Die Datei, an der eine ganze Abteilung hängt
Ein Makro entsteht in zehn Minuten, eine Anwendung wächst über Jahre, und irgendwann ist der Unterschied nur noch daran zu erkennen, wie laut es wird, wenn sie ausfällt.
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Aus einer Arbeitserleichterung wird unbemerkt ein Fachverfahren
Der Anfang ist immer harmlos. Jemand zeichnet eine Folge von Handgriffen auf, passt sie an, baut eine Schleife dazu, später ein Formular, dann eine zweite Datei, die auf die erste zugreift. Zu keinem Zeitpunkt hat jemand entschieden, dass hier eine Anwendung entsteht, und genau deshalb gibt es weder eine Anforderung noch eine Abnahme noch einen Verantwortlichen. Es gibt nur eine Datei und eine Person, die weiß, wie sie funktioniert.
Sichtbar wird das an drei Stellen. Die Person wechselt die Abteilung, und niemand kann den Code lesen, weil er aus dem Rekorder stammt und aus Zeilen besteht, die auf das gerade aktive Blatt zeigen. Die Office-Version wechselt auf 64 Bit, und Aufrufe externer Bibliotheken ohne die dafür nötige Kennzeichnung laufen nicht mehr. Die Datei kommt per Mail von außerhalb, und Office blockiert die Makros, weil sie aus dem Internet stammt.
Der teuerste Fall ist die Datenhaltung. Eine Access-Datei auf einem Netzlaufwerk, an der zehn Leute gleichzeitig arbeiten, ist keine Datenbank, sondern eine Wette. Sie funktioniert monatelang und beschädigt sich an dem Tag, an dem die Verbindung kurz abreißt. Wenn dann kein Sicherungsstand existiert, weil die Datei nie in der offiziellen Sicherung war, ist der Schaden nicht der Code, sondern der Datenbestand eines Jahres.
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Wer entscheidet, wer setzt um, und wo es später weh tut
Office-Eigenentwicklung entsteht meist ohne Entscheidung, und das ist ihr eigentliches Problem. Die folgende Aufteilung zeigt, welche dieser Entscheidungen jemand hätte treffen müssen, und was passiert, wenn sie ausbleibt.
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Ob eine Lösung überhaupt im Office gebaut wird | Fachbereichsleitung gemeinsam mit der IT | Die Person im Fachbereich | Die Entscheidung fällt nie, die Datei entsteht einfach. Erst wenn sie unverzichtbar geworden ist, fragt jemand, wer sie eigentlich verantwortet. |
| Wo die Daten liegen | IT-Betrieb | IT-Betrieb, gemeinsam mit dem Fachbereich | Eine Datenbankdatei liegt auf einem Netzlaufwerk und wird von zehn Leuten gleichzeitig geöffnet. Der Schaden entsteht nicht am ersten Tag, sondern beim ersten Verbindungsabbruch. |
| Makrosicherheit und vertrauenswürdige Speicherorte | Informationssicherheit | Client-Administration | Statt eines vertrauenswürdigen Ordners wird eine Ausnahme für alle Dateien erbeten. Wer sie bekommt, hat die Sicherheitsstufe des ganzen Hauses gesenkt, um eine Datei zu starten. |
| Wartung und Vertretung | Fachbereichsleitung | Die entwickelnde Person, gemeinsam mit einer zweiten | Es gibt keinen Zweiten. Der Code ist unkommentiert, liegt auf einem persönlichen Laufwerk, und bei Krankheit steht der Ablauf still. |
| Ablösung durch eine richtige Anwendung | IT-Leitung mit der Fachbereichsleitung | Projekt oder Dienstleister | Die Ablösung wird erst geprüft, wenn die Lösung bereits geschäftskritisch ist. Dann ist der Umstieg ein Vorhaben und keine Aufräumaktion mehr. |
Ob eine Lösung überhaupt im Office gebaut wird
- Wer entscheidet
- Fachbereichsleitung gemeinsam mit der IT
- Wer setzt um
- Die Person im Fachbereich
- Stolperfalle
- Die Entscheidung fällt nie, die Datei entsteht einfach. Erst wenn sie unverzichtbar geworden ist, fragt jemand, wer sie eigentlich verantwortet.
