Copilot und Datenschutz: Wer im Haus plötzlich was findet
Copilot legt keine neue Datenschicht an, sondern macht sichtbar, was im Mandanten ohnehin freigegeben ist, und genau dort entscheidet sich der Datenschutz.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Das Risiko sitzt in der gewachsenen Freigabepraxis, nicht im Modell
In den meisten Häusern sieht die Ausgangslage gleich aus. Über Jahre sind Websites, Bibliotheken, Teams-Gruppen und Freigabelinks entstanden, die niemand mehr vollständig überblickt. Solange man den Dateinamen oder die passende Suchanfrage kennen musste, ist das nicht aufgefallen. An dieser Lage ändert Copilot technisch nichts, es macht sie nur in Alltagssprache abfragbar.
Wer das erst nach der Lizenzverteilung merkt, zahlt doppelt. Eine Antwort, die Inhalte aus einer alten Projektwebsite mit Personal- oder Vertragsunterlagen zusammenzieht, ist ein Vorfall, der intern erklärt und dokumentiert werden muss. Und sie beschädigt das Vertrauen ausgerechnet bei den Leuten, die die Einführung tragen sollen.
Der umgekehrte Fehler kostet ähnlich viel. Wird aus Vorsicht pauschal gesperrt, bleiben etwa die Datenschutzeinstellungen für verbundene Erfahrungen deaktiviert, und dann suchen IT und Einkauf wochenlang nach einem Lizenzfehler, während in Word und Excel schlicht nichts erscheint. Beides lässt sich vermeiden, wenn die Zuständigkeiten vorher geklärt sind.
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Wer entscheidet was
| Thema | Wer entscheidet | Wer setzt um | Stolperfalle |
|---|---|---|---|
| Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams | Der Fachbereich als Eigentümer der Ablage, gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten | SharePoint- und Entra-Administration | Organisationsweite Freigaben und Links ohne Ablaufdatum aus alten Projekten laufen weiter, weil sie nie jemand zurückgenommen hat. |
| Aufbewahrung der Copilot-Interaktionen | Datenschutz und Geschäftsführung, abgestimmt mit der Revision | Purview-Administration über Aufbewahrungsrichtlinien | Die bestehende Löschregel für Chats gilt nicht automatisch auch für den Aktivitätsverlauf, das muss jemand bewusst entscheiden. |
| Vertraulichkeitsbezeichnungen | Informationssicherheit und Recht legen das Schema fest | Purview-Administration technisch, die Fachbereiche beim Vergeben | Das Schema steht seit Jahren, vergeben wird es kaum. Eine Bezeichnung, die niemand setzt, schützt kein einziges Dokument. |
| Modelle von Drittanbietern und EU-Datengrenze | Datenschutzbeauftragter und Geschäftsführung | Mandanten-Administration in den Copilot-Einstellungen | Die Zusage steht im Verarbeitungsverzeichnis, die Einstellung im Mandanten hat aber nie jemand geprüft und dokumentiert. |
| Mitbestimmung und Datenschutz-Folgenabschätzung | Geschäftsführung mit Betriebsrat, fachlich begleitet vom Datenschutzbeauftragten | Personalabteilung und IT bei der Lizenzvergabe | Das Thema kommt erst auf, wenn die Lizenzen schon verteilt sind, und hält dann die gesamte Einführung an. |
Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams
- Wer entscheidet
- Der Fachbereich als Eigentümer der Ablage, gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten
- Wer setzt um
- SharePoint- und Entra-Administration
- Stolperfalle
- Organisationsweite Freigaben und Links ohne Ablaufdatum aus alten Projekten laufen weiter, weil sie nie jemand zurückgenommen hat.
Aufbewahrung der Copilot-Interaktionen
- Wer entscheidet
- Datenschutz und Geschäftsführung, abgestimmt mit der Revision
- Wer setzt um
- Purview-Administration über Aufbewahrungsrichtlinien
- Stolperfalle
- Die bestehende Löschregel für Chats gilt nicht automatisch auch für den Aktivitätsverlauf, das muss jemand bewusst entscheiden.
Vertraulichkeitsbezeichnungen
- Wer entscheidet
- Informationssicherheit und Recht legen das Schema fest
- Wer setzt um
- Purview-Administration technisch, die Fachbereiche beim Vergeben
- Stolperfalle
- Das Schema steht seit Jahren, vergeben wird es kaum. Eine Bezeichnung, die niemand setzt, schützt kein einziges Dokument.
Modelle von Drittanbietern und EU-Datengrenze
- Wer entscheidet
- Datenschutzbeauftragter und Geschäftsführung
- Wer setzt um
- Mandanten-Administration in den Copilot-Einstellungen
- Stolperfalle
- Die Zusage steht im Verarbeitungsverzeichnis, die Einstellung im Mandanten hat aber nie jemand geprüft und dokumentiert.
