PRINCE2-Rollen: wer entscheidet, wer liefert, wer prüft
Drei Interessen im Lenkungsausschuss, eine Person mit letzter Verantwortung und eine Prüfinstanz, die nicht am eigenen Werk misst.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Unklare Rollen erkennt man an vertagten Entscheidungen
Wenn eine Projektsitzung ohne Beschluss endet, liegt das selten am Thema. Meistens sitzt niemand am Tisch, der die Entscheidung allein treffen darf, weil die Rolle des Auftraggebers auf mehrere Bereiche verteilt wurde oder gar nicht besetzt ist. Jede Runde vertagt dann auf die nächste, und der Zeitplan trägt die Folgen.
Die zweite typische Lücke betrifft die Nutzerseite. Wird die Rolle an jemanden ohne Zeit und ohne Mandat vergeben, taucht diese Person erst zur Abnahme auf und lehnt dort ab, was monatelang gebaut wurde. Die Abnahmekriterien standen nie fest, also gibt es auch keine Grundlage, auf der man sich einigen könnte.
Beides ist keine Frage von gutem Willen, sondern von Besetzung. PRINCE2 beschreibt deshalb für jede Rolle, welche Verantwortung dazugehört, und legt fest, welche Kombinationen zulässig sind und welche die Kontrolle aushebeln.
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Der Aufbau im Detail
Der Aufbau
Lenkungsausschuss(Auftraggeber; Hauptbenutzer; Hauptlieferant) → Projektmanager → Teammanager, begleitet von Projektsicherung, Änderungsbefugnis und Projektunterstützung - 01 Entscheidungsebene
LenkungsausschussDas Gremium verantwortet den Erfolg des Projekts und gibt jede Managementstufe einzeln frei. Es arbeitet über Berichte und entscheidet dann, wenn eine Toleranz zu reißen droht.
- 02 Eine Person, nicht zwei
AuftraggeberDer Auftraggeber verantwortet den Business Case und hat die letzte Entscheidung. Diese Rolle wird nicht geteilt, sonst gibt es keine eindeutige Zuständigkeit mehr.
- 03 Nutzenverantwortung
HauptbenutzerEr vertritt die spätere Nutzerseite, benennt Anforderungen und Abnahmekriterien und steht dafür ein, dass der zugesagte Nutzen nach der Übergabe auch eintritt.
- 04 Machbarkeit
HauptlieferantEr vertritt die liefernden Bereiche oder Firmen und sichert zu, dass Fachleute, Verfahren und Mittel für die zugesagten Ergebnisse verfügbar sind.
- 05 Tagesgeschäft
ProjektmanagerEr plant, vergibt Arbeitspakete, überwacht gegen Toleranzen und berichtet. Bei drohender Überschreitung plant er nicht selbst um, sondern meldet eine Ausnahme nach oben.
- 06 Unabhängige Prüfung
ProjektsicherungSie prüft im Auftrag des Lenkungsausschusses, ob das Projekt aus Geschäfts-, Nutzer- und Liefersicht auf Kurs ist. Beim Projektmanagement darf sie nicht liegen.
Wenn es nicht funktioniert
Das siehst du
Entscheidungen werden von Sitzung zu Sitzung vertagt.
Warum
Die Rolle des Auftraggebers ist auf zwei Bereiche verteilt oder gar nicht besetzt.
Was hilft
Eine einzige Person als Auftraggeber benennen. Weitere finanzierende Bereiche bindest du über die Nutzer- oder Lieferseite und über die Projektsicherung ein.
Das siehst du
Die Projektsicherung meldet nie etwas Kritisches.
Warum
Sie wurde an den Projektmanager oder an dessen Team gegeben und prüft damit das eigene Werk.
Was hilft
Die Rolle im Auftrag des Lenkungsausschusses besetzen, getrennt vom Projektmanagement, und alle drei Sichtweisen abdecken.
Das siehst du
Jede Kleinigkeit landet im Lenkungsausschuss und bleibt dort liegen.
Warum
Es gibt keine Änderungsbefugnis mit eigenem Rahmen, also entscheidet formal immer das Gremium.
Was hilft
Eine Änderungsbefugnis benennen und schriftlich festlegen, bis zu welcher Auswirkung sie entscheidet und ab wann eskaliert wird.