Wo die Daten liegen
- Wer entscheidet
- IT-Betrieb
- Wer setzt um
- IT-Betrieb, gemeinsam mit dem Fachbereich
- Stolperfalle
- Eine Datenbankdatei liegt auf einem Netzlaufwerk und wird von zehn Leuten gleichzeitig geöffnet. Der Schaden entsteht nicht am ersten Tag, sondern beim ersten Verbindungsabbruch.
Makrosicherheit und vertrauenswürdige Speicherorte
- Wer entscheidet
- Informationssicherheit
- Wer setzt um
- Client-Administration
- Stolperfalle
- Statt eines vertrauenswürdigen Ordners wird eine Ausnahme für alle Dateien erbeten. Wer sie bekommt, hat die Sicherheitsstufe des ganzen Hauses gesenkt, um eine Datei zu starten.
Wartung und Vertretung
- Wer entscheidet
- Fachbereichsleitung
- Wer setzt um
- Die entwickelnde Person, gemeinsam mit einer zweiten
- Stolperfalle
- Es gibt keinen Zweiten. Der Code ist unkommentiert, liegt auf einem persönlichen Laufwerk, und bei Krankheit steht der Ablauf still.
Ablösung durch eine richtige Anwendung
- Wer entscheidet
- IT-Leitung mit der Fachbereichsleitung
- Wer setzt um
- Projekt oder Dienstleister
- Stolperfalle
- Die Ablösung wird erst geprüft, wenn die Lösung bereits geschäftskritisch ist. Dann ist der Umstieg ein Vorhaben und keine Aufräumaktion mehr.
Sechs Grenzen, an denen Office-Entwicklung endet
- 01 Mehrere Personen schreiben gleichzeitig in dieselbe Datei.
- 02 Die Datenmenge wächst über das hinaus, was ein Rechenblatt trägt.
- 03 Personenbezogene Daten liegen ohne Berechtigungskonzept in der Datei.
- 04 Der Ausfall der Datei hält einen Geschäftsprozess an.
- 05 Nur eine Person versteht den Code, und sie ist im Urlaub.
- 06 Es wird verlangt, jede Änderung nachweisbar zu protokollieren.
Was Office-Entwicklung tragfähig macht
Der Unterschied zwischen einer nützlichen und einer gefährlichen Lösung liegt in vier Dingen: lesbarer Code, saubere Datenhaltung, geklärte Sicherheit und ein zweiter Mensch, der sie versteht.
Aus der Aufzeichnung lesbaren Code machen
Der Rekorder schreibt jeden Klick mit und arbeitet auf dem, was gerade aktiv ist. Wer daraus feste Bezüge auf Arbeitsmappe und Blatt macht, Variablen deklariert und die Bildschirmaktualisierung bewusst steuert, hat aus einer Aufzeichnung eine Prozedur gemacht, die auch in einem halben Jahr noch tut, was sie soll.
Fehlerbehandlung von Anfang an einbauen
Ohne Fehlerbehandlung bricht eine Prozedur mitten in einer Änderung ab und hinterlässt einen halb bearbeiteten Zustand. Das ist schlimmer als ein Abbruch am Anfang, weil niemand sieht, wie weit sie gekommen ist. Eine Meldung mit Fundstelle und ein definierter Abbruch kosten zehn Zeilen.
Daten und Oberfläche trennen
Eine Tabellenkalkulation ist ein Rechenblatt und keine Datenbank. Sobald mehrere Personen gleichzeitig schreiben oder Beziehungen zwischen Datensätzen nötig werden, gehören die Daten in eine Datenbank, auch wenn die Oberfläche im Office bleibt. In Access heißt das Frontend und Backend zu trennen.
