Was ist eine Product Description in PRINCE2?
Eine Product Description, deutsch Produktbeschreibung, ist in PRINCE2 das Managementprodukt, das ein Ergebnis beschreibt, bevor es entsteht: wofür es da ist, woraus es besteht, woraus es abgeleitet wird und an welchen Qualitätskriterien es geprüft wird. Sie ist die Grundlage der produktbasierten Planung, der Arbeitspakete und der späteren Abnahme.
Streit bei der Abnahme entsteht fast immer daran, dass niemand vorher aufgeschrieben hat, woran sich erkennen lässt, dass ein Ergebnis fertig und gut genug ist.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
- Beschreibt
- Zweck, Bestandteile, Herkunft, Qualitätskriterien
- Entsteht
- Vor dem Produkt, nicht danach
- Sonderfall
- Projektproduktbeschreibung für das Gesamtergebnis
- Verwechselt mit
- Lastenheft und Arbeitspaket
Die Gliederung einer Product Description
Das PRINCE2-Handbuch gibt für die Produktbeschreibung eine feste Gliederung vor. Nicht jedes Feld muss in jedem Projekt ausführlich ausgefüllt werden, aber jedes sollte bewusst bedacht sein:
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| Kennung und Titel | Eindeutige Bezeichnung des Produkts |
| Zweck | Wofür das Produkt gebraucht wird und von wem |
| Zusammensetzung | Die Bestandteile, aus denen es besteht |
| Herkunft | Woraus es abgeleitet wird, etwa Vorgängerprodukte oder Vorgaben |
| Format und Darstellung | Form, Vorlage, Medium |
| Erforderliche Fähigkeiten | Welche Kenntnisse für die Erstellung nötig sind |
| Qualitätskriterien | Woran sich messen lässt, dass es gut genug ist |
| Qualitätstoleranz | Welche Abweichung je Kriterium noch akzeptabel ist |
| Qualitätsmethode | Wie geprüft wird, etwa Review, Test, Inspektion |
| Qualitätsfähigkeiten | Welche Kenntnisse die Prüfung verlangt |
| Qualitätsverantwortung | Wer erstellt, wer prüft, wer genehmigt |
Der wichtigste Teil sind die Qualitätskriterien, denn an ihnen wird das Produkt später gemessen. Ein Kriterium wie „verständlich“ taugt dafür nicht. Prüfbar wird es erst, wenn dabeisteht, woran das Ergebnis festgemacht wird und wer es prüft, etwa ein Review durch zwei benannte Fachleute ohne offene Befunde.
Ein Beispiel: das Anwenderhandbuch
Wie eine ausgefüllte Produktbeschreibung aussieht, zeigt ein Handbuch in einem Softwareeinführungsprojekt. Gekürzt auf die Felder, an denen sich die Abnahme später entscheidet:
| Feld | Inhalt im Beispiel |
|---|---|
| Zweck | Sachbearbeitung kann die zehn häufigsten Vorgänge ohne Rückfrage ausführen |
| Zusammensetzung | Einführung, je Vorgang eine Schrittfolge, Fehlerkapitel, Glossar |
| Herkunft | Abgenommene Konfiguration, Prozessbeschreibungen der Fachabteilung |
| Qualitätskriterium | Jeder Vorgang mit Bildschirmfotos aus dem Zielsystem durchgespielt |
| Toleranz | Höchstens zwei offene Befunde der Kategorie gering |
| Methode | Review plus Test durch zwei Personen ohne Vorkenntnisse |
| Verantwortung | Erstellt: Redaktion, geprüft: Fachabteilung, genehmigt: Senior User |
Das Feld Herkunft zeigt nebenbei eine Abhängigkeit: Das Handbuch kann erst fertig werden, wenn die Konfiguration abgenommen ist. Genau solche Beziehungen machen die Produktbeschreibung zum Planungswerkzeug und nicht nur zum Abnahmepapier.
Produktbeschreibung und Projektproduktbeschreibung
Die Projektproduktbeschreibung ist ein Sonderfall: Sie beschreibt das Endergebnis des gesamten Projekts. Statt Qualitätskriterien für ein einzelnes Produkt enthält sie die Qualitätserwartungen des Kunden, die Akzeptanzkriterien mit ihren Toleranzen, die Abnahmemethode und die Abnahmeverantwortung. Erstellt wird sie ganz am Anfang, gemeinsam mit der Auftraggeberseite, und sie ist Teil der Projektleitdokumentation.
Alle weiteren Produktbeschreibungen betreffen einzelne Produkte innerhalb des Projekts. Gemeint sein können Spezialistenprodukte, also das, was das Projekt fachlich liefert, oder Managementprodukte wie Pläne und Berichte, für die PRINCE2 bereits Gliederungen mitbringt.