Das siehst du
Der Hauptbenutzer erscheint erst zur Abnahme und lehnt dort ab.
Warum
Die Rolle wurde an jemanden ohne Zeit und ohne Mandat aus dem Fachbereich vergeben.
Was hilft
Die Nutzervertretung mit Entscheidungsmandat besetzen und die Abnahmekriterien früh in der Beschreibung des Projektprodukts festhalten.
Das siehst du
Der Projektmanager schreibt Berichte, die niemand liest.
Warum
Es wurden Berichtspflichten vereinbart, aber keine Toleranzen. Ohne sie berichtet er Aktivitäten statt Abweichungen.
Was hilft
Je Managementstufe Toleranzen für Zeit, Kosten und die übrigen Leistungsaspekte vereinbaren. Danach ist der Bericht kurz und die Ausnahme aussagekräftig.
Der Weg einer Abweichung nach oben
- 01 Die Lieferebene meldet, wenn ein Arbeitspaket aus dem Rahmen läuft.
- 02 Der Projektmanager gleicht das gegen die Toleranzen der Stufe ab.
- 03 Reichen die Toleranzen nicht, geht eine Ausnahme an den Lenkungsausschuss.
- 04 Das Gremium entscheidet über Fortführung, Anpassung oder Abbruch.
- 05 Über allem setzt die Unternehmens- oder Programmebene den Gesamtrahmen.
Was du danach im eigenen Projekt festlegen kannst
Die Rollenbeschreibung ist kein Organigramm zum Aufhängen, sondern eine Prüfliste für die Frage, wer welche Entscheidung treffen darf.
Drei Interessen besetzen
Du kannst den Lenkungsausschuss so zusammenstellen, dass Auftraggeberseite, Nutzerseite und Lieferseite tatsächlich vertreten sind und nicht nur auf dem Papier stehen.
Letzte Verantwortung klären
Du weißt, dass die Rolle des Auftraggebers nicht geteilt wird, und kannst begründen, warum das bei mehreren finanzierenden Bereichen erst recht gilt.
Prüfung unabhängig halten
Du erkennst, warum die Projektsicherung nicht beim Projektmanagement liegen darf, und wer sie stattdessen im Auftrag des Gremiums übernimmt.
Änderungen delegieren
Du kannst eine Änderungsbefugnis mit Grenzen einrichten, damit kleine Entscheidungen nicht im Lenkungsausschuss liegen bleiben.
Rollen zusammenlegen
Du weißt, welche Kombinationen in kleinen Projekten zulässig sind und welche zwei Kombinationen die Methode ausschließt.
Eskalation richten
Du kannst benennen, über welche vier Ebenen eine Abweichung nach oben läuft und an welcher Stelle sie beantwortet wird.
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Rollen sind keine Stellen
PRINCE2 beschreibt Verantwortlichkeiten, nicht Planstellen. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen, und eine Rolle kann auf mehrere Personen aufgeteilt werden, mit einer Ausnahme, die weiter unten steht. In kleinen Projekten führt der Projektmanager häufig zugleich die Projektunterstützung und liefert selbst ein Arbeitspaket.
Wichtig ist, dass die Zuordnung schriftlich vorliegt und alle sie kennen. Wer welche Rolle trägt, gehört in die Projektdokumentation und wird beim Aufsetzen des Projekts abgestimmt. Danach ist es eine Rollenfrage und keine Machtfrage, wenn jemand eine Entscheidung an sich zieht oder abgibt.
Drei Interessen, ein Gremium
Der Lenkungsausschuss vertritt drei Sichtweisen. Der Auftraggeber verantwortet, dass sich das Projekt für die Organisation rechnet, und trägt die letzte Entscheidung. Der Hauptbenutzer vertritt alle, die mit dem Ergebnis arbeiten sollen, benennt die Anforderungen und steht dafür ein, dass der versprochene Nutzen später tatsächlich eintritt. Der Hauptlieferant vertritt die bauenden Bereiche und steht für Machbarkeit und verfügbare Fachleute ein.
Das Gremium tagt nicht wöchentlich. Es entscheidet an den Phasengrenzen darüber, ob die nächste Managementstufe freigegeben wird, und es entscheidet, wenn eine Toleranz zu reißen droht. Dazwischen arbeitet es über Berichte. Wer den Lenkungsausschuss zum Jour fixe macht, nimmt dem Projektmanager die Steuerung ab und bekommt trotzdem keine schnelleren Entscheidungen.
