, was sie gewinnt.
Warum Technik allein nicht reicht.
Vom Online-Formular zum digitalen Verfahren
Mit dem OZG-Änderungsgesetz von 2024 hat sich der Maßstab verschoben. Es genügt nicht mehr, einen Antrag online entgegenzunehmen, wenn er danach ausgedruckt und in einer Papierakte weiterbearbeitet wird. Gefragt ist die Ende-zu-Ende-Digitalisierung vom Antrag bis zum Bescheid. Damit landet die Veränderung genau dort, wo bisher am wenigsten passiert ist: in der Sachbearbeitung.
Erfahrung halten, während sie in den Ruhestand geht
30 Prozent der IT-Beschäftigten in Behörden gehen bis 2030 in Rente. Die Lücke wird jedes Jahr größer, und klassisches Recruiting kann sie nicht schließen. Die einzige realistische Lösung: vorhandene Beschäftigte qualifizieren. Wer seit 20 Jahren ein Sachgebiet betreut, kennt die Sonderfälle, die in keiner Prozessbeschreibung stehen, und kann mit der richtigen Schulung digitale Prozesse bedienen und mitgestalten. Das ist keine Notlösung, sondern die klügere Strategie. Deshalb lohnt es sich, erfahrene Beschäftigte in die Gestaltung einzubinden, statt sie nur zu schulen, und jüngeren Kolleginnen und Kollegen früh Verantwortung im Projekt zu geben. Wie Upskilling dabei hilft, beschreibt unser Ratgeber zum Fachkräftemangel.
Motivation ohne Wettbewerbsdruck
Behörden haben andere Anreize als Unternehmen. Es gibt keinen Konkurrenten, der Marktanteile abnimmt, und keine Prämie für schnellere Bescheide. Was wirkt, ist spürbare Entlastung: weniger Doppelerfassung, weniger Laufwege, weniger Rückfragen von Bürgerinnen und Bürgern. Wer die Digitalisierung als Abbau von Bürokratie erklärt und nicht als zusätzliche Pflicht, gewinnt die Beschäftigten.
Führen zwischen Beamtenrecht und Tarifvertrag
Wer in einer Behörde führt, arbeitet mit Beamtenrecht, Tarifvertrag, langen Entscheidungswegen und wechselnden politischen Prioritäten. Eine Abteilungsleitung im Landratsamt hat andere Werkzeuge als eine Teamleitung im Start-up. Sie muss motivieren, ohne Boni verteilen zu können, und Veränderung vorantreiben, ohne die Spielregeln zu brechen.
Warum IT und Führung zusammen geschult werden müssen
Eine Projektleitung, die ein DMS einführt, braucht mehr als Systemwissen. Sie muss Widerstände erkennen, Amtsleitung, Personalrat und IT an einen Tisch bringen und aushalten, dass Veränderung in einer Behörde länger dauert als geplant. Wer nur die IT schult, bekommt ein sauber eingerichtetes System, das niemand nutzt. Wer nur die Führung schult, bekommt motivierte Leitungen, die an der Technik scheitern. Die meisten Anbieter können entweder IT-Schulung oder Führungstraining. Behörden brauchen beides gleichzeitig, und genau das ist unser Ansatz.
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache
- des IT-Personals in Behörden geht bis 2030 in Rente
- 30 %
- der Verwaltungsleistungen waren digital verfügbar (OZG-Stand 2025)
- 33 %
- der Beamten sehen Digitalisierung als Chance, wenn sie gut begleitet wird
- 62 %
Ein oberbayerisches Landratsamt: E-Akte in 23 Abteilungen.
450 Beschäftigte, davon arbeiten 380 seit mehr als 20 Jahren mit Papierakten. Die IT-Abteilung mit 8 Personen soll die E-Akte in allen 23 Abteilungen einführen. Der Zeitdruck ist enorm, die Erwartungen sind hoch.
Erster Versuch: der klassische Ansatz. Die IT konfiguriert das DMS, erstellt Schulungsunterlagen und führt technische Schulungen durch. Ergebnis nach 6 Monaten: Nutzungsrate unter 20 Prozent. Beschäftigte drucken E-Mails aus und heften sie ab. Abteilungsleitungen sagen „Das System ist zu kompliziert“, dabei haben sie es nie richtig kennengelernt.
