Microsoft 365 E3 oder E5: wann sich der Aufpreis rechnet
Der Unterschied liegt nicht bei den Office-Anwendungen, sondern bei Sicherheit, Compliance, Auswertung und Telefonie, und er trägt nur mit einem Betreiber dahinter.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der Vergleich zweier Funktionslisten führt in die Irre
Die Entscheidung landet meistens als Gegenüberstellung zweier Tabellen auf dem Tisch, in denen rechts mehr Häkchen stehen. Was in beiden Spalten fehlt, ist die eigene Ausgangslage: Welche Verträge laufen heute schon für Mailsicherheit, Endgeräteschutz, Archivierung, Einwahlnummern oder Auswertung, und wann laufen sie aus?
Ohne diese Aufstellung wird entweder zu früh oder zu spät gewechselt. Zu früh heißt, ein Jahr lang beides zu bezahlen, weil bestehende Verträge weiterlaufen. Zu spät heißt, Bausteine einzeln einzukaufen, die im größeren Plan zusammen enthalten wären, und dabei auch noch drei Verwaltungsoberflächen zu betreiben.
Der dritte Fehler ist der teuerste. Die zusätzlichen Funktionen wirken nur, wenn jemand sie einrichtet, Meldungen ansieht und darauf reagiert. Ohne diese Person bleibt der größere Plan eine Zeile auf der Rechnung, und in der nächsten Sicherheitsprüfung steht ihr trotzdem da, wo ihr vorher wart.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Der direkte Vergleich
Microsoft 365 E3
der Arbeitsplatz mit solider Grundausstattung bei Identität und Verwaltung
Microsoft 365 E5
derselbe Arbeitsplatz plus Sicherheit, Compliance, Auswertung und Telefonie
E3 mit Zusatzpaket
der kleinere Plan, gezielt um einen einzelnen Bereich erweitert
| Entscheidungsfrage | Microsoft 365 E3 | Microsoft 365 E5 | E3 mit Zusatzpaket |
|---|---|---|---|
| Wie weit trägt der Plan bei Anmeldesicherheit und Zugriffsregeln? | Kommt darauf an Mehrstufige Anmeldung, Bedingungen für Geräte und der Ausschluss unerwünschter Standorte sind möglich. Das deckt den größten Teil dessen ab, wonach in einer Sicherheitsprüfung zuerst gefragt wird. | Stärke Dazu kommen risikobasierte Anmelderegeln, zeitlich begrenzte Rechte für Administratoren und wiederkehrende Zugriffsüberprüfungen. | Stärke Das Zusatzpaket für Sicherheit hebt genau diese Stufe an, ohne dass alle auf den größeren Plan wechseln müssen. |
| Was leistet er beim Schutz vor Angriffen über Mail und Endgeräte? | Kommt darauf an Ein Grundschutz ist an Bord. Für Erkennung und Reaktion im größeren Umfang und für die Untersuchung eines Vorfalls fehlt die höhere Ausbaustufe. | Stärke Der erweiterte Schutz für Mail und Zusammenarbeit, die Erkennung auf Endgeräten in der größeren Ausbaustufe und die Sicht auf genutzte Clouddienste gehören dazu. | Stärke Auch hier greift das Sicherheitspaket, sofern wirklich nur dieser eine Bereich fehlt. |
| Wie weit kommt ihr bei Aufbewahrung, Kennzeichnung und Recherche? | Kommt darauf an Aufbewahrungsregeln, manuell vergebene Vertraulichkeitsbezeichnungen und eine Recherche über Postfächer und Ablagen sind enthalten. Es fehlt vor allem die automatische Erkennung schützenswerter Inhalte. | Stärke Automatische Kennzeichnung, die erweiterte Recherche für Rechtsfälle, ein vollständigeres Protokoll und die Bausteine für Insider-Risiken kommen dazu. | Stärke Das Compliance-Paket deckt diesen Bereich ab, nützt aber nur mit jemandem, der die Regeln aufsetzt und pflegt. |
| Was ist mit Auswertung und Telefonie? | Schwäche Berichte in größerem Stil zu verbreiten und über Teams zu telefonieren gehört nicht dazu, beides wird getrennt lizenziert. | Stärke Power BI Pro und die Telefonie in Teams samt Einwahl in Besprechungen sind enthalten. Für Neuabschlüsse bietet Microsoft E3 und E5 allerdings ohne Teams an, das dann als eigenes Abonnement dazukommt. Der Anschluss ans öffentliche Telefonnetz kommt ohnehin gesondert, über einen Anrufplan von Microsoft oder über einen anderen Anbieter. | Schwäche Die Zusatzpakete für Sicherheit und Compliance decken diesen Bereich nicht ab, hier kauft ihr weiter einzeln zu. |
| Wie viel Betrieb kauft ihr euch mit ein? | Stärke Was enthalten ist, lässt sich weitgehend mit den Oberflächen bedienen, die ihr ohnehin täglich benutzt. | Schwäche Erkennung, Kennzeichnung und Risikoregeln brauchen eine Einrichtung und danach jemanden, der Meldungen regelmäßig ansieht. Ohne diese Person ist der Aufpreis teurer Stillstand. | Kommt darauf an Der Aufwand fällt nur für den zugekauften Bereich an und bleibt damit für ein kleines Team überschaubar. |
Wie weit trägt der Plan bei Anmeldesicherheit und Zugriffsregeln?
