Zahlen liefern, ohne die Entscheidung zu übernehmen
Wer die Planzahlen für die Fachbereiche mitschreibt, hat am Jahresende eine Planung, an die sich niemand gebunden fühlt, und eine Abweichungsanalyse ohne Adressaten.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Die Zahl ist selten das Problem, ihre Herkunft schon
In den meisten Häusern entsteht der Monatsbericht aus mehreren Exporten, die von Hand zusammengeführt, korrigiert und ergänzt werden. Das funktioniert, solange dieselbe Person es macht, und bricht in dem Moment, in dem sie im Urlaub ist oder jemand nachfragt, wie eine Zahl entstanden ist. Der Bericht ist dann fertig, aber niemand kann ihn zurückverfolgen, und damit ist er als Entscheidungsgrundlage weniger wert, als sein Aussehen verspricht.
Teuer wird es, wenn zwei Bereiche dieselbe Kennzahl unterschiedlich rechnen. Sobald der Vertrieb einen anderen Umsatz nennt als das Controlling, dreht sich die Sitzung um die Frage, welche Zahl stimmt, statt um die Frage, was zu tun ist. Diese Diskussion kostet nicht nur die Sitzung, sie kostet das Vertrauen in alle folgenden Berichte, und dieses Vertrauen kommt nur langsam zurück.
Der dritte Bruch ist unscheinbar und wirkt am längsten: Plan und Ist stehen auf verschiedenen Ständen. Eine Kostenstelle wurde umbenannt, ein Konto ist neu, eine Buchung kam nach dem Abschluss. Der Vergleich läuft trotzdem durch und liefert eine Abweichung, die eine Umstellung abbildet und keine betriebliche Veränderung. Wer solche Fälle nicht erkennt, erklärt der Geschäftsführung ein Phantom.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Wer entscheidet, wer liefert, und wo es im Jahr auseinanderläuft
Controlling arbeitet fast nie allein an einer Zahl. Die folgende Aufteilung zeigt, wo die Rolle das Verfahren verantwortet und wo sie auf eine Entscheidung angewiesen ist, die woanders fällt, denn genau an diesen Übergängen entstehen die Abweichungen, die niemand erklären kann.
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Definition einer Kennzahl | Geschäftsführung und Fachbereich gemeinsam | Controlling, mit schriftlicher Definition | Die Definition wird nie festgehalten. Zwei Jahre später rechnen Vertrieb und Controlling denselben Wert unterschiedlich, und beide haben recht. |
| Planzahlen und Budget | Die Bereichsleitung, die die Zahl später verantwortet | Controlling stellt Verfahren, Vorlage und Termin | Weil die Fachbereiche zu spät liefern, plant das Controlling mit. Danach fühlt sich niemand an eine Zahl gebunden, die er nicht selbst genannt hat. |
| Stammdaten wie Kostenstellen und Kontenzuordnung | Rechnungswesen, in Abstimmung mit dem Fachbereich | Rechnungswesen, Controlling wird informiert | Eine Kostenstelle wird mitten im Jahr umgehängt. Der Vorjahresvergleich bricht, und die Abweichung im Bericht bildet die Umstellung ab und nicht das Geschäft. |
| Umfang und Empfängerkreis der Berichte | Geschäftsführung | Controlling | Aus Vorsicht bekommt jeder alles. Danach liest niemand mehr, und die eine wichtige Abweichung steht auf Seite elf. |
| Abgrenzung zur Finanzbuchhaltung | Die Buchhaltung über den Abschlussstand | Controlling rechnet auf diesem Stand weiter | Der Bericht entsteht vor dem Monatsabschluss. Nachbuchungen verschieben das Ergebnis, und die bereits verschickte Erklärung stimmt nicht mehr. |
Definition einer Kennzahl
- Wer entscheidet
- Geschäftsführung und Fachbereich gemeinsam
- Wer setzt um
- Controlling, mit schriftlicher Definition
- Stolperfalle
- Die Definition wird nie festgehalten. Zwei Jahre später rechnen Vertrieb und Controlling denselben Wert unterschiedlich, und beide haben recht.
Planzahlen und Budget
- Wer entscheidet
- Die Bereichsleitung, die die Zahl später verantwortet
- Wer setzt um
- Controlling stellt Verfahren, Vorlage und Termin
- Stolperfalle
- Weil die Fachbereiche zu spät liefern, plant das Controlling mit. Danach fühlt sich niemand an eine Zahl gebunden, die er nicht selbst genannt hat.
