Microsoft 365 Copilot: Voraussetzungen vor der ersten Lizenz

Basislizenz, Add-on und der kostenfreie Chat

Copilot wird als Add-on zu einem bestehenden Abonnement gekauft. Microsoft nennt die Lizenz inzwischen Microsoft Copilot, in Angeboten und Oberflächen steht während der Umstellung oft noch Microsoft 365 Copilot. Berechtigt sind unter anderem Microsoft-365- und Office-365-Pläne für Unternehmen, daneben eigenständige Teams-, Exchange-, SharePoint-, OneDrive-, Planner- und Visio-Pläne. Für kleinere Unternehmen mit Business Basic, Business Standard oder Business Premium gibt es die Variante Microsoft Copilot Business, und im neuen Plan Microsoft 365 E7 ist die Lizenz bereits enthalten. Welcher Plan aktuell zählt, steht in den Lizenzoptionen bei Microsoft, und ein Blick dorthin ist verlässlicher als jede Aufzählung in einem Angebot.

Daneben gibt es Copilot Chat, der in berechtigten Microsoft-365-Abonnements ohne Zusatzkosten enthalten ist. Der Unterschied ist grundlegend: Der Chat ohne Lizenz arbeitet mit dem Web, mit Dateien, die du hochlädst, und je nach Anwendung mit dem geöffneten Dokument. In Outlook kommt er zusätzlich an Postfach, Kalender und Besprechungen. Den breiten Zugriff auf alles, was das Konto in Microsoft 365 sehen darf, gibt es nur mit der Lizenz. Wer den kostenfreien Chat testet und daraus auf den Nutzen im eigenen Dateibestand schließt, vergleicht zwei verschiedene Dinge.

Technische Voraussetzungen, über die im Alltag alle stolpern

Konten müssen in Microsoft Entra ID liegen, und für alles, was mit Mails, Kalender und Besprechungen arbeitet, braucht die Person ein Primärpostfach in Exchange Online. Inhalte aus Archivpostfächern sowie aus freigegebenen und delegierten Postfächern, auf die sie Zugriff hat, kann Copilot inzwischen mit einbeziehen. In Gruppenpostfächern steht Copilot dagegen nicht zur Verfügung.

Zwei weitere Punkte kosten regelmäßig Zeit: Bei gerätebasierter Lizenzierung von Microsoft 365 Apps for Enterprise ist Copilot nicht verfügbar, und damit es in Word, Excel und PowerPoint im Browser läuft, müssen Cookies von Drittanbietern zugelassen sein. Einige Funktionen setzen ein OneDrive-Konto voraus, Loop und Whiteboard müssen im Mandanten aktiviert sein, und für Besprechungsinhalte nach dem Termin braucht Teams eine eingeschaltete Transkription oder Aufzeichnung. Für die Verwaltung gibt es die Rolle KI-Administrator, sodass dafür niemand globale Administratorrechte braucht.

Im Netzwerk ist die WebSocket-Verbindung der häufigste Bremsklotz. Copilot-Erfahrungen brauchen vollständige WSS-Konnektivität zu office.com, cloud.microsoft und copilot.cloud.microsoft, und Microsoft verlangt, die Domäne cloud.microsoft als Ganzes freizugeben. Firewalls, die WSS blockieren, Geräte, die TLS aufbrechen, und Proxys mit sehr knappen Zeitlimits erzeugen Fehler, die nach einem Lizenzproblem aussehen, aber keines sind.

Vorarbeiten, ohne die die Lizenz wenig bringt

Copilot ist so gut wie das, was es findet. Wenn Angebote in drei Teams-Kanälen, zwei SharePoint-Bibliotheken und auf einem lokalen Laufwerk liegen, kommen widersprüchliche Zusammenfassungen heraus, und die Schuld landet beim Werkzeug. Vor der Einführung gehören deshalb die zentralen Ablagen an einen Ort, die veralteten Fassungen aus den Bibliotheken heraus und die Berechtigungen auf den Stand, der wirklich gewollt ist.

Dazu kommen zwei Einstellungen, die du kennen musst. Die Aufgabe "Office-Featureupdates" muss planmäßig laufen und auf die nötigen Netzwerkressourcen zugreifen dürfen, damit zentrale Copilot-Funktionen in Word, PowerPoint, Excel und OneNote arbeiten. Und die Datenschutzeinstellungen für verbundene Erfahrungen bestimmen mit, ob die Funktionen in den Apps überhaupt erscheinen.

Wer im Haus zuerst eine Lizenz bekommen sollte

Sinnvoll ist die Verteilung nach Textlast, nicht nach Hierarchie. Wer täglich lange Mailverläufe sortiert, Protokolle schreibt, Angebote aus Bausteinen zusammensetzt oder Zahlen aus Tabellen erklären muss, gewinnt spürbar Zeit. Wer überwiegend in einer Fachanwendung außerhalb von Microsoft 365 arbeitet, merkt kaum einen Unterschied.

Das zweite Kriterium ist die Bereitschaft, Ergebnisse zu prüfen und Erfahrungen weiterzugeben. Eine gemischte Pilotgruppe, die ihre Prompts teilt, bringt mehr als dieselbe Lizenzmenge, verteilt an Einzelne quer durchs Haus.