Mehrstufige Anmeldung, Bedingungen für Geräte und der Ausschluss unerwünschter Standorte sind möglich. Das deckt den größten Teil dessen ab, wonach in einer Sicherheitsprüfung zuerst gefragt wird.
Dazu kommen risikobasierte Anmelderegeln, zeitlich begrenzte Rechte für Administratoren und wiederkehrende Zugriffsüberprüfungen.
Das Zusatzpaket für Sicherheit hebt genau diese Stufe an, ohne dass alle auf den größeren Plan wechseln müssen.
Was leistet er beim Schutz vor Angriffen über Mail und Endgeräte?
Ein Grundschutz ist an Bord. Für Erkennung und Reaktion im größeren Umfang und für die Untersuchung eines Vorfalls fehlt die höhere Ausbaustufe.
Der erweiterte Schutz für Mail und Zusammenarbeit, die Erkennung auf Endgeräten in der größeren Ausbaustufe und die Sicht auf genutzte Clouddienste gehören dazu.
Auch hier greift das Sicherheitspaket, sofern wirklich nur dieser eine Bereich fehlt.
Wie weit kommt ihr bei Aufbewahrung, Kennzeichnung und Recherche?
Aufbewahrungsregeln, manuell vergebene Vertraulichkeitsbezeichnungen und eine Recherche über Postfächer und Ablagen sind enthalten. Es fehlt vor allem die automatische Erkennung schützenswerter Inhalte.
Automatische Kennzeichnung, die erweiterte Recherche für Rechtsfälle, ein vollständigeres Protokoll und die Bausteine für Insider-Risiken kommen dazu.
Das Compliance-Paket deckt diesen Bereich ab, nützt aber nur mit jemandem, der die Regeln aufsetzt und pflegt.
Was ist mit Auswertung und Telefonie?
Berichte in größerem Stil zu verbreiten und über Teams zu telefonieren gehört nicht dazu, beides wird getrennt lizenziert.
Power BI Pro und die Telefonie in Teams samt Einwahl in Besprechungen sind enthalten. Für Neuabschlüsse bietet Microsoft E3 und E5 allerdings ohne Teams an, das dann als eigenes Abonnement dazukommt. Der Anschluss ans öffentliche Telefonnetz kommt ohnehin gesondert, über einen Anrufplan von Microsoft oder über einen anderen Anbieter.
Die Zusatzpakete für Sicherheit und Compliance decken diesen Bereich nicht ab, hier kauft ihr weiter einzeln zu.
Wie viel Betrieb kauft ihr euch mit ein?
Was enthalten ist, lässt sich weitgehend mit den Oberflächen bedienen, die ihr ohnehin täglich benutzt.
Erkennung, Kennzeichnung und Risikoregeln brauchen eine Einrichtung und danach jemanden, der Meldungen regelmäßig ansieht. Ohne diese Person ist der Aufpreis teurer Stillstand.
Der Aufwand fällt nur für den zugekauften Bereich an und bleibt damit für ein kleines Team überschaubar.
Was passt wann
- Wenn drei oder vier heutige Verträge durch den Wechsel wegfallen und jemand die Meldungen bearbeitet
- rechnet sich der größere Plan meistens schon im ersten Jahr.
- Wenn nur ein einzelner Bereich fehlt, in aller Regel die Sicherheit
- bleib bei E3 und kauf gezielt das passende Zusatzpaket dazu.
- Wenn nur einzelne Abteilungen mehr brauchen, etwa Recht, Personal und die Administration
- weis den größeren Plan über Gruppen gezielt zu und prüf vorher, welche Funktionen für alle lizenziert sein müssen.
Fünf Bereiche, in denen sich die Pläne unterscheiden
- 01 Bei der Identität geht es um risikobasierte Regeln und befristete Adminrechte.
- 02 Bei der Sicherheit geht es um Erkennung und Reaktion auf Mail und Endgeräten.
- 03 Bei der Compliance geht es um automatische Kennzeichnung und Recherche.