Stammdaten wie Kostenstellen und Kontenzuordnung
- Wer entscheidet
- Rechnungswesen, in Abstimmung mit dem Fachbereich
- Wer setzt um
- Rechnungswesen, Controlling wird informiert
- Stolperfalle
- Eine Kostenstelle wird mitten im Jahr umgehängt. Der Vorjahresvergleich bricht, und die Abweichung im Bericht bildet die Umstellung ab und nicht das Geschäft.
Umfang und Empfängerkreis der Berichte
- Wer entscheidet
- Geschäftsführung
- Wer setzt um
- Controlling
- Stolperfalle
- Aus Vorsicht bekommt jeder alles. Danach liest niemand mehr, und die eine wichtige Abweichung steht auf Seite elf.
Abgrenzung zur Finanzbuchhaltung
- Wer entscheidet
- Die Buchhaltung über den Abschlussstand
- Wer setzt um
- Controlling rechnet auf diesem Stand weiter
- Stolperfalle
- Der Bericht entsteht vor dem Monatsabschluss. Nachbuchungen verschieben das Ergebnis, und die bereits verschickte Erklärung stimmt nicht mehr.
Fünf Schichten zwischen Vorsystem und Bericht
- 01 Aus den Vorsystemen kommen Buchungen, Mengen und Stammdaten unverändert an.
- 02 Die Aufbereitung wird einmal beschrieben und danach jeden Monat wiederholt.
- 03 Im Datenmodell verbinden Beziehungen die Tabellen statt langer Formelketten.
- 04 Kennzahlen werden einmal berechnet und überall gleich verwendet.
- 05 Der Bericht zeigt Abweichung und Ursache, nicht jede verfügbare Zahl.
- 06 Die Definitionen hängen am Bericht, damit niemand sie nachbauen muss.
Was die Arbeit belastbar macht
Belastbar wird Controlling nicht durch mehr Zahlen, sondern durch Nachvollziehbarkeit: Jede Zahl im Bericht muss einen Weg haben, den jemand anders in einer Viertelstunde nachgehen kann.
Die Kennzahl einmal definieren und die Definition mitliefern
Was zählt zum Umsatz, welcher Zeitpunkt gilt, welche Buchungen bleiben draußen. Schreib es auf und häng es an den Bericht. Das ist die billigste Maßnahme im ganzen Controlling und die, die am meisten Diskussionen verhindert.
Die Aufbereitung wiederholbar machen statt schneller
Solange du Daten von Hand zusammenkopierst, kostet dich jeder Monat dieselbe Zeit und jede Änderung dieselbe Fehlerquelle. Wenn die Schritte einmal beschrieben sind, läuft der nächste Monat auf Knopfdruck, und der übernächste auch, wenn du im Urlaub bist.
Das Modell vom Bericht trennen
Tabellen über Beziehungen zu verbinden ist etwas anderes, als sie über Formelketten aneinanderzuhängen. Ein Modell trägt neue Fragen, ohne dass du es umbaust, eine Formelkette bricht bei jeder neuen Spalte.
Abweichungen zerlegen statt beschreiben
Eine Abweichung besteht fast immer aus Menge, Preis, Zusammensetzung und Zeitpunkt. Wer diese Anteile trennt, sagt nicht mehr, dass etwas schlechter lief, sondern woran es lag, und erst das ist eine Aussage, mit der jemand etwas anfangen kann.
Den Bericht auf Entscheidungen zuschneiden
Frag für jede Seite, welche Entscheidung sie stützt. Was keine stützt, fliegt raus. Ein Bericht, der alles zeigt, wird überflogen, ein Bericht mit fünf Aussagen wird gelesen und beantwortet.
Die Planung moderieren, nicht übernehmen
Sobald du für einen Fachbereich planst, planst du gegen ihn. Stell das Verfahren, die Vorlage und den Termin, und lass die Zahl von dort kommen, wo sie später verantwortet werden soll.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Was Controlling im Alltag tatsächlich ist
Der Alltag folgt einem Rhythmus: monatlich Abschluss, Bericht und Abweichungsanalyse, quartalsweise ein Forecast, einmal im Jahr die Planung, dazwischen Ad-hoc-Anfragen, die alles andere unterbrechen. Der Anteil dieser kurzfristigen Anfragen wird durchgehend unterschätzt, und wer keine Struktur dafür hat, verbringt den Monat mit Zuarbeiten und den Abschluss mit Überstunden.