Die Makrosicherheit sauber lösen
Der richtige Weg ist ein vertrauenswürdiger Speicherort, den die Client-Administration festlegt, oder eine Signatur. Der falsche Weg ist die Bitte, die Sicherheitseinstellung im ganzen Haus zu senken. Wer den Unterschied erklären kann, bekommt die Ausnahme, die er tatsächlich braucht.
Wartbarkeit herstellen, bevor sie gebraucht wird
Ein Kopf mit Zweck und Änderungsdatum, sprechende Namen, eine Ablage außerhalb des persönlichen Laufwerks und ein zweiter Mensch, der die Lösung einmal durchgegangen ist. Das ist kein Vorgehen aus der Softwareentwicklung, sondern das Minimum, damit die Abteilung nicht an einer Person hängt.
Die Grenze benennen, bevor sie überschritten wird
Schreib auf, ab wann die Lösung abgelöst werden muss: ab wie vielen gleichzeitigen Nutzenden, ab welcher Datenmenge, ab welchem Schutzbedarf. Wer diese Schwelle vorher benennt, führt später eine sachliche Diskussion statt einer über Schuld.
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Was in dieser Rolle tatsächlich anfällt
Der Alltag besteht selten aus Programmieren am Stück. Er besteht daraus, dass jemand mit einer wiederkehrenden Handarbeit kommt, dass du sie ansiehst, dass du in zwei Stunden etwas baust, was vierzig Minuten pro Woche spart, und dass du danach ein Jahr lang kleine Anpassungen daran machst. Dazwischen liegen Fehlersuche, Erklären und das Zurückholen von Dateien, die jemand gespeichert hat, ohne die Makros zu übernehmen.
Die häufigste falsche Erwartung ist der Titel selbst. In den seltensten Fällen sucht ein Haus einen VBA-Entwickler als Vollzeitstelle. Gesucht wird eine kaufmännische Fachkraft, eine Sachbearbeitung oder eine Person im Controlling, die zusätzlich automatisieren kann. Das ist keine Abwertung, sondern eine Einordnung: Der Wert entsteht daraus, dass du den Prozess kennst, nicht daraus, dass du die Sprache kennst.
Die zweite falsche Erwartung ist, dass VBA veraltet und damit erledigt sei. Es ist alt, und es ist gleichzeitig in Excel, Word, Access, Outlook und PowerPoint vorhanden, ohne Installation und ohne Freigabe. Genau deshalb entsteht Office-Automatisierung weiter, auch in Häusern, die längst auf Low-Code-Werkzeuge gesetzt haben. Wer die Rolle ausfüllt, sollte beides einordnen können statt sich an eine Seite zu binden.
Der Weg hinein und was er nicht ist
Fast alle kommen aus dem Fachbereich. Jemand arbeitet in der Sachbearbeitung oder im Controlling, zeichnet ein Makro auf, wird neugierig und lernt weiter. Der übliche Ablauf ist ein Grundkurs, in dem aus der Aufzeichnung lesbarer Code wird, danach ein Aufbaukurs mit Objektmodell, Fehlerbehandlung und Zugriff über Anwendungsgrenzen hinweg, und für alle, deren Daten zu groß werden, ein Einstieg in Access.
Was dieser Weg nicht ist: eine Ausbildung zur Softwareentwicklung. Wer daraus einen Beruf machen will, braucht Dinge, die im Office nicht mitgeliefert werden, nämlich Versionsverwaltung, automatisierte Tests, eine zweite Sprache und die Gewohnheit, Code von anderen lesen zu lassen. Der Übergang ist möglich und wird häufig gegangen, aber er ist ein eigener Schritt und keine Fortsetzung.
Für die Bewerbung zählt weder die Zahl der Zeilen noch die Liste der Funktionen. Zeig eine Lösung, die noch läuft, obwohl du sie vor drei Jahren geschrieben hast, und erklär, warum sie noch läuft. Damit zeigst du genau die Eigenschaft, die in dieser Rolle knapp ist, nämlich dass du an den Tag nach der Fertigstellung gedacht hast.
