Forecasts mit KI: wo der Nutzen wirklich liegt

Wo die Zeit im Forecast tatsächlich hingeht

Wer einmal mitschreibt, wie ein Monatsforecast entsteht, sieht das Missverhältnis sofort. Der weitaus größte Teil geht für das Zusammensuchen aus Vorsystemen drauf, für das Abgleichen von Kontenzuordnungen, für Nachfragen bei Fachbereichen, die ihre Zahlen noch nicht geliefert haben, und am Ende für die Kommentierung. Das eigentliche Rechnen dauert Minuten.

Daraus folgt, wo ein Werkzeug ansetzen sollte. Sprachmodelle sind stark, wo unstrukturierter Text und uneinheitliche Bezeichnungen im Weg stehen, also beim Zuordnen von Positionen, beim Auswerten von Freitextkommentaren und beim Formulieren von Begründungen. An der Stelle, an der eine Zahl entsteht, sind sie das schwächste Glied.

Die Datengrundlage entscheidet über alles Weitere

Ohne eine stabile Kontenzuordnung und einen abgestimmten Kalender liefert jedes Verfahren nur schneller ein falsches Ergebnis. Bevor du überhaupt über Modelle nachdenkst, brauchst du eine Historie, in der klar ist, welcher Zeitraum welche Buchungen enthält und wann ein Monat als abgeschlossen gilt.

Der zweite Punkt wird regelmäßig unterschätzt: Sondereffekte müssen markiert sein. Ein Standortwechsel, ein Zukauf, eine Nachbuchung aus dem Vorjahr, ein Jahr mit außergewöhnlichem Verlauf. Ein Verfahren, das die Historie unbesehen fortschreibt, lernt den Ausreißer als Muster und wiederholt ihn in der Prognose. Eine zusätzliche Spalte, in der solche Effekte gekennzeichnet sind, ist die günstigste Verbesserung im ganzen Vorhaben.

Wichtig ist außerdem, dass die Daten aus einer verantworteten Quelle kommen. Wenn drei Bereiche drei Fassungen desselben Umsatzes pflegen, wird die Diskussion über das Modell zur Stellvertreterdebatte über die Datenhoheit.

Was ein Modell leisten kann und was nicht

Sinnvoll einsetzbar ist der Ansatz beim Fortschreiben von Reihen mit erkennbarer Saison, beim Aufspüren auffälliger Buchungen in großen Mengen, beim Klassifizieren von Freitext und beim Zusammenfassen vieler Einzelbegründungen zu einem lesbaren Kommentar. In all diesen Fällen ist die Aufgabe Muster oder Sprache, nicht Urteil.

Nicht leisten kann das Verfahren die Vorhersage von Strukturbrüchen. Eine neue Preisrunde, der Verlust eines Großkunden, ein geänderter Vertrag: Nichts davon steht in der Historie, also kann es auch niemand daraus ableiten. Genau diese Ereignisse bestimmen aber die Abweichungen, über die im Gespräch mit der Geschäftsführung gesprochen wird.

Und eine Trennung solltest du im Kopf behalten: Ein Sprachmodell schätzt Zahlen, es rechnet sie nicht. Wo ein Assistent zuverlässig rechnet, tut er es nicht selbst, sondern erzeugt dafür Code oder eine Abfrage und führt sie aus. Genau daran hängt der Unterschied: Ein ausgeführter Rechenweg ist wiederholbar und prüfbar, eine geschätzte Zahl im Fließtext nicht. Für den Forecast heißt das, die Zahlen entstehen in der Datenbank, im Tabellenblatt oder im Planungswerkzeug, und wenn ein Assistent beteiligt ist, muss der erzeugte Rechenweg mitgeliefert und abgelegt werden.

Die Abweichungsanalyse ist die eigentliche Stärke

Wenn dreihundert Kostenstellen vorliegen, ist die Frage nicht, ob es Abweichungen gibt, sondern welche zwanzig eine Erklärung brauchen. Genau dieses Vorsortieren nach Auffälligkeit lässt sich zuverlässig automatisieren, und es spart mehr Zeit als jede Verbesserung an der Prognose selbst.

Der zweite Gewinn liegt beim Text. Aus den zugeordneten Ursachen lässt sich ein Kommentarentwurf erzeugen, den das Controlling prüft, korrigiert und verantwortet. Damit verschiebt sich die Arbeit vom Formulieren zum Beurteilen, und der Bericht wird nicht deshalb besser, weil er schneller fertig ist, sondern weil mehr Zeit für die Rückfragen bleibt.

Was dokumentiert sein muss, damit es im Abschluss trägt

Sobald ein Ergebnis in die Berichterstattung wandert, muss nachvollziehbar sein, wie es zustande kam: welcher Datenstand, welches Verfahren, welche Einstellungen, wer geprüft und freigegeben hat. Das ist keine Bürokratie, sondern der Maßstab, an dem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, jede maschinell gestützte Auswertung messen: nachvollziehbar, nachprüfbar und in ihrer Entstehung dokumentiert. Wer das mitliefert, sorgt dafür, dass die Revision oder die Wirtschaftsprüfung nicht bei null anfängt.

Ein praktischer Hinweis für den rollierenden Forecast: Wechsle das Verfahren nicht jeden Monat. Sobald sich die Methode ständig ändert, sind Abweichungen zwischen den Ständen nicht mehr interpretierbar, und die eigentliche Aussage des rollierenden Vorgehens geht verloren.