Was ist eine Abfrage in Access?

Eine Abfrage erstellen

Access bietet zwei Wege: den Abfrage-Assistenten für einfache Fälle und den Abfrageentwurf, mit dem du praktisch alles baust. Der Entwurf ist der Weg, den du dir merken solltest:

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   Entwurf öffnen

   Im Menüband unter Erstellen auf Abfrageentwurf klicken.

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   Tabellen hinzufügen

   Die benötigten Tabellen oder vorhandenen Abfragen in den oberen Bereich ziehen. Bestehende Beziehungen erscheinen als Verknüpfungslinien.

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   Felder wählen

   Die gewünschten Felder per Doppelklick in das Entwurfsraster darunter übernehmen, dort Sortierung und Anzeige festlegen.

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   Kriterien eintragen

   In der Zeile Kriterien die Bedingungen für das jeweilige Feld eingeben.

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   Ausführen und speichern

   Mit Ausführen das Ergebnis prüfen und die Abfrage unter einem sprechenden Namen speichern.

Jede Abfrage ist im Hintergrund SQL. Über die SQL-Ansicht siehst du den erzeugten Befehl, und manche Konstruktionen wie UNION lassen sich nur dort schreiben. Das ist zugleich der schnellste Weg, SQL zu lernen: eine Abfrage zusammenklicken und danach anschauen, was Access daraus gemacht hat.

Kriterien in Access-Abfragen

Die Zeile Kriterien entscheidet, welche Datensätze erscheinen. Mehrere Bedingungen in derselben Zeile werden mit Und verknüpft, Bedingungen in der Zeile oder darunter mit Oder. In der deutschen Access-Version heißen die Operatoren deutsch, und Listen trennst du mit Semikolon.

Steht ein Text in eckigen Klammern im Kriterium, macht Access daraus eine Parameterabfrage. Das ist praktisch, sorgt aber auch für Verwirrung, wenn ein Feldname falsch geschrieben ist: Dann fragt Access unerwartet nach einem Wert, weil es den Namen für einen Parameter hält.

Auswahlabfrage und Aktionsabfragen

Die Auswahlabfrage zeigt Datensätze nur an. Daneben gibt es Kreuztabellenabfragen, die Daten ähnlich wie eine Pivot-Tabelle verdichten, und Abfragen mit der Zeile Funktion, die Werte mit Summe, Anzahl oder Mittelwert zusammenfassen. Aktionsabfragen greifen dagegen in die Daten ein:

• Anfügeabfrage

  Hängt die ausgewählten Datensätze an eine andere, bestehende Tabelle an, etwa um Altdaten in ein Archiv zu übernehmen.

• Aktualisierungsabfrage

  Ändert Feldwerte in allen Datensätzen, die die Kriterien erfüllen, zum Beispiel eine Preiserhöhung für eine Warengruppe.

• Löschabfrage

  Entfernt alle Datensätze, die die Kriterien erfüllen.

• Tabellenerstellungsabfrage

  Schreibt das Ergebnis in eine neue Tabelle, etwa für einen festen Monatsstand.

Access fragt vor dem Ausführen nach, sofern die Bestätigungsmeldungen in den Optionen nicht abgeschaltet wurden, rückgängig machen lässt sich das Ergebnis aber nicht. Deshalb baust du eine Aktionsabfrage zuerst als Auswahlabfrage, prüfst die Treffermenge und wandelst sie erst dann um.

Verknüpfungen bestimmen das Ergebnis

Sobald zwei Tabellen im Entwurf liegen, entscheidet die Verknüpfungsart über das Ergebnis. Standard ist der Inner Join: Es erscheinen nur Datensätze, die auf beiden Seiten einen Partner haben. Ein Kunde ohne Bestellung fällt damit heraus. Wer alle Kunden sehen will, braucht einen Outer Join, den du per Doppelklick auf die Verknüpfungslinie in den Verknüpfungseigenschaften einstellst.

Fehlt die Verknüpfungslinie ganz, bildet Access das Kreuzprodukt und multipliziert die Zeilen beider Tabellen. Wenn eine Abfrage plötzlich absurd viele Datensätze liefert, ist fast immer das die Ursache.