Wo die Grenze zur richtigen Anwendung verläuft
Die Grenze verläuft nicht an der Größe des Codes, sondern an vier Fragen: Wie viele Personen arbeiten gleichzeitig damit, wie schutzbedürftig sind die Daten, was passiert bei einem Ausfall, und muss jemand Änderungen nachweisen können. Sobald eine dieser Fragen unangenehm zu beantworten ist, hat die Lösung ihre Bauform verlassen, unabhängig davon, wie sauber sie geschrieben ist.
In der Praxis wird diese Grenze fast immer überschritten, und zwar nicht aus Übermut, sondern weil niemand hinsieht. Eine Datei, die einen Monat lang eine Erleichterung war, ist nach zwei Jahren Teil eines Ablaufs, den die Abteilung nicht mehr ohne sie kann. Der einzige verlässliche Schutz ist, die Schwelle vorher aufzuschreiben und einmal im Jahr dagegen zu prüfen.
Für die Ablösung gibt es heute mehr Wege als früher. Ein Teil der Fälle passt in Low-Code-Werkzeuge, ein Teil gehört in eine Datenbank mit einer gebauten Oberfläche, und ein Teil war nie eine Anwendung, sondern ein Prozess, der besser geändert als automatisiert wird. Diese dritte Möglichkeit wird am häufigsten übersehen und ist oft die günstigste.
Woran sich zwei Leute mit gleicher Erfahrung unterscheiden
Der erste Unterschied ist die Frage vor dem ersten Codezeichen: Muss der Ablauf so aussehen. Die eine Person automatisiert die Handarbeit, die andere merkt, dass drei der sieben Schritte nur existieren, weil zwei Listen doppelt geführt werden, und schafft sie ab. Das Ergebnis ist weniger Code und ein besserer Prozess.
Der zweite Unterschied ist, was zurückbleibt. Die eine Lösung funktioniert, solange die Person da ist. Die andere hat einen Kommentar im Kopf, sprechende Namen, eine kurze Notiz zur Bedienung und liegt an einem Ort, den jemand anders findet. Der zusätzliche Aufwand liegt bei einer halben Stunde und entscheidet darüber, ob die Lösung eine Hilfe oder ein Risiko ist.
Der dritte Unterschied ist die Bereitschaft, die eigene Lösung abzuschaffen. Wer eine Datei über Jahre pflegt, obwohl sie längst in ein anderes System gehört, verteidigt sein Werk gegen den Betrieb. Wer die Ablösung selbst vorschlägt und begleitet, verliert eine Aufgabe und gewinnt Ansehen, das über diese eine Datei hinausreicht.
Wohin die Rolle führt
Die häufigste Fortsetzung sind die Low-Code-Werkzeuge. Wer Abläufe automatisieren kann und den Fachbereich versteht, bringt genau die Mischung mit, die dort gebraucht wird, und arbeitet danach an Lösungen, die zentral betrieben und berechtigt werden statt in Dateien zu liegen.
Die zweite Richtung führt in die Daten. Wer über Access an relationale Modelle geraten ist, landet folgerichtig bei Datenbanken, bei SQL und bei der Frage, wie Auswertungen sauber aus einem Modell entstehen. Das ist ein größerer Schritt als er wirkt, denn die Denkweise unterscheidet sich von der eines Rechenblatts erheblich.
Die dritte Richtung ist die Anwendungsbetreuung im eigenen Haus. Wer die Fachverfahren einer Abteilung kennt und mit der IT reden kann, wird zur Schnittstelle zwischen beiden Seiten. Das ist eine der stabilsten Rollen überhaupt, weil sie sich weder wegautomatisieren noch von außen ersetzen lässt.
Dazu passende Kurse
Sobald Daten in Beziehungen zueinander stehen, reicht ein Rechenblatt nicht mehr, und den Übergang dorthin gehen Kurse, in denen du aus einer aufgezeichneten Makrofolge lesbaren Code machst mit Formularen und Berichten durch.
