Was ist Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot ist der in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams eingebaute KI-Assistent, der ein Sprachmodell mit den Daten des eigenen Mandanten verbindet: Er greift auf Dateien, Mails, Chats und Termine zu, für die dein Konto bereits berechtigt ist.
Sobald im Unternehmen jemand fragt, ob die KI jetzt auch die Dateien im Team lesen darf, geht es um Copilot und um Berechtigungen, die längst vorher gesetzt wurden.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
- Sieht
- Nur Inhalte, für die dein Konto berechtigt ist
- Steckt in
- Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams
- Grundlage
- Microsoft Graph und ein Sprachmodell
- Verwechselt mit
- Copilot Chat ohne Zugriff auf Firmendaten
Was er sieht und was nicht
Zwischen deiner Anfrage und dem Sprachmodell steht Microsoft Graph. Dort ist hinterlegt, welche Dateien, Mails, Chats und Besprechungen es gibt und wer darauf zugreifen darf. Copilot sucht in diesem Bestand nach passenden Stellen, gibt sie dem Modell als Kontext mit und formuliert daraus die Antwort. Deshalb kennt er die letzte Angebotsversion, wenn sie in SharePoint liegt, und nicht, wenn sie auf einem lokalen Laufwerk liegt.
Die Berechtigungen bleiben dabei die deines Kontos. Genau das legt allerdings ein altes Problem offen: Ablagen und Teams-Bereiche, die über Jahre zu breit freigegeben wurden, findet von Hand niemand, ein Assistent aber sofort. Vor der Einführung gehört deshalb ein Blick auf Freigaben, Vertraulichkeitsbezeichnungen und verwaiste Bereiche.
Wo er im Alltag Zeit spart
Am zuverlässigsten arbeitet Copilot dort, wo er zusammenfassen und umformulieren kann: der Rückstand im Postfach nach dem Urlaub, ein langer Mailverlauf vor der Antwort, die Zusammenfassung einer Teams-Besprechung samt Aufgabenliste, ein Entwurf aus einem vorhandenen Dokument oder ein erster Rohbau einer Präsentation aus einem Text.
Schwächer wird es, je genauer gerechnet werden muss. In Excel formuliert er Formeln und erklärt Auswertungen, die Zahlen selbst solltest du nachrechnen. Auch Layout und Feinformatierung erledigt er selten so, dass nichts mehr zu tun bleibt.
Was vor der Einführung zu klären ist
Copilot ist eine kostenpflichtige Erweiterung, die pro Person lizenziert wird und nicht in jedem Plan enthalten ist. Sinnvoller als eine Freigabe für alle ist ein Start mit einer kleinen Gruppe und klaren Aufgaben, denn wer keinen konkreten Anwendungsfall hat, probiert zweimal etwas aus und lässt es dann liegen.
Dazu kommen Einweisung und Regeln. Die häufigste Enttäuschung entsteht durch zu knappe Anweisungen: Ohne Angabe von Ziel, Zielgruppe, Format und Quelle liefert der Assistent Mittelmaß. Und weil auch Copilot Aussagen erfinden kann, gehört eine Prüfregel dazu, bevor Texte nach außen gehen.
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Microsoft 365 Copilot und was oft damit gleichgesetzt wird
Der Copilot im Browser oder in der App arbeitet mit der Websuche und dem, was du selbst hineinkopierst. Microsoft 365 Copilot greift zusätzlich auf die Inhalte des eigenen Mandanten zu, und dieser Unterschied ist der eigentliche Grund für die Lizenz.
Mit Copilot Studio baust du eigene Assistenten und Agenten mit festgelegten Datenquellen und Abläufen. Microsoft 365 Copilot ist dagegen das fertige Produkt in den Office-Anwendungen.
Dienste ohne Anbindung an den Mandanten kennen die eigenen Unternehmensdaten nicht, solange niemand sie hineinkopiert. Genau das ist datenschutzrechtlich der heikle Punkt und ein Grund, warum viele Häuser einen integrierten Assistenten bevorzugen.
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Über den ruhigen Verlauf entscheidet das Berechtigungskonzept
Copilot verschafft sich keine neuen Rechte, aber er macht sichtbar, was ohnehin offen lag. In vielen Unternehmen liegen Bereiche auf SharePoint, die formal für alle freigegeben sind und die trotzdem nie jemand geöffnet hat, weil die Suche danach zu mühsam war. Mit einem Assistenten, den man in normalen Sätzen fragt, fällt diese Hürde weg.
Der zweite Punkt ist die Erwartung im Haus. In Outlook und Teams ist der Nutzen schnell spürbar, weil Zusammenfassungen und Antwortentwürfe genau die Arbeit treffen, die Zeit frisst. In Excel fällt das Urteil gemischter aus, weil das Modell mit einer unaufgeräumten Tabelle genauso wenig anfangen kann wie eine Kollegin, die die Datei zum ersten Mal sieht.
Vor der Einführung lohnt sich deshalb dieselbe Reihenfolge wie in jedem Berechtigungsprojekt. Zuerst klärst du, wer worauf zugreifen darf. Danach stattest du eine kleine Gruppe aus und sammelst ihre Rückmeldungen ein. Zum Schluss legst du fest, welche Ergebnisse ungeprüft weiterverwendet werden dürfen und welche nicht.
Microsoft 365 Copilot lernen
Wie sich der Assistent in den täglichen Ablauf einfügt, ohne dass jemand doppelte Arbeit macht, zeigen die Microsoft-365-Kurse für Anwender an konkreten Aufgaben.
Wer bessere Anweisungen formulieren und verstehen will, warum eine Antwort manchmal daneben liegt, findet das in die Kurse rund um Prompting .
Sitzt Microsoft 365 Copilot schon?
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Häufige Fragen
Werden unsere Daten zum Training verwendet?
Sieht Copilot Dateien, für die ich keine Rechte habe?
Lohnt sich das für uns?
Passt thematisch dazu
Die Ankündigungen versprechen mehr, als im Arbeitsalltag ankommt, deshalb lohnt der Blick darauf, was der Assistent in den einzelnen Programmen tatsächlich abnimmt .
Weil der Assistent auf Mails, Dateien und Chats zugreift, stellt sich sofort die Frage, welche Daten dabei den eigenen Mandanten verlassen und welche nicht .
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Yves Hoppe
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