Der Wendepunkt: Das Landratsamt holt sich externe Unterstützung. Der zweite Anlauf wird dreigleisig aufgebaut: technische Schulung für alle Beschäftigten, Change-Workshops für die 23 Abteilungsleitungen und eine Ausbildung zu Peer-Mentoren, sodass in jeder Abteilung eine digital sichere Person als Ansprechpartner bereitsteht.
Ergebnis nach 12 Monaten: 85 Prozent Nutzungsrate, messbar schnellere Bearbeitung von Bürgeranträgen und eine Akzeptanz bei den Beschäftigten von 4,1 von 5 Punkten. Der Schlüssel war nicht bessere Technik, sondern bessere Begleitung.
Jede Rolle im Projekt braucht eine andere Schulung.
Die folgende Übersicht ordnet Seminare aus unserem Katalog den Rollen zu, die in fast jedem Digitalisierungsvorhaben einer Behörde vorkommen.
Behördenleitung und Amtsleitung
Setzt Prioritäten, gibt Ressourcen frei und lebt vor, dass der Papierweg endet.
Projektleitung
Plant die Umstellung, bringt Fachamt, IT und Personalrat an einen Tisch und hält den Zeitplan.
Sachgebiets- und Teamleitung
Übersetzt die Vorgaben in den Arbeitsalltag des Teams und fängt Unsicherheit auf.
Sachbearbeitung
Arbeitet künftig im DMS, in Microsoft 365 und vielleicht mit KI-Assistenz.
Informationssicherheit
Sorgt dafür, dass neue Verfahren ins Sicherheitskonzept passen, bevor sie live gehen.
cmt ist Rahmenvertragspartner bayerischer Behörden. Wir kennen die Strukturen, die Beschaffungswege und die besonderen Anforderungen des öffentlichen Dienstes. Alle Seminare für Behörden, den Rahmenvertrag für bayerische Behörden und den Behörden-Katalog findest du auf der Seite Seminare für den öffentlichen Dienst.
Checkliste: sieben Erfolgsfaktoren
- 1
Führungskräfte werden vor ihren Teams geschult.
- 2
Der digitale Weg ist einfacher als der analoge, nicht nur anders.
- 3
Jede Abteilung hat eine eigene Ansprechperson für Fragen.
- 4
Der Parallelbetrieb mit Papier hat ein festes Enddatum.
- 5
Kleine Erfolge werden früh sichtbar gemacht.
- 6
Personalrat und Datenschutz sind von Anfang an beteiligt.
- 7
Externe Begleitung gibt dem Change Management den Impuls, den interne Veränderung braucht.
Bei euch steht eine Umstellung an? Wir stellen die passenden Schulungen für jede Rolle zusammen.
Schulungsprogramm anfragenHäufige Fragen zur Digitalisierung in Behörden
Was hat sich mit dem OZG 2.0 geändert?
Wer muss bei einer E-Akte-Einführung geschult werden?
Wann muss der Personalrat beteiligt werden?
Was tun, wenn sich Beschäftigte gegen die Umstellung sperren?
Wie lange dauert es, bis eine Behörde wirklich digital arbeitet?
Habt ihr Erfahrung mit der OZG-Umsetzung?
Wie geht ihr mit dem Generationenkonflikt in Behörden um?
Sind eure Schulungen BSI-konform?
Wie läuft die Beschaffung von Schulungen ab?
Können Schulungen mit unseren eigenen Systemen stattfinden?
Weitere häufig gestellte Fragen und Antworten findest du in den FAQs.
Verwandte Themen
- Seminare für den öffentlichen Dienst Rahmenvertrag, Sonderkonditionen und alle Seminare, die es nur für Behörden gibt.
- KI im Team einführen Wie Führungskräfte Vorbehalte gegenüber KI ernst nehmen und trotzdem vorankommen.
- Fachkräftemangel durch Upskilling lösen Wie vorhandene Beschäftigte in neue digitale Aufgaben hineinwachsen.
- Vom Experten zur Führungskraft Für Fachleute, die plötzlich ein Team durch die Umstellung führen sollen.
- Hybrid-Führung meistern Teams führen, die teils im Amt und teils im Homeoffice arbeiten.
- Recht und Compliance IT-Recht, Datenschutz und Vergaberecht im Überblick.
Eure Umstellung, eure Schulungen.
Erzähl uns, welches Vorhaben ansteht und wer beteiligt ist. Wir schlagen dir vor, welche Rolle welche Schulung braucht, und bayerische Behörden buchen direkt über den Rahmenvertrag. Als Rahmenvertragspartner kennen wir die Wege.