Der größte Teil der Office-Automatisierung entsteht in Excel, deshalb liegt dort auch der Einstieg, für den es Trainings zur VBA-Programmierung in der Tabellenkalkulation als Grund- und Aufbaustufe gibt.
Die amtlichen Zahlen zu dieser Rolle
Die Zahl stammt aus der Berufsgattung Softwareentwicklung auf dem Anforderungsniveau Fachkraft, weil das der Zuschnitt ist, dem eine reine Office-Entwicklung am nächsten kommt. Sie ist damit die niedrigste Zelle in diesem Datensatz, und der Grund liegt im Anforderungsniveau: Es beschreibt den Zuschnitt der Stelle und nicht die Berufserfahrung der Person. Es sind Bruttomonatsverdienste Vollzeitbeschäftigter ohne Sonderzahlungen, ein Jahresverdienst liegt also über dem Zwölffachen, und der Median sagt mehr als der Durchschnitt, weil einzelne hohe Verdienste diesen nach oben ziehen. Wer VBA neben einer kaufmännischen Aufgabe schreibt, und das ist der Regelfall, taucht in dieser Gattung ohnehin nicht auf, sondern in seinem Grundberuf.
Amtliche Medianverdienste, April 2025
Brutto im MonatStatistisches Bundesamt, Verdiensterhebung. Vollzeit, ohne Sonderzahlungen. Die Hälfte der Beschäftigten verdient weniger als der Median, die andere Hälfte mehr.
KldB 43412, Durchschnitt 4.608 €, gerundet rund 50.000 € im Jahr ohne Sonderzahlungen
- Vollzeitbeschäftigte, Bruttomonatsverdienst ohne Sonderzahlungen. Weihnachts- und Urlaubsgeld, Prämien und Boni sind nicht enthalten, der Jahresverdienst liegt also über dem Zwölffachen.
- Das Anforderungsniveau beschreibt den Zuschnitt der Stelle, nicht die Berufserfahrung. Fachkraft, Spezialist und Experte sagen etwas über die Komplexität der Tätigkeit aus, nicht über Dienstjahre.
- Die Erhebung geht regional nur bis auf die Bundeslandebene. Für einzelne Städte gibt es keine amtlichen Zahlen, weil der Zufallsfehler zu groß wäre.
Quelle: Statistischer Bericht Verdienste , Statistisches Bundesamt (Destatis). Den eigenen Fall prüfst du im Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit . Beachte dort: Entgelte oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze sind der Statistik nicht bekannt, bei gut bezahlten IT-Rollen steht deshalb nur eine Untergrenze.
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Häufige Fragen
Ist VBA-Entwickler ein eigener Beruf?
Lohnt es sich noch, VBA zu lernen?
Was unterscheidet ein Makro von einer Anwendung?
Warum blockiert Office plötzlich meine Makros?
Passt thematisch dazu
Der Einstieg führt bei fast allen über die Aufzeichnung, deshalb lohnt es sich früh zu wissen, was der Makrorekorder abnimmt und wo er dich stehen lässt .
Wenn deine Lösung beim Empfänger nicht startet, liegt es selten am Code, und es hilft zu verstehen, warum Excel Makros aus fremden Dateien von sich aus blockiert .
Deine Ansprechpartner
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Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem IT-Berufe-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Vom aufgezeichneten Makro zu etwas, das jemand anders pflegen kann
Der Unterschied liegt in wenigen Gewohnheiten, und die lassen sich in zwei Kursen erwerben, bei cmt am eigenen Beispiel und auch als Live-Online-Termin.
Passt dazu
- Low-Code-Entwickler: schnell gebaut ist noch nicht verantwortet
- Controller: die Rolle ist Steuerung und nicht Kontrolle
- Sachbearbeiter: der Zuschnitt der Rolle hängt an den Werkzeugen
- Datenbankadministrator werden: von SQL zur Verantwortung für den laufenden Betrieb