Das KI im Büroalltag Training: Entlastung im Sekretariat
Mehr Zeit für Assistenzaufgaben: KI-Workflows für Texte, Meetings und sichere Freigaben
Die wichtigsten Themen
Prompts für Assistenzaufgaben
E-Mails mit Qualitätscheck
Protokolle aus Notizen
Zusammenfassungen und One-Pager
Datenschutz und Freigaben
Eigene KI-Workflows
Überblick Dieses KI im Büroalltag Training zeigt dir, wie du generative KI im Sekretariat, in der Assistenz und im Office Management für wiederkehrende Aufgaben einsetzt, ohne Professionalität, Vertraulichkeit oder fachliche...
Dieses KI im Büroalltag Training zeigt dir, wie du generative KI im Sekretariat, in der Assistenz und im Office Management für wiederkehrende Aufgaben einsetzt, ohne Professionalität, Vertraulichkeit oder fachliche Kontrolle abzugeben. Im Mittelpunkt stehen typische Situationen aus dem Arbeitsalltag: E-Mails vorbereiten, Texte überarbeiten, Protokolle aus Notizen entwickeln, Terminabstimmungen strukturieren, Dokumente zusammenfassen und Entscheidungsvorlagen verständlich aufbereiten.
Du arbeitest mit übertragbaren Prompt-Bausteinen für ChatGPT und Copilots, definierst passende Ausgabeformate und lernst, KI-Ergebnisse systematisch zu prüfen. Besonderes Gewicht liegt auf Qualitätskontrolle, Datenschutz, Anonymisierung und Freigabewegen, damit vertrauliche Informationen nicht unkontrolliert in KI-Tools landen. Das Seminar ist ideal, wenn du Assistenz- und Organisationsaufgaben effizienter bearbeiten möchtest und dafür belastbare Routinen statt einzelner Experimente suchst. Wenn du zunächst breiter in den KI-Einsatz in Office-Anwendungen einsteigen möchtest, passt ergänzend der ChatGPT & Copilot Grundkurs für Microsoft Office.
Die Themen Leistungsgrenzen generativer KI · Typische Fehlerbilder und Halluzinationen · Faktencheck und Plausibilitätsprüfung · Vertraulichkeit und Unternehmensregeln · Rollen, Freigaben und Verantwortung...
KI-Grundlagen für Assistenz und Sekretariat
- Leistungsgrenzen generativer KI
- Typische Fehlerbilder und Halluzinationen
- Faktencheck und Plausibilitätsprüfung
- Vertraulichkeit und Unternehmensregeln
- Rollen, Freigaben und Verantwortung
Prompting für wiederkehrende Büroaufgaben
- Ziel, Kontext, Rolle und Stil
- Ausgabeformate gezielt vorgeben
- Rückfragen systematisch erzwingen
- Prompt-Snippets wiederverwendbar aufbauen
- Vorlagen für Standardprozesse
Schriftverkehr und professionelle Tonalität
- E-Mail-Entwürfe und Antwortvarianten
- Briefe und formelle Texte
- Kürzen, glätten und strukturieren
- Deeskalierende Formulierungen
- Mehrsprachige Kommunikation
Meetings, Protokolle und Aufgabensteuerung
- Agenden und Einladungen vorbereiten
- Notizen strukturiert auswerten
- Beschlüsse und To-dos extrahieren
- Verantwortlichkeiten sauber benennen
- Follow-ups und Aufgabenlisten erstellen
Recherche, Zusammenfassungen und Entscheidungsvorlagen
- Dokumente verdichten und ordnen
- Kernaussagen präzise extrahieren
- Optionen vergleichbar darstellen
- One-Pager und Briefings entwickeln
- Unsicherheiten transparent markieren
Sichere KI-Workflows im Team
- Wiederkehrende Prozesse identifizieren
- Checklisten für Qualitätskontrolle
- Anonymisierung sensibler Informationen
- Freigabewege im Büroalltag
- Do’s and Don’ts für Teams
Zielgruppe
- Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz und persönliche Assistenz mit hohem Schriftverkehrs- und Koordinationsanteil
- Teamassistenz, Office Management und Sekretariat in Fachabteilungen, Verwaltung oder Projektorganisation
- Projektassistenz und PMO-nahe Rollen, die Meetings, Protokolle, Aufgabenlisten und Entscheidungsvorlagen vorbereiten
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben, die KI für Texte, Zusammenfassungen und Organisation sicher nutzen möchten
Das lernst du
- Sicherer Einsatz von ChatGPT und Copilots für wiederkehrende Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
- Strukturierte Prompts mit Ziel, Kontext, Tonalität, Format und Prüfauftrag erstellen
- Professionelle E-Mails, Protokolle, Zusammenfassungen und Entscheidungsvorlagen systematisch vorbereiten
- KI-Ergebnisse anhand von Fakten, Vollständigkeit, Ton und Vertraulichkeit prüfen