Die erste falsche Erwartung steckt schon im deutschen Wortverständnis. Controlling klingt nach Kontrolle, gemeint ist Steuerung, und der Unterschied ist keine Wortklauberei: Eine kontrollierende Rolle sucht Fehler bei anderen, eine steuernde Rolle liefert anderen die Grundlage, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen. Wer als Prüfinstanz auftritt, bekommt geschönte Zahlen geliefert und merkt es zuletzt.
Die zweite falsche Erwartung betrifft das Werkzeug. Controlling ist keine Excel-Disziplin, auch wenn die Tabellenkalkulation überall im Spiel ist. Die eigentliche Arbeit ist fachlich: verstehen, wie das Geschäft Geld verdient, wo die Kosten entstehen und welche Steuerungsgröße überhaupt beeinflussbar ist. Das Werkzeug entscheidet nur, wie schnell du zur Aussage kommst.
Der Weg hinein und welche Nachweise zählen
Der übliche Weg ist ein betriebswirtschaftliches Studium mit Schwerpunkt Rechnungswesen oder Controlling. Genauso verbreitet ist der Weg über eine kaufmännische Ausbildung mit anschließender Weiterbildung, und dieser Weg hat einen Vorteil, den viele unterschätzen: Wer aus der Buchhaltung kommt, weiß, woher jede Zahl im System stammt und wie zuverlässig sie ist. Diese Herkunftskenntnis lässt sich schwer nachholen.
Der dritte Weg führt aus dem Fachbereich, etwa aus Vertrieb, Produktion oder Einkauf. Wer das Geschäft kennt, aber die Methodik nachholen muss, ist im Vorteil, sobald es um Interpretation geht, und im Nachteil bei Abgrenzung und Bewertung. Beides ist erlernbar, aber in unterschiedlicher Reihenfolge, und es lohnt sich, ehrlich zu benennen, welche Hälfte einem fehlt.
Bei den Nachweisen zählt in dieser Rolle etwas anderes als eine Urkunde. Nimm eine Auswertung mit, die du gebaut hast, und erkläre daran drei Dinge: woher die Daten kommen, wie die Kennzahl definiert ist und welche Entscheidung damit getroffen wurde. Wer das kann, überzeugt in jedem Gespräch, und wer nur Werkzeuge aufzählt, wirkt austauschbar.
Die Werkzeugkette und die Frage, wann sie zu klein wird
Der übliche Aufbau hat vier Stufen. Aus den Vorsystemen kommen Rohdaten, die Aufbereitung beschreibt einmal, wie daraus saubere Tabellen werden, das Datenmodell verbindet diese Tabellen über Beziehungen, und darauf rechnen die Kennzahlen. Der Bericht ist die letzte und mit Abstand einfachste Stufe. Wer bei der ersten anfängt und sich nach oben arbeitet, baut ein Modell, das im nächsten Jahr noch trägt.
Die Grenze der Tabellenkalkulation ist selten die Zeilenzahl. Sie ist erreicht, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten sollen, wenn Berechtigungen nötig werden, wenn die Aktualisierung automatisch laufen muss oder wenn dieselbe Kennzahl in mehreren Berichten identisch sein soll. Diese vier Punkte kommen im Controlling verlässlich, und wer sie kennt, plant den Wechsel, statt ihn zu erleiden.
Für den Alltag heißt das eine unbequeme Wahrheit: Die Zeit, die du in ein sauberes Modell steckst, fehlt im ersten Monat und zahlt sich ab dem dritten aus. Wer immer nur die nächste Anfrage bedient, hat nach zwei Jahren vierzig Dateien und keine Struktur, und der Aufwand, dann umzustellen, ist ein Vielfaches.
Woran sich zwei Controller mit gleicher Berufsdauer unterscheiden
Der erste Unterschied ist die Frage vor der Auswertung. Die eine Person bekommt eine Anfrage und liefert die Zahl. Die andere fragt, welche Entscheidung ansteht, und liefert oft eine andere Auswertung als die verlangte, dafür die passende. Das ist der Schritt vom Zulieferer zum Gesprächspartner, und er hängt nicht an der Berufsdauer, sondern an der Bereitschaft, nachzufragen.
Der zweite Unterschied ist der Umgang mit der eigenen Unsicherheit. Zahlen im Controlling sind oft vorläufig, und wer das benennt, statt eine Genauigkeit vorzutäuschen, wird ernster genommen. Ein Bericht, der sagt, welche Positionen noch wackeln, ist mehr wert als einer, der Sicherheit suggeriert und im nächsten Monat korrigiert wird.