- 04 Bei der Auswertung geht es um die Verbreitung von Berichten im Haus.
- 05 Bei der Telefonie geht es um Anrufe und Einwahl in Besprechungen über Teams.
- 06 Die Office-Anwendungen und die Zusammenarbeit sind in beiden Plänen gleich.
Womit du in die Entscheidung gehst
Tragfähig wird die Entscheidung erst, wenn ihr sie gegen die eigene Ausgangslage rechnet und nicht gegen eine Funktionsliste.
Ist-Verträge auflisten
Du stellst zusammen, welche Schutz-, Archiv- und Auswertungsprodukte heute getrennt bezahlt werden, jeweils mit Laufzeit und Kündigungsfrist.
Bedarf je Gruppe klären
Du unterscheidest zwischen Abteilungen, die die zusätzlichen Funktionen wirklich brauchen, und solchen, die mit dem kleineren Plan gut auskommen.
Lizenzabhängigkeiten prüfen
Du erkennst, welche Funktionen erst wirken, wenn alle beteiligten Personen entsprechend lizenziert sind, und vermeidest damit eine Schutzwirkung mit Löchern.
Betrieb einplanen
Du benennst vor der Unterschrift, wer Meldungen bearbeitet und Regeln pflegt, intern oder über einen Dienstleister, und mit welchem Aufwand pro Woche.
Zusatzpakete richtig rechnen
Du vergleichst den gezielten Zukauf für einen einzelnen Bereich mit dem Wechsel des ganzen Plans und weißt, ab wann der Zukauf die teurere Variante wird.
Nutzung nachhalten
Du legst vorher fest, woran ihr nach einem halben Jahr ablest, ob die neuen Funktionen tatsächlich benutzt werden.
KI-generiertDieses Bild wurde mit KI erzeugt · Yves Hoppe / KI / cmt
Was E3 bereits abdeckt
E3 enthält die Office-Anwendungen zur lokalen Installation, dazu Exchange, SharePoint und OneDrive als Arbeitsumgebung, die Verwaltung von Geräten mit Intune und die Identitätsstufe, auf der bedingter Zugriff möglich ist. Den Plan gibt es dabei in zwei Zuschnitten, einmal mit Microsoft Teams und einmal ohne; zur Bestandsaufnahme gehört deshalb die Frage, welche Variante bei euch lizenziert ist. Mit der Identitätsstufe lassen sich mehrstufige Anmeldung, Bedingungen für Geräte und der Ausschluss unerwünschter Standorte umsetzen, also der größte Teil dessen, wonach in einer Sicherheitsprüfung zuerst gefragt wird.
Auch beim Umgang mit Daten bietet E3 mehr, als viele erwarten. Aufbewahrungsregeln, manuell vergebene Vertraulichkeitsbezeichnungen und eine Recherche über Postfächer und Ablagen gehören dazu. Was fehlt, ist vor allem die automatische Erkennung schützenswerter Inhalte und die Auswertung im großen Stil.
Was in E5 zusätzlich steckt
Vier Bereiche machen den Unterschied. Bei der Sicherheit kommen der erweiterte Schutz für Mail und Zusammenarbeit dazu, die Erkennung und Reaktion auf Endgeräten in der größeren Ausbaustufe sowie die Überwachung des Verzeichnisses und der genutzten Clouddienste. Bei der Identität ist es die Stufe mit zeitlich begrenzter Rechtevergabe für Administratoren, mit risikobasierten Anmelderegeln und mit wiederkehrenden Zugriffsüberprüfungen.
Bei der Compliance kommen die automatische Kennzeichnung von Inhalten dazu, die erweiterte Recherche für Rechtsfälle, ein vollständigeres Protokoll über Aktivitäten sowie die Bausteine für Insider-Risiken und Kommunikationsprüfung. Bei Auswertung und Telefonie sind es Power BI Pro für die Verbreitung von Berichten und die Telefonie in Teams samt Einwahl in Besprechungen. Der Anschluss ans öffentliche Telefonnetz kommt gesondert dazu, entweder über einen Anrufplan von Microsoft oder über die Anbindung eines anderen Anbieters.
Wann sich der Aufpreis rechnet
Rechne nicht Plan gegen Plan, sondern Plan gegen eure heutige Rechnung. Trag zusammen, was ihr aktuell getrennt bezahlt: Schutz und Erkennung auf Endgeräten, Mailsicherheit, ein Werkzeug für Archivierung oder Rechtsauskünfte, eine Überwachung der Clouddienste, Einwahlnummern für Besprechungen, Power-BI-Lizenzen, unter Umständen die Telefonanlage. Wenn drei oder vier dieser Posten wegfallen, kippt die Rechnung schneller als erwartet.