- Datenschutz- und Freigaberegeln in konkrete Büro-Workflows übertragen
- Eigene Prompt-Bausteine, Textvorlagen und Checklisten für den Arbeitsalltag entwickeln
So arbeiten wir
- Kurze fachliche Inputs zu KI-Grundlagen, Prompt-Struktur, Qualitätscheck und Vertraulichkeit
- Live-Demonstrationen mit typischen Assistenz-Szenarien aus Schriftverkehr, Meetings und Organisation
- Geführte Übungen mit Prompt-Snippets, Textbausteinen, Protokollvorlagen und Checklisten
- Fallarbeit an wiederkehrenden Büroaufgaben aus Sekretariat, Assistenz und Office Management
- Transferphase mit persönlichem Workflow-Plan für den eigenen Arbeitsplatz
Empfohlene Vorkenntnisse
- Sicherer Umgang mit E-Mail, Kalender und Office-Dokumenten
- Erfahrung mit typischen Büroprozessen, Schriftverkehr und Terminabstimmung
- Grundverständnis für vertrauliche Informationen, Datenschutz und Freigaben im Unternehmen
- Keine KI-Vorkenntnisse erforderlich, für Office-Grundlagen empfiehlt sich bei Bedarf das Training Effizient mit Microsoft 365
Dein Fahrplan
Der erste Seminartag schafft die Grundlage für den kontrollierten KI-Einsatz im Sekretariat. Behandelt werden Leistungsgrenzen generativer KI, typische Fehlerbilder, Qualitätskriterien und ein pragmatischer Prüfprozess für Texte und Zusammenfassungen. Anschließend folgt Prompting als Handwerk: Ziel, Kontext, Rolle, Stil, Format und Rückfragen werden so kombiniert, dass reproduzierbare Ergebnisse für Büroaufgaben entstehen.
Im zweiten Teil stehen E-Mails, Briefe und Tonalität im Mittelpunkt. Geübt werden Entwürfe, Antwortvarianten, Kürzungen, Umformulierungen, deeskalierende Kommunikation, mehrsprachige Texte und Terminabstimmungen. Die Ergebnisse werden anhand von Fakten, Ton, Vollständigkeit und Vertraulichkeit geprüft.
Organisatorisches
Lernformate
Unsere Seminare bieten dir maximale Flexibilität: Du kannst zwischen Live-Online und Vor Ort in unseren modernen Schulungszentren im D-A-CH Raum wählen. Beide Formate garantieren dir die gleiche hohe Qualität und interaktive Lernerfahrung.
Schulungsarten
Wir bieten dir verschiedene Schulungsarten: Offene Seminare, Firmenseminare für Teams und Inhouse-Schulungen direkt bei dir vor Ort. So findest du genau das Format, das zu deinen Bedürfnissen passt.
Uhrzeiten
09:00-16:00 Uhr
Aktuelle Software
In unseren offenen Kursen arbeiten wir mit der aktuellsten Software-Version. So lernst du direkt mit den Tools und Features, die du auch in deinem Arbeitsalltag verwendest - praxisnah und zukunftsorientiert. Bei Inhouse- und Firmenschulungen bestimmt ihr die Version.
Deine Vorteile
Zufriedenheitsgarantie
Wir sind von unserer Qualität überzeugt. Sollte ein Training einmal nicht deinen Erwartungen entsprechen, bieten wir dir an, den Kurs kostenlos zu wiederholen oder ein anderes Training zu besuchen. Ohne Risiko, ohne Diskussion.
Inklusivleistungen
Deine Teilnahme beinhaltet: Schulungsmaterial, Zertifikat, Verpflegung (bei Präsenzveranstaltungen) und persönliche Betreuung durch unsere Trainer und unser Orga-Team. Alles aus einer Hand - keine versteckten Kosten.
Lernen von Experten
Unsere Trainer sind zertifizierte und erfahrene Profis mit jahrelanger Berufserfahrung. Sie vermitteln dir in den Kursen nicht nur theoretisches Wissen, sondern teilen ihre Erfahrungen aus realen Projekten und helfen dir, das Gelernte direkt in deiner täglichen Arbeit anzuwenden. Das ist kein Werbeversprechen, sondern unser Anspruch. Am besten siehst du das in unseren Bewertungen, z.B. auch bei Google.
Keine Vorkasse
Du zahlst erst nach dem Seminar. Keine Vorkasse, keine Vorauszahlung - so kannst du sicher sein, dass du nur für das bezahlst, was du auch wirklich erhalten hast. Die Rechnung erhältst du erst nach Kursbeginn.
Max. 8 Teilnehmende
Wir setzen auf kleine Gruppen, damit du die Aufmerksamkeit bekommst, die du verdienst. So haben wir mehr Zeit für deine individuellen Fragen und können gezielt auf deine Bedürfnisse eingehen.
Termine & Buchung
Vor Ort
Online
Nicht der passende Termin dabei?
Wir finden eine Lösung: anderer Termin, mehrere Teilnehmer, Inhouse-Schulung oder individuelle Beratung.
Lieber gleich das ganze Team schulen?