Der dritte Unterschied liegt in der Fähigkeit, aufzuräumen. Jedes Berichtswesen wächst, weil neue Wünsche dazukommen und alte nie gestrichen werden. Wer einmal im Jahr durchgeht, welcher Bericht wirklich gelesen wird, und den Rest abschaltet, gewinnt Zeit für die Analyse, die eigentlich den Wert der Rolle ausmacht.
Wohin die Rolle führt
Innerhalb des Controllings geht es meist in die Spezialisierung: Vertriebscontrolling, Produktionscontrolling, Beteiligungscontrolling oder Projektcontrolling. Jede dieser Richtungen bringt eigenes Fachwissen mit sich, und in allen ist die Nähe zum operativen Geschäft größer als im zentralen Berichtswesen.
Die zweite Richtung ist die Leitung, also kaufmännische Leitung oder Leitung Finanzen mit Verantwortung für Buchhaltung, Controlling und oft auch für Personal und IT. Dieser Schritt verlangt weniger Methodik und mehr Führung, und er wird häufig von Leuten gemacht, die sich vorher um die Verbindung zwischen den Zahlen und dem Geschäft gekümmert haben.
Die dritte Richtung ist der Wechsel in die Datenarbeit. Wer im Controlling gemerkt hat, dass ihn Modelle und Werkzeuge mehr interessieren als die betriebswirtschaftliche Beurteilung, landet folgerichtig im Berichtswesen als eigener Disziplin. Das ist ein Rollenwechsel und keine Beförderung, und er lohnt sich vor allem für Leute, die gern Grundlagen für andere bauen.
Dazu passende Kurse
Ein Plan-Ist-Vergleich, der im nächsten Monat wieder funktioniert, entsteht nicht aus Formeln, sondern aus einem Aufbau, und den üben Kurse, in denen du Plan und Ist in einem belastbaren Modell gegenüberstellst .
Wenn die Kostenrechnung im selben System läuft wie die Buchhaltung, willst du sie auch dort bedienen können, und dafür gibt es Kurse zur Kosten- und Leistungsrechnung in der Kanzleiumgebung .
Warum es zu dieser Rolle keine amtliche Zahl gibt
Für das Controlling steht hier keine Zahl, weil dieser Datensatz nur die IT-Berufsgattungen der amtlichen Verdiensterhebung auswertet und Controlling ein kaufmännischer Beruf ist, der dort keine Entsprechung hat. Die Tätigkeit verteilt sich zudem über mehrere Gattungen, denn im Rechnungswesen, in der Unternehmensberatung und in der Wirtschaftsprüfung sitzen Leute mit sehr ähnlichem Alltag. Dazu kommt die Spannweite des Zuschnitts: Zwischen jemandem, der monatlich Berichte erzeugt, und jemandem, der die Geschäftsführung bei Investitionen berät, liegt derselbe Berufsname und eine ganz andere Stelle. Eine Zahl über beide gemittelt würde keine der beiden beschreiben.
Ein sehr gutes, praxisorientiertes und nachhaltiges Seminar. So sollte es immer sein. Vielen Dank.
Ein sehr guter und verständlicher Überblick über die Grundlagen im Umgang mit BricsCAD.
Alle meine Erwartungen wurden erfüllt und ich habe mich sehr gut aufgenommen gefühlt, jede Frage wurden Probleme direkt beseitigt.
Häufige Fragen
Brauche ich ein BWL-Studium für den Einstieg ins Controlling?
Ist Controlling dasselbe wie Buchhaltung?
Muss ich Power BI können oder reicht Excel?
Wie viel künstliche Intelligenz steckt heute im Controlling?
Passt thematisch dazu
Die Frage nach dem Werkzeug stellt sich in dieser Rolle regelmäßig, deshalb hilft eine klare Antwort darauf, wo eine Tabelle aufhört zu tragen und ein Bericht anfangen sollte .
Bevor du im Planungsprozess auf Automatisierung setzt, lohnt der nüchterne Blick darauf, an welchen Stellen im Forecast ein Modell wirklich etwas beiträgt .
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem IT-Berufe-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Vom monatlichen Basteln zu einem Aufbau, der trägt
Aufbereitung, Datenmodell und Bericht bauen aufeinander auf, und bei cmt lassen sich diese drei Stufen nacheinander an eigenen Zahlen üben, auch als Live-Online-Termin.