Prompts teilen, ohne dass die Sammlung verwahrlost
Eine Sammlung wird erst brauchbar, wenn jeder Eintrag geprüft, datiert und einem Werkzeug zugeordnet ist und wenn feststeht, wer sie pflegt.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Ungeprüfte Prompts kosten mehr Zeit, als sie sparen
Die Situation kennt jedes Haus, in dem KI ein Jahr im Einsatz ist: Drei Abteilungen haben unabhängig voneinander gelernt, wie man brauchbare Zusammenfassungen bekommt, und jede hat es sich anders erarbeitet. Neue Leute fangen bei null an, weil sie nicht wissen, dass es die Lösung schon gibt, und die guten Formulierungen liegen in privaten Notizen.
Der teure Teil ist nicht die doppelte Arbeit, sondern die schwankende Qualität. Wenn zwei Personen dieselbe Aufgabe mit unterschiedlichen Eingaben lösen, unterscheiden sich die Ergebnisse in Struktur, Länge und Gründlichkeit, und beim Zusammenführen fällt das jemandem auf, der es dann von Hand angleicht.
Eine ungepflegte Sammlung ist dabei schlimmer als gar keine. Sie erzeugt den Eindruck, es gebe eine geprüfte Grundlage, und liefert Ergebnisse, für die sich niemand zuständig fühlt. Der Aufwand, das später aufzuräumen, ist höher als der Aufwand, von Anfang an mit einer festen Struktur je Eintrag zu arbeiten.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Schritt für Schritt
- 1
Den Bedarf aus echten Aufgaben ableiten
Sammle zuerst, welche Aufgaben im Team ohnehin täglich mit KI erledigt werden, und ordne sie nach Häufigkeit. Die Sammlung startet mit den fünf häufigsten, nicht mit einer Themenliste, die jemand am Reißbrett entworfen hat.
Geschafft, wenn: eine kurze Liste von Aufgaben, bei denen mehrere Leute nicken
- 2
Die Felder eines Eintrags festlegen
Einigt euch auf Aufgabe, Prompttext, Werkzeug und Modellstand, Beispieleingabe, Beispielausgabe, bekannte Grenzen, zuständige Person und Prüfdatum. Baut daraus eine Vorlage, die beim Anlegen automatisch erscheint.
Geschafft, wenn: ein leerer Eintrag zeigt selbst an, was noch fehlt
- 3
Die ersten Einträge gemeinsam schreiben
Nimm zwei bis drei Aufgaben aus der Liste und schreib die Einträge zu zweit, laut denkend. Dabei zeigt sich schneller als in jeder Diskussion, welche Felder überflüssig sind und welche Angabe fehlt.
Geschafft, wenn: drei vollständige Einträge, an denen sich alle weiteren orientieren
- 4
Die Freigabe durch eine zweite Person einüben
Lass jeden neuen Eintrag von jemandem nachbauen, der ihn nicht geschrieben hat, mit eigenen Daten und zwei Durchläufen. Weichen die Ergebnisse stark voneinander ab, geht der Eintrag mit einer konkreten Rückmeldung zurück.
Geschafft, wenn: kein Eintrag steht auf „geprüft“, den nur eine Person gesehen hat
- 5
Den Einreichweg bekannt machen
Sag in der Runde, in der ohnehin alle sitzen, wo Vorschläge eingehen und wer sie beantwortet. Verlink die Sammlung dort, wo die Arbeit stattfindet, statt eine Ankündigung per Mail zu verschicken.
Geschafft, wenn: innerhalb von zwei Wochen kommen Vorschläge von außerhalb des Kernteams
- 6
Den Prüftermin verankern
Setz einen wiederkehrenden Termin an, an dem die meistgenutzten Einträge erneut laufen. Halte je Eintrag nur fest, ob er bestätigt, überarbeitet oder abgestuft wurde, und trag das neue Datum ein.
Geschafft, wenn: jeder Eintrag trägt ein Prüfdatum, das nicht älter als ein Quartal ist
- 7
Nach drei Monaten aussortieren
Sieh dir an, welche Einträge nie benutzt wurden, und stufe sie ab oder streich sie. Eine kleine, benutzte Sammlung ist mehr wert als eine große, in der man suchen muss.