Diese Schulung gibt es auch exklusiv für dein Unternehmen, bei euch vor Ort, an unseren Standorten oder Live-Online. Inhalte und Termine nach Maß.
Inhouse-Schulung
Wir kommen zu euch: diese Schulung maßgeschneidert in euren Räumen, für Unternehmen und Behörden.
- Inhalte exakt auf euch zugeschnitten
- Termine nach euren Bedürfnissen
- Günstiger ab mehreren Teilnehmern
- Vertraute Umgebung, kein Reiseaufwand
Firmen-Seminar
Exklusiv für dein Team an einem unserer Standorte oder Live-Online, individuell angepasst.
- Geschlossene Gruppe aus eurem Haus
- Individuelle Terminplanung
- An unseren Standorten oder Live-Online
- Angepasste Inhalte
Fragen und Antworten zu Das KI im Büroalltag Training: Entlastung im Sekretariat
Für wen eignet sich das KI im Büroalltag Training besonders?
Das Training richtet sich an Assistenz, Sekretariat, Office Management, Teamassistenz und Projektassistenz. Besonders passend ist es, wenn du regelmäßig E-Mails, Protokolle, Terminabstimmungen, Zusammenfassungen oder Entscheidungsvorlagen vorbereitest und KI dafür kontrolliert nutzen möchtest.
Welche KI-Tools werden im Seminar verwendet?
Im Seminar wird mit gängigen generativen KI-Tools wie ChatGPT und Copilots gearbeitet. Der Schwerpunkt liegt nicht auf einzelnen Produktfunktionen, sondern auf übertragbaren Methoden: klare Prompt-Struktur, passende Ausgabeformate, Qualitätsprüfung und sichere Workflows für den Büroalltag.
Ist das Seminar für KI-Einsteiger geeignet?
Ja. Du brauchst keine technischen KI-Vorkenntnisse. Wichtig sind Routine in Bürokommunikation, E-Mail, Office-Dokumenten und typischen Abstimmungsprozessen. Wenn du vorab einen breiteren Einstieg in ChatGPT suchst, ist der ChatGPT Grundkurs: Erfolgreich prompten eine passende Grundlage.
Geht es auch um Datenschutz und vertrauliche Inhalte?
Ja. Datenschutz, Vertraulichkeit, Anonymisierung und Freigaben sind feste Bestandteile des Trainings. Du lernst, welche Informationen nicht in KI-Tools gehören, wie sensible Inhalte entschärft werden und wie ein pragmatischer Prüf- und Freigabeprozess im Sekretariat aussieht.
Was bringt KI konkret für E-Mails und Schriftverkehr?
KI unterstützt bei Entwürfen, Varianten, Kürzungen, Tonalität, deeskalierenden Formulierungen und mehrsprachiger Kommunikation. Im Seminar trainierst du, wie aus einem groben Anliegen ein professioneller Text entsteht und wie du das Ergebnis anschließend auf Fakten, Stil, Vollständigkeit und Vertraulichkeit prüfst.
Kann KI bei Protokollen und Meetings helfen?
Ja. Du übst, aus Notizen strukturierte Protokoll-Entwürfe zu entwickeln, Beschlüsse und To-dos sauber herauszuarbeiten, Verantwortlichkeiten zu benennen und Follow-ups vorzubereiten. Dabei bleibt der menschliche Qualitätscheck zentral, damit Aussagen, Zuständigkeiten und sensible Inhalte korrekt behandelt werden.
Was nehme ich nach den zwei Seminartagen mit?
Du nimmst wiederverwendbare Prompt-Snippets, Textvorlagen, eine Qualitäts-Checkliste und einen persönlichen Workflow-Plan mit. Diese Materialien sind auf E-Mails, Protokolle, Zusammenfassungen, Entscheidungsvorlagen und Freigabeprozesse im Büroalltag ausgerichtet.
Welche Weiterbildung passt nach diesem Training?
Für vertiefte Automatisierung, Datenanalyse und komplexere KI-Workflows ist der ChatGPT Aufbaukurs sinnvoll. Wenn vertrauliche Kommunikation in Microsoft 365 eine größere Rolle spielt, ergänzt das Seminar Microsoft 365: Vertrauliche Kommunikation mit HR und BR den Lernpfad.
Weitere häufig gestellte Fragen und Antworten findest du in den FAQs.
Passende Schulungen nach dem Kurs
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Maximale Freiheit: Remote oder vor Ort
Lerne so, wie es in deinen Alltag passt - ohne Reise-Stress und Zeitverlust. Egal ob remote, hybrid oder präsent vor Ort: Wir garantieren dir ein nahtloses und effektives Lernerlebnis, egal von wo du dich zuschaltest.
Mit Zufriedenheitsgarantie
Wir sind von unserer Qualität überzeugt - und wollen, dass du es auch bist. Sollte ein Training einmal nicht deinen Erwartungen entsprechen, bieten wir dir an, den Kurs kostenlos zu wiederholen oder ein anderes Training zu besuchen. Ohne Risiko, ohne Diskussion.
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