Copilot-Voraussetzungen: Was wirklich erfüllt sein muss
Lizenz, Entra-Konto und Postfach sind schnell geprüft, über den Nutzen entscheidet danach die Frage, ob Copilot in eurer Ablage überhaupt etwas Brauchbares findet.
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Die Lizenz ist die kleinste Hürde auf dem Weg zu brauchbaren Antworten
Die Frage kommt meistens aus dem Einkauf oder aus der Geschäftsführung, und sie klingt einfach: Was brauchen wir für Copilot? Die Antwort auf dem Papier ist ein Basisabonnement, ein Add-on je Person, ein Konto in Microsoft Entra ID und ein Primärpostfach in Exchange Online. Damit ist der kaufmännische Teil erledigt, der eigentliche Aufwand fängt danach an.
Teuer wird es, wenn Lizenzen gekauft werden, bevor jemand die Umgebung angesehen hat. Wer überwiegend im Servicepostfach arbeitet, bekommt Copilot dort nicht, weil freigegebene und delegierte Postfächer nicht unterstützt werden. Wo Firewalls die WebSocket-Verbindung blockieren, entstehen Fehler, die nach einem Lizenzproblem aussehen und keines sind. Und wo Angebote in drei Kanälen und zwei Bibliotheken parallel liegen, kommen widersprüchliche Zusammenfassungen heraus.
Die Rechnung läuft trotzdem weiter. Eine Lizenz, die drei Monate ungenutzt bleibt, kostet dasselbe wie eine, die täglich Arbeit spart, und der Ruf des Werkzeugs im Haus ist nach so einem Start schwer zu reparieren.
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Der direkte Vergleich
Copilot Chat ohne Add-on
in berechtigten Microsoft-365-Abonnements enthalten, antwortet auf Grundlage von Internetinhalten
Microsoft 365 Copilot als Add-on
kostenpflichtig je Person, arbeitet zusätzlich mit dem, was das Entra-Konto sehen darf
| Entscheidungsfrage | Copilot Chat ohne Add-on | Microsoft 365 Copilot als Add-on |
|---|---|---|
| Was kostet der Zugang zusätzlich? | Stärke In berechtigten Microsoft-365-Abonnements ist der Chat ohne Zusatzkosten enthalten, ein Test kostet also nur Zeit. | Kommt darauf an Das Add-on wird je Person lizenziert und läuft weiter, ob die Lizenz genutzt wird oder nicht. Die kaufmännischen Bedingungen stehen bei Microsoft und gehören vor das Angebotsgespräch. |
| Kommt es an eure eigenen Dateien, Mails und Besprechungen heran? | Schwäche Der Chat antwortet aus Internetinhalten und aus Dateien, die du ihm im Gespräch selbst mitgibst. Von sich aus durchsucht er weder eure Bibliotheken noch Postfächer oder Teams. | Stärke Der arbeitsbezogene Chat greift auf das zu, was das angemeldete Entra-Konto sehen darf, und genau dafür ist die Lizenz da. |
| Hilft es bei der Arbeit am geöffneten Dokument? | Kommt darauf an Zum Formulieren, Umschreiben und Recherchieren taugt der Chat, den Inhalt der geöffneten Datei nimmt er dabei aber nicht als Grundlage. | Stärke Entwurf, Zusammenfassung und Rückfragen zum Dokument laufen in Word, Excel, Outlook und PowerPoint direkt an dem, was gerade offen ist. |
| Wie viel muss technisch vorher stimmen? | Stärke Ein berechtigtes Abonnement und die Anmeldung genügen, große Vorarbeiten in der Umgebung braucht es nicht. | Kommt darauf an Konto in Entra ID, Primärpostfach in Exchange Online, freie WSS-Verbindung, aktive verbundene Erfahrungen und, bei gerätebasierter Lizenzierung von Microsoft 365 Apps for Enterprise, ein anderer Lizenzweg. |
| Was passiert bei unordentlicher Ablage? | Kommt darauf an Der Chat hängt nicht an eurem Dateibestand, deshalb fällt dessen Zustand hier gar nicht auf. Über den Nutzen im eigenen Haus sagt ein Test damit aber auch nichts. | Schwäche Drei Fassungen desselben Angebots in zwei Bibliotheken führen zu widersprüchlichen Zusammenfassungen, und die Schuld landet beim Werkzeug statt bei der Ablage. |
Was kostet der Zugang zusätzlich?