Mitbestimmung und Datenschutz-Folgenabschätzung
- Wer entscheidet
- Geschäftsführung mit Betriebsrat, fachlich begleitet vom Datenschutzbeauftragten
- Wer setzt um
- Personalabteilung und IT bei der Lizenzvergabe
- Stolperfalle
- Das Thema kommt erst auf, wenn die Lizenzen schon verteilt sind, und hält dann die gesamte Einführung an.
Sechs Stationen, die eine Copilot-Antwort durchläuft
- 01 Die Frage geht vom angemeldeten Konto aus, nicht von einer anonymen Instanz.
- 02 Der semantische Index liefert nur Inhalte, für die dieses Konto Leserecht hat.
- 03 Vertraulichkeitsbezeichnungen und die darin gesetzten Nutzungsrechte gelten unverändert.
- 04 Für Microsoft 365 Copilot bleibt die Verarbeitung innerhalb der EU-Datengrenze.
- 05 Eingaben und Antworten liegen verschlüsselt als Aktivitätsverlauf im eigenen Mandanten.
- 06 Über Purview lässt sich dieser Verlauf suchen, exportieren und aufbewahren.
Was du nach dieser Klärung entscheiden kannst
Datenschutz bei Copilot ist zu einem großen Teil Arbeit an Berechtigungen, Bezeichnungen und Zuständigkeiten. Die folgenden Punkte gehören auf den Tisch, bevor die erste Lizenz zugewiesen wird.
Freigaben belastbar prüfen
Du weißt, welche Websites organisationsweite Freigaben zulassen und welche Freigabelinks ohne Ablaufdatum unterwegs sind. Personal-, Vertrags- und Gremienablagen bringst du vor dem Rollout in den Zustand, den du auch verantworten willst.
Aufbewahrung bewusst setzen
Du entscheidest ausdrücklich, wie lange der Copilot-Aktivitätsverlauf im Mandanten bleibt, statt die Regel für Chats stillschweigend mitgelten zu lassen. Über eDiscovery in Microsoft Purview lässt sich dieser Verlauf suchen und exportieren.
EU-Datengrenze nachweisen können
Du prüfst, ob Modelle von Drittanbietern im Mandanten genutzt werden dürfen, und hältst das Ergebnis fest. Wer die EU-Datengrenze in einen Vertrag oder ins Verarbeitungsverzeichnis schreibt, muss diese Einstellung kennen und ihren Stand mit Datum dokumentieren, statt sich auf eine Voreinstellung zu verlassen.
Bezeichnungen dort vergeben, wo sie zählen
Du klassifizierst zuerst die Ablagen von Personal, Recht und Geschäftsführung. Eine Vertraulichkeitsbezeichnung wirkt nur auf Dokumente, die tatsächlich eine tragen, und Copilot respektiert die damit eingeräumten Nutzungsrechte.
Mitbestimmung früh einbinden
Du klärst mit dem Betriebsrat, wie sich der geplante Einsatz zur Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen verhält, und zwar bevor Lizenzen verteilt sind. Nachträglich hält das eine laufende Einführung an.
Im Haus Auskunft geben
Du kannst erklären, dass Eingaben und Antworten nicht in das Training der Modelle einfließen, wo sie stattdessen liegen und wie einzelne Personen ihren eigenen Aktivitätsverlauf löschen. Das nimmt den meisten Gesprächen die Schärfe.
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Copilot erbt die Berechtigungen, die schon da sind
Wenn jemand nach dem Stand der Gehaltsrunde fragt, durchsucht der semantische Index nur Inhalte, für die das Konto mindestens Leserecht hat. Das klingt beruhigend, verschiebt das Problem aber an eine Stelle, an der es jahrelang unbemerkt bleiben konnte: die SharePoint-Website, die einmal für ein Projekt auf "Jeder in der Organisation" gestellt wurde, das OneDrive-Verzeichnis mit dem nie ablaufenden Freigabelink, die Teams-Gruppe, aus der niemand ausgetragen wird.
Vor Copilot musste jemand den Dateinamen kennen oder die passende Suchanfrage stellen, jetzt genügt eine Frage in Alltagssprache. Prüf deshalb vor der Einführung gezielt, wer Zugriff auf Personal-, Vertrags- und Gremienunterlagen hat, welche Websites organisationsweite Freigaben erlauben und welche Freigabelinks ohne Ablaufdatum unterwegs sind. Das ist Aufräumarbeit in SharePoint und Entra ID, keine Copilot-Einstellung.
Was mit Eingaben und Antworten passiert
Eingaben und Antworten werden gespeichert, und zwar verschlüsselt als Copilot-Aktivitätsverlauf im eigenen Mandanten; es gelten dieselben vertraglichen Zusagen wie für die übrigen Microsoft-365-Inhalte. Für das Training der zugrunde liegenden Modelle nutzt Microsoft sie nicht. Freiwilliges Kundenfeedback ist davon getrennt und lässt sich über Administratoreinstellungen steuern.