Zwischen Steuern und Liefern
Der Projektmanager führt das Tagesgeschäft. Er plant die Managementstufen, vergibt Arbeitspakete, überwacht sie gegen die vereinbarten Toleranzen und berichtet nach oben. Reißt eine Toleranz, meldet er eine Ausnahme, statt selbst umzuplanen.
Der Teammanager ist eine optionale Rolle. Sie lohnt sich, wenn mehrere Teams liefern oder wenn eine externe Firma ein Arbeitspaket übernimmt und eine eigene Führungsperson mitbringt. Die Projektunterstützung kümmert sich um Register, Termine, Vorlagen und Dokumentenstände. In kleinen Projekten übernimmt sie der Projektmanager, in großen ist sie oft der Grund, warum die Register überhaupt gepflegt sind.
Vier Ebenen, damit Eskalation eine Richtung hat
Über dem Projekt steht die Unternehmens-, Programm- oder Auftraggeberebene. Sie gibt den Auftrag, setzt den finanziellen Rahmen und benennt den Auftraggeber im Lenkungsausschuss. Darunter liegt die Lenkungsebene mit dem Gremium selbst, darunter die Managementebene mit dem Projektmanager und ganz unten die Lieferebene mit Teammanagern und Fachleuten.
Jede Ebene hat Toleranzen, die sie selbst ausschöpfen darf. Erst wenn sie nicht reichen, geht die Sache eine Ebene höher. Dieses Prinzip ist der Grund, warum in einem gut aufgesetzten PRINCE2-Projekt vergleichsweise wenige Entscheidungen ganz oben landen und die, die dort landen, tatsächlich dorthin gehören.
Was du zusammenlegen darfst und was nicht
Erlaubt und üblich ist die Kombination von Projektmanager und Projektunterstützung, ebenso die Kombination von Projektmanager und Teammanager in kleinen Vorhaben. Auch Auftraggeber und Hauptbenutzer lassen sich in einem internen Projekt zusammenlegen, wenn dieselbe Person tatsächlich beide Interessen vertritt.
Zwei Kombinationen schließt die Methode aus. Auftraggeber und Projektmanager gehören nicht in eine Hand, denn dann prüft niemand mehr, ob sich das Projekt noch rechnet. Und die Projektsicherung darf nicht beim Projektmanager, beim Teammanager oder bei der Projektunterstützung liegen, weil sie sonst das eigene Werk prüft. Sie handelt im Auftrag des Lenkungsausschusses und deckt dessen drei Sichtweisen ab.
Dazu passende Kurse
Wer die Rollen nicht nur zuordnen, sondern an einem Szenario durchspielen will, findet den passenden Rahmen hier: Kurse für Projektverantwortliche ansehen .
Wenn das Ergebnis nach der Übergabe im Betrieb weiterlebt, treffen Projektrollen auf Servicerollen, und dafür gibt es die Kurse zum Service-Management .
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Wo du genau das übst
Katharina war eine super Dozentin mit sehr viel Wissen. Sie ist auf alle Fragen eingegangen und konnte alle klären.
Ein sehr anspruchsvolles Training welches von einer sehr kompetente Trainerin geleitet wurde.
Alles in allem bin ich sehr zufrieden, da der Trainer sich viel Mühe gegeben hat und alles sehr gut erklären konnte.
Häufige Fragen
Darf der Projektmanager gleichzeitig Teammanager sein?
Wer darf die Projektsicherung übernehmen?
Können sich zwei Bereiche die Rolle des Auftraggebers teilen?
Was genau macht die Änderungsbefugnis?
Passt thematisch dazu
Damit die Nutzerseite ein Ergebnis überhaupt beurteilen kann, braucht sie vorab die Beschreibung, gegen die abgenommen wird .
Deine Ansprechpartner
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Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
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Norbert Jansen
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Rollen besetzen, bevor das Projekt startet
Wer die Besetzung des Lenkungsausschusses einmal an einem vollständigen Szenario geübt hat, erkennt Lücken im eigenen Projekt schneller, und genau darauf zielen die beiden Stufen bei cmt.