In berechtigten Microsoft-365-Abonnements ist der Chat ohne Zusatzkosten enthalten, ein Test kostet also nur Zeit.
Das Add-on wird je Person lizenziert und läuft weiter, ob die Lizenz genutzt wird oder nicht. Die kaufmännischen Bedingungen stehen bei Microsoft und gehören vor das Angebotsgespräch.
Kommt es an eure eigenen Dateien, Mails und Besprechungen heran?
Der Chat antwortet aus Internetinhalten und aus Dateien, die du ihm im Gespräch selbst mitgibst. Von sich aus durchsucht er weder eure Bibliotheken noch Postfächer oder Teams.
Der arbeitsbezogene Chat greift auf das zu, was das angemeldete Entra-Konto sehen darf, und genau dafür ist die Lizenz da.
Hilft es bei der Arbeit am geöffneten Dokument?
Zum Formulieren, Umschreiben und Recherchieren taugt der Chat, den Inhalt der geöffneten Datei nimmt er dabei aber nicht als Grundlage.
Entwurf, Zusammenfassung und Rückfragen zum Dokument laufen in Word, Excel, Outlook und PowerPoint direkt an dem, was gerade offen ist.
Wie viel muss technisch vorher stimmen?
Ein berechtigtes Abonnement und die Anmeldung genügen, große Vorarbeiten in der Umgebung braucht es nicht.
Konto in Entra ID, Primärpostfach in Exchange Online, freie WSS-Verbindung, aktive verbundene Erfahrungen und, bei gerätebasierter Lizenzierung von Microsoft 365 Apps for Enterprise, ein anderer Lizenzweg.
Was passiert bei unordentlicher Ablage?
Der Chat hängt nicht an eurem Dateibestand, deshalb fällt dessen Zustand hier gar nicht auf. Über den Nutzen im eigenen Haus sagt ein Test damit aber auch nichts.
Drei Fassungen desselben Angebots in zwei Bibliotheken führen zu widersprüchlichen Zusammenfassungen, und die Schuld landet beim Werkzeug statt bei der Ablage.
Was passt wann
- Wenn ihr erst herausfinden wollt, ob die Leute überhaupt mit einem Chat arbeiten mögen
- fang mit dem enthaltenen Copilot Chat an und übe daran das Formulieren, bevor Geld fließt.
- Wenn der Gewinn aus euren eigenen Mails, Protokollen und Auswertungen kommen soll
- führt am Add-on kein Weg vorbei, denn nur der arbeitsbezogene Zugriff sieht diese Inhalte.
- Wenn die zentralen Ablagen noch verstreut sind und Berechtigungen niemand geprüft hat
- räum zuerst auf und kauf die Lizenzen danach, sonst bezahlst du die Unordnung monatlich mit.
Sechs Prüfungen vor der ersten Lizenz
- 01 Der vorhandene Basisplan steht in den Lizenzoptionen bei Microsoft.
- 02 Jedes Konto liegt in Microsoft Entra ID mit Primärpostfach in Exchange Online.
- 03 Die Datenschutzeinstellungen für verbundene Erfahrungen sind nicht gesperrt.
- 04 Firewall und Proxy lassen WSS zu cloud.microsoft und office.com durch.
- 05 Die zentralen Ablagen sind zusammengeführt und die Berechtigungen geprüft.
- 06 Erst danach gehen die ersten Add-on-Lizenzen an die Pilotgruppe.
Was du vor dem Angebotsgespräch geklärt hast
Die folgenden Punkte lassen sich in wenigen Tagen prüfen und ersparen die typischen Rückschläge der ersten Wochen. Keiner davon braucht eine bereits gekaufte Lizenz.