Geschafft, wenn: die Sammlung schrumpft einmal spürbar und wird danach wieder benutzt
Fünf Stationen von der Idee bis zum geprüften Eintrag
- 01 Jemand löst eine Aufgabe und merkt, dass der Prompt öfter gebraucht wird.
- 02 Der Vorschlag kommt mit Beispieleingabe und Beispielausgabe in die Ablage.
- 03 Eine zweite Person baut ihn mit eigenen Daten nach und vergleicht das Ergebnis.
- 04 Der Eintrag bekommt Zustand, Prüfdatum und eine zuständige Person.
- 05 Beim wiederkehrenden Termin läuft er erneut und wird bestätigt oder abgestuft.
Was du danach im Team aufsetzen kannst
Für eine funktionierende Sammlung brauchst du kein neues Werkzeug, sondern eine Handvoll Festlegungen, die alle kennen. Sie lassen sich an einem Vormittag treffen und tragen anschließend über Jahre.
Feste Felder je Eintrag
Du legst fest, welche Angaben ein Eintrag mindestens enthält, und weist Vorschläge ohne diese Angaben freundlich zurück. Ohne Beispielausgabe wird kein Eintrag freigegeben.
Freigabe durch eine zweite Person
Du beschreibst, was Prüfen konkret heißt: eigene Daten einsetzen, zweimal laufen lassen, mit der beschriebenen Ausgabe vergleichen. Das ist der Unterschied zwischen Sammlung und Ablage.
Zustände statt Löschen
Du führst die Zustände „geprüft“, „in Arbeit“ und „veraltet“ ein und markierst statt zu löschen. So wiederholt niemand eine Arbeit, die schon einmal gemacht und verworfen wurde.
Wiederkehrender Prüftermin
Du setzt einen festen Termin an, an dem die meistgenutzten Einträge erneut durchlaufen. Die Auswahl richtet sich nach der Nutzung, nicht nach dem Erstellungsdatum.
Klare Grenze für Inhalte
Du hältst schriftlich fest, welche Daten in Beispielen nicht vorkommen dürfen. Das ist die einzige Regel, die wirklich verbindlich sein muss.
Ein sichtbarer Einreichweg
Du benennst eine Stelle, an der Vorschläge eingehen, und eine Person, die antwortet. Ohne diesen Weg kommt der Zulauf nach wenigen Wochen zum Erliegen.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Warum die meisten Sammlungen nach zwei Monaten niemand mehr öffnet
Der übliche Anfang ist ein geteilter Ordner oder eine Intranetseite, an die jeder anhängen darf. Nach kurzer Zeit stehen dort fünf Varianten desselben Prompts nebeneinander, jede ein wenig anders, keine mit Datum. Wer sich bedienen will, müsste alle fünf ausprobieren und ist schneller, wenn er selbst formuliert. Genau das passiert dann auch, und die Sammlung wächst nur noch durch Nachschub, nicht durch Nutzung.
Der zweite Grund ist der Werkzeugwechsel. Ein Prompt, der im Chatfenster mit angehängter Datei gut funktioniert hat, tut im Assistenten der Bürosoftware etwas anderes, weil dort ein anderer Kontext mitgegeben und die Antwortlänge anders begrenzt wird. Steht am Eintrag nicht, wofür er geprüft wurde, liefert er beim nächsten Menschen ein enttäuschendes Ergebnis und beschädigt das Vertrauen in alle anderen Einträge gleich mit.
Was ein Eintrag enthalten muss, damit ihn jemand anders benutzen kann
Der Prompttext allein reicht nicht. Dazu gehören die Aufgabe in einem Satz, das Werkzeug und der Modellstand, mit dem geprüft wurde, ein Beispiel für die Eingabe und, das ist der am häufigsten fehlende Teil, ein Beispiel für die erwartete Ausgabe. Erst an der Beispielausgabe erkennt jemand innerhalb von Sekunden, ob der Eintrag zu dem passt, was er gerade vor sich hat.
Dazu kommen die Grenzen. Wenn ein Prompt bei langen Texten ungenau wird, an Tabellen mit verbundenen Zellen scheitert oder Zahlen aus dem Ausgangsmaterial gelegentlich neu erfindet, gehört das an den Eintrag und nicht in den Kopf der Person, die ihn geschrieben hat. Ein Eintrag mit ehrlich benannten Grenzen wird häufiger benutzt als einer, der alles verspricht.