Der zweite Teil der Rechnung wird gern übersehen: E5 nützt nur, was jemand einrichtet und betreibt. Eine Erkennung auf Endgeräten ohne Person, die Meldungen ansieht und darauf reagiert, ist teurer Stillstand. Frag deshalb vorher, wer diese Meldungen bearbeitet, intern oder über einen Dienstleister, und plane die Einführung als Projekt mit Aufwand, nicht als Häkchen im Vertrag.
Gemischte Zuweisung statt Alles oder nichts
In den meisten Häusern brauchen nicht alle dasselbe. Administration, Sicherheit, Recht, Personal und Geschäftsführung sind die Gruppen, bei denen die zusätzlichen Funktionen am häufigsten wirklich gebraucht werden, während Fertigung und Lager mit E3 auskommen. Microsoft bietet zusätzlich Zusatzpakete an, mit denen sich ein E3-Bestand gezielt um Sicherheit oder um Compliance erweitern lässt, ohne alle auf E5 zu heben.
Darin steckt eine Falle: Manche Funktionen wirken erst, wenn alle betroffenen Personen entsprechend lizenziert sind. Ein Schutz für Postfächer greift nicht nur beim Absender, sondern muss für jedes beteiligte Postfach lizenziert sein, und eine Kennzeichnung von Dokumenten nützt wenig, wenn die halbe Belegschaft sie gar nicht sieht. Klär bei jeder Funktion, die du wegen E5 einführen willst, für welchen Personenkreis sie gelten muss.
Was du vor der Entscheidung klärst
Drei Fragen vorab. Welche Verpflichtungen habt ihr, aus Kundenverträgen, aus einer Zertifizierung oder aus dem Datenschutz, und welche davon löst der größere Plan tatsächlich ein? Welche bestehenden Verträge laufen wann aus, damit die Ablösung nicht ein Jahr lang doppelt bezahlt wird? Und wer im Haus richtet die zusätzlichen Funktionen ein und hält sie am Laufen?
Prüf außerdem, was gerade im Plan enthalten ist und was getrennt lizenziert wird. Microsoft hat den Zuschnitt der Pläne in den vergangenen Jahren mehrfach geändert, unter anderem beim Umgang mit Teams. Ein Blick in die aktuelle Produktbeschreibung vor der Unterschrift ist deshalb kein Misstrauen, sondern Teil der Prüfung.
Dazu passende Kurse
Wer die Bausteine hinter den Plannamen einmal geordnet sehen will, findet hier den Einstieg: Alle Microsoft-365-Schulungen .
Die Funktionen, die den Aufpreis überhaupt erst rechtfertigen, muss jemand einrichten, und dafür gibt es Kurse zu Sicherheit und Verwaltung in Microsoft 365 .
Wie sicher bist du beim Thema wirklich?
Lesen fühlt sich schnell nach Können an. Ein kurzer Test zeigt dir, was davon schon sitzt und wo sich ein Kurs lohnt. Kostenlos, ohne Anmeldung, mit einer Erklärung zu jeder Antwort.
Wo du genau das übst
Ich bin sehr zufrieden, alles wurde klar erklärt. Insgesamt war der Kurs sehr informativ und sehr empfehlenswert.
Referent und Inhalt sehr gut und vor allem durch den kleinen Teilnehmerkreis sehr hilfreich.
Gut verständlich erklärt, weitere Möglichkeiten und Optionen aufgezeigt. Die Teilnehmer hatten bereits sehr unterschiedliche Vorkenntnisse, da hat der Veranstalter aber keinen Einfluss.
Häufige Fragen
Können E3 und E5 im selben Mandanten nebeneinander laufen?
Reicht ein Zusatzpaket auf E3 statt des Wechsels auf E5?
Kommt für uns mit weniger als 300 Personen Business Premium infrage?
Wie stellen wir fest, ob die E5-Funktionen genutzt werden?
Deine Ansprechpartner
Du bist dir nicht sicher, welcher Kurs oder welches Level zu dir passt? Wir beraten dich persönlich und kostenlos.
Yves Hoppe
Weiterbildung & Beratung
Hilft dir, aus dem Microsoft 365-Programm den passenden Kurs für deinen Stand zu finden.
Norbert Jansen
Beratung & Inhouse
Plant mit dir Inhouse-Trainings, die auf eure Abläufe und euren Datenbestand zugeschnitten sind.
Die Entscheidung gehört auf die eigene Rechnung
Wer die enthaltenen Funktionen einmal gegen die bestehenden Verträge und den nötigen Betrieb gestellt hat, unterschreibt mit belastbaren Argumenten statt mit einer Häkchentabelle, und dafür gibt es bei cmt Kurse zu Microsoft 365 und zur Sicherheit im Mandanten.