Basisplan gegen die Lizenzoptionen halten
Du siehst in den Lizenzoptionen bei Microsoft nach, welche Pläne aktuell zum Add-on berechtigen, statt dich auf eine Aufzählung im Angebot zu verlassen. Die Liste ist über die Jahre deutlich länger geworden.
Postfachsituation ehrlich anschauen
Du prüfst, wer im Haus überwiegend in freigegebenen, delegierten oder Gruppenpostfächern arbeitet. Für diese Leute bringt eine Lizenz in Outlook nichts, unterstützt wird nur das Primärpostfach in Exchange Online.
Netzwerk vorher freimessen
Du lässt die WSS-Konnektivität zu cloud.microsoft und office.com prüfen, dazu Proxys mit knappen Zeitlimits und Geräte, die TLS aufbrechen. Das erspart dir die Fehlersuche in der Woche nach dem Start.
Verbundene Erfahrungen kontrollieren
Du kontrollierst die Datenschutzeinstellungen für verbundene Erfahrungen in den Microsoft-365-Apps. Sind die Erfahrungen, die Inhalte analysieren, organisationsweit deaktiviert, erscheinen die Copilot-Funktionen in Word, Excel, Outlook, PowerPoint und OneNote gar nicht erst.
Ablage auf einen Stand bringen
Du führst die zentralen Ablagen zusammen, räumst veraltete Fassungen aus den Bibliotheken und bringst die Berechtigungen auf den Stand, der wirklich gewollt ist. Copilot ist so gut wie das, was es findet.
Nach Textlast verteilen
Du gibst die ersten Lizenzen an Leute mit langen Mailverläufen, Protokollen, Angeboten und Auswertungen, nicht nach Hierarchie. Wer den Tag in einer Fachanwendung außerhalb von Microsoft 365 verbringt, merkt kaum einen Unterschied.
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Basislizenz, Add-on und der kostenfreie Chat
Copilot wird als Add-on zu einem bestehenden Abonnement gekauft. Berechtigt sind unter anderem Microsoft-365- und Office-365-Pläne für Unternehmen, daneben eigenständige Teams-, Exchange-, SharePoint-, OneDrive-, Planner-, Project- und Visio-Pläne. Welcher Plan aktuell zählt, steht in den Lizenzoptionen bei Microsoft, und ein Blick dorthin ist verlässlicher als jede Aufzählung in einem Angebot.
Daneben gibt es Copilot Chat, der in berechtigten Microsoft-365-Abonnements ohne Zusatzkosten enthalten ist. Der Unterschied ist grundlegend: Der webbasierte Chat antwortet auf Grundlage von Internetinhalten, der arbeitsbezogene Chat greift auf das zu, was das Konto in Microsoft Entra sehen darf, und genau der setzt die Copilot-Lizenz voraus. Wer den kostenfreien Chat testet und daraus auf den Nutzen im eigenen Dateibestand schließt, vergleicht zwei verschiedene Dinge.
Technische Voraussetzungen, über die im Alltag alle stolpern
Konten müssen in Microsoft Entra ID liegen, und Copilot unterstützt nur Primärpostfächer, die in Exchange Online liegen. Für Archivpostfächer, Gruppenpostfächer sowie freigegebene und delegierte Postfächer steht es nicht zur Verfügung. Wer den Tag überwiegend im Servicepostfach verbringt, merkt das in der ersten Stunde.
Zwei weitere Punkte kosten regelmäßig Zeit: Bei gerätebasierter Lizenzierung von Microsoft 365 Apps for Enterprise ist Copilot nicht verfügbar, und damit es in Word, Excel und PowerPoint im Browser läuft, müssen Cookies von Drittanbietern zugelassen sein. Einige Funktionen setzen ein OneDrive-Konto voraus, Loop und Whiteboard müssen im Mandanten aktiviert sein, und für Besprechungsinhalte nach dem Termin braucht Teams eine eingeschaltete Transkription oder Aufzeichnung.