Zuletzt zwei Angaben, die nach Bürokratie klingen und die Sammlung am Leben halten: wer zuständig ist und wann zuletzt geprüft wurde. Beides steht sichtbar oben am Eintrag, nicht in einer Versionshistorie, die niemand aufklappt.
Prüfen heißt nachbauen, nicht überfliegen
Die Freigabe erteilt nicht die Person, die den Prompt geschrieben hat. Eine zweite Person nimmt ihn, setzt eigene Daten ein und vergleicht das Ergebnis mit der beschriebenen Beispielausgabe. Weil dieselbe Eingabe nicht zwingend dieselbe Antwort erzeugt, lohnt der zweite Durchlauf: Weichen beide Ergebnisse deutlich voneinander ab, ist der Prompt zu offen formuliert und braucht klarere Vorgaben zu Format, Umfang und Umgang mit fehlenden Angaben.
Dieser Schritt kostet Minuten und entscheidet über den Wert der ganzen Sammlung. Wer ihn weglässt, bekommt eine Ablage voller Vorschläge. Wer ihn durchhält, bekommt eine Sammlung, auf die sich auch jemand verlässt, der das Thema fachlich selbst nicht beurteilen kann.
Wie die Sammlung gültig bleibt, wenn sich unter der Oberfläche etwas ändert
Modelle werden ausgetauscht, ohne dass sich das Fenster davor verändert. Deshalb braucht die Sammlung einen wiederkehrenden Termin, an dem die meistgenutzten Einträge noch einmal durchlaufen. Zehn Einträge in einer Stunde sind realistisch, und die Auswahl richtet sich nach der tatsächlichen Nutzung, nicht nach dem Alphabet.
Für das Ergebnis reichen drei Zustände: geprüft, in Arbeit, veraltet. Veraltete Einträge werden nicht gelöscht, sondern markiert und nach unten geschoben. Das wirkt kleinlich, verhindert aber, dass jemand in drei Monaten denselben Prompt noch einmal von vorn entwickelt, ohne zu wissen, dass er schon einmal geprüft und verworfen wurde.
Was nicht in die Sammlung gehört
Keine echten Personendaten und keine Kundenunterlagen in den Beispielen, auch nicht als Anhang zur Veranschaulichung. Für Beispiele genügt ein erfundener Fall mit derselben Struktur. Wer echte Vorgänge einstellt, macht aus einer Arbeitshilfe eine Datensammlung, die so niemand geplant hat und die in keiner Löschroutine auftaucht.
Ebenfalls draußen bleibt alles, was nur für einen einzigen Vorgang formuliert wurde. Die Sammlung wird nicht dadurch wertvoll, dass sie groß ist. Vierzig geprüfte Einträge, die den Alltag abdecken, schlagen dreihundert ungeprüfte, und der Unterschied wird spätestens nach dem ersten Quartal sichtbar.
Dazu passende Kurse
Wie ein Prompt so aufgebaut wird, dass er auch mit fremden Daten stabil bleibt, üben die Weiterbildungen für systematisches Prompten an eigenen Aufgaben.
Soll die Sammlung Teil eurer Wissensablage werden, helfen die Kurse zur Pflege von Firmenwissen bei Struktur und Auffindbarkeit.
Wie sicher bist du beim Thema wirklich?
Lesen fühlt sich schnell nach Können an. Ein kurzer Test zeigt dir, was davon schon sitzt und wo sich ein Kurs lohnt. Kostenlos, ohne Anmeldung, mit einer Erklärung zu jeder Antwort.
Die Inhalte wurden sehr gut vermittelt und Fragen wurden perfekt beantwortet.
Marco ist ein extrem guter Trainer, der mit seinem Fachwissen zum Thema KI sehr viel Expertise mitbringt.
Seminarleiter war sehr gut vorbereitet, Den Lehrstoff hat er ausführlich und praxisorientiert vorgetragen.
Häufige Fragen
Wo legen wir die Sammlung am besten ab?
Wer pflegt die Sammlung, wenn niemand dafür Zeit hat?
Sollen wir bestimmte Prompts verpflichtend machen?
Woran merken wir, ob die Sammlung etwas bringt?
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem KI-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Erst das Handwerk, dann die Sammlung
Wer selbst sauber formulieren kann, erkennt auch, ob ein eingereichter Prompt taugt, und genau daran hängt die Qualität der ganzen Sammlung.