Produktbasierte Planung
PRINCE2 plant zuerst Ergebnisse, dann Tätigkeiten. Die Technik der produktbasierten Planung läuft in vier Schritten:
-
Projektproduktbeschreibung schreiben
Was soll am Ende übergeben werden, und woran erkennt der Kunde, dass es passt?
-
Produktstrukturplan erstellen
Das Endprodukt wird hierarchisch in seine Teilprodukte zerlegt.
-
Produktbeschreibungen schreiben
Für die Produkte, die geplant, geprüft und abgenommen werden, entsteht je eine Beschreibung.
-
Produktflussdiagramm erstellen
Es hält fest, welches Produkt welches voraussetzt, und damit die Reihenfolge der Entstehung.
Erst danach kommen Aktivitäten, Aufwände und Termine. Der Nutzen zeigt sich beim Zuschnitt von Arbeitspaketen und bei Änderungen: Wenn klar ist, welches Produkt sich ändert und welche davon abhängen, wird aus einer diffusen Änderungsdiskussion eine überschaubare Liste betroffener Ergebnisse.
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Product Description und was oft damit gleichgesetzt wird
Ein Arbeitspaket ist der Auftrag an ein Team und enthält die zugehörige Produktbeschreibung zusammen mit Vorgaben zu Berichten, Terminen und Toleranzen. Die Produktbeschreibung sagt, was entstehen soll, das Arbeitspaket regelt die Zusammenarbeit darüber.
Akzeptanzkriterien betreffen das Endprodukt des Projekts und stehen in der Projektproduktbeschreibung. Qualitätskriterien gelten für ein einzelnes Produkt und werden bei dessen Prüfung angewendet.
Ein Lastenheft sammelt Anforderungen aus Auftraggebersicht für das ganze Vorhaben. Die Produktbeschreibung ist enger geschnitten, gilt je Produkt und enthält zusätzlich, wie und von wem die Qualität geprüft wird.
Im Onlinehandel ist eine Produkt- oder Warenbeschreibung der Werbetext zu einem Artikel. Mit dem PRINCE2-Begriff hat das nichts zu tun: Dort ist ein Produkt jedes Ergebnis eines Projekts, auch ein Konzept oder ein Bericht.
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Qualitätskriterien sind der Teil, den alle überspringen
Eine Product Description ohne prüfbare Qualitätskriterien ist eine Überschrift. „Handbuch vollständig“ ist kein Kriterium. „Jede beschriebene Funktion mit mindestens einem durchgespielten Ablauf, geprüft von zwei Personen aus der Fachabteilung“ ist eines. Solche Kriterien entstehen nicht am Schreibtisch der Projektleitung, sondern im Gespräch mit denen, die das Produkt erstellen und später abnehmen.
Der häufigste Fehler ist, eine Produktbeschreibung als Aufgabenliste zu schreiben. Beschrieben wird aber das fertige Ergebnis, nicht der Weg dorthin. Der zweithäufigste: Die Beschreibungen werden nachträglich verfasst, damit die Ablage vollständig ist. Dann beschreiben sie, was ohnehin schon entstanden ist, und die Abnahme prüft gegen ein Kriterium, das nach dem Ergebnis geformt wurde. Der Aufwand fällt trotzdem an, der Nutzen nicht.
Und die Beschreibung braucht Pflege. Ändert sich der Umfang über einen genehmigten Änderungsantrag, ohne dass die Produktbeschreibung nachgezogen wird, prüft die Qualitätssicherung später gegen ein überholtes Dokument. PRINCE2 erlaubt ausdrücklich, den Detailgrad an die Größe des Projekts anzupassen, gute Beschreibungen passen oft auf eine Seite.
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Kurse, die Product Description behandeln
- PRINCE2® 7 Foundation
- PRINCE2® 7 Practitioner
- PRINCE2® 7 Kompaktkurs (Foundation & Practitioner)
- PRINCE2® 7 Agile Foundation
Weitere Kurse aus diesem Bereich
Häufige Fragen
Braucht jedes Produkt eine eigene Beschreibung?
Wer schreibt die Produktbeschreibungen?
Passt produktbasierte Planung zu agiler Arbeitsweise?
Ist die Produktbeschreibung prüfungsrelevant für PRINCE2 Foundation?
Passt thematisch dazu
Eine Produktbeschreibung nützt nur, wenn feststeht, wer sie freigibt und wer das fertige Produkt abnimmt, und das hängt an der Aufteilung von Verantwortung im Projekt.
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