Im Netzwerk ist die WebSocket-Verbindung der häufigste Bremsklotz. Copilot-Erfahrungen brauchen vollständige WSS-Konnektivität zu den Domänen cloud.microsoft und office.com. Firewalls, die WSS blockieren, Geräte, die TLS aufbrechen, und Proxys mit sehr knappen Zeitlimits erzeugen Fehler, die nach einem Lizenzproblem aussehen, aber keines sind.
Vorarbeiten, ohne die die Lizenz wenig bringt
Copilot ist so gut wie das, was es findet. Wenn Angebote in drei Teams-Kanälen, zwei SharePoint-Bibliotheken und auf einem lokalen Laufwerk liegen, kommen widersprüchliche Zusammenfassungen heraus, und die Schuld landet beim Werkzeug. Vor der Einführung gehören deshalb die zentralen Ablagen an einen Ort, die veralteten Fassungen aus den Bibliotheken heraus und die Berechtigungen auf den Stand, der wirklich gewollt ist.
Dazu kommen zwei Einstellungen, die du kennen musst. Die Aufgabe "Office-Featureupdates" muss planmäßig laufen und auf die nötigen Netzwerkressourcen zugreifen dürfen, damit zentrale Copilot-Funktionen in Word, PowerPoint, Excel und OneNote arbeiten. Und die Datenschutzeinstellungen für verbundene Erfahrungen bestimmen mit, ob die Funktionen in den Apps überhaupt erscheinen.
Wer im Haus zuerst eine Lizenz bekommen sollte
Sinnvoll ist die Verteilung nach Textlast, nicht nach Hierarchie. Wer täglich lange Mailverläufe sortiert, Protokolle schreibt, Angebote aus Bausteinen zusammensetzt oder Zahlen aus Tabellen erklären muss, gewinnt spürbar Zeit. Wer überwiegend in einer Fachanwendung außerhalb von Microsoft 365 arbeitet, merkt kaum einen Unterschied.
Das zweite Kriterium ist die Bereitschaft, Ergebnisse zu prüfen und Erfahrungen weiterzugeben. Eine gemischte Pilotgruppe, die ihre Prompts teilt, bringt mehr als dieselbe Lizenzmenge, verteilt an Einzelne quer durchs Haus.
Dazu passende Kurse
Wer sich das Zusammenspiel von Lizenzen, Mandanteneinstellungen und Anwendungen erklären lassen will, findet dafür die Microsoft-365-Kurse im Überblick .
Postfächer, Netzwerkfreigaben und Richtlinien im Mandanten sind Verwaltungsthemen, dafür gibt es die Kurse für die Administration von Microsoft 365 .
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Ich bin sehr zufrieden, alles wurde klar erklärt. Insgesamt war der Kurs sehr informativ und sehr empfehlenswert.
Referent und Inhalt sehr gut und vor allem durch den kleinen Teilnehmerkreis sehr hilfreich.
Gut verständlich erklärt, weitere Möglichkeiten und Optionen aufgezeigt. Die Teilnehmer hatten bereits sehr unterschiedliche Vorkenntnisse, da hat der Veranstalter aber keinen Einfluss.
Häufige Fragen
Können wir mit wenigen Lizenzen anfangen?
Funktioniert Copilot mit einem lokalen Exchange-Server?
Reicht der kostenfreie Copilot Chat für den Anfang?
Passt thematisch dazu
Die technische Voraussetzung ist mit der Lizenz erfüllt, die inhaltliche noch nicht, deshalb gehört die Vorarbeit an Freigaben und Zugriffsrechten in jeden Zeitplan vor dem Rollout.
Deine Ansprechpartner
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Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem Microsoft 365-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
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Voraussetzungen klären, bevor die erste Rechnung läuft
Wie du Lizenzlage, Postfächer, Netzwerk und Ablage vor der Einführung prüfst, arbeitest du in den Microsoft-365-Kursen von cmt an einer vollständigen Umgebung durch.