Für die Verwaltung heißt das vor allem: Dieser Verlauf ist auffindbar. Über eDiscovery in Microsoft Purview lassen sich die Copilot-Interaktionen suchen und exportieren, und dort legst du auch fest, wie lange sie aufbewahrt werden. Wer für Chats bereits eine Löschregel hat, sollte bewusst entscheiden, ob dieselbe Regel auch dafür gilt. Einzelne Personen können ihren eigenen Aktivitätsverlauf zusätzlich im Portal "Mein Konto" löschen.
EU-Datengrenze und die Ausnahme, die du kennen solltest
Für alle, die in der Europäischen Union arbeiten, ist Microsoft 365 Copilot ein Dienst der EU-Datengrenze; der Datenverkehr bleibt also innerhalb dieser Grenze. In derselben Dokumentation steht eine Einschränkung, die selten mitgelesen wird: Modelle, die Anthropic als Unterauftragsverarbeiter bereitstellt, sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen.
Ob solche Modelle von Drittanbietern im Mandanten überhaupt genutzt werden, entscheidet die Administration. Wer die EU-Datengrenze als Zusage in Verträge oder ins Verarbeitungsverzeichnis schreibt, sollte diese Einstellung ausdrücklich prüfen und das Ergebnis dokumentieren, statt sie auf dem Standard zu belassen.
Vertraulichkeitsbezeichnungen wirken weiter
Sind Dateien mit Microsoft Purview Information Protection verschlüsselt, respektiert Copilot die Nutzungsrechte, die dem Konto eingeräumt wurden. Eine Bezeichnung, die den programmgesteuerten Zugriff ausschließt, hält damit auch Agents von den Inhalten fern.
Umgekehrt schützt eine Bezeichnung nichts, die niemand vergibt. Wenn im Haus bisher nur ein kleiner Teil der Dokumente klassifiziert ist, ist der Copilot-Rollout der Anlass, das für die wirklich heiklen Ablagen nachzuholen, beginnend bei Personal, Recht und Geschäftsführung.
Was vor dem Rollout organisatorisch geklärt sein muss
Zwei Punkte gehören früh auf den Tisch und nicht in die Woche nach dem Start. Erstens die Frage, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist; Artikel 35 DSGVO knüpft sie an ein voraussichtlich hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen, und die Bewertung trifft die verantwortliche Stelle gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten. Zweitens die Mitbestimmung: Nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Wie das auf euren geplanten Einsatz zutrifft, klärst du mit dem Betriebsrat, bevor Lizenzen verteilt sind.
Ein dritter Punkt ist technisch und wird gern übersehen: Die Datenschutzeinstellungen für verbundene Erfahrungen in den Microsoft-365-Apps wirken auf Copilot. Sind die Erfahrungen, die Inhalte analysieren, organisationsweit deaktiviert, stehen die Copilot-Funktionen in Word, Excel, Outlook, PowerPoint und OneNote schlicht nicht zur Verfügung. Wer das vor Jahren aus Vorsicht abgeschaltet hat, sucht sonst lange nach einem Lizenzfehler, den es nicht gibt.
Dazu passende Kurse
Wie du Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrung im Mandanten sauber aufsetzt, zeigen die Kurse rund um Copilot und Datenschutz .
Wer daraus eine belastbare Richtlinie für den gesamten KI-Einsatz machen will, findet den Rahmen dafür über die Kurse zu KI-Governance und Compliance .
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Ich bin sehr zufrieden, alles wurde klar erklärt. Insgesamt war der Kurs sehr informativ und sehr empfehlenswert.
Referent und Inhalt sehr gut und vor allem durch den kleinen Teilnehmerkreis sehr hilfreich.
Gut verständlich erklärt, weitere Möglichkeiten und Optionen aufgezeigt. Die Teilnehmer hatten bereits sehr unterschiedliche Vorkenntnisse, da hat der Veranstalter aber keinen Einfluss.
Häufige Fragen
Trainiert Microsoft seine Modelle mit unseren Dokumenten?
Sieht Copilot Dateien, für die ich keine Berechtigung habe?
Wie lange bleiben Copilot-Interaktionen gespeichert?
Passt thematisch dazu
Weil Copilot keine neuen Rechte vergibt, sondern die vorhandenen nutzt, gehört vor den Rollout das Aufräumen zu weit gefasster Freigaben .
Welche Bestandteile dabei zusammenspielen, vom Sprachmodell bis zum Zugriff auf Mails und Dateien, steht in der kompakten Einordnung des Assistenten .
Deine Ansprechpartner
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Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem Microsoft 365-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
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Copilot einführen, ohne die Datenschutzfragen hinterherzuschleppen
In den Kursen rund um Microsoft 365 und Copilot gehst du diese Klärung an einer echten Mandantenstruktur durch, von den Freigaben über Purview bis zur Kommunikation im Haus.