Was ist ein Serienbrief?
Mail Merge
Ein Serienbrief ist ein Dokument, das Word aus einem Hauptdokument mit festem Text und einer Datenquelle mit Adressen zusammensetzt, sodass jeder Empfänger eine individuell befüllte Fassung bekommt.
Vierhundert Anschreiben mit unterschiedlicher Anrede, Kundennummer und Betrag, und niemand will das von Hand zusammenkopieren: Genau dafür gibt es den Seriendruck.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
- Besteht aus
- Hauptdokument und Datenquelle
- Datenquelle
- Meist eine Excel-Liste oder Outlook-Kontakte
- Ausgabe
- Druck, einzelne Dokumente oder E-Mail
- Verwechselt mit
- Newsletter-Werkzeugen
Hauptdokument, Datenquelle, Seriendruckfelder
Der feste Text steht im Hauptdokument, die veränderlichen Angaben stehen in einer Liste, meist einer Excel-Tabelle mit einer Zeile je Empfänger und Überschriften wie Anrede, Nachname oder Kundennummer. An den Stellen, an denen der Text unterschiedlich sein soll, setzt du Seriendruckfelder ein, also Platzhalter, die beim Zusammenführen durch den Wert aus der jeweiligen Zeile ersetzt werden.
Das Ergebnis kannst du als ein Dokument mit allen Datensätzen erzeugen, direkt drucken oder als einzelne E-Mails versenden, sofern die Liste eine Spalte mit Adressen enthält und Outlook als Standard-Mailprogramm eingerichtet ist. Dieselbe Mechanik steckt hinter Etiketten und Umschlägen, dort wiederholt Word die Felder pro Etikett auf dem Bogen.
Regeln für die Fälle, die abweichen
Interessant wird es bei Bedingungen. Mit der Regel Wenn, Dann, Sonst formulierst du im Hauptdokument, dass bei der Anrede Frau ein anderer Satz erscheint als bei Herr, oder dass ein Absatz nur bei Adressen aus einem bestimmten Land gedruckt wird. Damit deckst du Sonderfälle ab, ohne zwei getrennte Briefe pflegen zu müssen.
Für Einträge ohne Anrede lohnt sich eine eigene Bedingung mit neutraler Formulierung. Sonst klafft im Brief eine Leerstelle mitten im Satz, und genau diese Briefe fallen auf.
Was regelmäßig schiefgeht
Zahlen und Datumsangaben kommen unformatiert aus der Quelle. Aus einem Betrag wird schnell eine lange Ziffernfolge ohne Tausenderpunkt, aus einem Datum die englische Schreibweise. Word übernimmt die Formatierung der Excel-Zelle nicht, dafür brauchst du entweder einen Schalter im Feld oder eine bereits als Text aufbereitete Spalte in der Liste.
Ebenso teuer ist es, die Vorschau zu überspringen. Ein Blick auf den ersten, einen mittleren und den letzten Datensatz vor dem Zusammenführen kostet eine Minute und verhindert den Serienbrief, in dem tausendmal derselbe Name steht, weil die Verbindung zur Liste nicht mehr stand.
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Serienbrief und was oft damit gleichgesetzt wird
Ein Serienbrief verschickt über das eigene Postfach und kennt weder Abmeldelink noch Auswertung. Für Werbemails an größere Verteiler ist ein dafür gebautes Versandsystem der richtige Weg, auch aus rechtlichen Gründen.
Ein Textbaustein ist ein wiederverwendbarer Abschnitt, den du beim Schreiben selbst einfügst. Beim Serienbrief entscheidet dagegen die Datenquelle, was an welcher Stelle steht.
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Die Zahlen sehen im Brief anders aus als in der Tabelle
Der Klassiker ist das Format: In Excel steht 1.234,50, im fertigen Brief steht 1234,5. Word übernimmt den Rohwert und nicht die Anzeige. Dasselbe passiert mit Datumsangaben und mit Postleitzahlen, denen die führende Null abhandenkommt. Reparieren lässt sich das mit einem Formatschalter: Mit Alt und F9 blendest du die Feldfunktionen ein und ergänzt im Seriendruckfeld das gewünschte Zahlen- oder Datumsformat.
Der zweite Klassiker sind die Ausreißer in der Liste. Manche Empfänger haben keine Anrede, manche keinen Ansprechpartner, manche eine zweite Adresszeile. Word fängt das mit Bedingungsfeldern ab, sodass eine leere Zeile verschwindet, statt eine Lücke im Adressblock zu hinterlassen. Einmal eingerichtet, musst du die Liste nicht mehr in Gruppen zerlegen.
Vor dem Druck gehört die Vorschau durchgeblättert, und zwar nicht nur der erste Datensatz. Die Fehler stecken in den Sonderfällen: bei der Firma ohne Ansprechpartner, beim Namen mit Umlaut aus einem Fremdsystem, bei der Adresse im Ausland.
Serienbrief lernen
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Weil die meisten Fehler schon in der Datenquelle entstehen, helfen parallel die Kurse zur Arbeit mit Excel-Listen .
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Nächste Schritte
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Warum ändert sich beim Ausdruck nur die erste Seite?
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